物业品质监控系统之文档信息管理

物业品质监控系统之文档信息管理一级指标二级指标三级指标检查标准检查方法文档信息管理管理制度制度清单制定包括部门内部收集、传递、发布等工作流程的信息管理制度；抽查明确各相关岗位对本部门信息管理工作应负的责任；抽查部门信息管理员发生变动，必须及时通报总经理办公室，并完善各项交接手续，对新信息员进行必要的培训；抽查流程管理收集于每月/季/年初收集现场质量记录外来文件填写《文件处理表》，报公司领导批阅；抽查建立做好清晰的标识；无污损或破损；内容完整；传真件应复印后保存复印件抽查更改按文件原审批程序重新报批抽查归档按月/季/年度定期归档，并须于首日后进行；按不同业务类别进行排序、编目；文件盒（袋）的封面标识文档名称、产生时间段、保存期限、存档人、存档日期等；外来文件由经办部门存档；在《文件资料存储清单》登记抽查储存归档资料应尽量在统一地点保存；做好防潮、放火、防虫蛀、防鼠害工作；抽查报废填写《记录报废申请表》经经理批准；重要须粉碎处理；抽查查阅在《借阅登记表》上登记；经经理批准；及时收回；政府部门、司法机关因公需查阅的，在核对核对对方单位介绍信或工作证无误后提供查阅，并登记查阅时间、单位、姓名、有效证件等内容，与被查资料一并保存；抽查保密保密文件控制；电子文档加密码；重要、机密的电子文档在设置密码后报部门经理备案；抽查移交资料管理员调（离）职或更换岗位前，应做好文档资料交接工作，完善交接手续；抽查发布所有文件需经审批后方可发布；通过电子显示屏向顾客公布的信息须保存审批记录；重要文件送达承建商、业主/业主委员会、相关业务单位时，须请对方签收，填写并保存《文件发放签收表》抽查现场管理资料柜编号管理；柜内资料内容同《文件资料存储清单》相符；文件柜符合文档储存环境要求；柜门锁和钥匙齐备；钥匙编号同锁号相配；抽查网络信息网络信息须经部门经理审批后方可发布；审批记录须存档；抽查电子文档统一管理；按公司制定的电子文档示范目录建立文件夹；管理软件内容每月备份；每年初对上年重要电子文档以光盘保存，并在《文件资料存储清单》登记。抽查附件1：《小区迎检文档资料目录》2：3：《管理处日常管理文档目录》4：《管理处电子文档资料目录》5：《工程技术部文档资料目录》6：《绿化部文档资料目录》附表一：小区迎检文档资料目录目录号一级目录二级目录三级目录1-1物业规划档案用地批准文件小区规划图建设用地规划许可证土地使用权出让资料地界界桩放点报告项目批准文件建设工程规划许可证施工许可证建筑物命名、更名审批资料用水指标批文用电指标批文1-2物业接管验收资料移交证明资料物业移交会议纪要或移交证明工程设备交接资料工程、设备技术资料交接清单房屋钥匙交接清单验收证明资料工程竣工验收证明消防验收资料环保达标（噪声）验收资料房屋验收表1-3物业专业化管理公司专业化管理资料公司简介甲级物业管理资质证书营业执照税务登记证（国税、地税）组织机构代码证物业专业化管理管理处专业化管理资料管理处简介管理处成立文件营业执照税务登记证（国税、地税）组织机构代码证管理服务收费标准及批复停车场营业执照停车场组织机构代码证停车场税务登记证停车场收费许可证、价目表会所卫生许可证泳池卫生许可证公章证照登记表1-4发展商物业管理服务合同与发展商签订的物业管理服务合同1-5前期物业管理服务协议1-6房屋本体维修基金管理深圳市房屋本体维修基金管理规定房屋本体维修基金管理制度三方返修合同本体维修基金收支账目（放季度管理报告中）及使用审批手续1-7房屋使用及公众制度房屋使用资料房屋使用说明书房屋质量保证书业户手册公众制度家庭居室装修管理规定市容和环境卫生管理条例经济特区消防管理条例限制养犬规定业主公约精神文明建设公约消防管理规定装修管理规定室外广告、招牌管理规定1-8业主委员会业主委员会筹备及成立资料筹建业主委员会的申请报告及批复筹备工作计划筹备委员会委员简介筹备委员会会议纪要业主委员会宣传资料业主委员会委员自荐/推荐表业主委员会委员侯选人简介业主大会通知及会议纪要业主委员会选票、选举结果公告业主委员会备案申请报告（附委员名单、业主委员会章程、业主公约、物业委托管理合同）及批复业主委员会公章刻制手续业主委员会运作资料业主委员会会议纪要业主大会、业主委员会会议照片资料1-9业主委员会物业管理服务合同与业主委员会签订的物业管理服务合同1-10争创规划和实施方案争创规划方案争创优秀示范小区规划和实施方案实施情况成立争创小组的通知实施过程的相关资料争创工作总结1-11管理制度及工作标准质量保证制度及工作程序公司质量管理体系文件标准政策法规清单标准政策法规收费管理制度管理处收费管理制度管理处财务公开监督制度安全管理制度控制中心管理规定无线电通讯设备管理规定空置房管理规定停车场管理规定非机动车辆管理规定停车场收费管理规定消防管理规定消防设施养护及使用规范防火岗位责任制维修管理制度维修服务承诺及回访制度房屋维修养护制度节能降耗管理制度设备机房管理制度环境管理制度保洁工具用品使用及管理办法绿化设备使用管理规定保洁岗位责任制消杀类农药管理规定客户服务管理制度顾客投诉处理、回访制度管理处值班制度接待参观来访管理规定商铺管理规定行政后勤管理制度文档资料管理规定信息工作管理规定工作例会制度办公室管理规定资料室管理规定培训室管理规定仓库管理规定食堂管理规定宿舍管理规定员工餐厅管理规定采购管理规定资产管理规定办公设备管理规定办公用品管理规定人事、考核管理档案人事资料员工个人资料人事任免、调动记录员工培训记录年度培训计划月度培训计划培训签到表培训考核记录培训效果评估记录军事训练记录预案演习记录员工考核记录职（员）工月/季度考核记录员工奖惩通知书1-12各类人员岗位资格证书持证上岗人员清单岗位资格证书复印件服务人员仪容礼仪标准服饰标准BI手册礼仪标准物业员工通用礼仪规范手册物业管理类岗位礼仪规范手册物业技术维修类岗位礼仪规范手册物业安全类岗位礼仪规范手册物业保洁类岗位礼仪规范手册物业司机礼仪规范管理处组织结构及岗位职责管理处组织结构图管理处岗位职责1-13办公自动化资料管理处办公自动化设备清单物业管理软件安装手册物业资产设备管理系统使用手册物业收费管理系统使用手册物业人力资源管理系统使用手册1-14财务管理档案财务管理制度物业管理企业财务管理规定物业管理服务收费指导标准公司财务管理制度管理处收费管理制度管理处财务公开监督制度各类收费标准批文会计科目表财务收支情况季度管理报告收入成本明细账完税证1-15工程档案竣工资料竣工总平面图地下管网图竣工图单体建筑、结构、设备、附属配套设施竣工图绿化竣工图房屋种类、数量、用途的分类表技术资料设施设备安装、试验、调整、验收资料设施设备图纸、合格证明、使用说明等技术资料房屋及共用设施设备大中修、改造变更资料设施设备台账（设备管理软件）1-16产权资料房屋产权清册管理用房产权证明商业用房产权证明及清册配套设施产权证明及清册物业房地产证业主档案入伙通知书业主委托书业主及家庭成员登记资料委托银行代收款协议书房屋交付验收表钥匙（门禁卡）发放记录停车场车位租用协议书停车场服务协议书家庭服务协议书装修合同复印件装修施工单位资质证明装修申请表（附图纸）装修管理责任书装修施工人员登记表装修许可证装修现场监控记录租户档案房产证租赁许可证暂住人员登记资料租户管理协议书停车场车位租用协议书停车场服务协议书家庭服务协议书1-17值班制度及记录管理处值班制度工作信息记录本客户服务档案顾客投诉处理、回访制度顾客投诉/建议及处理回应投诉（建议/咨询）处理任务书顾客来信1-18顾客意见调查资料业主恳谈会纪要顾客意见调查表整改措施1-19维修服务资料维修服务承诺及回访制度居家服务情况记录表2-1各类标识清单发展商制作的各类指示牌清单（平面示意图、路标等）管理处制作的各类标识清单2-2房屋管理档案房屋维修养护制度空置房管理规定空置房检查记录2-5装修管理档案装修管理规定推拉闸标准款式及安装要求窗花标准款式及安装要求不锈钢防盗门标准款式及安装要求天顶遮阳棚标准款式及安装要求凉台遮阳棚标准款式及安装要求窗台遮阳棚标准款式及安装要求3-2共用设施设备管理档案共用设施设备管理资料设备维修保养责任制设备维护分工表设备档案卡维修工具清单共用设施设备运行维护记录设备年度检修计划公用设施检查记录公用设施保养维护记录消防系统检查、维护保养记录电讯系统检查、维护保养记录停水/电/气/试消防通知单3-6给排水系统管理档案给排水系统维护保养给排水系统检查记录给排水系统运行维护保养记录泳池、泳乐设施运行记录泳池、泳乐设施维护保养记录水景设施保养维修记录事故应急处理方案二次供水清洗资料生活饮用水二次供水管理手册二次供水清洗消毒许可证二次供水清洗消毒人员上岗证二次供水设施清洗消毒合同二次供水水质检测报告二次供水设施清洗消毒记录3-7供配电系统管理档案供配电系统检查记录发电机运行、维护保养记录供配电系统运行、维护保养记录3-8电梯系统管理档案电梯管理资料电梯故障应急处理方案电梯准用证年检合格证电梯维护保养记录电梯检查记录电梯系统维护保养记录电梯供方维护保养记录电梯供方维护保养评估记录4-1小区封闭式管理档案来访人员登记表公司进出人员登记表物资搬运放行条4-2安全管理档案安全管理资料安全岗位设置巡逻路线配置图巡逻签到点规划安全员装备清单安全工作记录控制中心交接班记录安全员交接班记录安全员巡查记录安全员巡逻签到表暂住人员情况登记表拾遗物品登记表邮件签收记录安全工作检查记录夜间查岗计划安排表夜间查岗情况记录4-3安全防范措施治安事件应急预案应急预案演习记录紧急集合记录4-4消防管理档案消防管理资料消防管理条例管理处消防管理规定消防设施清单消防设施分布平面图消防设施养护及使用规范消防应急方案小区义务消防队组织架构及职责义务消防队员名单防火责任制区域防火责任人分工消防作战示意图及岗位职责消防工作记录消防演习情况记录消防安全知识宣传资料4-5停车场管理档案停车场管理资料深圳市停车场文明、安全、规范管理达标责任书停车场管理规定租、售车位登记表停车场车位清单停车卡发放记录停车场管理记录停车场车辆情况登记表驶出车辆异常情况登记表未收费车辆登记表车辆进出凭证4-6非机动车辆管理档案非机动车辆管理规定非机动车辆停放点位置图非机动车辆检查记录5-2保洁管理档案保洁管理资料保洁工具清单保洁工作作业细则保洁人员分工表保洁岗位责任制保洁工具用品使用及管理办法保洁工作记录保洁工作检查记录洗手间定时清洁记录供方保洁工作检查记录保洁服务供方工作评估报告5-3消杀服务档案消杀农药管理规定消杀工作记录表消杀效果检测评估记录5-7商业网点管理档案商铺管理规定租赁合同从业人员登记资料商户管理协议书商户消防管理责任书（如为购买，则还包括认购书、业主档案）5-8宠物管理档案深圳经济特区限制养犬规定管理处宠物管理规定小区宠物登记表宠物管理宣传资料6绿化管理档案绿化管理资料绿化工具清单绿化苗木清单绿化工作安排表绿化设备使用管理规定绿化工作记录绿化设备保养维修记录绿化养护地巡查周记表7社区文化活动档案创建安全文明小区资料创建安全文明小区申请创建方案创建工作总结社区文化活动资料社区文件活动计划社区文化活动通知社区文化宣传资料社区文化活动记录及效果评估社区文化活动影集或录相新闻媒介报道剪辑8经营管理档案管理服务费收缴资料管理费收缴统计表便民有偿服务档案家政服务人员管理规定常规服务项目表长期家政服务清单经营情况管理处以业养业发展计划及经济指标附表二：大厦迎检文档资料目录目录号一级目录二级目录三级目录1-1物业规划档案用地批准文件小区规划图建设用地规划许可证土地使用权出让资料地界界桩放点报告项目批准文件建设工程规划许可证施工许可证建筑物命名、更名审批资料用水指标批文用电指标批文1-2物业接管验收资料移交证明资料物业移交会议纪要或移交证明工程设备交接资料工程、设备技术资料交接清单房屋钥匙交接清单验收证明资料工程竣工验收证明消防验收资料环保达标（噪声）验收资料房屋验收表1-3物业专业化管理公司专业化管理资料公司简介甲级物业管理资质证书