人力资源一级公文筐测试讲解

高级培训师注册管理咨询师高级人力资源管理师广州大学松田学院特聘专家广东省管理咨询协会特聘专家国家注册管理咨询师考试特聘讲师公文筐测试HR求职招聘信息发布群号：324648078本群旨在为HR提供交流平台，招聘及推荐信息的发布，实现信息共享！公文筐测试又叫公文处理测验，在这种测验中评价者模拟现实工作情境为被评价者提供一系列文件和材料，要求其在规定的条件下对这些文件进行处理，以考察其工作能力和处事风格等。因为这些文件一般放在公文筐里。因此得名。公文筐的特点优点：测评情境具有很高的似真性。考察的内容范围广。开放性强。应试者作答的发挥空间很大。操作实施比较简便。具有很高的效度。适合管理人员文件筐的成绩与已有的工作成绩有很大的相关缺点：编制成本太高评分比较困难评价者与应试者之间通常没有互动交流。被试者单独作答很难看到他们与别人合作的情况公文筐的特点公文筐测试可以考查的要素书面表达及其理解能力；统筹计划能力；组织协调能力；洞察问题和判断、决策能力；任用授权能力；指导控制能力；岗位特殊素质，如法规条例知识。纸笔公文筐测验举例背景信息：今天是2013年4月21日，恭喜您有机会在约定的时间里担任某公司人力资源部副经理的职务，由于该部的刘经理正在外地分公司视察，因此，您将在他回来之前，全权代理他的职务。该公司是一家大型国有股份制企业，其人力资源部下设三个科，人事科、劳资科和福利科，分别处理人力资源调配、工资奖金和员工福利等各项工作。问题情境：现在是下午2点，在听取了下属的工作汇报，做好今天的工作安排之后，您来到办公室，秘书已经将您需要处理的近日积压的文件整理好，放在了文件夹内。您必须在3个小时内处理好这些文件，并做出批示。下午5点钟在会议室还有一个重要的会议需要由您来主持。在这3个小时里，您的秘书会为您推掉所有的杂事，将没有任何人来打扰您。另外，很抱歉，由于电话线路正在维修，您在处理文件的过程中，没有办法与外界通话，所以，需要您以文件、备忘录、便条、批示等形式将所有文件的处理意见、办法等，做书面表述，最后由您的秘书负责传达。示例：文件1类别：电话录音来件人：王睿劳资科长收件人：刘经理人力资源部经理日期：7月9日李总：您好！我是王睿，有件事情非常紧急，今早七点，我接到郑州交通管理局的电话，六点十分在郑州203国道上发生重大交通事故，我公司销售部的刘向东驾车与一辆大货车相撞，刘向东当场死亡，对方司机重伤，目前正在医院抢救，与刘向东同车的还有公司的销售员人员蔡庆华、王小亮、二人都不同程度受伤，但无生命危险。目前事故责任还不能确定，我准备立刻前往郑州处理相关事务，希望您能尽快和我联系，商量一下应对措施。回复方式：电话回复立即电话联系王睿，并作如下安排：1、立即向主管总裁汇报；2、立即根据公司应急预案组成事故处理小组；3、联系相关医院和郑州交警部门，确保伤病员的全力救治；4、联系伤亡员工家属；5、联系郑州交警部门，确定事故责任，全力维护公司利益；6、与销售部门联系，确保货物安全，做好工作交接，处理好与供应商的关系，求得理解；7、做好伤亡员工家属前往郑州的准备；8、联系保险公司，协商理赔事宜；9、事故处理完后，要召开一次会议，分析事故原因，修改应急预案，防止事故再次发生。参考答案二、高师文件筐考试专题主要信息文本背景信息：组织信息、人员、主要问题、日历表、角色要求、作答说明等。公文：信件、请示、报告、指示、建议、备忘录、电话记录、抱怨投诉统计报表等题量：10个文件筐考题：答题卷公文筐的评价要点1.是否每份文件都看过了，并做了相应批复2.是否利用了各种文件所提供的信息3.能否分清轻重缓急，有条不紊地处理这些文件4.问题判断是否得当，处理办法是否合理5.是否依文件所提供的事实进行判断和决策6.是否恰当授权7.是关注大局还是拘泥于细节……怎样回复公文筐答题时应当涵盖的五个方面：1.为了妥善处理相关问题,应当准备好哪些数据资料？2.确认要与哪些相关的部门或个人进行沟通？3.要求您的下属完成哪些具体工作？做什么?如何做？4.明确您处理问题的权限和责任(善用/妙用/用足/用好)5.【把握关键点】-处理相关问题时，可能会遇到哪些情况？遇到不同的情况时，应采取何种方法(对策/措施/途径)应对？公文筐认识1.任务：回邮件、回电话、回信函、面谈等；2.接受者：人力资源经理（或主任、或总监）3.来电者：部门下属——请示工作——授权上级领导——指导工作——汇报横向领导——协商工作——沟通外部联络——探讨工作——坚持或妥协在处理每份公文时,应当把握的五个原则：（1）是否全面掌握了与事件相关的各种信息；（2）是否弄清事件所发生的时间和地点,以及人与人、人与事、人与物之间的相互关系；（3）是否对存在的问题做出正确判断,抓住事件的主线；（4）是否能提出解决问题的基本思路,分清轻重缓急,做出正确决策；（5）是否能恰当授权,提出解决问题的方式和方法。上级文件处理原则1.注意背景文献中提及的公司高层的人员结构，原则只向自己的主管上级汇报。2.处理原则：认真、谨慎、亲历亲为，对关键信息有保密意识。3.如果上级询问你的看法。提出多种方案，可提出自己的看法，但只建议，不决策。一般考察的是任职者综合判断和系统思考能力。正职还是副职：微妙平衡1.关注背景文献信息，注意任职者在人力资源部的角色，是正职还是副职。2.无论何身份，都要分享信息，共同进行决策。3.若背景文献中提到了两人的分工，在处理问题时要注意这一点。4.正职实际上也是副职的上司，但正职在处理问题时也要充分尊重对方。下级的应对原则1.在背景文献和各文件中，都要注意下级的责任与分工。2.注意授权的技巧。3.在对下属的辅导中要注意从人力资源专业角度的分析与建议4.防止非必要的越级处理，下级的下级5.但要处理重大事件或对直属下级的投诉。6.在不同情景下展示领导风格。7.必要时可协助公司高层提出要求。同级经理的应对原则1.服务意识2.分析所提供信息的真实性和完整性3.利用人力资源的专业知识和经验4.决策要考虑对其他部门的影响5.能对今后的发展提出咨询意见外部资源1.何种性质的外部资源？（劳动部门还是专业培训机构）2.对任职者的要求是否能应对企业当前的需要？是接受还是拒绝？3.保持维持良好关系？4.如果在不同情况下（接受或拒绝）尽可能扩大收益？特殊事件：打破所有常规（1）劳动安全事故（2）信誉危机……1、第一时间汇报高层，与高层领导保持一致2、第一时间优先处理，并亲自处理3、控制局势，符合危机处理原则4、事后要总结教训示例：文件1刘经理，您好！我是××软件开发公司技术主管李文，我们为贵公司定制的人力资源管理软件系统的试运行正在进行。按照协议规定，在9月20日之前完成试运行。按照合同规定，我们曾商定过，九月份之前完成对于贵公司使用者的培训。由于贵公司一直无法安排时间进行培训，贵公司主管人员以此为由，拒绝支付剩余款项。我们希望，能否与您见面协商一下费用的支付问题及其他事宜？谢谢您。开始先做如下处理再约见对方（2）回信中道歉并承诺立即解决（2）不予处理（0）回信指责对方坚持培训后付款（2）①了解软件实际运行情况（1）4.要求下属为培训实施做准备（1）2.要求下属提供详细书面调查报告，就合同做沟通准备（1）3.与财务部门协商做好付款预算（1）②了解培训未能进行的原因（1）5.遵守合同条款，同时也为本公司不能履行合同做谈判准备或相应措施（1）6.能考虑到该项目属于长期合作项目，要和对方保持良好合作（1）1.授权下属进行详细情况调查（1）某电子设备有限公司是一家研发生产数字芯片的专业公司，公司的创始人陆先生多年前留学美国，获得电子工程学博士学位，在集成电路设计方面颇有声誉，取得多项发明专利.2006年，回国创业，并获得某风险投资公司的风险投资。公司将研发基地设立在M市留学人员科技创业园，得到当地政府的大力支持。陆华涛迅速组织了研发团队，经过两年多日以继夜的工作，公司的数字芯片产品不断创新，不断突破核心技术。员工人数也从2006年的17人扩大到目前的165人，其中，70%为研发技术人员，20%为生产人员，公司暂时没有成立销售部门，销售业务都是高层直接负责。过去两年，风险投资公司没有对产品的销售提出过高的要求，希望公司高层能把主要精力放到产品的研发上，现在产品已经成型，且技术领先，风险投资公司对明年提出了明确的盈利目标。虽然很多知名的企业要表示出批量购买的意愿，但公司高层都是技术出身，缺乏市场动作经验，产品也还没形成批量生产，过去两年的市场指标都是在高层团队的奔走之下勉强达成，因此，风险公司提出的盈利目标让公司管理层感受到沉重的压力。您（李峰）是负责行政事务和人力资源管理的综合事务部的经理，有三名下属，分别负责行政事务（行政专员），人力资源事务（人力资源专员）和商务事务（商务专员）。现在是2013年4月21日下午3点，您刚出差回到办公室，需要处理完累积下来的邮件和电话录音等文件，您必须在3个小时内处理好这些文件，并做出批示，5点钟还有一个重要的会议需要您主持，在这3个小时里，没有任何人来打扰您，您在处理文件的过程中，需要对不同文件涉及的问题有一个处理的基本思路，现在请您开始处理这些文件。在接下来的3小时中，请您查阅文件筐中的各种信函、电话录音以及电子邮件等，并用如下回复表作为样例，给出您对每个文件的处理思路，并做出书面表述。具体答题要求是：（1）确定您所选择的回复方式，并在相应选项前的“□”里划“√”；（2）请给出您的处理思路，并准确、详细地写出您将采取的措施及意图；（3）在处理文件的过程中，请认真阅读情景和十个文件的内容，注意文件之间的相互联系；（4）在处理每个具体文件时，请考虑需要准备哪些资料，需要确认哪些信息，需要和哪些人（或部门）进行沟通，需要您的下属做哪些工作，您在处理这些问题时的权限和责任，如果相关问题的处理过程中可能出现不同的情况，也要考虑针对不同的情况给出不同的处理意见。【回复表示例】［文件一］类别：电子邮件来电人：隋蓝图像芯片研发部经理接受人：李峰综合事和部经理日期：4月18日李峰：我和数模技术研发部的常经理想和你就研发部员工的绩效考核和薪酬分配的方案沟通一下。公司内部的研发人员基本上实行的都是能力工资制，根据进入公司时定的能力等级发放薪酬，所以一般的研发人员的固定工资比例都很高，只有10%左右是绩效工资。按照规定，绩效工资和团队的整体绩效挂钩，由于公司的产品尚未大规模进入市场，所以同一个级别的研发人员的薪酬没有太大差异。而且，有的技术水平很高的员工未必业绩就好。我和研发部的经理都认为目前的考核方式和薪酬模式对员工和公司都有很大的负面影响，我们希望就这些问题和你深入沟通一次，如果你下周有时间，请尽快告诉我。隋蓝［文件一］回复：E-MAIL1、确认研发人员应该属于担负新产品开发的专业技术人员；需要探讨的问题是发放研发人员的工资是基于能力（技能工资），还是基于绩效（绩效工资）。这个与公司的发展阶段有关（具体可以结合案例分析所处的阶段：如果是应该重视高度业绩阶段，就可以调整为业绩为主的工资，适当考虑技能；如果是以技能储备为主，又要考虑绩效水平，可以采用一岗多薪的宽带薪酬）2、充分认识研发人员薪酬的重要性研发人员的工作是决定着企业技术产品是否能够适应竞争市场的需要，它是企业长远目标实现的有力保证，是企业发展的动力源。3．研发人员工作价值的衡量1)工作价值取决于创造力、解决问题的能力及专业智能。2)工作成效不能立竿见影，有时甚至没有结果，难以在短时间予以衡。4．研发人员人员素质的特殊要求1)通常是高学历，并且是经验丰富的人才。2)重视工作成就和工作内容(志趣相符)。3)自我期望较高，对工作环境要求也高。5．研发人员具体的薪酬政策和策略1)研发人员的薪酬着眼于对外具有竞争性，薪酬取决于市场的供需情况。2)市场供应不足，研发人员的薪酬可能较一般工程人员的薪酬要高。3)特别在激励措施上，对于产品开发成功时，可酌情给予产品开发奖金，或者根据贡献的效率增幅给予一定的利润分享，以期鼓励其自身价值