深圳物业档案管理规范

深圳市档案局深圳市住宅局关于印发《深圳市物业管理区域档案管理规范》的通知（2003年10月30日）深档字〔2003〕150号为加强物业管理区域档案的规范化管理，保障其有效利用，根据国家和深圳市有关档案管理和物业管理的法律法规，结合我市实际，我们制定了《深圳市物业管理区域档案管理规范》，现予印发，请参照执行。深圳市物业管理区域档案管理规范第一条为加强我市物业管理区域档案的规范化管理，保障其有效利用，根据国家和深圳市有关档案管理和物业管理的法律、法规，结合我市实际，制定本规范。第二条本规范所称物业管理区域档案是指在住宅区、工业区、商住楼、写字楼等物业管理过程中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。第三条物业管理区域档案由物业管理单位依照本规范收集、管理。市档案行政管理部门和市物业管理主管部门负责对全市物业管理区域档案工作进行业务指导，并依法实行监督检查。第四条物业管理单位应当明确专人负责物业管理区域档案的收集、整理、保管和提供利用。档案管理人员应当具备档案专业知识。第五条物业管理单位应于每年3月底前将上一年度形成的反映本管理区域物业管理活动的各类文件材料，按要求收集齐全、完整，及时归档，具体归档范围见附件。第六条物业管理单位应当建立健全档案文件材料的归档及档案的保管、保密、借阅、鉴定、销毁、统计等各项规章制度，并认真组织实施。第七条物业管理单位应当把档案工作作为质量管理或目标管理的重要内容，将文件材料的形成、积累、整理归档列入各有关管理制度、有关人员的岗位职责和有关工作程序。物业管理单位应当加强档案管理现代化建设，提高档案管理现代化水平，使档案管理现代化与物业管理现代化同步发展。第八条归档的文件材料应当为原件或者具有凭证作用的复制件或其他载体材料，并保持其历史面貌。文件书写和载体材料应能耐久保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等不符合要求的书写材料。第九条归档文件材料应当做到分类合理，整理规范，排列有序，鉴定准确，并编制各类档案目录等必要的检索工具，以方便利用。第十条对保管期满经鉴定无保存利用价值的档案，按有关规定经物业管理单位法人批准后，可以按一定程序进行销毁，销毁清册必须归档保存。会计档案的鉴定销毁工作按《中华人民共和国会计法》的有关规定执行。第十一条物业管理区域的档案管理应当符合档案安全保管要求。暂不具备档案安全保管条件的，可以委托国家档案馆和依法设立的档案寄存中心寄存。第十二条物业管理单位可以委托依法设立的档案中介机构开展档案整理、鉴定评估、业务咨询、软件开发、数字化加工等业务。档案中介机构应当对委托人档案内容保密，未经委托人同意，不得擅自将档案向社会公开或提供他人使用。第十三条在物业管理区域档案中，业主住户资料及基建、设备等档案资料属于业主所有。开发建设单位在移交住宅区等物业时，应当向业主或物业管理单位移交有关工程建设、设施设备等物业管理所必需的档案，并办理移交手续。第十四条业主委员会在与物业管理单位订立书面的物业管理服务合同时，应当将档案管理作为合同内容，并在合同生效后向物业管理单位提供该物业的工程建设、设施设备、住户（用户）等档案供其使用。第十五条物业管理单位负责档案工作的人员在岗位变动时，应当办理档案交接手续。第十六条物业管理区域档案中涉及业主、住户（用户）管理的档案应当做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法规另有规定的除外。第十七条物业管理单位应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依照规定进行处理。第十八条市、区物业管理主管部门应当将档案管理列入住宅区、工业区、商住楼、写字楼等物业管理评优活动的内容。第十九条本规范自发布之日起实施。附件：深圳市物业管理区域文件材料归档范围附件深圳市物业管理区域文件材料归档范围一、行政后勤管理材料（一）行政综合1．物业管理处组织沿革、大事记及工作计划、总结2．管理处会议纪要、会议记录3．规章制度4．文秘、档案、印章管理记录5．文件、档案接收及移交、销毁清册6．物业管理发展规划、计划、总结7．物业管理的请示、批复、报告、通知等8．专题调查、调研、考察、普查工作材料9．物业管理区域验收、接管记录（二）接待宣传工作1．国家级、部省级、市级及一般性参观团接待材料2．专题新闻报道、采访、新闻发布会材料3．来访领导题词签名册4．来访者赠送礼品登记（三）劳资管理1．机构设置与人事管理规定2．员工花名册3．员工工资表、劳动工资表、员工考评记录4．用工合同台帐、社会保险记录5．员工培训计划、措施、教材、试题、考试成绩6．人员增补申请表（四）后勤管理1．固定资产登记册2．办公楼设施、办公用房及办公用品管理记录3．行政办公设备领用、维修、报废记录表4．物料采购计划表、供方评价记录5．物料管理、盘点资料、调离人员移交清单6．水电管理、员工宿舍、车辆使用材料7．职工食堂管理材料8．区域通讯工具管理材料9．员工福利管理材料二、业主、住户资料（一）业主住户入住通知、购房合同复印件（二）业主住户身份证、工作证复印件、家庭成员登记（三）业主公约（四）租住户登记表（五）租赁物业清单、合同三、物业装修材料（一）装修申请审批表（二）商铺楼宇装修审批表（三）装修违章处理通知单（四）装修税单四、业主大会、业主委员会材料（一）业主委员会筹备、选举等材料（二）业主委员会的请示、报告、批复（三）业主委员会制度（四）业主大会材料（五）楼长评选、增补、改选记录（六）有关收支情况公告五、日常运行材料（一）日常运行综合1．业主、住户问卷调查表2．员工住户合理化建议、表扬与投诉处理记录、物业管理事务处理跟踪记录3．日常工作检查记录4．事务助理工作总结5．分包计划、合同、合格供方名录、供方评价记录、分包服务记录、不合格报告、纠正措施报告6．家访表、联络单7．服务要求评审记录、车辆缴费换证记录8．突发事件处理记录、预防措施报告9．公共、办公设施、工程及住户日常维修和回访记录（二）园林绿化植物档案及补种、病虫害检查、防治材料（三）保洁工作1．保洁队工具领用、维修、报废记录表2．保洁综合、保洁区域及人员分布记录、检查表3．环境卫生消杀记录（四）治安工作1．治安队工具领用、维修、报废记录表2．治安事件处理记录3．带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表、4．来访人员登记表、搬运放行记录登记表5．车辆进出登记表、异常车辆进出登记表（五）设备运行记录1．供水、供电设备汇总表、月统计表2．供水、供电设备值班、操作运行及保养、检查记录3．电梯运行情况统计表、记录、值班巡视检查记录表4．电梯故障（事故）处理单六、消防工作材料（一）消防中心值班情况记录（二）消防设备月、季度检查记录表、维修记录表（三）消防设备运行记录表（四）消防安全检查记录表（五）火险隐患整改通知书七、创优资料（一）国家级创优评比资料（二）省、市级创优评比资料（三）行业评比资料（四）企业内部创优评比资料（五）企业ISO9000认证及其它认证材料八、社区文化（一）社区大型庆典、文化活动材料（二）社区文艺体育活动材料（三）团组织及青年文明号活动材料（四）社区科普教育、社会公益性活动材料（五）各类专题座谈会、学习参观考察活动材料（六）和街道、社区居委会、派出所等协作单位共同活动材料（七）人文事件方面材料（八）员工文化生活材料九、会计档案（一）原始凭证、记账凭证、汇总凭证（二）总帐、明细账（三）银行日记账、现金日记账（四）停车场机动车辆管理及收费记录、住户维修费记录、收费统计等会计月、季度报告（五）年度会计报告（决算）（六）会计移交清册（七）会计档案销毁清册（八）会计档案保管清册（九）其它十、基建档案（一）工程竣工图（二）土建综合材料、水电综合材料（三）楼宇住房验收交接材料（四）业主工程维修项目价格表（五）公共设施新建、维修请示、批复、施工、验收材料十一、设备档案供水、供电、电梯、消防等设备随箱、开箱及试运行、维修、维护资料十二、人事档案（一）聘用员工档案（二）专业技术人员档案（三）辞工员工档案十三、声像档案国家、省、市领导和重要来宾视察、来访、参观，举办各类庆典活动，社区文化及开展各项宣传等活动形成的照片、底片、录音带、录像带等载体材料十四、实物档案本单位获得的各种证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等