《职场人生》高手教你玩转ppt(文字实录)

学习爱上问学堂——中国领先的教育产品在线商城学习爱上问学堂——中国领先的教育产品在线商城《职场人生》高手教你玩转PPT(文字实录)一、好PPT的制作原则主持人：大家好，我们今天的话题是PPT，我们请到的嘉宾是《别告诉我你懂PPT》的作者李治，下面请跟我们的网友打个招呼。李治：MSN的网友大家好，我是李治。主持人：先跟我们说一个最基本的问题，你觉得PPT是干什么的？李治：我觉得PPT就是我们工作中汇报工作和老板交流，和客户交流的一个工具。实际上，我最近才发现，现在很多学校的老师都开始用PPT，这也是我原来没有想到的。我经常打一个比方，PPT是一个杯子，关键是里面装什么样的鸡尾酒，PPT这个杯子是冷的，但是酒是热的。我希望把PPT当成一个你能够真正玩起来、让它能火起来、让他帮你在职场中发挥好的工具。主持人：在你看来，什么样的PPT是一个好的PPT？李治：其实这个问题也有很多读者问我，我原来的回答是比较长的回答，比如有好的故事、好的标题、好的结构。但是我最近悟到了一点，那些要求不叫好的PPT，那些要求叫完美的PPT。什么叫好的PPT，我觉得好的PPT就是说，你觉得这一次比上一次做的好，有一个新的亮点出来就叫好的PPT。我现在经常跟人家说叫“越P越精彩”，你每一次都在进步，每一次比上一次的PPT做的好就OK了。主持人：这是与自己比，比上一次做的好，就OK了。但是我们还是需要一个基准线，你觉得什么样的PPT拿出去让人家眼前一亮？李治：如果是这样一个严格的要求的话，第一，一秒钟抓住人的眼球；第二，三分钟让你的老板、听众看明白你的PPT的主要内容；第三，当他们听到你的PPT的时候，所有的信息都会非常清楚的让他们了解。最后，他们不但会爱上你的PPT，还会爱上你这个人，我觉得这一个完整的过程。比如在这里面怎么样能够一秒钟就抓到别人的眼球？第一章要有一个好的封面，有一个精彩的故事展现给别人，让人家觉得，“哎，真是不一样，比我原来开会听谁谁的报告有意思！”怎么样让人家三分钟了解你的内容？一开始有一个总的概述，接下来有一个比较清楚的结构。别人怎么样了解你的信息？这个信息包括你使用的语言、表达的方法、图表怎么样做的非常清楚？这等于是一些细节，但是这些细节确是非常重要的。最后，你通过这些东西，这些东西融入了你工作的热情，融入了你对待事情的态度，包括你在整个准备的过程中投入了很多时间，让别人看到你说：“下功夫了，花努力了”，让别人认可你的东西。把所有的东西放在一起，他不但认可了你的工作，还认可了你的人。学习爱上问学堂——中国领先的教育产品在线商城学习爱上问学堂——中国领先的教育产品在线商城主持人：说了这么多，我总结一下，第一，这个PPT要有一个亮点，第二，要简洁，让用户看的明白；第三，能让别人看到你做PPT背后的投入。那咱们刚才说了什么样的PPT是好的PPT，你觉得什么样的PPT是不可取的，哪些是要拿出来批判一下的？李治：其实大家对PPT有很多误区，我们一开始做PPT的时候，很多人把Word里面的文档直接贴到PPT上，他们就觉得是PPT了。但是随着这么多年大家用起来，这种现象越来越少，可是现在又出现了另外一种趋势，就是走了另外一个极端，原来是字很多，现在很多人说，“PPT就是要字少，一张大图，然后有一行字、几个字”，那种PPT是很漂亮，看着耳目一新，让你觉得“哇，很精彩！”但是我一直认为那种PPT不太适合职场的人，适合一些大老板出去演讲。我们职场中汇报的时候需要有很多的内容，这些内容不能用简单的标题就概括。这是一个误区。另一个误区，大家发现PPT有一个很大的优势，它可以加动画，现在越来越多的人觉得有动画就是精彩的PPT。我的朋友让我改他的PPT，我一上来就是把他所有的PPT动画删掉，因为有90%是没有必要的，10%是用错的。我会把他的动画全部删去，然后把故事捋一遍，最后再加动画。还有一个误区，大家现在拼命的要模板、要图片库，我不是那种走模板路线的人，我觉得那些东西只是辅助的，是锦上添花的东西，最核心的还是内容、结构和创意。主持人：你自己做PPT的时候，大概要分几个步？李治：我一般做PPT，首先，第一天基本上不动PPT的，我会把其他最基本的一手资料捋一遍，哪些是我要用的资料、哪些是不用的资料、我到底想说明一个什么故事、结论是什么。捋一遍之后开始想故事，想一个好的标题，有的时候一天可能都想不出一个好的标题，没有关系，有的时候就是灵光一现。第二天，把整个故事的框架写出来，然后写其中的一章，因为一个PPT分为几个部分，你先写一个部分。然后问老板这样的PPT可以不可以？老板要觉得路子是正确的，都OK了，我们再继续往下做，这样就顺了，因为都是往里填肉的过程，就是骨头架子搭好了，往里面填肉是很快的。但是如果老板说“这不是我想要的！”没有关系，你的损失不大，而且你只损失了一章的东西，而且老板会从本身的东西里面抓到一些亮点。看上去你损失了一天的工作，实际上你只损失了半天，这半天是很好弥补的。第三，我们把所有的内容填上。第四天，是一个装饰，是一个提升，加一些细节，比如说加一些图片，加一些幽默的元素放在里面。第五天，整个的再捋一遍，看看有没有原则的错误，就可以发出去了。主持人：在制作的过程中，你觉得哪一个步骤是最重要的？李治：万事起头难，制作的第一天是最重要的，第一天决定了你整个的框架、整个的构思。如果你第一天把很多的东西都想清楚了，后面是一个非常顺的过程，就是水到渠成的过学习爱上问学堂——中国领先的教育产品在线商城学习爱上问学堂——中国领先的教育产品在线商城程。实际上，比如说我书里面也提到了一些起一个雷人、精彩的标题、想一个线索等等，这些东西你开始会觉得挺费劲的，对于我来讲，开始的时候也觉得挺费劲的，慢慢的不断的摸索，就会非常的顺手，我现在做一个PPT两天足够完成。主持人：第一天的构思是最难的，你现在有什么经验可以分享吗？李治：我觉得构思也是熟能生巧的过程，要多积累，比如看到一些网络用语或者好的书名，好的电影名，我们都可以记下来，然后可以联想一下我们工作中有哪些东西是跟它挺相配的，比如说有一个电影名叫Livefreeordiehard„我们当时有一个项目到了一个关键点，我就用了这样一个标题。还比如说我看电视，物理学界有一个对撞机建了20年来模拟粒子加速碰撞的过程，我就想，如果我是这个首席科学家的话，我一定把这过PPT叫“不见不散”。你平时看电视、上网的时候，多联想、多搜集。二、经典PPT案例分析主持人：咱们说完了构思，现在说说操作层面，在做PPT的时候，你有什么办法把它一步一步的做的非常的精美？李治：我觉得做一个PPT创新的步骤，基本上是三个部分：第一，标题；第二，结构，理想状态下这个结构，可以有一个线索穿起来；第三，美化的东西。我们一步一步的说。第一，标题。我们原来看到的标题，都是关于XXX的报告，这种标题没有新意，大家站在台上说：“大家好，我是李治，我今天给大家带来的题目是XXXX”，大家没有任何的反应。我觉得可以把标题变成一个抓眼球的东西，我经常用“镖”这个字，这样可以体现标新立异的力度。比如我做了一个非常累人的项目，当时老板看到了结果不错，但是他们根本想象不到这样一个简单的结果我们背后的工作量是多大！于是我就给老板的PPT写“大想法，小行动”，就是说这个项目很大，但是实际上所有的项目都是用无数的细节，无数一点一滴的小行动支撑起来的，我配的图是一个非常著名的海上冰山的图，一般人来讲，露在海平面上面的只是整个冰山的十分之一——冰山一角。但是我的角度是这样的，老板能够看到的、欣赏的是蓝天下美丽的冰山，而我们整个项目团队就像是大海、海水一样，烘托起这个冰山。在这个海平面底下大老板没有看到的，是我们用细节、用双手把他撑起来的。就是这么一个非常简单的图、非常简单的名字，让老板一下子明白了我们在背后做了很多的努力。有一些题目可以把团队凝结在一起，有些题目可以体现出团队的精神面貌，还有一些体现可以展现我们工作中的辛苦。所以，这种题目就要比“XXX项目的汇报”更精彩，老板也会更愿意听。主持人：说到这儿有一个问题，我可能理解这个题目都是一个虚题，这样看的话，会不会给人摸不到头脑不知道PPT说什么的感觉？李治：这是我们说的主标题，在主标题把原来的“关于XXX的汇报”写成副标题。所以，原来我们只有一个标题，现在我们有两个标题，主标题是用来抓眼球的，是用来吸引标题的；副标题是用来让观众明白我到底是说什么的。学习爱上问学堂——中国领先的教育产品在线商城学习爱上问学堂——中国领先的教育产品在线商城主持人：虚实结合。李治：没错！第二，结构。很多PPT都是有一个标题，很多人知道我要做一个内容、一个简介，一个内容、一个简介，然后一页一页的说。这种结构叫总分结构，一开始有一章，接下来就是天马行空的说。但是我更倾向于总分总的说，就是当你天马行空的说完以后有一个总结，这个总结并不是重新重复一开始的内容，而是要把所有的东西拔到一个高度，这个高度可能是我们下一步的设想是什么、我们需要老板哪些支持、我们有哪些问题是需要讨论的。不是回到从前，而是比从前更高一块，很多PPT缺少了更高的这一部分。主持人：就是下一步的行动计划。李治：对，不是说完了就完了。实际上，很多人在这里面给大家留的是省略号，或者留了一个句号结束了。但是我觉得在这里面应该留一个叹号或者一个问号。叹号就是说，我们的项目完成的很好，或者是一个精彩的汇报。问号就是说我们还有很多问题需要沟通，我们要用这个PPT作为整个工作的过渡，把下一步的工作计划引出来，然后得到老板的认可。在总分总的分配中，分是怎么写的也非常重要。主持人：怎么重要？李治：这个分，因为你的脑子里非常清楚我的故事都有什么，但是观众不知道，而且PPT是一个信息量非常大的东西，就像填鸭一样，你不断的抛给听众一些信息，但是他们能不能有效的接收是另一个方面。那么，我们需要把我们的东西整理好，告诉听众，“我领着你的手，第一步说什么、第二步说什么、第三步说什么”。在分的过程中要有一个结构，把听众的手放在你的手里，领着他从PPT的第一章一直走到最后，让它形成一个完整的故事。我在书里面提到有几种方法，你可以用图片来领。比如我做的一个临时新产品的开发项目的PPT，在整个内容的概括章里面，大家可以看到它有三个图：第一个图是原料，第二个图是工艺，第三个图是讲口味开发。第一个图我们用了一个麦田的图，表示它是原料；第二个图我们用了产品的图，表示工艺的过程；第三个图用了一个口味的盒子，表示里面有不同的原料。这三个图放在整个内容的概括里面，接下来在每一个章节，比如说我们在讲原料的时候，这一章统一在页的一个角上都是用麦田的图，这样大家就知道你是在讲这一章。等到讲第二章工艺的时候，把它换成工艺所对应的图。讲到第三章口味开发的时候，我们再把它换成口味开发的图。这样听众就会很容易的从一章过渡到另一章。另外，有的时候我们也可以更轻松或者更活跃的做一个线索。比如说，我有一次是做坚果项目，当时我就用了《冰河世纪》里面的小松鼠串起整个过程，用它来串起整个的故事，因为我觉得这个小动物特别的可爱，它见到坚果就不撒手，而且是为了坚果可以牺牲性命的那种。那么，我觉得它可以体现出做坚果开发人的一种精神，就是我们热爱它，我们可以为它付出一切。而且里面有很多特别精彩的图，比如说第一张图是一个非常圆的坚果，离我们很远，然后小松鼠远远的看，就是说：我们的坚果到底在哪里？我们如何得到它？这是提出一个问题，我们到底要做什么样的项目。经过一系列的分析以后，最后一张图是小松鼠紧紧学习爱上问学堂——中国领先的教育产品在线商城