北京盛福大厦物业管理系统文件

北京盛福大厦物业管理系统文件北京仲量联行物业管理服务有限公司规条编号规条目录物业系统文件-001物业部人员架构物业系统文件-002物业部人员岗位职责物业系统文件-003基础文件1用户手册2装修手册3应急工作程序物业系统文件-004工作程序（一）前台管理制度（二）物业部工作程序1收楼撤租2租务管理3二次装修4车位5钥匙6储藏室7通讯8投诉9巡视10保险11出入证物业系统文件-005标准表格及文件物业系统文件-006通知一、物业部人员架构部门经理部门副经理物业主任物业主任物业主任(负责二装\入住\收楼)(租务)(通讯)物业助理物业助理(高区)(低区)前台:大堂前台管理处前台文员二、物业部人员岗位职责物业经理岗位职责直接上级：管业部总经理直接下级：管业部副经理联系部门：各部门岗位职责：1．在总经理的领导下，全面负责管业部的工作。2．制定管业部员工的岗位职责、内部管理制度和工作程序。制订员工培训计划，定期开展员工业务培训。3．监督、检查、指导本部门员工工作，定期进行考核、评估，参加求职人员的面试，挑选合适的人选，向人力资源部门推荐合适的人选作为人才资源储备。4．根据本部门的工作内容，拟定下一年度营运计划、成本预算，人员分配。5．每月定期与供应商（工服制作、洗衣公司、保洁公司、外围绿化及花卉公司、工程监理公司）召开工作例会，分析及总结工作中出现的问题，监督及督促供应商的各项工作，及时增补、更新《装修指南》的内容。6．根据租户的装修申请，召开部门、租户、工程部及监理公司的施工装修会议，阐明装修施工的各项规范，就装修图纸提出具体的意见并督促装修公司及时更改。7．处理租户投诉，定期将租户的意见和建议反馈至各职能部门并加以工作改进，及时上报总经理。8．定期走访租户并征询租户的意见和建议，加强与业主、租户的沟通，妥善的解释管理处各项政策，保持良好的租务关系。9．每周定期参与管理处例会，及时将工作动态向上级汇报并知会各部门，以利于总结工作并协调沟通。10．与相关政府部门保持顺畅的沟通渠道、良好的协作关系，以利于树立良好的企业形象。11．与市场部及时沟通，了解新签约租户及潜在租户的情况，了解大厦的租赁情况，积极配合市场部的工作。12．根据租户的要求，及时作出反馈和书面回函，并及时准确的变更租户档案资料，及时将最新的租户资料送达财务部，便于各项费用的收取。13．每月准时审核应收帐单、催收帐单，保证各项帐单能够准确及时的送达到租户手中。14．详细掌握租户的财务付款情况，并根据欠费情况及时与租户沟通，敦促租户尽快解决拖欠款问题。15．每月定期参与管理处与发展商的工作例会，总结每月工作情况并上报发展商。物业副经理岗位职责直接上级：物业经理直接下级：物业主任联系部门：各部门岗位职责：在物业经理的领导下具体实施本部门工作计划，为客户提供高质量的服务。工作内容具体如下：1．全面了解并掌握本大厦租户的单元号、名称、面积、公司性质、人员情况及有关客户提出的特殊要求等。2．与市场部及时沟通，了解新签约租户的情况；根据租约合同更改租户资料。3．与新签约租户及时联系，确定收楼日期；安排收楼前的相关事宜：与财务部确认新租户的交费情况。4．定期巡视并监督租户的装修情况，制止违反大厦规定的一切行为。5．跟进租户二次装修的验收情况，确认其迁入大厦的日期。6．定期拜访客户，认真听取客户的意见与建议，及时有效的解决客户提出的问题。7．与保安部、工程部、财务部及时沟通，熟悉物业、清洁、工程、保安、消防、财务各方面的情况。落实租户迁入、迁出的有关手续；对发现的问题，及时与相关部门协调解决；如属权限以外无法解决的问题，应及时上报。8．核对每月发出的客户帐单及催帐单，了解客户的交费情况，做好催费工作。9．处理日常的客户回函，检查本部门的存档工作及业户资料的更新工作。10．负责大厦的保险事宜：对大厦内出现的事故应填写书面的出险报告，与保险公司相关负责人及时沟通，提供赔付所需的相关资料；对涉及到客户的人身及财产受损的情况，应向客户及时反馈保险公司的处理意见及向客户做合理解释；督促保险公司的赔付工作并知会财务部。11．监督前台人员工作的完成情况，跟进大厦班车的运行状况。及时反馈12．客户的意见，为客户提供高质量的服务。13．监督、检查、指导物业主任的工作，每月向物业经理提交本部门的月报。14．根据工作所需，与相关政府部门保持密切联系，以确保大厦能及时了解并执行政府部门颁布的各项法规政策。15．跟注并监督供应商合同的情况，定期召开供应商会议进行工作沟通，对合同的续约向部门经理提供建议。16．针对租户租约执行过程中产生的问题，积极与各部门知会协调解决。17．认真完成部门安排的各项工作，主动将工作结果及时上报。18．认真完成每月工作报告及年度报告。物业主任岗位职责（保洁）直接上级：管业部副经理直接下级：管业助理联系部门：各部门岗位职责：1．每天按时巡视各楼层，检查各区域设施是否完好。对租、售单元及公共区域定期检查，发现问题及时解决，保证空置单元处于良好的出租状态。2．与工程部维修人员配合，维护好各楼层的公共设施。3．在巡视期间如遇有起火隐患、制造噪音、破坏公物等情况和行为，采取措施并及时通知有关部门进行处理，配合保安和消防部门维护各楼层的安全。4．监督检查各楼层公共区域的清洁状况，遇有严重影响清洁卫生的情况，立即与清洁部门联系并汇报上级。5．发现公共区域通道有堵塞物，应立即采取措施或通知有关人员予以清除。6．要求保洁公司定期上交工作计划给部门。负责管理处与保洁公司之间的桥梁，监督、协调与保洁有关的事宜。7．保证大厦内公共区域的标识清洁、完整有效。8．负责与花卉公司联系，保证室内外的绿化情况，按时更换、按时浇水等事务。9．负责部门内部的办公用品的管理及每月上报采购计划。10．认真做好每月工作报告。11．监督供应商及承包商合同执行情况，定期进行沟通及时跟进。物业主任岗位职责（租务）直接上级：管业部副经理直接下级：管业助理联系部门：各部门岗位职责：1．负责对待租、售单元和所管辖公共区域的定期巡视，检查工作，确保所管辖区域的一切正常。2．监督前台人员工作的完成情况，跟进大厦班车的运行状况。及时反馈客户的意见，为客户提供高质量的服务。3．核对每月发出的客户帐单及催帐单，了解客户的交费情况，做好催费工作。4．全面了解并掌握本大厦租户的单元号、名称、面积、公司性质、人员情况及有关客户提出的特殊要求等。5．与市场部及时沟通，了解新签约租户的情况；根据租约合同更改租户资料。6．做好交接班工作，认真填写《管业部日志》，完成工作月报。7．负责接听租户提出的各类问题及日常投诉，其中包括维修服务。准确的掌握大厦各方面的情况，同时熟悉关于管理、清洁、工程、保安、消防、财务登等各方面的基本状况，在最短的时间内帮助租户解决问题，与租户建立良好的关系。8．遵守公司各项规章制度。9．努力学习物业管理知识，积极参加公司组织的各项培训，逐步提高业务水平。物业主任岗位职责（二装）直接上级：管业部副经理直接下级：管业助理联系部门：各部门岗位职责：1．负责接听租户提出的各类问题及日常投诉，其中包括维修服务。准确的掌握大厦各方面的情况，同时熟悉关于管理、清洁、工程、保安、消防、财务登等各方面的基本状况，在最短的时间内帮助租户解决问题，与租户建立良好的关系。2．负责对楼宇内部、外围及地下停车场的巡视，发现问题及时处理或知会相关部门予以解决。3．对楼宇的设施使用状况进行经常性检查，负责与工程、保卫、清洁等部门及其他相关设备设施之指定维护承包商联系，以保障各项设施的正常工作运营。4．与租户进行入住及退租之单元收楼工作，准确并完成相关文件，确保大厦设备完好。5．会同工程部与租户和二次装修商进行装修前会议；进一步解答客户提出的相关问题，提出大厦对装修施工的具体要求及手续6．办理租户二次装修审批手续、建立施工资料档案、收取相关费用、装修押金、对施工现场巡视管理、安排竣工验收、办理押金退回手续。7．配合监理公司对装修施工单位进行有效的监督管理。8．统计停车位占用信息，负责停车卡的发放及回收。9．储藏室租用信息管理及钥匙的发放与回收。10．楼宇钥匙系统管理，根据租户要求联系制作商增配单元门钥匙。11．协助保卫部、工程部进行节假日安全检查工作。12．认真完成工作月报。物业助理岗位职责直接上级：物业主任联系部门：各部门岗位职责：1．负责新租户公司指示牌的申请及安装工作，确保各楼层及大堂公司指示牌的清晰完好,如遇租户名称变更，应积极与供应商联系，以尽快满足租户的要求。2．负责协调租户、工程部之间的工作安排，完成楼宇单元内各种设备、设施的清洗更换工作。3．负责对租、售单元及公共区域的定期巡视、检查公共设施是否完好。在发现问题后及时填写工程维修单，并与工程维修人员配和进行维修，跟进维修结果，确保大厦系统的正常运行。4．负责联系、安排相关部门及时解决租户的各类投诉问题。对租户区域内设备设施的维修进行定期的复查，并认真听取租户的意见，及时处理并向相关领导汇报。5．遇突发事件，及时到达事故现场，并立即联系相关部门进行处理，完成事故现场报告及在24小时内将保险通知书传至保险公司。6．负责与15层BASF的设备设施维修保养的签收工作，并于月底对所需费用进行结算。7．每年定期对大厦内部的空气净化机滤芯进行更换，及时与厂家联系、租户联系，确保净化器正常使用。8．协助前台做好大厦班车的检票工作。9．认真的完成每月、每周的工作报告。10．认真履行完成上级分配的各项工作。11．努力学习物业管理知识，积极参加公司组织的各项培训，逐步提高业务水平。物业助理岗位职责直接上级：物业主任联系部门：各部门岗位职责：1．负责对楼宇内部、外围及地下停车场的巡视，发现问题及时处理或知会相关部门予以解决。2．对楼宇的设施使用状况进行经常性检查，负责与工程、保卫、清洁等部门及其他相关设备设施之指定维护承包商联系，以保障各项设施的正常工作运营。3．与租户进行入住及退租之单元收楼工作，准确并完成相关文件，确保大厦设备完好。4．办理租户二次装修审批手续、建立施工资料档案、收取相关费用、对施工现场巡视管理、安排竣工验收。5．统计停车位占用信息，负责停车卡的发放及回收。6．储藏室租用信息管理及钥匙的发放与回收。7．楼宇钥匙系统管理，根据租户要求联系制作商增配单元门钥匙。8．协助前台做好大厦班车的检票工作。9．协助保卫部、工程部进行节假日安全检查工作。10．认真听取客户的意见和建议，妥善处理投诉。11．做好交接班工作，认真填写《值班日志》，完成工作月报。12．遵守公司各项规章制度。13．努力学习物业管理知识，积极参加公司组织的各项培训，逐步提高业务水平。物业助理岗位职责（通讯）直接上级：物业主任联系部门：各部门岗位职责：负责大厦内所有单元通讯、公共事业费方面的事宜，具体如下：1．热情为业户服务，耐心、细致的对业户说明大厦通讯系统的具体情况及所能提供的通讯种类，并向业户提供良好的建议。2．接到业户通讯业务申请函后，知会大厦发展商并及时回复业户或制作协议，联系工程部核实楼层资源。若属大厦所能提供通讯范围内的业务，及时与工程部联系安排安装及开通。若超出大厦所能提供的通讯范围，与北京电信公司联系协助办理。3．跟进每个单元通信工程的施工及结果，并做好《每月变更记录》、《工作日志》。4．每月按时前往西单电信营业厅领取市话单，为所有业户计算当月市话费、长话费，完成《每月电话费一览表》、《每月变更记录》，并提供财务部收取相关费用。5．每月根据工程部的电表读数记录完成《电费一览表》，提供给财务部收取费用。6．每月按时分配所有业户的电话明细单，包括：市话粗单、长话粗单、长话细单，并于15日与帐单一同发送。7．接到业户报通讯故障时，及时联系工程部检查线路，确保大厦内部线路正常运作。协助北京电信公司工作人员进行远端数据检测，定期安排工作人员进行大厦现场检测。8．每日检查机房话务台终端设备及数据传输正常情况。9．努力学习物业管理知识及通讯专业知识，逐步提高服务水准。文员岗位职责直接上级：物业主任联系部门：各部门岗位职责：1．负责大厦管理处