延续管理-留任员工

留任員工的腦袋延續管理HamiltonBeazleyetal.指導教授:陳裕民報告學生:黃青淵報告日期:2005/5/17雇用期愈來愈短，忠誠度愈來愈低企業經營如同馬拉松接力賽，新舊交棒、世代傳承。當員工因跳槽、調職、裁員、退休、縮編等因素離職，專業知識往往跟著流失。保存、移轉和強化知識，進而維持高績效和生產力，是企業持續面對的挑戰。內容大綱二十一世紀企業的新威脅永遠不會折舊的資產知識斷層七大危機知識學習曲線推動延續管理六步驟知識延續性評估知識保鮮盒發展K-PAQ發展K-Quest建立知識檔案新人與知識檔案的互動企業文化與獎勵制度二十一世紀企業的新威脅延續管理「知識延續管理」(Knowledgecontinuitymanagement)。將調職、辭職、解雇或退休員工的關鍵知識轉移給繼任員工。減少知識流失、新進員工快速上手、提高生產力、降低新舊員交接造成的知識真空、保護企業知識基礎、改善顧客滿意度、創造競爭優勢。二十一世紀企業的新威脅即將來臨的知識崩解-二次大戰之後的嬰兒潮退休。持續性的知識斷層-裁員、辭職、調職及約聘人員離職。忠誠式微-用人制度從全職、永久雇員轉變為短期、約聘人員制度。永遠不會折舊的資產無形資產在商品成本中所佔的比例日漸升高-組織知識、專利及商標。製藥業例子-知識資本與藥品材料成本。知識連續體-資料【詮釋】＞資訊【模式化】＞知識【整合】＞能力【通盤觀察】＞知慧永遠不會折舊的資產知識特性無形而流動租借使用累積性:建立在過去知識基礎上。活化企業資源:包含活化有形及無形的資產。不穩定：不易保存且容易過時。愈用愈增值：分享知識而增加知識價值。再教育:善加投資，就能創造更多價值。珍貴資產：特定職務的專業知識。永遠不會折舊的資產專業知識的類型認知知識-工作的相關數據、資訊及來源。技術知識-創造工作績效所需的技術及訓練。系統知識-對因果關係間交互作用的了解，為決策過程中極重要的關鍵知識。社會網絡知識流程及程序知識啓發性知識文化知識永遠不會折舊的資產專業知識的創新價值投入物（資源）＋轉換過程＝產出（物品或服務）投入物（知識）＋轉換過程（知識）＝產出（物品或服務）投入物（知識）＋轉換過程（知識）＝產出（知識）EX.工程師、律師、顧問等。永遠不會折舊的資產創造企業知識所需成本在職培訓生產力損失非正式學習投資：員工自行向外學習。團隊生產力受拖累可能的商機損失無形損失：團隊合作默契的損失。知識斷層七大危機知識真空-擁有重要關鍵知識的員工離職，重要知識隨之流失。EX:鮑伯的寶貝知識恐慌-新進人員需要的知識，只有離職的員工知道在哪裡。知識困惑-移交的知識不夠充足、不易理解或過於凌亂，無法有效利用。知識斷層七大危機資訊過量，知識卻不足-資訊過多，無法及時轉換成知識，就等於沒有知識。知識填鴨-承接一堆過時、不正確或不重要的資訊，新手上路備感艱辛。知識狂想-在迷宮中漫遊，仰賴不實或錯誤的假設，做出可能謬誤的決策。知識僵固-源自於不願改變、抗拒修正行事方法的組織文化。知識斷層七大危機延續管理強化競爭優勢讓新人快速上手。形成更好的決策，減少錯誤。改善新人訓練的效果。降低新任與現任員工的壓力、提高士氣、增加忠誠度：原因：界定並釐清職務內涵、讓新任人員覺得有價值、社會網絡連結、降低可能離職的成本知識斷層七大危機延續管理強化競爭優勢保存知識網路-知識的價值在於人與人間的互動，知識透過互動的網絡而移動。（節點網路）將員工注意力集中在找出對職務具關鍵性的知識與生產力的平衡點。Pareto:八十％的產出是由二十％的工作量而來。知識斷層七大危機延續管理強化競爭優勢避免知識私自囤積。保存組織記憶。創新知識，組織學習變得容易。加強顧客信心、減少顧客流失。維持企業核心價值、優勢與任務。增加組織長期的效率。知識學習曲線新進員工的生產力是所獲得的專業知識數量及速度的函數。知識延續加快學習曲線的上升速度。員工愈快達到生產水準，愈快對團體綜效（groupsynergy）有所貢獻。知識學習曲線推動延續管理六步驟評估知識延續性決定目標與規模分派協調責任規劃推動計劃建構留存與轉移重要專業知識的方案轉移專業知識知識延續性評估功能提供組織知識斷層以及相關成本的說明。找出對對組織具關鍵性的專業知識。分析現任與繼任員工間的專業知識轉移過程，明確指出每一階段的優、缺點。調查既有的資訊科技軟、硬體。評估組織文化重視與知識分享程度。知識延續性評估步驟計算各職務類別的年流動率-知識衝擊計算各職務類別符合退休資格的人數判定哪些職務類別應參與及參與程度現任員工與繼任員工之知識缺口分析評估知識流失損害知識保鮮盒(知識檔案)-原則只包含重要的專業知識。現任員工需要系統方法，釐清重要專業知識。知識檔案應包括SWOT的分析。建構標準應為「知識對員工職務的重要性」及「該職務對組織的重要性」。應易於了解及取得及限制查閱權限。知識保鮮盒(知識檔案)-分類業務資料主要專業知識主要營運統計主要資訊主要參考資料主要資訊來源最優先議題待解決議題主要客戶待完成計劃基本專業知識背景專業知識職務目標基本職務功能呈報系統基本職務活動SWOT分析創新知識網絡技術工作表現評估已完成計劃未利用想法現任員工自傳發展K-PAQTheKnowledgeprofileanalysisquestions-步驟P191規劃知識檔案及分類發展K-PAQ-根據前項，研礙一套留存現任員工重要專業知識的問題清單，轉成問題資料庫做為訪談內容。發展K-Quest-即知識問卷，從K-PAQ挑出相關問題，建構可存取員工知識的工具。執行K-Quest規劃知識檔案發展K-PAQ(知識檔案分析問題)規劃K-Quest(知識問卷)執行K-Quest知識檔案的產生建立知識檔案確保傳承機制現任員工組成專案小組，查核由K-Quest存取的專業知識。定期且在必要時更新知識檔案。透過年度員工會議以及每季網上會議來更新知識檔案。新人與知識檔案的互動了解知識檔案之旅：格式、內容、目的和使用方法。檢閱現任員工自傳檢閱常問的問題知識檔案練習：回答知識檔案的問題。聯絡知識網絡評論流程：針對系統及流程提出建議。保密指示：維持或修改原指示。企業文化與獎勵制度升遷-將延續管理機制納入，如未完成K-Quest、定期更新知識檔案就不列入升遷考慮。薪資-部分薪資、加薪及紅利端看是否達成組織訂定的延續管理目標。表揚-獎項、榮譽及指派較好的工作任務等，並具有示範效果。Thankyou!!Q&A