您好,欢迎访问三七文档
当前位置:首页 > 办公文档 > 工作范文 > 公司档案管理规章制度【参考4篇】
公司档案管理规章制度【参考4篇】【导读】这篇文档“公司档案管理规章制度【参考4篇】”由三一刀客最漂亮的网友为您分享整理,希望这篇范文对您有所帮助,喜欢就下载吧!规章制度——档案管理制度【第一篇】档案管理制度为切实加强我单位系统内人事、文件档案的管理,由单位办公室指定专人对档案进行分类、整理、保管,结合本单位实际,特制定以下制度:一、档案工作职责1、搜集、保管档案、材料,为国家和部门积累档案史料(含声像档案);2、收集鉴别和整理档案材料;3、办理档案、材料的查阅、借阅和传递;4、登记干部职工职务、工资的变动情况;5、为有关部门提供档案、材料情况(来源:公务员在线);6、做好档案、材料的安全、保密、保护工作;7、调查研究档案、材料工作情况,制定规章制度,搞好档案材料的业务建设和指导;8、推广、应用档案、材料现代化管理技术;9、定期向档案馆(室)移交永久、长期档案、处理短期或不予立档的材料;10、办理其他有关事项。二、档案管理工作人员守则1、坚持四项基本原则,认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和党的各项方针、政策,努力提高政治思想水平;2、档案管理单位人员根据规定,确定是否应提供材料;3、凡查阅档案利用单位应派中共正式党员干部到保管单位查阅室查阅。4、档案一般不外借,如必须借出使用时,要说明理由,经主管领导批准,并严格登记手续,限期归还,不得擅自转借他人。5、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。6、严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,不得擅自向外泄露档案内容,不得擅自拍摄、复制档案内容。规章制度汇编——档案管理制度档案室规章管理制度【第二篇】档案室规章管理制度第一章总则一、目的1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。2、公司档案,是指公司过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图标、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声象、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。4、重要原始档案遵循“双人双控,共同管理”原则,由总经办统一管理。第二章档案归档二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、归档范围1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。56、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、7、工程基建:设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造假、工程管理(变更、进度控制、质量空hi)、工程验收、工程报批资料等。8、合同:原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同。9、设备档案:公用系统、物料、仓库等辅助设备;生产部设备、工程部设备、QC部设备等。10、员工培训:培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。11、供应商档案四、归档时间1、各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时(一个工作日)内到档案室办理归档手续。2、设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档。3、员工培训类资料按月归档,于每月25日之后至次月5日之前到档案室办理归档手续。4、计量类资料按半年归档,于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续。5、供应商档案按每年度归档,于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的资料到档案室办理归档手续。6、记录文件,辅助记录半年归档一次,其他记录文件每年归档一次。7、批记录文件按月归档,于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续。8、未按要求及时归档而造成损失的,由当事人承担全部责任,并根据情节轻重予以相应处理。五、归档份数1、原件全部归档,并注明份数、出处。2、使用频繁的档案,各使用部门应复印留存自用。六、档案要求1、由档案室和各部门指定派一名专人负责归档事宜。2、对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。3、文件必须通过系统整理后再归档。4、文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。5、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。6、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。7、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。8、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,整。七、归档手续各类文件归档时,归档部门应填写《文件归档单》一式二份,由归档部门负责人和总经办审批,归档部门和档案室各留一份,以备查考。由档案员填写《文件归档登记簿》,贵当然和档案员共同签字确认。第三章档案的收集与整理八、档案的收集1、由各部门指派专人,每周一对其本部门需要归档的文件进行收集,并进行分类、排列、编目后移交档案室。2、由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集,再进9、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完行系统的、全面的整理。3、收集时要保证档案的质量,如不完整,需进行进一步的收集,对收集不全的档案,要做好记录。九、档案的整理1、档案采用按类别分类的方式,做到层次分明,便于保管和利用。2、档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理,并做电子目录方便日后检索。第四章档案建档十、分类梳理归档的资料,由档案员分类、编号、于文件归档的当天入库,并建立《档案明细台账》十一、档案专用章所有归档的复印件及归档原件产生的复印件,每页纸加盖蓝色档案专用章,加盖档案专用章的复印件视同原件使用,档案专用章置于档案室,由档案员保管。十二、档案编号章档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章,编号手写,档案编号章置于档案室,由档案员保管,对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。十三、检索目录所有归档文件,由档案员建立对应关系的电子版检索目录,并定期核对。十四、电子备份重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份,各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。第五章档案使用和归还十五、档案使用1、文件复印:由使用人填写《档案复印件登记簿》,一般性文件经部门负责人批准,重要文件同时报分管副总批准,由档案员复印、提供。2、借出已加盖档案专用章的复印件:由使用人填写《档案借出登记簿》,经部门负责人批准,最长不超过十个工作日,重要文件及特殊情况同时报分管副总批准;十日后仍未归还的,由档案员跟催或办理重新借出手续。3、借阅原始文件:由使用人填写《档案借阅登记簿》,经部门负责人批准,于档案室制定的地点查阅,不得带离档案室,重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。4、外单位借出档案时,由使用人填写《档案借出登记簿》,须经总经理批准后方可使用。5、按规定审批,由当事人和档案员在相应登记簿上登记并签字确认方可使用档案;违者一经发现,对档案员处以200-1000元/人/件的罚款;造成损失的,由档案员全额承担,并根据情节轻重予以相应处理。十六、档案归还1、档案使用者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时,经检查无误后,应在《档案借出登记簿》登记,并由使用人和档案员分别签字确认。2、发生损坏、丢失的,对使用人处以200-100元/人/件的罚款;造成损失的,由使用人全部承担,并根据情节轻重予以相应处理。3、档案归还时内容发生变更的,使用人应及时知会档案员进行更新,以保持档案的准确性。十七、档案保管与检查1、公司各类应归档文件应集中于档案室管理,任何部门或个人不得私自保存,更不得擅自销毁或据为己有,造成损失的,由当事人全额承担,并根据情节轻重予以相应处理。2、每月底,由综合部负责人将对档案室的资料进行抽查;每三个月与档案元共同对档案室的所有资料进行一次彻查,并填写《档案清查记录》。3、档案管理应账实相符,档案损毁或丢失的,由档案员全额承担,并根据情节轻重予以相应处理。十八、档案的销毁1、对需要进行销毁处理的档案,由档案室填写《档案销毁申请表》,并制作《档案销毁清册》,包括:本单位和卷宗的简短的历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告,经相关部门负责人和总经理审核签字同意后,方可销毁。2、档案员进行档案销毁,QA和档案归档部门各指派一人进行监销,档案销毁须协同保卫部门共同处理。3、档案销毁时档案员要在销毁清册上“销毁情况”一栏注明“已销毁”字样和日期,监销人员要在销毁清册上签字确认。十九、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。二十、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借,必须专人专用。7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。杭化新材料综合管理部2017年10月档案管理规章制度【第三篇】档案管理规章制度一、文书档案归档制度1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交行政部统一管理。2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档,还应留有书面材料存档。5.凡归档的文件必须留原件存档,书写整齐,用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写,如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。6.重要文件如部门需用可进行复印,但原件必须归档。7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。二、专职档案工作人员岗位责任制1.认真学习专业知识,贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》,热爱本职工作,忠于职守,维护党和国家利益,工作尽职尽责,自觉遵守档案工作各项规章制度。2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。4.负责档案库房各项制度的落实。5.积极提供档案的利用,充分发挥档案利用效果,认真总结经验,为领导决策和机关各项工作提供优质服务。三、兼职档案工作人员岗位责任制1/41.各部门配备一名兼职档案员,负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。2.兼职档案人员要热爱档案工作,熟悉业
本文标题:公司档案管理规章制度【参考4篇】
链接地址:https://www.777doc.com/doc-10104412 .html