日喀则绕城段竣工资料编制办法

1国道318线中尼公路日喀则市区绕城段新改建工程公路工程竣工资料编制办法（征求意见稿）第一章竣工资料的编制说明及要求第一节编制目的、依据为了使国道318线中尼公路日喀则市区绕城段新改建工程项目的竣工资料整理能够标准统一、完整规范，满足竣工档案资料检索、整理归档、工程完工资料编制整理基本结束的要求及国家档案管理有关规定的要求，特制定本编制办法。本编制办法适用于国道318线中尼公路日喀则市区绕城段新改建工程的竣工文件编制及档案整理。本项目竣工档案编制主要依据的标准和规范性文件：1、《中华人民共和国公路法》2、《中华人民共和国档案法》3、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）4、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）5、《公路工程竣（交）工验收办法》（交通部令2004年第3号）6、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发﹝2010﹞382号7、《交通档案管理办法》交办发[2005]431号8、《关于印发公路工程竣（交）工验收办法实施细则的通知》2交公路发[2010]65号9、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）10、现行公路工程标准、规范、规程。第二节、项目文件的收集一、本项目各阶段文件收集归档责任分工按照本办法附件8：《竣工文件编制具体分工及类目代号表》执行。二、各有关单位应按照收集归档责任分工，建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度，按照公路建设项目建设程序的不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作。三、收集归档的项目文件材料应为原件（特殊文件材料除外）。其中，项目立项审批等文件，原件保存在项目主管单位的，项目法人可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存；热敏纸传真件，需复印保存，复印件应清晰。四、收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；表单填写内容规范，产生及使用部位标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名。五、项目所有文件材料要求书写工整、字迹清楚、线条清晰、图样明晰、表格整洁、修改规范，签字手续完备。六、文件中的文字、数据、图表均须采用优质纸张并用激光打3印机打印或用不褪色的黑色或蓝黑墨水书写、绘制（表格A4，图纸A3），小于A4纸规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上；案卷内文件材料的制作和书写，应符合耐久性要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。七、竣工文件中的图表和文字说明，一律使用国家法定计量单位和符号。八、照片归档要求：数码照片应刻录在不可擦写光盘上保存，同时还须冲印出6英寸纸质照片与说明一并整理归档；照片档案的整理应符合国家档案局《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）要求:1、管理过程照片档案按照事由的时间顺序或重要程度排列。施工过程中的照片按单位工程结合路线走向、施工工序顺序排列，反映同一事由的一组照片，按其形成时间顺序排列，编制顺序号，装在照片档案装具内（照片档案盒和光盘档案盒），并填写案卷页号，正面编写在右上角，背面编写在左上角。2、冲印的照片档案以张为单位保管。每张须题名，对事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等内容进行著录，要求文字简洁，语言通顺，一般不超过50个字。填入档案专用相册说明卡片或光盘内。3、总（分组）说明：一组（若干张）联系密切的照片的总体说明，对事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等内容进行著录，要求文字简洁，语言通顺，一般不超过200个字。44、一个相册要拟写一个案卷题名，案卷题名应概括本册内全部照片的基本主题，写在封面上。5、照片档案保管期限，可根据文件材料中相关的内容确定。九、音像、影像档案归档要求：1、音像、影像档案要收集齐全，要有文字说明，要求文字简洁，语言通顺，一般不超过200字，做到文字材料与音像、影像材料相符。2、归档音像、影像档案，要经过系统整理刻录在不可擦写光盘上，每盘音像、影像要有工整确切地文字说明，对事由、主要人物、录制单位、录制人、形成日期、片长、编号、型号和保管期限等内容进行著录。音像、影像档案不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌及其他有害物质，装在光盘档案盒内。3、音像、影像档案，要按形成时间顺序排列，分别编写流水号。4、音像、影像档案保管期限：可根据文件材料中相关的内容确定。十、照片、录音、影像档案的归档范围：1、交通运输部、自治区及行业主管部门的领导视察、检查公路工程项目时的录音、影像及照片。2、反映公路工程建设项目的重大活动，如招投标仪式、开工典礼、通车典礼等形成的录音、影像及照片。3、记录公路工程建设项目重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像带及照片。54、工程关键工序和隐蔽工程施工时的照片。第三节案卷及案卷盒一、公路工程档案属科学技术档案，案内所反映问题的文件材料必须齐全、完整、准确。二、案卷的构成及排列次序：封面及脊背（卷盒），卷内目录，文件材料（成册），卷内备考表以上形成一自然案卷。三、案卷盒：本工程采用的案卷盒为硬文件盒，为WSD-S200031无酸卷盒,由西藏自治区档案馆监制，案卷盒的外表尺寸为400mm×220mm；厚度尺寸有20mm、30mm、40mm、50mm、60mm五种。本项目建议到西藏自治区档案馆购买，以厚度尺寸30mm的卷盒为主，竣工图可采用厚度尺寸为60mm的卷盒，其它厚度的卷盒酌情使用。四、案卷盒外封面1、格式见附件2。2、案卷盒外封面印制或书写字体规定：项目名称字样用1号黑体字体一行排列，书写在案卷盒中央部位。3、填写说明：（1）档号(建议竣工资料移交前用铅笔填写或永久性填写时空两格,暂不填写“GL5•1”，将来竣工资料验收时，如果某个部门提出须填写“GL5•1”，可以补加进去)日喀则市区绕城段竣工档案档号本着便于检索，简单明了，查询方便的原则，由项目代码名称、编制单位代码、类目代号、案卷6流水号组成。档号形式举例：G318•ZNRR•S（Ｙ或Ｊ）•X—XX其中：G318•ZNRR为项目代码名称，即G318为国道318线的代码，ZNRR为中尼公路日喀则市区绕城段的代码。编制单位代码：项目管理办公室代码为Ｙ，总监办为Ｊ，施工合同段为S，交通安全设施合同段为SA。X：为类目代号，详见附件10：《竣工文件编制具体分工及类目代号表》XX：为案卷顺序号（即案卷流水号、流水号从“1”开始编写，铅笔临时填写，移交资料前正式填写）注：“·”、“-”类间符号（“-”仅限用于流水号最后类目间应用）（２）案卷题名：案卷的定义为由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。案卷题名应简明、准确地说明卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括公路工程项目的名称、起讫桩号、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称。本工程的案卷题名的方式分为如下的方式：ａ、项目技术文件案卷题名的方式：国道318线中尼公路日喀则市区绕城段全一合同段XX桩号XX工程XX结构XX名称。示例：国道318线中尼公路日喀则市区绕城段7全一合同段XX桩号路基工程土石方填筑检测表。b、管理性文件案卷题名的方式：全一合同段+责任者+问题+名称示例：总监办关于对国道318线中尼公路日喀则市区绕城段2015年X月份工程进度和质量检查情况的通报。（5）立卷单位：填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。如果编制单位较多，可选择两个主要的编制单位填写。（6）起止日期：填写案卷内文件材料的起止日期，即文件材料的最早最晚日期，要求精确至月份，例如：二零一五年X月至二零一六年X月。如果文件材料最早最晚时间为二零一六同一个月份、则表示为二零一六年X月。（7）保管期限：见附件11。（8）密级：按交通主管部门有关保密规定执行。（9）封面内容填写字体规定：档号填写，用4号宋体字，案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级的内容填写时，用3号宋体字。由于案卷题名的前段字项目名称已用1号宋体加粗字统一书写在档案盒中央，在此处的案卷题名时，酌情可将此部分省略。五、案卷盒脊背（两侧）1、案卷盒脊背印有保管期限、档号、案卷题名（不写卷册）、盒号，格式见附件3。2、保管期限、档号、案卷题名、盒号填写用4号宋体字分两行横排书写。见附件4。83、档号填写：用铅笔、直尺把档号栏分成三行，第一行填写项目代码名称（暂不填写“GL5•1”，空两格），第二行填写编制单位代码，第三行填写类目代号、案卷顺序号。4、脊背“案卷题名”填写：自右至左竖写，首行空两字。根据脊背的厚度用3号或4号宋体字书写。桩号书写，要求字头向右，横排。要求具体格式为项目名称X合同段KXXXX+KXXXX段。此处的项目名称几个字不能省略，不写卷、册、分册、子册等。5、案卷盒底部脊背暂不填写。第四节卷内目录和卷内备考表一、卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。格式见附件5。1、序号：填写文件排列的顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注（卷内目录、备考表不编页码、不列入顺序号）。2、文件编号：发文机关文书部门的发文号（即文件的原设编号）或图样的编号。若文件材料上有则填上，没有则写“无”。3、责任者：填写文件材料的直接编制部门或主要责任者的通用标准简称（即中标合同中所用法人单位名称）；属原材料和工序报验文件，责任者应填写施工单位和监理单位。4、文件材料题名：填写卷内文件材料标题的全称，原文上有标题的，可以照录下来。没有标题或标题不能说明文件材料内容的（如会议纪要、通知等），应重新拟写一个符合文件内容的标题，外加“[]”括号。每件文件材料的标题在拟写时要顶格，如一行写不开，一横9格内可书写两行，但不能超过三行字。文件题名要完整地拟写在卷内目录内。5、案卷内每份独立成件（册）及单独办理报验和批准手续形成的文件材料，均应逐件填写文件标题，例如招、投标文件。6、日期：填写文件材料的最终形成时间。填写时间可省略“年、月、日”字样，单月单日可用零补充。如2016年6月20日可填写为“20160620”，8位阿拉伯数字表示。7、页次：应填写每份文件材料起止页号（文件材料题名所在的页号至最后页数上的页号，起止符号用“~”表示，横向排列）。8、如所归档文件属于符合档案保管要求的已装订成本成册的材料（即自成一卷的），已编有页号的，不必重新编写页号，在卷内目录页数栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。9、备注：对卷内文件变化时作说明用，如为复印件，须说明件存往何处。10、字体：（1）“卷内目录”用2号黑体字，标题栏用3号仿宋体，其余均用4号仿宋字。（2）填写栏内如字数过多，字体可适当缩小，且不能超过三行；如果超过三行，可以利用下方栏框，此行其它处可空白。示例：档号：G318•ZNRR•S•431—98第页共页序号文件编号责任者文件题名日期页次备注1****************************************102******************************************************3****************************************（3）边框用粗实线，表内用细实线。11、编制阶段页号暂用铅笔编写在文件右下角。双面书写的文字材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。（移交竣工资料时，采用打码机制作页号）12、卷内目录必须保留电子目录。二、卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格，不编写页号。格式见附件6，卷内备考表填写说明：1、标注档号2、互见号暂不填写3、卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数；说明复印件归档原因和原件存放何处，以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。页数要求填写卷内文件累计总和。4、立卷人：由档案整理组卷人签名，即谁立卷谁签名。5、检查人：由组卷单位部门技术负责人或监理部门负责人审核签名。6、立卷时间：填写完成立卷的日期。7、审核时间：填写审核完成的日期。8、字体：“卷内备考表”用2号黑