45文件管制A0

名翔恿線股份有限公司文件與資料管制程序書文件編號MS-M2-0501制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第1頁共15頁一、目的有關品質系統文件之制訂、發行、修訂、廢止及管理等作業程序，使文件與資料系統能標準化、系統化，以確保迅速及正確之整合運用。二、範圍與本公司有關之文件作業活動均屬之。三、定義無流程圖文件管理需求制訂/修訂審核填單/取消制訂/修訂/廢止NY審核記錄存查YNA文件處理分發/補發使用/公告/保管合用NYABB名翔恿線股份有限公司文件與資料管制程序書文件編號MS-M2-0501制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第2頁共15頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程相關單位1文件管理需求6.1文件管理需求6.1.1現行文件品質系統運作不足而新制定。6.1.2現行文件之修訂。6.1.3現行文件之廢止。總務人事組2制訂/修訂6.2制訂/修訂6.2.1總務人事組主管於每年十二月，參酌公司內外部情境，進行文件計劃之制訂或修訂，並設計〝文件申請單〞(MS-M4-0501)如附件1，以供使用。6.2.2文件架構以金字塔方式分為下列四階：第一階系統文件手冊第二階程序文件程序書第三階作業文件標準書第四階記錄文件表單記錄6.2.3文件格式規定6.2.3.1文件標準紙張大小、版面邊界規定與裝訂規定A縱向A4格式(210×297㎜)與B5格式(182×257㎜)，版面邊界設定，上、下及右邊界均為1.5cm，左邊界為2.5cm，裝訂於左。B橫向A4格式(297×210㎜)與B5格式(257×182㎜)，版面邊界設定，左、右及下邊界均為1.5cm，上邊界為2.5cm，裝訂於上。C80行之連續報表紙半頁，版面邊界不設定，裝訂於左。D80行之連續報表紙全頁，版面邊界不設定，裝訂於左。文件申請單(MS-M4-0501)名翔恿線股份有限公司文件與資料管制程序書文件編號MS-M2-0501制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第3頁共15頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程6.2.3.2文件封面標準格式：第一、二、三階文件皆須有封面，如〝文件封面格式〞(MS-M4-0502)如附表1。6.2.3.3文件首頁及內頁標準格式A品質手冊：依〝品質手冊內頁〞(MS-M4-0503)如附表2。B程序書：首頁依〝程序書&作業標準書首頁〞(MS-M4-0504)如附表3，內頁依〝程序書內頁〞(MS-M4-0505)如附表4。C作業標準書：首頁依〝程序書&作業標準書首頁〞(MS-M4-0504)如附表3，內頁依〝作業標準書內頁〞(MS-M4-0506)如附表5。D表單記錄：依〝表單格式Ⅰ〞(MS-M4-0507)如附表6或〝表單格式Ⅱ〞(MS-M4-0508)如附表7。6.2.4文件編寫及繕打格式規定說明6.2.4.1中英文皆採橫式，由左至右，由上而下。6.2.4.2手寫時，以正楷書寫。6.2.4.2打字時，本公司名稱中之‵恿′字，因屬於少見字型，故需以內碼輸入法造字。先將輸入法切換成內碼輸入法後，按下英文字母B鍵，此時螢幕上出現，接著按下鍵盤中間之數字鍵1，出現再按下鍵盤中間之數字鍵7，此時出現，最後按下鍵盤中間之數字鍵6，此時游標所在處所顯示之字為‵恿′，將‵恿′反白後，以‘超研澤中明體外字一字型’表示，即可顯示成‵恿′字。文件封面格式(MS-M4-0502)品質手冊內頁(MS-M4-0503)程序書&作業標準書首頁(MS-M4-0504)程序書內頁(MS-M4-0505)作業標準書內頁(MS-M4-0506)表單格式Ⅰ(MS-M4-0507)表單格式Ⅱ(MS-M4-0508)B17BB1名翔恿線股份有限公司文件與資料管制程序書文件編號MS-M2-0501制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第4頁共15頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程6.2.4.3序號之引用規定與對齊方式如下A序號之引用：11.122.12.22.2.133.13.23.2.144.14.24.2.14.2.1.1ABCB對齊方式：靠左貼齊格線。名翔恿線股份有限公司文件與資料管制程序書文件編號MS-M2-0501制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第5頁共15頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程6.2.4.4繕打格式之相關規定，詳見〝文件繕打規定〞(MS-M4-0509)如附表8與〝文件繕打範例〞(MS-M4-0510)如附表9。6.2.4.5手冊編寫規定A依主題概述公司(或部門)之程序及管理方式之大原則。B採分段敘述之原則，其序號引用參照本作業內容6.2.4.3。6.2.4.6程序書編寫規定A目的：敘述該程序欲達成之目標。B範圍：界定該程序所涵蓋之人、事、時、地、物。C定義：即名詞解釋，於程序書中所敘及之單字或名詞，須特別解釋或界定其意義者，若無則註明無。D權責單位：說明該流程之權責單位，可分為室、部、組等。ENo：流程步驟順序，以阿拉伯數字1開始，由小到大順序引用。F流程：簡要說明每一事項或作業。G作業內容：該流程之作業執行人員、時間、地點、方法及內容等相關說明。H參考文件：陳述該流程時，所需引用之品質手冊、程序書或作業標準書等第一、二、三階文件。I應用表單：說明該流程所須使用之表單、記錄及報告等第四層文件。6.2.4.7作業標準書及其它第三階文件編寫規定：原則上規定如程序書，但若有特殊需求，則不在此限。文件繕打規定(MS-M4-0509)文件繕打範例(MS-M4-0510)名翔恿線股份有限公司文件與資料管制程序書文件編號MS-M2-0501制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第6頁共15頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程6.2.5文件編號原則：MS-＊＃-XXYY公司英文簡稱部門別文件類別條文編號流水號6.2.5.1公司英文簡稱：MINGSHYANGEMBROIDERYTHREADSCO.,LTD.簡稱為MS。6.2.5.2部門別代號：A總經理室－GB營業部－SC管理部－MD廠務部－P6.2.5.3文件類別代號：A系統文件－1B程序文件－2C作業文件－3D記錄文件－4E外來文件－56.2.5.4條文編號：名翔恿線股份有限公司文件與資料管制程序書文件編號MS-M2-0501制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第7頁共15頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程A管理責任－01B品質系統－02C合約審查－03D設計管制－04E文件與資料管制－05F採購－06G客戶供應品管制－07H產品之鑑別與追溯－08I製程管制－09J檢驗與測試－10K檢驗、量測與試驗設備管制－11L檢驗與測試狀況－12M不合格品管制－13N矯正與預防措施－14O搬運、儲存、包裝、保存與交貨－15P品質記錄管制－16Q內部品質稽核－17R訓練－18S服務－19T統計技術－206.2.5.5流水號：由總務人事組主管依阿拉伯數字二位數，由01開始編訂。名翔恿線股份有限公司文件與資料管制程序書文件編號MS-M2-0501制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第8頁共15頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程6.2.6文件撰稿、審查、核准及管理權責表6.2.6.1撰稿：A撰稿者為管理代表、部門主管或指定之專業人員。B撰稿者不能為審查者。6.2.6.2審查：A審查者為文件撰稿者之主管或總經理。B當跨部門而主管無法決定時，審查主管需與相關部門會審。6.2.6.3核准：A第三階文件當跨不同部門時，核准者為管理代表。B屬於第三階文件之核准，當核准主管無法決定時，需召開會議確認後核准。6.2.6.4管理：A文件之原案管理由總務人事組主任負責。B第一、二、三階文件屬於管制文件，由總務人事組主管負責。文件種類撰稿審查核准管理手冊管理代表總經理董事長總務人事組程序書部門主管或指定專人總經理總經理標準書指定專人組主管部門主管表單依各程序書及作業標準書之相關規定名翔恿線股份有限公司文件與資料管制程序書文件編號MS-M2-0501制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第9頁共15頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程C第四階文件，表單或記錄不列入管制，使用管理由各單位負責。相關單位3填單/取消6.3填單6.3.1需求單位人員可依據以下的時機，填寫〝文件申請單〞(MS-M4-0501)如附件1，向該單位主管提出申請後。6.3.1.1文件制訂A由於經營政策之需要，奉上級指示。B各部門運作上之必要。C各部門間協調之必要。D定期之管理審查結論提議。6.3.1.2文件修訂：當舊文件不完善或不符現況需求。6.3.1.3文件廢止：當文件已不符實際需求或文件修訂篇幅太多，宜廢止而制訂新的版本。6.3.2需求單位人員若接到未被核准之〝文件申請單〞(MS-M4-0501)如附件1，於該文件上劃×記以示作廢，紙張背面若有空白處，可回收使用。文件申請單(MS-M4-0501)相關單位4審核6.4審核6.4.1相關單位主管於受理申請後3個工作天內，依不同的需求進行審核，若核可，進入流程5，進行制訂/修訂/廢止，若未核可，則回到流程3，取消申請。6.4.1.1制訂需求：確定檔案中是否有相同或類似文件，若有，則簽註意見並批示不准；若無則可批准。但若遇以下時機可指定制訂暫行文件。名翔恿線股份有限公司文件與資料管制程序書文件編號MS-M2-0501制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第10頁共15頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程A客戶暫訂之要求。B因急需暫時更動標準。C研究開發之試作。6.4.1.2修訂需求：依申請原因說明決定，若不需修訂，則簽註意見並批示不准；若需要修訂則批准並指定原撰稿者修訂文件。6.4.1.3廢止需求：將該文件轉呈原文件之審查及核准兩位主管裁示。相關單位總務人事組5制訂/修訂/廢止6.5制訂/修訂/廢止6.5.1制訂：6.5.1.1撰稿者於接獲相關單位主管口頭告知或書面通知後5個工作天內，依本作業內容6.2之規定制訂文件初稿，初稿完成後並將需使用該文件之相關單位填入〝文件分發及簽收一覽表〞(MS-M4-0511)如附件2中，一併呈相關單位主管審核。6.5.1.2暫行文件之制訂規定同本作業內容6.5.1.1。6.5.2修訂：6.5.2.1原撰稿者於接獲相關單位主管口頭告知或書面通知後，5個工作天內依據本作業內容6.2之規定進行修訂，若有需要，得與相關部門研議作成修訂意見。6.5.2.2修訂完成後，原撰稿者將需使用該文件之相關單位填入〝文件分發及簽收一覽表〞(MS-M4-0511)如附件2中，另填寫〝文件修正摘要〞(MS-M4-0512)如附件3，說明下列事項。A原文件需修改的頁次與敘述。文件分發及簽收一覽表(MS-M4-0511)文件修正摘要(MS-M4-0512)名翔恿線股份有限公司文件與資料管制程序書文件編號MS-M2-0501制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第11頁共15頁四、權責單位五、作業