职场上班族必读必知--如何发挥你在职场的优势

如何发挥你在职场的优势•探討內容:•一、认识自己、定位、自我调整•不断的自我学习(终生学习)。•因为当你停止学习，你会的知识很快就折旧光了。•二、工作计划(闲人是宝)•三、工作的方式、方法•心态正确•工作计划•目标设定•工作方式、方法平凡中的不凡人•在平常的生活或工作中有那些平凡與不凡•平凡、本身就孕育了不凡。•不凡，必须从平凡中学习。•不凡本来就不容易，但平凡更不容易。•如何才能学习平凡呢？要从认识自己开始。•成也自己！敗也自己！没有魔法只有基本功(金庸小说中原武林)•提问:(思考)•不管工作或私人时间、•您一天24H都怎么处理或安排•您从中获的了什么•你跟大多数的人是否一样•当然不是每个人都能做到、但做到的必是领先别人82法则使自己步步高升、成为BOSS•常見問題:不可能只是以前没人做过而已•成功捷徑:做别人不愿做的事•过去的想法造成今天的我，改变过去的想法将造就未来的我。•现在是过去行为的结果；你改变现在的行为将决定你的未来。•想成为二十一世纪成功的人才，•就是必须具有4Q皆高者，•高智商（IQ）•高情绪管理（EQ）•高灵商自我管理（SQ）•高抗压指数（AQ）•【SQ——快乐智能】ＳＱ强调的不是「情绪管理」，而是情绪享受、情绪接纳，李嘉诚:用IQ解决问题、用EQ面对问题、用SQ超越问题•高IQ高智商指数（IntelligemceQuotient），代表有聪明才智、有创意，能独立思考及解决问题。但后天型智商指数比先天型智商指数更重要。高EQ高情绪管理指数（EmotinalQuotient），代表能认识自我、控制情绪、激励自己，以及处理人际关系，参与团队合作的能力。•高AQ在面对企业内外部各种竞争与挑战压力下，高抗压指数（AdversityQuotient）越来越重要，不能被人一击就倒。高SQ高灵商指数（SpiritualQuotient），代表自己有正确的价值观，能分辨是非，辨别真伪，并且守住诚信与品德。为什么要做计划•计划的好处:「好的开始就是成功的一半」•那么它能为你带来那些好处呢？•1.建立明确的行动方向•2.提升组织运作的效率•3.明确评估绩效的标准•4.预设应变调整的依据•5.预见未来的工作任务•6.订定详细明确的分工•7.节省救火扑火的浪费建立明确的工作计划有七大好处•1.建立明确的行动方向有了计划，我们可以知道一个星期、一个月、一季、甚至一年的行动方向，不至于失掉焦点，做不该做的事。•2.提升组织运作的效率有了计划，让大家的工作能够同步进行，都更有效率，例如:仓储可以知道你什么时后需要什么产品，及早为你准备，工厂可以配合生产，营销部也可以强化促销。•3.明确评估绩效的标准有了明确的工作计划，主管可以清楚知道员工目前的进度，不致于因为一时看不到工作的最终成果，而对员工的绩效造成误解。•4.预设应变调整的依据市场、环境随时在变，如能够事先想好该怎么应变，就不会事到临头才来想对策，导致手忙脚乱了•5.预见未来的工作任务有了计划，就可以清楚预见未来将会有些什么事要作了•6.订定详细明确的分工能清楚订定每个人的责任划分，就不会有的事没人做，有的人没事做了•7.节省救火扑火的浪费好的计划会让你知道什么是重要的事情，那些地方可能出错，你就可以及早准备、预防，免得到时像消防队一样东奔西跑，忙着救火。缺少良好计划的负面影响•1.团队无一致目标•2.对未来感到迷惑•3.缺乏组织向心力•4.员工的士气不振•5.工作效率低落•6.办公室行程杂乱•1.团队无一致目标个人都不清楚做些什么，团队一定无法有一致的目标•2.对未来感到迷惑每个人各做各的，各说各话，这些人一定对未来感到迷惑•3.缺乏组织向心力对未来迷惑的人，很难会对组织产生向心力•4.员工的士气不振•士气不振甚至会影响到离职率升高•5.工作效率低落•士气不振的组织，工作效率绝对很低•6.办公室行程杂乱•没有事先计划好，事情分不出优先级，•行程杂乱无章作计划的障碍•对于没有经验，或是不习惯做计划的人而言，在订定工作计划时可能会面临下面这些障碍•个人因素:•不深入理解计划能带给自己利益•给自己找很多借口，例如不习惯、没时间等等•环境因素:•在改变的过程中，有太多的压力使自己必须按原来方式运作•其它团队成员(包括主管、同僚、部属)未提供足够支持设定工作目标•什么是目标•目标的定义:目标指的是，企业各种功能或活动，最后希望达到的成果或结果目标可以分为以下几种层次:•1.企业的基本目标(愿景、使命)•董事长/总经理•2.三~五年的策略目标•高阶主管•3.一年的年度目标•高阶主管•4.部门目标•部门主管•5.个人目标个人目标主要来源有下列几种:•1.从组织到个人(Top-down)•从公司的整体性目标出发，逐渐沿着组织架构往下推演，最后至个人目标，简单来说就像下图:•组织目标•↓•部门目标•↓•个人目标•这个过程也称为目标展开(ObjectiveDeployment)2.从工作职掌(Task)而来•每个职位都有其工作职掌，•例如:一位业务人员的基本工作职掌包括:争取客户订单、开拓与维持客户关系、管理应收帐款…等，我们可以针对每项工作职掌找出应达成的最后结果，然后以此为目标。3.跨部门的流程作业要求或项目任务(Project)•目前很多组织都运用跨部门的项目小组来提升工作效率，解决组织问题，订定决策。这些项目也应该包含在个人目标中。目标设定的步骤•1.确认个人基本/重要工作职掌•2.确认主要产出(Output)及绩效区(PerformanceArea)•3.界定这些产出或绩效区的期望结果(Result)或贡献(Impact)•4.设定绩效衡量指标(PerformanceMeasurement/PerformanceIndicator)•5.设定一个期望的目标值•6.追踪检核1.确认个人基本/重要工作职掌•通常可以从工作说明书找到2.确认主要产出(Output)及绩效区(PerformanceArea)•根据工作职掌，分别订定产出和绩效区。•这二者的意义是:•产出(Output)──工作执行产生实际有形的结果。例:订单、产量等等。•绩效区(PerformanceArea)──工作执行产生无形的工作结果。例:客户关系、服务等3.界定这些产出或绩效区的期望结果(Result)或贡献(Impact)•针对在步骤二所提到的有形产出或无形绩效区，用叙述的形式说明期望结果或贡献。•例:以订单而言，期望业务人员争取的订单是:量大、稳定、利润高；不期望的是:小量、分散、折扣大•这个步骤影响我们所订目标的「质量」4.设定绩效衡量指标(PerformanceMeasurement/PerformanceIndicator)•将叙述性的期望结果，转化成可以明确衡量的绩效指标。•例:以订单而言，其绩效指标可能为:•总订单金额/年•订单金额/笔•利润贡献率/笔•逾期应收帐款比例…5.设定一个期望的目标值•就步骤四所订定的绩效衡量指标，赋于一个期望达成的数值。•例:我们期望每笔订单的毛利率要＞＝45％•如果不能用数值表示时，则应该改用质量描述。•例:我们期望订单来自债信良好的公司6.追踪检核•最后，别忘了要说清楚多久进行追踪检核。依据目标的性质，可以每月、每季、半年追踪一次目标原则•SMART原则在订定目标的过程中，或是定出目标之后，应该检视目标是否符合SMART原则，以确保目标的完整性。•SMART是指:•Specific:具体、明确、不要含糊引起混淆•Measurable:可衡量•Achievable:可达成•Realistic:实际可行•Time－based:有清楚的时间范围双指标原则•有了一个符合SMART原则的目标固然重要，但如果只有一个目标，则可能会发生「顾此失彼」的问题。亦即追求单一目标(如降低成本)，而牺牲了另一个重要目标(如质量)。为了弥补单一目标的不足，可以采用「双指标原则(Pair-Goals)」•所谓双指标原则是指，针对同一项工作职掌，同时采用二个以上的绩效指标来规范其期望的绩效范围。•例:业务工作常会包含「量」的指标(如:销售金额、业务成长率)与「质」的指标(如:利润率、报酬率)5W、2H、1E•為什麼（Why）•做什麼（What）•何人做（Who）•何時（When）•何地（Where）•如何（How）•多少（Howmuch）•Effect(效果)--預測結果、效果。•Evaluate－評估•What－是什麼？目的是什麼？做什麼工作？•Why－為什麼？為什麼要這麼做？理由何在？原因是什麼？是哪些因素造成的？真的是這些因素？要不斷的問：為什麼？為什麼？為什麼？•When－何時？什麼時間完成？什麼時機最適宜？•Where－何處？在哪裡做？從哪裡入手？另外，要考慮這些事情的地點因素，是國內、國外、一地、多地點等。•Who－誰？由誰來承擔？誰來完成？誰負責？•Howtodo－怎麼做？如何提高效率？如何實施？方法怎樣？•HOWMUCH——多少？做到什麼程度？數量如何？質量水平如何？費用產出如何？即是指預算。包括營收面、營業成本面、營收費用面、資本支出面，以及損益等。那你花了這些錢，何時才可以幫公司賺回來呢？要去追蹤績效目標的達成度。•Evaluate－評估效益多大這些事件在這些不同處理方法下或企劃方案下，到底最後為公司帶來哪些有形的（可以具體算出來的），以及無形的效益呢？企業不可能做白功，也不是慈善事業，不可能長期虧損下去，每一件事都必須有成本效益評估的，不值得做的，即使是增聘一個人這樣的小事，也都必須思考清楚。A偶而B忙重要重要急迫不急迫C茫D盲不重要不重要急迫不急迫月目标：A完成B完成1122334455C完成D完成1122334455表单编号：每日工作计划部门：人员：日期：重要急迫重要不急迫不重要急迫不重要不急迫•主管決策；做、不做知道不知道知道不知道知道不知道知道不知道問題你會怎麼做N個時間教導方式方法A授权B激励有效果有效果有效率无效率C教导D无效果无效果有效率无效率AB有能力有能力有意愿无意愿CD无能力无能力有意愿无意愿方法•【装笨，只会让自己更聪明】我知道你不懂的，若你懂还用找我？很多事情就是「不懂」，所以根本不知道「懂」是什么境界？•破解良策，那就是「凡事皆自不懂，所以凡事都要问」，如果心里把自己「装笨」，你会很「习惯发问」，你也会发现自己多了「三头六臂」，而且跑的比人家快！目的•「怎么做」并不重要，重要的是「为什么」及「为了谁」；「谁」就是顾客，顾客是唯一握有影响力的人。•因此，员工可以寻找自己的方法，解决顾客的问题，只要方法更好、更省成本，不致延误交期就可以。•每个失败都存在着成功的种子，所以我们不仅要勇于面对失败，更要牢记失败的价值，让自己从失败中学习并获得智慧。目的•要求员工责任与主动。•要达到这个目标，就要给予员工自由，自由实验与创新。•让员工知道，「怎么做」并不重要，重要的是「为什么」及「为了谁」；「谁」就是顾客，顾客是唯一握有影响力的人。•因此，员工可以寻找自己的方法，解决顾客的问题，只要方法更好、更省成本，不致延误交期就可以。格言•「搞清楚不必做什么事，比学会该做什么事还要困难。」•「给你鱼吃不如教你钓鱼！」•每个失败都存在着成功的种子，所以我们不仅要勇于面对失败，更要牢记失败的价值，让自己从失败中学习并获得智慧。•有个人到海边钓鱼时，来了个聪明人跟他说：「你应该租条船到洋流经过的地方，就可捞更多的鱼啊！」钓鱼人紧张地问：「可是那么多的鱼要怎么办？」聪明人说：「你真笨啊！你可以租个工厂做鱼罐头营销全世界，变成大老板啊！」钓鱼人说：「当老板要干什么？」聪明人说：「那你就会有私人飞机，可以飞到海岛上悠哉游哉地度假啊！」钓鱼人问：「那我度假要干嘛？」聪明人又说：「你度假时可以拿罐啤酒，悠哉游哉地海边钓鱼啊！」钓鱼人很生气地说：「那不就是我现在在作的事情吗？为何你要叫我绕个大圈子，再回来做我本来就可以做的事？」这说明了什么？你本来就可以快乐，但你舍近求远。•分組討論:1.應如何改變自己工作方式、使自己與公司一齊成長感谢各位参与！