(XXXX-11))高级人力管理师培训-(一级文件框基本结构解(1)

企业人力资源管理师（一级）培训班综合评审（公文筐部分）一、综合评审部分（公文筐）公文筐基本结构解析（上午）二、公文筐考前答题技巧解析（下午）本单元辅导共分两大部分综合评审部分（公文筐考试基本结构解析）一、公文筐考试简介二、公文筐考试内容分析三、公文筐考试评分四、公文筐考试练习什么是文件筐测试?文件筐测试又叫公文处理测验。在这种测试中，受测者假定将接替某个管理者的工作，要在规定的时间内处理相当数量的文件、电话、信笺等，主要考察受测者的计划、决策能力。这是被多年实践完善并被证明为有效的管理干部测评方法之一。其具体实施程序为：首先，向应试者发一套文件，涵盖了人力资源管理者日常遇到的各种事务性工作。其次，向应试者介绍有关的背景材料，然后，告诉他现在自己就是这个职位上的任职者，负责全权处理文件篓里的所有公文材料。最后，处理结果将交由测评组，按既定的考评维度与标准进行考评。通常不是定性式的给予评语，而是就那些维度逐一给予评分。一、公文筐考试简介（一）公文筐考试时间、形式与评分标准时间：3个小时形式：纸笔测试评分标准：卷面成绩100分，占专业知识的40%。（二）公文筐考试的功能与特征公文筐测验又称为公文处理测验。应试者通常扮演某一领导者的角色，处理一系列信函或文稿，包括通知、电话记录、报告、办公室备忘录等。该测试比较适合测量中高层管理者的计划、决策和授权等方面的能力。1、公文筐考试的功能（1）公文筐考试的所有题目来自于管理实践，通过考查被测评者在处理具体业务中的表现，评估其关键能力。（2）在国外，公文筐考试是评价中高层管理人员重要测评工具。95%的评价中心都采用这种方法。（3）在美国，1000多家大型企业都用这种方法作为企业管理人员选拔、测评的重要手段。2、公文筐考试的特点公文筐考试是评价担任特定职务的管理人员在典型职业环境中获取、研究有关资料、妥善处理各类信息、准确做出管理决策、有效开展指挥、协调和控制能力及其现场行为表现的综合性测验。特点：1、适用对象是中高级管理人员；2、从两个角度对管理人员进行调查：（1）技能角度（计划、预测、决策、沟通能力）（2）业务角度（财务、人事、行政、市场）3、对评分者的要求较高；4、考察内容范围十分广泛；5、情境性强。3、公文筐考试的优缺点（1）优点测评情景有很高的似真性。考察的内容范围广，文件的内容可以多种多样。开放性强，应试者发挥的空间很大。操作实施比较简单。具有很高的效度。(2)缺点评价者与应试者之间通常没有互动交流。编一套好题比较难。评分比较难。两个概念：信度与效度信度：公文筐考试给每个被试者提供相等的条件和机会，比较公平，不会因为情景的不同或小组成员的差异等因素而影响考试结果。而且考试成绩是由几位评价者共同讨论决定。这有助于提高公文筐考试的信度。效度：一是采用的文件通常是管理者日常接触的内容，被试者很容易理解考试的目的，能较快接受这种方法。二是考试内容广泛，能很好对被试者的潜在能力和综合素质进行考察。三是有很好的预测效果：西方研究证明，绩效考核与晋升都同公文筐的考试有较直接的联系。（三）公文筐考试的实施程序考试前准备1、要有清楚、详细的指导语；2、考试材料：背景材料包括应试者的特定身份、工作职能和组织机构等。测验材料包括信函、报告、请示、备忘录等。3、答题纸4、事先编制好评分标准，必要时可给出好、中、差三种情况的特征描述。5、安排一个尽可能与真实情景相似的环境公文筐测验答题纸应试者编号：姓名：竞聘职位：文件序号：处理意见：签名：年月日处理理由：开始阶段主考官宣读指导语，并对考试要求作一简要介绍，强调有关注意事项。让应试者尽快进入情景，明确自己的角色，以便正式作答。应试者在这个阶段有任何不清楚的问题可以向主考官提问。正式考试阶段3个小时之内需要独立工作，没有机会与外界进行任何交流，不得提问。应试者处理文件时，主试者要观察其工作过程，并做适当记录，为后面的评价提供信息。评价阶段主试者不仅要看应试者的文件处理方式方法，还要看文件处理办法背后的理由说明、综合评价。评价要素(1)是否每份文件都看过，并做了相应批复;(2)是否利用了各种文件所提供的信息;(3)能否分清轻重缓急，有条不紊地处理这些文件;(4)对问题的判断是否得当，处理办法是否合理;(5)是否依据文件所提供的事实进行判断和决策;(6)是否对人力资源工作有专业的视角;(7)是否能做好一个人力资源经理的定位;(8)是否恰当授权;(9)是关注大局还是拘泥于细节……公文处理评分标准（以计划能力为例P129）好：能够有条不紊地处理各种公文和信息材料，并及时提出切实可行的解决方案，有效利用人、财、物和信息。中：能够区分问题的轻重缓急，能够看到信息间的关系，但解决问题的方法不是很有效，不能很好利用人财物和信息。差：处理公文与信息时不分轻重缓急，不能了解事物间的关系，解决问题时没有考虑时间、成本和资源方面的种种限制，解决问题的办法不可行。例：计划能力测评10件事按照重要程度从1到10排列：1、选拔部门经理；2、薪酬调整；3、与重要合作单位谈判合作项目；4、员工培训5、重大交通事故；6、绩效考核统计结果；7、员工岗位调整；8、外出开人力资源管理会议；9、劳动条件的改善；10、部分岗位说明书的修改。二、公文筐考试内容分析*（一）看清考试提供的材料（情景与任务）1、背景材料：被试者要明白现在自己就是这个职位上的任职者，负责全权处理文件篓里的所有公文材料。要使被测试者认识到，他现在不是在演戏，也不是代人任职，而是货真价实的当权者，要根据自己的经验、知识和性格在预定的时间内去解决问题。他不能仅仅描述自己将如何去做，而应是真刀真枪地处理每一件事。由此，每个应试者都留下一沓笔记、备忘录、信件等。这是应试者工作成效的最好记录。*考试注意事项迅速将情景与任务的内容串成结构图，理清相互之间的关系。如：组织类型人员组成组织结构外部联系例：2、文件资料：向应试者发一套文件，包括下级呈来的报告、请示、计划、预算，同级部门的备忘录，上级的指示、批复、规定、政策，外界用户、供应商、银行、政府有关部门乃至所在社区的函电、传真及电话记录，甚至还有群众检举或投诉信等。这些文件经常会出现在管理人员的办公桌上。（二）分清问题的重要程度与关系1、重要程度：是指与组织发展的关联度。如：核心员工的管理、新产品开发、组织结构的调整、与外界重要联系等。处理：优先、快速解决。2、相互关系：判断各种文件等资料的轻重缓急程度与内在联系。（三）判断采取的回复方式回复方式：（请将选项前的“□”上打“√”）回复方式处理时间□信件/便函□面谈□Email□电话/语音邮件□不予处理□其他处理方式，请注明原则上讲，一般等级的信函等文件按相同形式回复。重要事项要采取积极快速的解决方法，如电话、谈话等。上级领导与重要岗位管理者要及时回复。（四）如何解答回复内容总体讲：概括为以下四点1、要分类详细回答；2、要运用相关专业知识内容；3、要考虑问题的关联性；4、要展望未来。具体讲：文件筐考试一般是围绕一个组织，设置一个岗位，提出十个不同方面的问题让应试者解决。按照事件的重要程度分为三类十分紧急比较紧急不太紧急(1)上级领导指示问题—十分紧急回复方式：电话、面谈。回复内容：针对领导的要求提出解决问题的较详细的方案。注意：理解领导意图，站在领导的高度去看待问题。（2）重大事故问题—十分紧急回复方式：面谈、电话回复内容：紧急处理事故；救治伤者；安抚家属；按规定赔偿；提出改进措施。注意：及时处理。（3）骨干员工问题（离职、换岗、培训等）--比较紧急回复方式：电话、电子邮件、面谈。回复内容：判断属于哪类问题；通过不同渠道了解情况；找出解决问题的方法。注意：尽量留住骨干员工。（4）业务职能部门的问题—比较紧急业务部门：生产、销售、研发。职能部门：财务、人事、行政。回复方式：电话、电子邮件。回复内容：了解情况；分析问题；解决方案。注意：可以指派专人负责具体事项，但要由你拿出行动方案。（5）一般员工问题—不太紧急一般员工问题：考勤、招聘、考核、薪酬、培训、劳动关系等。回复方式：电子邮件、电话、信函。回复内容：分析问题原因；运用相关理论解决问题。注意：可以指派专人负责，提出建议。（6）与外部联系问题—不太紧急外部联系：合作单位、社会团体等。回复方式：信函、传真、电子邮件、电话等。回复内容：积极配合与参与。注意：要及时向领导汇报，并征求意见。三、公文筐考试评分标准P1301轻重缓急不分，专业知识欠缺，考虑问题不周，解决问题措施不得力。2未能抓住重点，专业知识有所欠缺，考虑问题欠周，解决问题措施欠得力。3尚能分清主次，有专业知识，考虑问题较周，解决问题措施较得力。4能抓住重点，能灵活运用专业知识，考虑问题周到，解决问题措施得力。5能分清轻重缓急，急件处理及时，专业知识丰富，考虑问题非常周到，解决问题措施非常得力。公文筐测验所要测评的能力定位于管理者从事管理活动时正确处理普遍性的管理问题，有效地履行主要管理职能所具备的能力。考察管理者对多方面管理业务的整体运作能力，包括对人、财、物、信息等多方面的控制、把握。具体来说，要考察以下五个维量：1)工作条理性。理论分值区间：0～15分。设计一定的任务情境和角色情境，要求被试判断所给材料的优先级。得分高的被试能有条不紊地处理各种公文和信息材料，能根据信息的性质和轻重缓急对信息进行准确地分类，能注意到不同信息间的关系，有效地利用人、财、物、信息资源，并有计划地安排工作。2)计划能力。理论分值区间：0—30分。得分高的被试能非常有效地提出处理工作的切实可行的方案，主要表现在能系统地事先安排和分配工作，识别问题及注意不同信息间的关系，根据信息的不同性质和紧迫性对工作的细节、策略、方法做出合理的规划。评价计划时，在某种程度上要关注被试对其行为未来后果的考虑。例如，考察他们解决问题时是否考虑时间、成本、顾客关系或资源。计划也包括为避免预期的问题所采用的步骤，以及出现这些问题时，他们对问题的操作步骤与方法。3)预测能力。理论分值区间：0～15分。得分高的被试能全面系统地考虑环境中各种不同相关因素，对各种因素做出恰当的分析，并做出合乎逻辑的预测，同时对预测能提出行之有效的实施方案。该维量包括考察三部分内容：预测的质量、所依据的因素、可行性分析。评价预测时，要考察被试为了做出预测而利用公文筐内材料的程度，即是否综合各种因素做出分析。4)决策能力。理论分值区间：0～15分。该维量得分高的被试对复杂的问题能进行审慎的剖析，能灵活地搜索各种解决问题的途径，并做出合理的评估，对各种方案的结果有着清醒的判断，从而提出高质量的决策意见。该维量包括考察三部分内容：决策的质量、实施的方案、影响因素。评价决策时，要细察决策背后的理性成分，考察被试是否考虑了短期和长期的后果，是否考虑了各种备选方案的优缺点，假如采取某种行动方案，为什么?5)沟通能力。理论分值区间：0～25分。要求被试设计公文，撰写文件或报告，用书面形式有效地表达自己的思想和意见。根据评估内容，考察被试的思路清晰度、意见连贯性、措辞恰当性及文体相应性。得分高的文章要求语言非常流畅，文体风格与情境相适应，能根据不同信息的重要性来分别处理，结构性很强，考虑问题很全面，能提出有针对性的论点，表现出熟悉业务的各个领域。文件筐测试答题分类（一）合理化建议问题1、诚恳感谢建议2、提出自己观点（二）员工要求加薪问题（核心人员）1、指派薪酬主管进行薪酬市场调查2、根据企业财务实力（支付能力）及市场变化情况，草拟薪酬调整方案。（三）员工发展问题1、针对员工的行为评价结果，决定其提升、重新安置、接受培训。2、进行职业生涯发展需求分析。3、进行培训需求分析。4、制定针对性