人事处（分类号XZ12）

1学校办公室—行政类序号归档内容保管期限一、上级机关和学校印发的文件1上级颁发的有关指示、决定、命令、条例、规定、办法、通报、重要通知等（1）针对本校的重大方针政策性的永久（2）本校需要长期贯彻执行的长期2以学校名义颁发的决定、条例、规定、制度汇编、通知、通报、通告、布告等（1）重要的永久（2）一般的长期二、学校工作计划、总结、报告、简报3本校教育事业规划、计划方案、报告和上级批复及各项管理工作中的重要材料永久4本校学年、学期工作要点及工作总结永久5校志、年鉴、简报、每周情况、文件汇编等永久6学校历史沿革、概况及校史材料永久7反映本校各历史时期重要活动的声像材料（照片、录像带、光盘等）永久8学校评估材料（包括声像材料）永久9各学院、部（处），直属单位上报的工作计划、总结长期三、学校各种会议10省及以上领导来校视察的讲话记录、纪要、声像材料永久11校务会议记录、纪要及重要会议讨论的文件永久12校长办公会议记录、纪要及重要会议讨论材料永久13校长召开的各学院工作会议及其他教学、科研工作会议记录、纪要永久14由学校办公室组织召开的开学、毕业典礼等全校性会议的领导讲话、大会报告、典型发言等材料（1）重要的永久（2）一般的长期15校领导外出参加上级部门召开的高校工作会议的材料（1）代表学校在会上的发言永久（2）会议重要文件长期四、文秘、统计、信访工作16本校及各部门启用、销毁印章的材料和实物永久17本校关于文书、统计等工作的规定、条例长期18重要的群众来信、来访的处理材料长期19校长接待日记录及有关的重要材料长期20学校办公室经办的重要的来往公函长期221校统计年报表、统计资料分析汇编、简报等材料长期五、校庆、校友会和基金会工作22校庆活动计划、请示、领导讲话、邀请名单、请柬、大会发言及声像材料长期23贺信、贺电、纪念品、签名册及外单位赠送的礼品、纪念品等长期24校友会编写的《简报》、重大活动拍摄的照片等材料（归入声像类）长期25上级有关基金会管理工作的文件；基金会工作计划、总结、请示、报告及上级的批复长期26社会知名人士捐赠基金的函、赠送的礼品、题词等长期27有关基金会财务管理的帐目（入财会类）长期28基金会管理工作中制订的各类规章制度、年度统计表长期六、其他29学校与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料长期30以校长名义向外单位或个人的发函、在校外的重要活动以及在校内各种会议上作的重要报告的原稿长期31选举人民代表工作的计划、总结、选举结果、简报等材料长期32学校办公室各部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料长期各学院、部序号归档内容保管期限1上级针对本单位的重要通知、规定、条例及本部门的发文长期2本部门工作计划、总结、报告、请示及批复；重要会议记录（纪要）、简报等长期3本单位在重大活动中（如学术活动、评估等）形成的声像材料永久4本单位与国内外单位签定的各种协议、合同等有关材料长期5各类统计年报，历届各层次学生集体毕业照（含底片、文字说明）注：照片由学工部统一收集归声像类永久6本单位基本情况介绍，列入“学校年鉴”内容有关材料长期7研究生学位档案（研究生培养计划、中期考核表、成绩总表、开题报告申请表、论文评阅书、论文答辩记录、论文答辩表决票、授予学位人员信息表、学位申请表、学位论文）永久8正式编辑出版的学术刊物（归入出版类）长期9本部门工作职责、岗位责任制、机构设置、干部任免等长期3人事处序号归档内容保管期限一、综合类1上级有关人事工作的指示、条例、规定等文件材料长期2本校人事工作的规章制度长期3人事工作计划、报告、总结、调查材料、重要的会议记录、纪要永久4有关机构、人员编制规划、计划报告及上级批复永久5有关校内机构设置、变化的文件材料永久6有关人员编制计划方案的请示、报告及教委下达编制指标的文件永久7人事、劳动工资、管理人员、专业技术人员统计报表永久8本部门职责、岗位责任制、机构沿革的材料长期二、干部任免、培训9人事处权限内的干部任免文件材料永久10处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料长期11师资培训、管理工作计划、规定、总结永久12教师进修计划、安排、总结长期13年度全校在职教职工名册永久14调入人员的批复、报道介绍信、工资转移介绍信长期15表彰和奖励先进集体、先进教职工的有关材料长期16访问学者进修计划、申请及批准材料长期三、人员录用与调动15录用博士、硕士、本、专科毕业生名单及材料长期16本校招收全民合同工审批材料长期17校人才交流中心的人员调配材料长期18合同制职工的合同、解除合同报告、决定、通知等有关材料长期19本校教职工退职、退休的有关规定、名单及材料长期20教职工辞职、申请自费留学的报告、批复及有关材料长期21本校对教职工自动离职、出国学习或者说探亲逾期不归者处理的规定、通知、决定、名单及有关材料。长期4四职称职级晋升22上级和本校有关“教师及其他系列专业技术人员、行政人员职务评审、晋升”的文件、规定，重要会议记录、校领导的批示、工作总结、统计材料长期23教师和其他系列专业技术人员的职务晋升的审批表长期24行政人员晋升行政职级审批表与批准材料长期25聘任工人技师、高级技师的文件及人员晋升名单、申报表等长期26我校聘任兼职教授的记录及有关材料长期27我校教授被外单位聘任为兼职教授的有关函件长期28各类职称晋升工作总结、情况统计等长期五工资与福利29上级有关调整工资的文件与本校的规定及升级人员汇总表长期30晋升职务、职称调资人员汇总表，录用人员起薪通知单长期31本校享受特殊津贴人员名单及有关申报审批材料长期32教职工离退休、出国、死亡停薪通知单长期33教职工调出人员工资转移介绍信存根长期34各类人员转正定级名单及有关材料长期35教职工福利、困难补助（包括遗嘱补助）的有关规定及申报审批表长期36教职工丧葬费、抚恤金的有关材料长期37教育事业单位因公致残审批材料（1）批准工伤名单长期（2）工伤审批材料（如单位报告、医院诊断、证明材料、学校审批意见等）六因公（私）出国（境）人员管理（分类号WS12）39上级对出国（境）人员的有关规定、通知等材料长期40本校教职工公费、自费出国留学、访问、探亲的规定、报告、申请协议书及批复等材料长期41出国留学人员情况调查表及情况汇报等材料长期42出国留学、访问、探亲人员延期回国的报告、批复及有关材料长期离退休工作处序号归档内容保管期限1上级有关离退休工作的指示、规定等有关文件材料长期52本校有关离退休管理工作的规章制度长期3本校在参加上级机关组织召开的有关离退休工作经验交流会上代表我校的发言材料长期4本校教职工离退休人员名册长期5离退休人员增减等情况统计表长期6重要活动的照片（入声像类）永久7离退休处年度工作计划、总结、情况简报等长期8离退休处部门职责、岗位责任制、机构沿革等长期审计处序号归档内容保管期限1上级下发审计工作的指示、规定、办法、通知等文件材料长期2本校有关审计工作的规章制度、计划、总结、请示、报告、会议记录、情况反映等长期3本校在上级召开的审计会议或审计学术交流会上的发言材料长期4审计项目形成的文件材料（1）审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、单位领导的审批意见，以及审计建议书和移送处理书等审计公文长期（2）审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明、审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿。（3）审计工作方案、检查审计意见书的落实情况和审计决定执行情况的报告和记录（4）有关审计项目的请示、报告、批示和会议记录（5）与审计项目有关的群众来信来访记录（6）其他应归入审计档案的有关重要材料5审计处的工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料长期保卫处序号归档内容保管期限一综合类1上级有关公安保卫工作的文件及本校公安保卫规章制度长期2给上级或学校领导的请示、报告及上级批复长期3全校保卫工作会议记录；政保、户籍工作材料长期4本校保卫工作计划、总结、报告、批复、年度统计报表永久65本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复（保卫处存）长期6本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级批复长期7上级公安系统表彰我校及有关的先进材料长期8本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料长期二消防工作9上级关于消防安全工作的指示、规定等文件材料长期10本校召开的全校防火工作会议、消防工作年终验收、评比及宣传咨询等重大活动中形成的材料长期11学校防火重点部门和重点地区、重点部位消防工作有关材料、档案长期本部门主办的重要活动的照片等声像材料（入声像类）永久12全校防火工作记录、对重大隐患的解决方案、落实情况及安全措施长期13学校安全防火工作计划、总结、表彰等有关文件材料长期14学校安全防火的有关规章制度长期75学校水、电、通讯等各种管线布置（维修）图及说明材料永久6后勤管理改革的有关重要文件材料、对外签定的协议书、合同等长期7本部门岗位职责、干部任免、机构设置、表彰先进等有关材料长期8有关电话通讯、幼教、环保、绿化等方面的文件材料长期公共事务管理处序号归档内容保管期限一、房产类1上级有关房产管理的指示、规定等文件材料长期2本校房产工作计划、总结、请示及批复长期3本校房产工作会议记录、纪要长期4本校制订的有关房产的各项管理办法、规定、条例等长期5本校房产工作各类统计报表、与校内外单位或个人签订购房集资合同、协议、发放产权证登记表等永久6土地使用证及有关本校校园地界变化、房屋拆迁工作的请示、报告及批复、签订的合同、协议等有关材料永久7房屋产权证书及反映房屋建筑基本历史面貌的有关文件（归入基建JJ11类）永久8历次住房的分配办法及正式分房方案与分房清单长期9零星分房的本人报告、职能部门与领导批示及最后落实情况（包括领导特批件）长期10学校各类房产、房源变动情况清单长期11房屋管理、维修、改建工作及各项费用的规定等材料长期12房屋产权纠纷处理工作形成的文字材料、凭证及处理结果（含法院判决书）；换购住房有关材料永久13有关房改工作条例、通知及本校参加研讨会的材料长期14本部门规章制度、工作职责、岗位责任制、机构沿革材料长期容大集团公司归档内容一、综合类1上级有关后勤管理工作的文件材料、重要的会议记录、纪要长期2后勤工作年度计划、总结及重要问题的请示、报告与批复长期3后勤工作简报、制度汇编及公司各中心的汇编材料长期4机构设置、人事任免的有关材料永久89建造学生公寓、宾馆等有关基建工程项目中形成的文件材料（归入基建档案类）长期二、医疗保健14上级有关公费医疗、医药管理等方面的文件长期15校医院年度工作计划、总结、重要报告及上级批复长期16校医院关于保健、公费医疗方面的规定、办法长期17校医院重要的院务工作会议记录、纪要长期18校医院各类情况年度统计表、信息汇总等材料永久19医务人员培训情况、业务情况及科研情况材料长期20本校医院公费医疗经费使用报表、情况简报长期21上级有关计划生育工作的有关规定、条例、通知等文件长期22本校有关计划生育工作计划、总结、统计表、会议纪要等长期23全校教职工结婚登记及领独生子女证名册、表彰计划生育先进集体个人等有关材料长期24本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料长期图书馆序号归档内容保管期限1上级有关图书馆工作的指示、规定、条例等文件材料长期2本馆年度工作计划、总结、重要的请示、报告及上级的批复长期3学校关于图书馆工作的规定、办法、制度、通知等材料长期4图书馆工作发展规划、统计年报表、馆藏目录永久5本部门干部任免、机构设置长期6重要的部主任以上会议记录、纪要长期7编写的《浙江高校图书与情报工作》等出版的刊物。长期8本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料长期档案馆9序号归档内容保管期限1上级有关档案工作的指示、规定、条例等文件材料长期2本校档案工作的规章制度、机构设置材料长期3本校档案工作计划、总结、重要的请示及批复长期4本校档案馆指南、全宗介绍等汇编材料永久5学校档案发展规划、馆藏目录、年度统计表永久6学校档案工作达标升级、工作评估等有关材料永久7本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料长期发展规划处序号归档内容保