竣工资料的归档审查

竣工资料的归档审查工作概述一、竣（交）工资料的归档审查工作什么是竣工资料的归档审查工作？按照《国家重大设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）第7.9条的规定:施工单位在项目竣工文件收集整理和编制后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审，经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。竣工档案由施工单位负责编制，监理单位负责审核，建设单位负责验收移交。施工单位的竣工档案资料必须符合归档的要求，并得到建设单位档案管理部门的符合归档要求的意见后，才能到建设单位计划财务部门办理完工结算，到财务领取资金，这样从管理制度和经济手段上确保了档案资料的归档率、完整率和准确率。鉴于审查工作的严肃性，建设单位档案管理部门和专兼职档案资料员在进行竣工文件完整性、准确性的审查确认过程中会遇到诸多问题。那么如何确保接收入库的竣工档案的完整性、准确性和系统性符合国家规范的归档要求？本文旨在对竣工资料归档验收内容和案卷质量审查重点和方法做简要介绍。二、竣（交）工资料归档验收的主要内容及分类国家重点工程进行竣工验收的一个重要条件是竣工档案资料必须同时或提前通过验收。工程竣（交）工验收主要包括外、内业两部分，外业是现场实体检测、外观检查；内业则是审核工程质量控制档案资料。因此，在工程竣（交）工验收阶段，监理人员、工程管理人员和档案员要共同严格审核把关，确保竣工档案的内在质量。工程竣工时要做到档案资料和工程建设同步，有特殊要求时，纸质档案和电子档案同步。竣工档案资料具体内容虽然因工程种类和专业不同而有所差异，但竣工档案资料验收范围和审核重点大致相同。竣工档案资料分为三类：建设程序档案资料、工程质量档案资料、工程经济档案资料。1、建设程序资料归档验收内容建设程序档案资料也称工程综合性资料。主要验收内容有立项文件、建设用地拆迁文件、勘察设计文件、招投标文件、开工审批文件、施工执照、项目组织机构及负责人名单资质证书、项目竣工验收报告、验收鉴定书等。2、工程质量资料归档验收内容工程质量资料也称为施工文件，所包含范围较广。主要验收内容包括工程质量控制资料、工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录资料、工程质量验收资料、施工技术管理资料及竣工图和声像电子文件资料等。3、工程经济资料归档验收内容工程经济资料也称工程财务资料，包括工程造价相关资料。主要验收内容有施工承包合同、经济洽商、工程费用索赔报审表、工程签证（技术核定单、工程业务联系单）、会议纪要、来往函件及概算、预算和决算资料等。二、竣（交）工资料的归档审查重点档案资料管理是工程建设管理的组成部分，工程档案是反映工程质量控制的载体和凭证，档案质量管理纳入工程质量保证体系有利于档案质量控制。工程档案资料从形成到归档要经“五道关”把守：即施工中把“形成关”；交工验收时把“归档关”；监理代表建设单位把“质量关”；指挥部把“整理关”；总体竣工档案最后要通过“审核关”。项目建设过程中，档案资料要按照“三同步”管理原则文件，图纸资料从形成、积累到归档移交要求全程处于受控状态。1、归档范围的审查归档范围的审查，理论上是建设单位档案部门在监理审查合格后的基础上进行接收前的审查，提出整改方案并反馈给监理方，再由监理方去指导施工单位进行整改。竣工资料齐全性的审查是建设单位专兼职档案资料员的工作重点，按照《建设工程监理规范》（GB/T50328-2001）第5.7.1规定:监理单位应对承包单位报送的竣工资料进行审查。但在实际工作中，监理方由于专业分工不同、技术知识掌握程度、工作认真程度和责任心等等因素，一是未能充分发挥真正意义上的审查；二是经过监理审查合格后的竣工资料，交到建设单位档案部门时，经建设单位专兼职档案资料员审核后或多或少都会存在一些突出问题。工程管理人员、监理人员和档案员在审查竣工资料归档范围时，要按照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》（规范性附表）对施工单位竣工资料归档范围进行逐条审查核对。审查重点为竣工图及文字资料是否完整，签署是否完备；隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更单的落实情况；主材试验报告提供的内容及数量是否达到要求;提交的单元工程质量评定资料的单元数与实际的单元数是否相符;工程竣工验收鉴定书上哪几家单位签字盖章的合法性和有效性等等。审查整改通知书或审查意见要一次性提出全部整改具体内容，不能缺项漏项，否则一旦修改就存在一系列的变动，因补充内容后重新立卷，从而牵连到组卷工作的各个工序都重新更正，特别是已编好的页码又得涂改重新编写、卷内目录和案卷题名也要作相应修改等，因返工造成繁重工作量。因此，在项目建设过程中，建设单位档案部门要加大指导检查力度，培训宣贯竣工资料归档规范和档案质量标准；监理和施工单位要认真贯彻执行，避免因业务不熟悉导致三番五次修改，避免造成时间、精力和财力的极大浪费。建设单位档案部门对竣工档案资料审查工作要承担一定的风险和压力，因为施工单位完成归档移交顺利办理完工结算拿到资金后，若再发现竣工档案内容不齐全完整，不符合归档要求，想要找施工单位回来解决问题时，就人去楼空非常困难了；同时这也是对建设单位档案责任人的在建工程档案管理水平及对整个工程各专业技术了解程度的考验。2、案卷质量的审查案卷质量的审查包括文件材料内容、案卷编目、文件材料、原件、签名和书写、竣工图等六个方面。文件材料内容的审查。资料的内容应真实、准确。如单元工程质量评定，资料提交的单元个数与实际产生的单元个数应相符；提交的单元个数可以从卷内目录文件材料题名中得到；文件题名要在卷内目录中体现出来，但不应该占据序号的位置；实际的单元个数可以从质量评定汇总表中找到，还可以从单位工程质量评定表中查到或从竣工资料有关质量评审信息中搜索得到。案卷编目的审查。案卷页号是否按规定要求填写，只要有文字就要有编写页码，除非是空白页才不编写页码，页号编写位置：单面书写的文件在右下角编写页号；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图纸页号一律编写在图签的右下角；卷内目录和卷内备考表均不编页号。案卷封面填写不准确；卷内目录漏写或与原目录不符；备考表填写不完备；案卷脊背填写不正确，未按要求填写。文件材料的审查。包括分类不准确，不符合档案分类表的要求；组卷未遵循组卷原则，同期限、同事项的文件组合在不相关的卷册中，不便查找；案卷题名不能简明、准确地揭示卷内文件内容；不装订的卷内文件未盖档案号章；案卷装订不符合归档要求，不美观、不整齐；照片、录像带、电子文档整编不符合规定要求。原件的审查。副本不能代替正本；复印件或传真件不能代替原件。签名和书写的审查。文件材料的印刷模糊，不清晰；签名不齐全；不是亲笔签名或用印章代替签名；书写未使用碳素墨水或蓝墨墨水，且字迹潦草；用复写、热敏传真纸，且字迹不清。竣工图的审查。工程竣工图图面不清晰；竣工图逐张未加盖竣工图章；各项图标不齐全、签署不完备。3、竣工资料归档系统性的审查组卷工作是竣工档案编制的重要工序，组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系。以往竣工资料的组卷是在收集齐全、积累完整的基础上进行的，现在按照工程档案资料规范化要求，加强前端控制采用了一级目录、二级目录的管理方式，对施工文件材料从形成积累、表格式样、质量标准到组卷、移交归档等预先设置并提出具体要求。各单位所形成的工程资料种类对号入座，可以提前按序组卷。其中一条归档范围的内容组一个案卷，可分装多盒，案卷之间的排列顺序以所排序号为准；卷内之间的排列顺序以归档内容时间顺序为准。随着国家对建设工程质量要求越来越高，工程“缺陷期”延长（如交通工程项目由1年延长至2年），“缺陷期”的观测记录、辅助建设项目以及管理中形成的相关资料对工程竣工验收也非常重要。因此，竣（交）工验收并不意味着档案工作的结束，工后控制仍需严格跟踪把关。档案资料工作者要将“创精品档案”的目标融合在“建精品工程”的整体意识之中，通过全过程、全方位控制，使档案资料质量得到有效保证。档案资料管理作为工程建设不可缺少的环节，只有与工程建设紧密结合、融入工程建设之中才有生命力。目前，高速公路建设开展多种形式的劳动竞赛、争先创优时，都把工程档案资料的质量管理列入其中进行考核，这对保证档案资料的齐全、完整、优质具有积极的意义。