QP0401文件与资料控制程序-HR

家具有限公司HESHANHOMEYOUNGFURNITURE文件与资料控制程序文件编号：版本/次：生效日期：编制部门：审核：管理者代表：批准：QP-0401A/12010.04.15_文控中心李强张诗真程序文件家具有限公司HESHANHOMEYOUNGFURNITURE程序文件版本/次A/1文件与资料控制程序页次1/8一、目的1.1确保质量体系所使用之文件及资料处理迅速、正确发行及管制,确保各相关部门能及时得到有效之最新版本文件。二、适用范围2.1凡本公司与质量管理体系有关的相关文件资料（包括文字和软件资料、外来文件）均属之。三、职责3.1总经理：负责质量手册及程序文件之批准。3.2管理者代表：负责组织文件编写小组编制质量手册，负责程序文件之审核。3.3分管领导：相关作业方法、作业标准、检验标准、图面文件、管理制度之批准。3.4各部门经理/车间主任：负责第二阶文件和三阶文件的编制及表单表格的制定。3.5文控中心：负责公司受控文件与资料（除研发部的技术资料、图纸、BOM等）的分发、回收、标示管理工作，修改、销毁、作废的执行工作。3.6研发部：负责技术文件、产品图纸、物料清单的编制、分发、管理、更换、作废销毁等工作。四、参考文件4.1GB∕T19001－2008idtISO9001∶2008要求之4.2.3文件控制五、定义5.1第一阶文件：质量手册，按照ISO9001∶2008版标准条文4.2.2质量系统之要求所制定之文件。第二阶文件：质量程序文件，系为涵盖ISO9001∶2008规定之标准要求内容，所推展制订之文件。第三阶文件：作业方法、作业指导书、检验标准、操作指引类文件、图面文件、管理制度等，系为协助第二阶文件之达成，所制订之书面执行文件。第四阶文件：相关表单、记录，系为证明系统执行有效之记录所用的表单。外来文件：相关国际（家）标准、法律法规、客户资料、供应商资料、外购相关技术书籍资料等，均属第三阶文件范畴。六、流程图（见8/8页）七、流程说明7.1质量文件架构：本公司质量管理系统之文件结构规划为四阶层，依次为质量手册；程序文件；作业方法、作业指导书、检验标准、操作指引类文件、图面文件与外来文件等；相关表单、记录。家具有限公司HESHANHOMEYOUNGFURNITURE程序文件版本/次A/1文件与资料控制程序页次2/8质量手册第一阶：（QM）程序文件第二阶：（QP）第三阶：（WI）相关表单、记录第四阶：（FM）（图表7-1）7.2文件之制定、修改及废止；7.2.1各部门按工作性质，制订各类质量作业文件标准。7.2.2文件制订由部门经理/主任执行制定，一阶文件（质量手册）由管理者代表负责制订、总经理核准后实施；二阶文件（程序文件）由各部门经理制订审核、管理者代表确认、总经理核准后实施；第三阶文件（作业方法、作业标准、检验标准、图面文件与外来文件等由部门制订，各分管领导审批后实施，如外来文件作为相关参考依据，需经分管领导以上人员确认后实施）、第四阶文件（表单、记录）呈部门经理或分管领导核准后实施。7.2.3文件之修订、作废由原制定部门为之，修订、作废及审核、批准实施等程序与原制定之程序相同。7.2.4文件修订/作废时由原制订部门填写《文件修订/作废申请单》FM-0401-001A，经管理者代表审核后，申请部门将《文件修订/作废申请单》FM-0401-001A交至文控中心，对于修订的文件，相应修订页次版本/次及页面版本/次进行修改，不得以涂改或标示摘记于原文件的方式执行。7.2.5文控中心将修订之后的文件再送至管理者代表审核、批准。正本文件（除技术资料、图纸、BOM等）由文控中心统一保存。7.2.6对于作废文件（除技术资料、图纸、BOM等由研发部执行外），文控中心依签核后的《文作业文件、外来文件等家具有限公司HESHANHOMEYOUNGFURNITURE程序文件版本/次A/1文件与资料控制程序页次3/8件修订/作废申请单》FM-0401-001A，通知相关部门将作废文件送至文控中心统一戳盖红色“作废”印章后作废（四阶文件自行作废）,可作单面纸再次使用。如文控中心保留有参考价值的作废文件时，应加盖红色“作废留用”印章，并在文控中心分隔存放。7.2.7公司的文件资料更新主要是在公司内部质量的审核、管理评审、外部审核、产品结构发生变化时、组织架构发生变动、发生重大安全事故以及其它需要更新的情况下完成，文件的评审要求同7.2.2要求执行。7.3文件之编号：7.3.1类别代号：7.3.1.1“QM”：质量手册7.3.1.2“QP”：质量管理程序文件7.3.1.3“WI”：作业方法、作业标准、检验标准、管理制度7.3.1.4“FM”：质量体系表单、记录7.3.2第一阶文件编码方式：QM-01（QualityManual）质量手册7.3.3第二阶文件编码方式：质量管理程序文件：QP-(Qualityprocedure)流水号对应ISO9001章节7.3.4第三阶文件编码方式：WI--（WorkInstruction）流水号部门编号家具有限公司HESHANHOMEYOUNGFURNITURE程序文件版本/次A/1文件与资料控制程序页次4/8产品图纸与材料编码规则按照研发部的《材料编码规则》执行。7.3.5第四阶文件编码方式：表单FM----（FORM）流水号版本对应ISO9000程序文件编号7.3.6第一、二、三阶文件版本以“版本/次”方式表示：A/0、A/1…A/5、B/0、B/1……7.3.7第四阶表单：编号及版本一律标识于表单右下方。如版本需要变化以（A、B、C…）。7.3.8.外来文件由文控中心编号并统一管理。7.3.9文件内文架构：7.3.9.1质量手册撰写：质量手册的内容，依据ISO9001－2008标准要求，结合公司的运作需要展开说明。7.3.9.2第二阶文件（质量程序文件）内文架构应依下述架构撰写：一、目的二、适用范围三、职责四、参考文件五、定义六、流程图七、流程说明（程序说明）八、质量记录7.3.9.4第三阶文件（作业指导书、作业标准、检验标准）规定外框、表头，内文及格式架构不限制家具有限公司HESHANHOMEYOUNGFURNITURE程序文件版本/次A/1文件与资料控制程序页次5/87.3.9.5部门编号如下：部门代码部门代码部门代码生产部PD研发部RD销管部MD人力资源部AD财务部FD采购部PC品管部QM总务部ZW市场部SC7.4文件之分发：7.4.1文件之分发7.4.1.1受控文件：在公司环保、质量管理体系运行中要执行的文件，受控性文件接受更改和换版。7.4.1.2非受控文件：本公司环保、质量管理体系运行中不执行的文件，非受控性文件，不接受更改和换版。7.4.2受控文件分发前由文控中心制作《文件与资料发放回收记录表》FM-0401-002A经管理者代表核准后，通知相关部门领取文件；技术文件及资料由研发部实施管理。7.4.3分发受控文件时，文控中心或研发部应将红色“受控文件”章戳盖于文件明显之位置，未戳盖红色“受控文件”印章之文件或戳盖“受控文件”章后再行复印的文件，一律无效。7.4.4受控文件一经修改，文控中心分发新文件时，应同时收回旧版文件，并戳盖“作废”章后作废（四阶文件各使用部门自行销毁）,可作单面纸再次使用；非受控性文件修改后分发，则由使用单位自行销毁旧文件。保留在文控中心的“受控文件”之正本文件予以明确的标示。7.4.5相关文件分发部门规定：一阶文件和二阶文件分发总经理、分管领导、各部门经理各一份，生产部各车间主任领取与工作直接相关的程序文件；三、四阶文件分发各相关使用部门。其他需领用文件资料的单位及个人须填写《文件和资料领用申请单》FM-0401-004A，经批准后方可领用。7.5外来文件之管理：7.5.1各部门负责收集相关国家、国际标准的最新版本，由文控中心编号并统一管理，以电子文档的格式在SERVER中共享，便于相关部门或人员查阅。外来文件由文控中心编入《外来文件一览家具有限公司HESHANHOMEYOUNGFURNITURE程序文件版本/次A/1文件与资料控制程序页次6/8表》FM-0401-003A存档备案，相关部门领用标准时需填写《文件和资料领用申请单》FM-0401-004A经文控中心批准后加盖红色“外来文件”章后进行发放，并作好签收记录。7.5.2外来文件和资料直接引用作为采购、生产、检验、校验等的依据时，需经分管领导以上人员批准，由文控中心列入《外来文件一览表》FM-0401-003A，分发管理同7.5.17.6文件之使用：7.6.1各部门使用之文件副本，需与文控中心之正本同一版本（技术文件同设计研发部），文控中心随时更新文件资料的有效版本文件（技术文件除外），并于公司SERVER中随时更新便于查索，经相关部门核对版本，以确保文件使用之有效性。如有不符，应及时反馈文控中心（研发部）作更新。7.6.2文件应保持整洁并避免受潮，若不慎污损、丢失或需增发之情形发生，文件致不易阅读，应开立《文件和资料领用申请单》FM-0401-004A经管理者代表审核后向文控中心申请补发。7.6.3受控性文件之保管人或使用人离职时，应将文件列入移交，由移交人和接受人到文控中心（研发部）办理移交手续签字确认。7.7文件之保存：7.7.1使用中或已废止之正本文件统一由文控中心（技术资料由研发部）收存。7.7.2文控中心（研发部）收存之正本文件及各相关承办单位收存之受控性文件，皆应指派专人管理。7.7.3文控中心应按文件之类别代号，分别将文件收集成册，建立中心档案，妥善保存。7.7.4正本文件之收发及销毁，文控中心皆应列册管理并接受查询。7.7.5所有与品质管理系统有关之第一、二、三阶使用文件，皆应永久保存，已废止之文件根据需要确定保留期限。质量记录由各部门保管，保存期限根据记录性质确定。八、质量记录8.1《文件修订/作废申请单》FM-0401-001A家具有限公司HESHANHOMEYOUNGFURNITURE程序文件版本/次A/1文件与资料控制程序页次7/88.2《文件与资料发放回收记录表》FM-0401-002A8.3《外来文件一览表》FM-0401-003A8.4《文件和资料领用申请单》FM-0401-004A8.5《程序文件清单》FM-0401-005A8.6《权力授权表》FM-0401-006A家具有限公司HESHANHOMEYOUNGFURNITURE程序文件版本/次A/1文件与资料控制程序页次8/8权责单位作业流程相关表单、记录各权责单位各授权人员文控中心文控中心各权责单位各授权人员文控中心各权责单位外来文件一览表文件和资料领用申请表文件与资料发放回收记录文件修订/作废申请单文件修订/作废申请单内部文件审核批准外部文件编码登录、发行文件变更审核批准更新、登录YESNOYESNO保存