秘书接待工作计划4篇

秘书接待工作计划4篇【导读】这篇文档“秘书接待工作计划4篇”由三一刀客最漂亮的网友为您分享整理，希望这篇范文对您有所帮助，喜欢就下载吧！秘书接待工作计划1制定接待工作计划(一)接待规格及接待计划的主要内容1．接待规格划分接待规格有3种：(1)高规格接待；(2)对等接待；(3)低规格接待。2．影响接待规格的因素影响接待规格的因素有：(1)对方与我方的关系；(2)一些突然的变化会影响到既定的接待规格；(3)对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。3．接待计划的主要内容接待计划的内容有4项：(1)确定接待规格；(2)日程安排；(3)经费运算；(4)工作人员。(二)制定接待工作计划的程序制定接待计划的程序是：了解背景资料→草拟接待计划→与本单位相关部门沟通情况→与来访者沟通情况→报请上司申批。(三)制定接待工作计划的注意事项(1)如果本单位有接待方面的规章制度，秘书应严格遵照执行。(2)要注意了解来宾的饮食习惯，特别是与宗教相关的饮食忌讳。(3)在接待过程中，要特别做好保密工作。秘书接待工作案例2案例1周到B市经济部门的领导和工程技术人员，先后3次来到C市洽谈联蒙古营生产高钡铁项目。C市把接待任务交给接待处周主任和小李。周主任和小李每次接到任务，一面拟出接待方案呈领导审批，一面到宾馆、车队联系安排好食宿、车辆。客人到达前，周主任和小李一一检查落实并填好住房卡、领好房门钥匙，等候迎接客人。客人一到达即领客人进客房并介绍有关情况和询问客人需办的事。到开饭时间领客人进餐厅，客人要离开C市，事先陪客人到宾馆总台结账并及时送站。每次都在工作和生活上为客人提供方便。后来，该项目签订了协议，B市在C市投资达1000万元，年产值1.5亿元，年利税可达1000多万元。而且，客人对C市周到的接待工作十分感谢。他们说：“我们到C市好像到了家一样”，“你们热情周到的接待，使我们看到C市同志办项目的诚心和决心。高钡铁项目的签订，有你们的一份功劳。”[简评]顾名思义，接待工作就是迎来送往，为外地宾客做好服务工作，使宾客称心满意。热情周到、善始善终是接待工作的基本要求。同时，接待工作要有条不紊，切忌有头无尾，缺少章法。周主任和小李深谙接待工作的精要，他们接到任务之后，没有慌张忙乱，而是首先弄清情况，按有关规定做好食宿安排迎送车辆准备工作，同时拟出完整的接待方案报领导审批，然后按领导审批后的方案一一加以落实，客人来时，及时等候接送，并详细地给客人介绍当地的情况。由于他们出色的接待工作，令客人感到宾至如归，消除了身在异地的感觉，主客关系十分融洽，犹如一家人。案例2“潜在的生产力”某省自然资源丰富，有茂密的森林、大型的矿床、独具特色的物产、理想的区位。但由于历史的原因，其社会经济基础相当薄弱，这就制约他们经济的腾飞。改革开放后，该省筑巢引凤，广交天下朋友们，共同开发他们的丰富宝藏。该省接待部门的同志积极、认真地做好领导的助手，热情接待有关部门的来访人员，尽最大努力为来宾提供工作和生活上的方便，并且不失时机地向来宾介绍该省丰富的自然资源和发展潜力，同时不作隐瞒，坦率地说明由于缺乏资金，宝藏仍沉睡地下，未能产生应有的效益，为中国走向现代化服务，若是能以外资加本地资源来共同开发，将彼此都获利受益。接待部门的同志还根据来宾情况主动穿针引线，沟通该省有关部门、单位与来宾的联系，促进了来宾与各职能部门的相互了解，增进了合作意向，增强了来宾在该省投资的决心，仅一个铝厂项目投资便达27亿元，一个化肥总厂项目就投资7.5亿元。[简评]接待工作是政府的一个组成部分。接待工作的接触面比较广，客人来自四面八方、各行各业，这是一可以充分利用的广阔空间，大有作为。通过活动，可以为经济建设穿针引线，架桥铺路，一是通过接待客人的机会，积极介绍酵区具有特色的资源，经济发展状况和发展潜力，介绍酵区的惠政策，让客人多了解本地区；二是注意收集经济方面的信息，并及时向有关方面反映传递；三是主动做好经济合作、协作的穿针引线工作。某省接待部门的同志能为该省经济建设作出重要贡献，就是做好了这一工作，从这个角度来说，接待工作是“潜在的生产力”。案例3被动与主动一次某地党代会人数比较多，食宿安排难度大。会议接待人员工作做得好，得到了代表的夸奖，领导的通报表扬。做法是，会议接待人员改变过去等待领导批示为主动建议、请示，从会议住地的安排到经费预算，事先到有关单、宾馆调查摸底、综合分析，做准备，先后3次做出4个会议食宿饭店和会场安排方案呈报领导决策参考。最后领导决定，按方案提出的意向选择了食宿、交通、会场较为有利的锦宁饭店作为大会食宿饭店，锦宁剧场作大会会场。在接待工作中，从代表食宿、讨论地点、会场安排、医疗保健、车辆调度、组织代表乘车，到老同志的关照逐项落实到人，一环扣一环，环环不脱节。全体接待人员全力以赴，一必扑在接待工作上，坚守岗位，积极努力，按高要求善始善终做好工作。[简评]会议接待工作，常常处于被动之中，但是只要我们积极主动去做，经常注意向领导和主管部门了解有关的信息，就可变被动为主动，以主人翁精神，高度的责任感，把工作搞好。前面提到的会议接待人员就是这样，他们腿勤脑勤，一旦掌握召开会议的信息，不等领导交代，就主动做好准备和安排方案报告领导，领导一批准，就一一实施落实。因此获得了较好的效果。案例4某单位领导与刚来的客商正在会客厅里寒暄，秘书前来泡茶。他用手指从茶叶筒中拈了撮茶叶，放入茶杯内，然后冲上水……这一切，领导和客商都看到了。领导狠狠地瞪了秘书一眼，但碍于客商在场而不便发作。客商则面带不悦之色，把放在自己面前的茶杯推得远远的，同时说：“别污染了我的肠胃!”领导知道自己属下做事欠妥，所以只得忍气吞声。谈判时，双方讨价还价。领导一时动怒，与客商发生争执。秘书觉得自己作为单位的一员，自然应该站在领导一方，于是与领导一起共同指责客商。客商拂袖而去。领导望着远去的客商的背影，气得脸红脖子粗，冲着秘书嚷：“托你的福，好端端的一笔生意，让你给毁了，唉!”秘书丈二和尚摸不着头脑，并不下班时，领导邀请你一起参加一次私人宴会，因为某种考虑，你不准备参加，你应该怎样回答?知道自己有什么失误，他为自己辩解：“我，我怎么啦?客商是你得罪的，与我何干?”问题讨论：你认为这位秘书在接待礼仪上有哪些失误?案例5天地公司的初萌是一个新员工，她在前台负责接待来访的客人和转接电话，还有一个同事小石和她一起工作。每天上班后一到两个小时之间是她们最忙的时候，电话不断，客人络绎不绝。一天，有一位与人力资源部何部长预约好的客人提前20分钟到达。初萌马上通知人力资源部，部长说正在接待一位重要的客人，请对方稍等。初萌转告客人说：“何部长正在接待一位重要的客人，请您等一下。请坐。”正说着电话铃又响了，初萌匆匆用手指了一下椅子，赶快接电话。客人面有不悦。小石接完电话，赶快为客人送上—杯水，与客人闲聊了几句，以缓解客人的情绪。问题讨论：请问秘书初萌有什么不妥的地方？秘书接待应做好哪几方面的准备工作？案例6当来访客人走进某药业集团有限公司经理办公室时，鲍秘书正在办公桌前打印一份文件，他向客人点点头，并伸手示意请客人先坐下。10分钟后，他起身端茶水给客人，用电话联系好客人要找的部门，在办公桌前起身向客人道别，并目送其走出办公室。为此事，鲍秘书受到了办公室主任的批评。问题讨论：为什么鲍秘书受到了办公室主任的批评？案例7康乐华工有限公司的林平山，是一位刚从大学经济管理专业毕业的学生。因他毕业前在该公司实习，而且他针对该公司管理撰写的毕业论文中的某些观点很得指导教师赏识，他本人也认为对该公司改革有一定作用。来到该厂工作后，他对论文中的一些观点和看法更加成熟，因此，小林很想找总经理谈谈。但他去找经理那天，恰好经理外出开会，只有经理办公室张秘书在看当天准备上报的统计表。张秘书很客气地让小林坐下，并告诉小林：“经理不在，有何意见，我可以代为转达。”于是，林平山就滔滔不绝地讲了起来。张秘书一边看报表，一边听对方侃谈，但精神却集中在报表上。小林言谈中常带“像我们这样的小公司”，张秘书越听越高兴，结果，没等这位大学生把话说完，他便满脸怒气说道：“公司小是否埋没了你的才能?你是大学生，大才小用，何不去大公司呢?……”张秘书的冷嘲热讽，激怒了小林，导致了双方的激烈争吵。最后，林平山非常气愤地离开了办公室。问题讨论：请你说说张秘书这样做对吗？如果换了你，你打算怎样做？案例8某计算机工程有限公司定于9月28日在某职业技术学院举办图书馆计算机管理系统软件产品展销会，通知很快地寄发到各有关学校图书馆。日程安排表上写着9点介绍产品，10点参观该职业技术学院图书馆计算机管理系统，11点洽谈业务。展销会当天，9点大会本该开始介绍产品，可应该到的各校图书馆代表却只到了1／3。原来，由于通知中没有写明展销会具体地点，加上公司接待人员不耐烦，对代表不够热情，所以引起了代表们的抱怨。会议开始时已是9点30分了。公司副总经理、高级工程师李朝南作产品介绍及演示，内容十分丰富，10点30分还没讲完。由于前面几项活动时间不够紧凑，结果业务洽谈匆匆开始，草草收场。问题讨论：请你指出此次接待工作的不足之处。案例9初萌正在前台接电话，忽然看见两位客人直接往办公区走。初萌赶快叫住她们。客人有些不耐烦地说：“我们昨天刚来过，是找销售部的钱经理的，昨天有点事没办完。”初萌说：“对不起，请你们稍等一下。我马上通知钱经理。”电话接通后，钱经理说：“我不想见那两个人，请你帮我挡一下。”问题讨论：请你说说秘书初萌该怎样挡驾秘书工作,会议接待3会议接待是指会议筹办方与主办方商谈，签订会议接待标准合同，对约定的事项提供全程的服务活动。会议接待贯穿整个会议流程，涉及的服务范围广泛，包括会前工作、会中工作、会后工作三个环节，每个环节都囊括了众多的接待内容。二、会前工作会前工作是整个会议接待的开始，是确保整个会议接待顺利进行的前提条件。其主要内容如下：1、会议筹办方与主办者洽谈。2、会议筹办方向主办方提供会议接待策划方案和报价。3、会议筹办方邀请会议主办者实地考察会议举办场所。4、会议筹办方与会议主办者确认会议接待方案。5、会议筹办方与会议主办者签订会议接待标准合同。6、会议筹办方确认会议主办者预付会议订金事宜。7、会议筹办方在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）三、会中工作会中工作是会议接待的关键环节，也是体现一个会议公司接待水平的重要部分。该环节服务内容繁多，事情琐碎，但却是整个会议接待中亮点最多的部分，与会者对会议公司的服务水平及态度将有切身的感受。其主要服务内容如下：1、接机，入住酒店安排2、会议秘书分发会议资料，来客接待。3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。9、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。10、协调会议期间的交通工具的安排。11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。四、会后工作会后工作是整个会议接待的收尾阶段，很多会议公司对该环节缺乏错误的理解，任务现场会议结束意味着会议接待也就完了，其实不然，会议之后还有一些很重要的工作要进行，其主要内容如下：1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。3、与会议主办者的费用结算工作。4、欢送代表工作，如送机。秘书接待4秘书接待人