公文写作四重门如何做到快速入门

公文写作“四重门”，如何做到快速入门？总有人在问，如何快速学会写公文。首先对这个提问表示肯定，不管是主动想学习，还是工作所迫。有这一问，至少说明意识到了写公文的重要性。公写作是行政机关必须要掌握的一门基本技能。有人总结过，市一级的机关单位有70%以上工作与文字材料相关联，而且越往上级这个比例越高，学会写作，才能抓好工作。公文写作是一项技能，和其他的业务技能一样，都是需要通过学习获得的，而且很难在学校里获得。有人说，中国文坛“两大怪”：文学院难出大作家，中文系不产笔杆子。讲的就即使是中文系毕业，也不是一到单位就能写，还得从头学起。这说明公文写作不仅要通过努力学习获得，而且还有一定的门槛，入门也不那么容易。学校学不到，到了机关也很少有专门的培训，那要怎样才能更好地找到路径方法，加快入门的速度呢？这里和大家作个简要交流。要快速入门，至少要搞清楚三方面的内容。一是门在哪？二是门有几重，先入哪个门？三敲门砖在哪里？如果把公文写作学习成长比喻成爬山，具体一点，就爬泰山吧，最经典的路线，就是从红门入，到中门、经南天门，最后达到玉皇顶。如果你是初次爬，那就要知道红门在哪里？虽然其他的方向还有很多口可以进，但如果乱入了，可能连路都没有，更可能迷失方向。其次，你要知道到达顶峰，需要红门、中门、南天门一段一段地走，你不能不走红门、中门，直接就到达南天门。如果是一心想到达南天门，却不愿意走中门、十八盘，那就是用错了力，成本非常高（比如坐直升机）而且效果不一定好。而敲门砖可以是门票，也可以是攻略，让你进得了门并在每个门后走得顺，看到更多的风景。下面分别来讲。一、门在哪？公文写作就在我身边找到门，关键是要清楚哪些属于公文写作的范围。公文是法定机关或其他社会组织在公务活动中，具有法律效力和规范的文体。笔者认为，可以大概地分为小公文和大公文两个概念。小公文是指，2012年《党政机关公文处理工作条例》明确规定的15类公文。包括：（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。每一个文种都明确了适应的范围和使用的规范要求。其中，一般单位写得比较多的有9类，后图标注出来的这些。但这只是公文写作的一部分，在这15种之外，还有大量的文字材料都属于公文写作的范围。这方面，我将他们称之为“大公文”，还包括领导讲话、工作方案、调研报告、工作信息等等，甚至办公室办文摘要、会议记录、谈话记录，平时给领导拟一条报告短信、代拟批示等都算。从这个角度讲，工作当中涉及到所有文字材料都可以算在公文写作的范畴。所以，公文写作要入门，不必舍近求远，抓住每一段文字写作和处理的机会，就是在练习公文写作。门就在身边，就在工作中，行政工作中公文写作无处不可入门。二、几重门？对自己有个清楚的认识关于公文阶段，有人归纳了好几种表述。笔者认为，可以分为四个层次：一是写得像，二是写得是，三是写得好，四是写得神。对应的有四种出品，一是产品，二是作品，三是精品，四是神品。（一）写得像，出产品。是指看起来像模像样，能够满足基本的要求。这里强调的主要是形，即形式上、外观上要让人一看就知道是公文，而不是其他的什么材料。一般来讲，社会上很多文字类材料是没有统一规范和标准的，所以形形色色、五花八门，与公文有着十分鲜明的区别。写得像至少要做到以下三个方面。一要做到文体准确1.适用范围要准，不能该写请示的写报告，该用报告的用请示。2.行文关系要准，该用上行文的用上行文，该用平行文的用平行文，该用下行文的用下行文。有个单位为给领导请假培训班，向上级部门发了个请假函，就显得非常怪。这方面，函是比较难把握，不相隶属的上级有关部门，都应该发函。但有些单位不敢发，硬要写个请示，也是不符合规范要求的。3.格式要求要准。从字体到字号，到行距、页边距、字距等都有明确的要求。这样才能保证全国公文的统一性。当然，由于国家没有明确得非常细，各个地方又进一步做了细化，有些细节，比如字距、字体这些有些不一样。二要做到素齐全一般来讲，公文要素主要包括公文标题、主送机关、公文正文、成文日期、生效标识等5部分。还有一些比如保密标识、联系人、附件、版头等等也要视情况予以增减。三要做到语言规范公文语言区别于诗歌、小说、散文等语言，它有比较严格的要求，一般来说要做到措辞严谨、语言精炼、文字精准。（二）写得是，出作品。主要是从公文的内容上来讲，就是要求一篇公文（或一段工作文字）要能够对所阐述的不同工作，进行比较客观、准确反映。让人通过公文能够了解事件的情况、状态。有些人简单地把写公文看作“玩文字”“耍笔杆”，也有的人把它当成“干虚活”“装门面”，这都是把文字工作看轻了、看扁了。这里涉及到一个工作与材料关系的问题。笔者一直认为，写材料就是写工作。不能脱离工作来编材料、造材料。主要有三个方面：一是全面。这里讲的全面，是一个四维的多层次的概念。1.要素要齐备。最基本的是5W要素要有，何时（when）、何地（where）、何人（who）、何事（what）、何因（why）。当然不是每篇材料都要有这几个要素，根据实际情况，可以适当减省。2.横向要到边。综合性的材料要将区域全范围内全面情况都予以体现。一个单位的工作总结要兼顾到所有工作和各处室，一个党代会报告要涵盖经济、社会、民生、党建等各领域。也是一样，根据材料的使用需要，进行适当增减。3.纵向要贯通。这里讲的纵向有两个方面，一个是管理体系的纵，另一个是时间轴上的纵。管理体系要上接天线，下接地气，比如一篇工作部署讲话，要精准传达上情，紧密结合下情，这样提出来的措施，才能够更加有效传导上级的精神要求，又让基层做得了，落得了地。时间轴上，是要对一项工作的过去历史、目前现状、未来趋势有一个贯通起来的了解和把握。三者统一起来，才能方向把得准，措施做得好。二是准确。就是要能够尽量客观地反映工作。1.素材要准确。有条件的话，最好拿一手材料，不要拿二手三手或者是不知道来源的材料。更不能随手编造材料。不是写小说，不要虚构材料，制度性、规范性的公文不要夹杂个人感情。2.要实事求是。事情怎么样就怎么写，可以切换不同角度，但不可以假换真。亩产万斤粮食的报道还历历在目，带来的损失严重，教训深刻，时刻不能忘记。大风起于青萍之末，要知道，最后吹出的这个大泡沫，就是从一个一个小小的假数据开始的。3.要人民立场。写公文要讲政治，讲立场。这是根本，是操守，是灵魂。凡为文都要从有利于人民出发，从有利于党的事业出发，一切出于公心，不要夹带私货。三是深刻。一项工作，一个事务，内容和细节是很多的，表面的情况也非常丰富，信息海量。我们不能为了全面就什么都讲，写一个工作报告从三皇五帝讲起，上下五千年，纵横200国的情况都写。这样写，特别是记流水账，哪怕买支笔的请示也可以写几千字。所以要深刻，抓住重点和关键，把握内在规律和道理。要言不烦，一针见血，点到即止。（三）写得好，出精品。写得好的一个标准，就是要量身定做。从场景、使用对象、使用者身份和习惯等方方面面做好契合文章。《大手笔是怎样炼成的》作者谢亦森（时任江西省人大常委会副主任、宜春市委书记）秘书出身。2013年时，曾被问到，“当领导后，看待公文写作与之前有何不同？”他说对材料只有三点要求：第一，看稿子是否管用（也就是写得是）。一切要立足于解决实际问题。这就是“为文而文”还是“为事而文”的问题。稿子能不能解决问题、能不能切中时弊，是第一位的要求，否则就不用。第二，看稿子像不像我讲的话。符不符合我的思维方式、语言表达方式和说话的风格，而不是秘书的风格。这也就是我常说的要“自我提拔”，站在领导的角度想问题。第三，看稿子是否有可读性和可听性。稿子要新颖。哪怕是同一项工作也要有不同的主题、不同的角度、不同的观点，甚至是不同的小标题制作方法。好看，好听，给人一种“新”的感觉。然后才去看结构、语法、修辞、遣词、造句等问题。（四）写得神，出神品。就是穿透古今，昭示基本价值，义理、考证（考据）、辞章三者相统一，都精彩到位，形成千古名篇，经典佳作，世人传唱，经久不衰。比如，贾谊的《过秦论》，探讨一个政权为什么会灭亡。为政必须施仁政，不能反人民。后来说到农民起义时常用的词“斩木为兵，揭竿为旗”，即出自本篇。诸葛亮的《出师表》，提出忠心耿耿的为臣之道和勤恳不怠的敬业精神。名句“鞠躬尽瘁，死而后已”“亲贤臣，远小人”“受任于败军之际，奉命于危难之间”等广为流传。魏微的《谏太宗十思疏》，探讨一个政权怎样才能巩固，并且塑造了一个较理想的君臣关系样板。提出“居安思危，戒奢以俭”“载舟覆舟，所宜深慎”，提出“凡昔元首，承天景命，善始者实繁，克终者盖寡”。这就是1942年黄炎培与毛泽东在延安谈的政权周期律。后人常说的“居安思危”“水可载舟覆舟”，即出于此。毛泽东的大多数公文都是神品。《论持久战》《为人民服务》。其中，《为人民服务》是毛泽东于1944年9月8日在张思德同志追悼会上的演讲稿。张思德同志在陕西烧炭时，因炭窑倒塌而牺牲。当时，抗日战争正处在十分艰苦的阶段，有许多困难需要克服。毛泽东主席针对这一情况，讲述为人民服务的道理，号召大家学习张思德同志完全彻底为人民服务的精神，团结起来，打败日本侵略者。“为人民服务”也成为中国最响亮的口号。古文中留下的很多名篇，都是政务公文。其他还有很多，这样的作品，不仅是写文辞，更多的是写生命，是时与势相结合，情与才相融合的结晶，一般人都无法到达，只能瞻仰徘徊，顶礼膜拜。从上述的四重门可以看，公文初学者应该首先写得像，稍后把精力主要放在写得是上，为事而文，为工作而写。在此基础之上再追求写得好，等写的好以后，就像站在了“南天门”，一览众山小，再向“玉皇顶”有的同志一开始就追求好看，一心想在文辞上出彩，生拉硬凑，脱离实际，言之无物，实质上是下错了功夫，用错了劲。三、敲门砖？掌握入门的写作技巧找到了门在哪，也确定了自身段位，下来就是要掌握一些写作的技巧，重点从以下6方面着手。（一）找规范。公文写作及处理有明确的规定，要按照规定来，那手头上必须掌握规定，原则上要很熟悉，如果不熟悉，也至少要放在手边，能够随时找得到。关于公文写作的规范，重点有以下几个。1.2012年的《党政机关公文处理工作条例》，对各类公文的处理有明确的要求；2.《党政机关公文格式》国家标准(GB/T9704-2012)》，明确了公文格式处理要求；3.地方党委政府办公室关于公文处理的有关要求。在一些具体要求上，每个地方还有所不同，所以也要掌握。（二）对范文。写作之前先把范文找出来，重要文稿要找10篇以上范文。某政研室大笔手说，重要文稿起草之前，他要求至少要找100篇参阅材料。每个文种最好都先预存一些范文。写作之前拿出来看一看，对于这个问题，人家是怎么写的，怎么说的，有些什么角度，有些什么金句。“天下文章一大抄，就看会抄不会抄”。抄得好抄得妙也是一种本领。（三）熟工作。着眼于“写得是”，工作进步就快。发力于“写得是”，是快速入门、快速提升的关键一招。真正意义上的“写”不是写，而是着眼于“干”的深入思考、系统谋划、