10人事档案管理(1)

项目一人事档案管理第十章专门档案管理学习目标人事档案收集、鉴别、排序编目、保管、查阅与转递流动人员人事档案的管理第一节认识人事档案一、定义、特点及作用人事档案产生于人事管理活动。自从有了国家政权，有了对人的管理，就有了对人进行记录和管理的人事档案。人事档案是在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位集中保存起来以备考查的文字、表格及其它各种形式的历史记录。（德能勤绩廉）1.定义第一节认识人事档案2.人事档案特点（1）现实性（2）真实性（3）动态性（4）机密性3.人事档案的作用（1）考察、了解员工的重要手段（2）解决当事人个人问题的凭证（3）编写人物传记和专业史的宝贵资料分为干部档案、职工档案、学生档案《干部档案工作条例》及中组部《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》我国人事档案实行集中统一、分级负责的管理体制。管理人事档案是组织、人事、劳动部门的职责，人事档案应有各级组织、人事、劳动部门集中统一管理。第六条干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上(含县)机关、单位的干部档案要按照干部管理权限集中统一管理（中央管省部级、省管厅级、地市管处级）;县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。干部档案被纳入综合档案室管理的单位，其干部档案要固定专人管理，业务工作要接受本单位组织人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。《干部档案工作条例》1.国家级、省部级、厅局级、县处级、乡科级2.中组部、省委组织部、市委组织部、县委组织部机构和人员配备建立相应的干部档案管理工作机构：1.每管理1000人的档案需配备1名专职干部；2.配备政治可靠、作风正派、责任心强专兼职党员干部管理人事档案。第二节人事档案管理的一般操作流程（一）人事档案的收集与补充（二）人事档案的鉴别（三）人事档案的分类（四）人事档案的整理（五）人事档案的保管保护和信息化建设（六）人事档案的统计（七）人事档案的提供利用（八）人事档案的转递（九）人事档案的审核整改一、人事档案的分类正本与副本人事档案正本的内容主要包括十大类人事档案副本由正本的七类主要材料的复制件及重复件构成。一般高级领导或同时受几个部门管理的干部要建立副本。注：正本与副本的区别12正本和副本之间有着明显的区别：（1）从内容构成来看，干部档案正本是由历史地、全面地反映干部情况的全部档案材料(原件)构成，包括十大类材料。干部档案副本则是由正本中主要材料的复制件(或重复件)构成。（2）从管理范围来看，干部档案正本，由干部的主管部门保管；干部档案副本，由主管或协管干部的部门保管。中组部1991年制定的《干部档案工作条例》，把干部人事档案材料正本按其内容性质分为十大类：第一类履历材料；第二类自传材料；第三类鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料；第四类学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩和评聘专业技术职务、成绩、审批材料）；第五类政治历史情况审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；第七类奖励材料（包括科技和业务奖励，英雄模范先进事迹）；第八类处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；第九类录用、任免、聘用、专业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会登记表等材料。第十类其他可供组织参考有保存价值的材料。二、人事档案归类人事档案材料的归类，就是按照分类的规定，将经过鉴别的档案材料归入所属类别，就是将材料“对号入座”。《干部人事档案材料收集归档规定》中共中央组织部2009年下发文件（一）常见的干部档案归类第一类履历材料：干部履历表（书）、简历表、干部、工人、教师、军人、学生登记表，应征公民入伍登记表、退伍登记表、接受再教育审批表、招工登记表等各类人员登记表，更改姓名材料。第一类在进行干部档案归类时，还应注意以下几点：①带自传的履历表与其他自传内容不重复的归第二类；②涉及干部政历问题或记载审查情况的登记表归第五类；③有任免职务内容的登记表归第九类。第二类自传及属于自传性质的材料第三类鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料：以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料，作为干部任免、调动依据的正式考察材料；年终考核登记表（工作总结可不归档），公务员考评表，干部考核和审计考核的综合材料。第四类学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料；报考高等学校学生登记表、审查表，毕业登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表；专业技术职务任职资格申批表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表；套改和晋升专业技术职务（职称）审批表；干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录。下列材料不应归入本人档案：评定专业技术职务时干部本人写的论文、技术报告、技术设计及图纸；报考和毕业的各科试卷、毕业设计、实习报告、毕业证、学位证、准考证、结业证。第五类政审材料：审查干部政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证材料，甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更改干部的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。第五类中不应归入档案的材料：信封、调函、外调提纲、调查线索、外调介绍信、审查结论和调查报考的草稿，未经查证的有关干部政历问题的检举材料。第六类加入党团的材料：中国共产党入党志愿书，入党申请书（1－2份全面系统的）和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；加入民主党派的有关材料。一般性的入党思想汇报不归档。第七类奖励（包括科技和业务奖励）材料：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。荣誉证书不归档。第八类干部违犯党纪、政纪、国法等材料：处分决定（免于处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；通报批评材料，甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。第十类其他可供组织参考有保存价值的材料：有残疾的体检表、残废等级材料；干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书，大、中专分配报到证等。必须要注意，十类材料必须精炼和确有参考价值，不能把第十类当作“回收站”。一般性体检表和超过五年以上的体检表、结婚证明、探亲报告表、干部调动介绍信、工资调动介绍信不归档。23（1）完整。一是要将记载干部本人德、能、勤、绩、廉的各方面材料收集齐全，使干部档案能够反映干部本人的基本面貌。二是收集到的每份档案材料要齐全。系列材料要系统成套，特别是结论性的材料、主要证据或过程性关键材料，都必须全部收集、有头有尾；单份材料不缺页、无损坏。三是收集归档的材料数量要适当。凡是正、副本均要求收集的材料，需收集2份，不建副本的只需收集1份，既不要多也不要少。（二）干部人事档案材料收集归档要求24（二）干部人事档案材料收集归档要求（2）真实“真实”是指档案材料由法定作者形成，材料文字清楚、所指对象明确，材料内容符合干部的客观实际。档案材料没有涂改造假，没有模棱两可的语言，没有与实际情况不符合的信息。归档材料上的姓名、出生时间、参加工作时间、入党时间、民族、籍贯等自然情况应当与档案记载一致。25（二）干部人事档案材料收集归档工作（3）及时“及时”是指在各项工作过程中，要有时间观念，随时注意收集需要归档的材料，做到随办、随收、随审、随归。26（二）干部人事档案材料收集归档工作“规范”是指要保证档案材料收集归档工作质量：a.归档材料必须是属于同一立卷对象，避免张冠李戴归入他人档案。b.归档材料必须是《收集归档规定》确定的归档范围内的材料。c.归档的材料必须是办理完毕的正式材料。d.归档材料的手续要完备。e.干部人事档案材料的载体和记录材料应当符合档案保护要求。f.归档材料一般不得使用复制件。三种情况例外：一是各类证书、证件;二是全国统考科目成绩单;三是补充收集的历史久远的材料。27（二）干部人事档案材料收集归档工作要求案例一：出生日期填写错误填写不规范28案例二：手续不完备（二）干部人事档案材料收集归档工作要求29（二）干部人事档案材料收集归档工作要求案例三：张冠李戴（姓名用字中“明”与“民”）30（二）干部人事档案材料收集归档工作要求案例四：错装材料（把一工人的材料装进领导干部档案中）31案例五：文号与材料形成时间不一致（二）干部人事档案材料收集归档工作要求(三）人事归档的鉴别1.判定文件是否属于人事档案2.判定是否是同一对象的人事档案3.判定材料是否真实、准备、完备4.审核文件的质量35三、人事档案整理工作（一）整理工作的基本概念1．定义人事档案的整理，是指根据一定的原则和方法，将收集起来的档案材料，以个人为单位，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订等，使之成为系统化和条理化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。36三、人事档案整理工作（一）整理工作的基本概念2．作用（1）使干部人事材料成为规范的干部人事档案；（2）有利于干部人事档案材料的保管和保护；（3）方便干部人事档案的利用。3．类型两种常见的类型：一是对新建干部档案的整理。二是因补充归档材料而对原有的档案进行局部整理。37三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤1.分类2.排序3.编目4.技术加工5.装订6.档案编号三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤1.分类第四类：学历学位材料；职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务(职称)材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。第九类：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国(境)材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。包括干部职务变化、工资待遇、出国(境)等材料，以及各种代表会议代表登记表等材料。三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤材料分类应注意两个问题：（1）第四类、第九类材料的二级分类问题。第四类材料可再分为：a．学历学位材料；b．职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务(职称)材料；c．反映科研学术水平的材料；d．培训材料等。三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤1.分类材料分类应注意两个问题：（1）第四类、第九类材料的二级分类问题。第九类材料可再分为：a．工资材料；b．任免材料；c．出国(境)材料；d．参加会议的代表登记表等其它材料。三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤1.分类（2）内容交叉材料的分类部分档案材料，特别是一些制式表格，存在内容交叉的情况，可以根据材料的主要内容或用途来确定类别：a．以自传为主的履历或简历表归第二类；b．学生登记表、学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第四类；c．享受政府特殊津贴材料归第七类；d．干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类；e．中央和地方各级党委委员(候补委员)简历，人大常委会委员、政协委员简历归第一类。三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤2.排序将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。43三、人事档案整理工作（二）整理工作的