关于工程档案整理细则及统一施工用表的通知(初稿)

关于工程档案整理细则及统一施工用表的通知各施工、监理单位：为了规范河南豫淮高速公路在管理、监理、施工过程中及时、准确、完整地收集整理工程各种档案文件材料的工作，按照工程档案文件材料收集整理及档案管理要求，结合本项目实际情况，现对工程档案整理及统一施工用表作如下要求：一、整理细则及办法严格依照JTGF80/1-2004《公路工程质量检验评定标准》和《河南省公路工程竣工文件材料立卷归档整理细则》执行。二、文件材料收集整理的基本要求（一）建设、施工、监理单位最终移交并归档的文件及工程原始文件材料应为原件。（二）归档文件材料的内容必须真实、准确、与工程实际相符合，填写内容符合工程勘察设计、施工、监理等方面的技术规范，标准和规程，符合项目管理归档文件材料的统一要求。（三）归档文件材料应采用耐久性强的黑色碳素墨水、签字笔书写。禁止使用圆珠笔，铅笔，复写纸，红色墨水等易退色，易挥发等不易长期保存的材料书写。传真件应附一份复印件一同归档。（四）各类文件及文件材料的纸张应采用韧力大，抗折耐酸，不洇水能够长期保存的纸张，幅面尺寸规格为A4幅面(210mm×297mm)。（五）各类工程图纸一般为A3幅面(297mm×420mm)，竣工图纸一段要求采用CAD制图，应字迹清楚，结构部位明确，图表整洁，标注齐全，签字手续完备。（六）照片，录音，录像带中影像应清晰且保证其保存的有效性，电子文件应使用不可擦除性光盘。（七）现场办公的口头通知、领导指示以及其它各类事项应以相应文件材料为依据，完善签字盖章。有关变更草图和复印图纸应出正式图纸。（八）各参建单位一律要使用激光打印、复印机、保持打印、复印机等办公设备正常工作，文件材料要整洁清晰，一旦发现有划痕及黑斑等情况时应及时更换部件（如硒鼓等）。（九）在文件材料整理时，如表格带有装订线，装订线一律朝向左侧（装订线在左侧二公分处）；如无装订线，竖向表表头朝上，横向表表头朝左。（十）在文件材料收集的过程中，尽可能使用档案盒、袋、文件夹整理文件材料，在移交竣工文件时文件中应去除订书钉、回形针等金属物。（十一）文件材料（包括竣工图表）中的签名，均由本单位责任人签字，不得代签。签名要工整、易于辩认，不得使用加盖签字章的方法代替签名。（十二）本项目发出的文件尽量做到一事一议，以利今后文件的分类整理。在整理发出文件时，要将本单位的发文稿纸与正式文件一并归档，发文稿纸上的签名和签字要齐全。（十三）在整理本项目收到文件时，要将本单位的公文处理单与收到文件一并归档。公文处理单要有处理结果及承办人签名，如果已经发文处理，还应有发文文号。二、监理人员签字用语与权限规定为加强工程管理，督促承包人及时、如实地记录、填报工程资料，同时为规范监理人员的签字行为，对监理人员签字权限及时限性要求进行规定。同时为确保本项目工程资料的严肃性，各项目部及驻地办必须上报各级人员手写签名登记表（登记表格式附后），人员变动之后要及时补报。以上规定和要求对监理人员和承包商均有约束力，违反本规定的签字视为无效，并追究相关人员责任。（一）、一般原则1、分级原则监理人员职务划分为总监（总监代表）、驻地监理工程师、项目监理工程师、监理员四级，各项签字由相应任职人员签字，越级签字无效。2、充分原则当一种工程资料按规定需两名及两名以上现场监理人员签名（例如现场工程数量的确认等）时，一人签名无效；当一种工程资料需几级监理或几方签字时，缺级或缺方签字无效。3、亲历性原则各种现场资料的认可，应由亲自参加者签认；没有亲历者签字视为无效，但驻地办组织现场核实者视为亲历现场。4、时效原则承包人应按规定时限申报工程资料，各级监理人员应及时进行核实、签认。若承包人不按规定时限申报资料（例如延期申报、索赔申报、变更申报、计量申报等）5、特殊情况的处理原则当事人已离职，或因其他原因暂不能履行职责，上一级监理进行核实，据实签认。（二）各项目监理工程师签字职责与权限1、驻地监理工程师对承包人的单项工程施工前进行检查，并决定否签署分项工程开工清单。各项具体审核内容见下表：工作内容监理负责人①、承包人递交的施工进度计划、施工图纸、方案、方法、工艺、工艺流程等；②、依据技术规范列明本项工程的质量控制指标及检验步骤和方法，并提出预制措施，向标段工程师技术交底。项目监理工程师审核驻地监理工程师认可①、施工组织机构及主要人员配备情况；②、施工设备、供水、供电；③、安全设施；④、环保设施；⑤、施工进度计划、网络图，对关健工序的描述；⑥质量自检体系及保证措施。项目监理工程师审核驻地监理工程师认可①、试验人员、仪器设备的配置；②、进场材料的质量、规格、数量；③、原材料的检测试验、批准的配合比设计、标准试验。试验监理工程师审核驻地监理工程师认可测量放样、导线点、水准基点以及保护桩的质量等。测量监理工程师认可是否签发分项工程开工申请单驻地监理工程师认可2、单项工程实施后的审核内容：工作内容监理责任人签发中间交工验收驻地监理工程师最后认可签发中间计量表总监理工程师最后认可3、单项工程结束工作内容监理责任人①、每道工序施工监理；②、是否容许下一道工序施工；③、督促承包人自检并提出中间交工报告。各项目监理工程师、监理员负责；驻地监理工程师巡视。①、单项工程完工、承包人自检、并提出中间交工报告；②、单项工程进行系统的检查验收；各项目监理工程师在驻地监理工程师统一安排下共同进行审查。（三）监理签字用语1、监理人员对资料表格的签认表示：⑴、对资料真实性的确认；⑵、明确资料所显示的内容是否符合有关规定；⑶、经承包人一个明确的信息，以便开展下步工作⑷、给上级监理提供审核的依据；⑸、各级监理需在职权范围内有一个明确的结论。2、具体使用的监理签字用语见后附表：其中试验资料表格中的备注及意见栏中需要根据不同的试验项目，结合具体的试验规程及规范进行填写：依据XXX试验规程（规范），其结果符合/不符合XXX规范要求。3、签字规定⑴、一张表格下方的签名：不能只有一个人签字，一个人签名最多两次，在复核处签名的不得重复签名。⑵、分项工程开工申请必须由驻地监理工程师签字，如驻地监理工程师有特殊情况不在工地，必须由上级监理签认；⑶、监理签认就用不褪色的黑色墨水笔书写，禁止使用铅笔或圆珠笔填写。⑷、监理意见应明确、具体，并填写签认日期；所有日期都按照8位填写：2010-05-05。⑸、所有记录表及时填写且不得涂改。⑹、配合比和原材料试验应注明使用部位。⑺、混凝土施工记录表中，相应的混凝土强度填写后，试验人员应签字并注明试压日期。⑻、路基的评定，应按项目公司的文件要求进行；各区每三层进行一次交工评定，跨区时根据实际情况可以按2层或4层进行评定（各区顶层必须评定）。对于半填半挖部位，资料中层层桩号的错位要有显示，同时资料中必须有相应的台阶处理资料。⑼、资料表格中检测数据和签名必须手写，其它固定文字和标准可打印以确保表格页面整洁、规范。⑽、所有抽检资料，监理保存原件，承包人保存复印件，自检资料承包人保存原件，监理保存报验单、工程认可书、中间交工证书的原件（申报时一式两份原件）。⑾、共同资料承包人存原件，监理保存共检资料的复印件。⑿、各种表格的表头均应规范填写，做到定项、定性、定位准确，具体规定为：项目名称：淮滨至息县(固始)高速公路合同号：以投标文件为准工程部位：指桩号、层数、墩台号、孔号等工程名称：指分部工程名称；施工单位、监理单位：指该合同段的施工或监理单位全称或规范简称三、施工用表为保证资料整理的规范性，本项目施工用表一律使用河南省交通厅质监站规定的表格，表格以电子版的形式下发各施工单位。附件一：监理、施工单位手写签名登记表单位：日期：序号职务本人手写签名备注驻地办全体监理人员必须签写。如有监理人员变动，驻地要随时补充上报监理代表处备查。项目部的主要人员签写备查，主要有：项目经理、总工、质检工程师、工程部长、合同部长、试验室主任、测量班长等