物业岗位说明书(管理处)

岗位说明书戴德梁行亿丰物业管理处二零一零年三月六日一、物业管理处总经理职位：物业总经理直接上级：物业管理部总监-大连总部直接下级：管理处各部门经理概述主要任务和职责：1、执行分派物业的所有日常管理，并报告给大连总部物业总监和客户。2、管理由一般及工程现场经理和人员组成的团队，使物业保持有效运营。此外，培养团队素质，找出员工弱项并展开适当的培训来弥补此类不足。3、协商租赁条款，并确保使物业投资的租金净收益最大化。进行房屋交接并监督租户装修工作的质量控制。4、管理所有财务事宜，包括监督物业的收支情况，确保收支与年度预算相符。5、建立并监督物业的所有运营流程，包括保安、消防安全、应急和疏散程序。6、计划、建立、实施和监督：（1）物业内的所有建筑结构、系统和设备的定期预防性维护计划；（2）物业的所有承包服务，如清洁、景观美化；（3）让物业保持体面且适销的状态所必需的所有翻新计划。（4）明确管理中的问题领域并推荐改进计划，以便更有效地管理所分派的物业。（5）与客户、业主和租户保持良好的公共关系。（6）执行你的经理或者公司管理层下达的其他任务。主要职责1.日常运营：（1）领导、管理和监督由物业各部门经理、工程人员和现场人员组成的团队，并为分派给你的物业提供高质量的日常管理。（2）为物业提供保安控制并监督保安人员的绩效。（3）执行管理处制定的规章制度。（4）协同物业各部门经理管理和监督物业维护相关的所有服务合同，包括清洁、保安、泊车、景观美化、工程设备运行、外墙维护和水处理，以便让物业始终保持在最佳状态。（5）配合工程经理/工程人员监督所有技术员和维护承包商的工作与绩效，确保达到并保持公司标准。（6）确保为物业投保了综合保险。（7）联络政府监管机构，确保你职责范围内的所有建筑符合规范要求。2.财务事宜（1）编制物业的年度管理预算。此类预算应包括承包服务产生的直接及间接费用、预防性维护费用、能源管理支出和资金项目。（2）批准并控制运营支出和现场人员的薪资。（3）监督租金和管理费的征收情况，在必要时寻求法律咨询或提起法律诉讼。（4）监督现场会计团队，以便监督和控制运营帐目业绩。3.改进计划（1）与工程经理/工程人员共同制订针对物业所有结构、系统和设备的长期预防性维护计划，在必要时计划并安排翻新。（2）定期评定保安编排工作，在必要时实施改进措施以保持对物业的严格控制。（3）定期检查清洁承包商的工作，确保清洁标准和频率令人满意。找出需改进的地方并采取改进措施。（4）配合客户、承租者、建筑师、项目工程经理和其他专业人员，以协调并保持对建筑翻新、维修或扩展工作质量的控制。（5）协调和配合承租者实施任何改进工作，确保及时完成此类工作，并尽可能降低其干扰。确保此类工作符合法定建筑标准的规定。（6）订立维修、改造和设备要求的详细说明。（7）计划、实施并配合供应商/承包商安装和维护整个商业大厦系统。4.程序和行政管理（1）建立一份服务合同日志并加以监督，在日志中写明各项服务及其供应商、服务种类和频率、保险规定和合同审核日期。（2）设立投标程序，让服务提供商据此了解需达到的投标规格和绩效标准。应定期审核此类标准和规格。（3）建立并管理物业设备预防性维护安排，牢记客户核定预算和尽可能平衡设备寿命与运营效率的必要性。以及时地采购、接收和支付材料与服务来设立采购流程。（4）针对员工、供应商和租户建立并实施物业的消防安全、疏散和应急程序。此类程序应包括每年的消防演习和每半年召集的应急与疏散程序会议。5.服务质量和员工培训（1）评估员工能力，同时不断留意员工不足之处和培训或再培训的要求。确定、组织和实施培训课程。（2）确保所有现场人员，特别是与客户和租户有接触的人员，接受必要的培训，达到令人满意的工作绩效。（3）确保所有现场人员每天按照操作手册–电话与接待礼仪和员工手册中列出的服务标准展开工作。（4）确保所有员工提供的服务标准符合公司作为优质服务提供商的这一形象。这包括定期监督以下事项：i.现场人员对承租者的礼貌及帮助程度，员工衣着标准、守时性等；ii.工程人员执行的维修/维护工作的质量，员工在不必再三打扰业主、承租者的情况下解决问题的快速性，在解决问题前后跟进服务的质量；iii.所负责的物业组合的清洁、整齐和工程设备设施维护质量，和翻新工作的质量，如何计划工作使其对业主及商业运行的干扰降至最低，实施哪些程序来保持物业的整洁或减少损失和损害。（5）为现场人员提供在职培训。（6）定期审核所有培训课程，特别要确保培训内容跟上技术与法规要求的变化。还应定期审核培训课程对解决业绩不佳的有效性。6．公共关系（1）每月向开发商提交物业活动与管理状态的总结报告。（2）进行现场勘查，与物业承租者保持和睦友好的关系。（3）处理来自物业使用者的任何投诉，据此寻找故障和解决问题。综合部岗位说明书一、综合部部长直接上级：物业总经理直接下级：财务会计、出纳、行政人事助理合作部门：物管部、安管部、工程部岗位职责：人事工作：1、编制及按需要修订人事规章制度。2、根据工作量的情况，控制员工的总数，每月将人员编制报表上报物业管理处总经理。3、对年终员工评估情况进行综合分析，并报告物业管理处总经理。4、编制年度、月度员工工资、福利的预算。5、对每月工资、奖金的发放进行审核。6、负责对物业所有员工岗位进行检查。7、负责员工的提升，调级的考核与平衡。8、负责经理以上人员的年终考查。9、负责对物业管理处员工的招聘考评。10、负责指导、监督、检查所属下级的各项工作，掌工作情况和有关数据，视情况填写过失单或奖励单，按程序办理。培训工作：1、对员工的培训大纲进行编写审核。2、对员工的各项培训进行考核。3、对各部门员工的专业培训进行配合。4、建立完善管理处员工培训制度。5、撰写每期培训结束后的试卷和评判。6、调查各部门培训情况及建议，不断改进培训方法、内容。7、解答员工关于培训情况、内容等方面的问题。8、对外联系培训事宜。9、配合各部门制定并实施临时性培训课程。10、了解同行业培训情况并吸取经验。11、不断激发和鼓励长期员工在工作中遵行管理处的服务准则，使新员工了解并执行管理处的服务标准。行政工作：1、贯彻执行物业管理处总经理下达的各项工作指示。2、定期向物业管理处总经理提交周、月、年度工作报告及计划。3、主持修订本部门的工作程序和规章制度，经批准后组织施行并监督检查落实情况。4、掌握行政、人事、财务等方面的工作情况和运作情况，适时向物业管理处总经理汇报。5、负责组织、筹备物业管理处各项会议与活动，参加处物业管理处总经理办公例会以及其它要会议，及时、准确传达上级指示并贯彻执行。6、代表物业管理处与机构联络并保持良好合作关系，接待物业管理处来访客人，处理物业管理处重要函件。7、领导物业管理处的后勤服务工作，创造和保持良好的工作环境。8、负责协调物业管理处部门间的合作关系，定期组织做好办公职能检查。9、向上级或有关部门提供政策性建议，受理直接下级上报的合理化建议，按程序处理。10、负责物业管理处各部门物资采购的审核工作。财务工作：1、负责组织财务工作的开展。2、负责制定物业管理处的财务管理制度及财务内部的工作流程。3、负责组织和实施物业管理处的财务核算工作。4、负责公司主要财务报表的审核工作，具体包括：财务收支年度预算、决算、会计报表及财务分析等。5、负责定期向物业管理处总经理汇报公司财务收支状况。二、行政人事助理层级关系：直接上级：行政人事经理直接下级：无合作部门：物管部、安管部、工程部岗位职责：行政方面：1、公司内部、外部的档案管理。2、对于公司各部门对外发文的管理。3、汇总各部门的周报和月报。4、与商业公司各部门的沟通协调工作。5、协助部长做好管理处团队建设的推广工作及展板内容的设计。6、对管理处的会议记录进行整理的工作；7、负责管理处办公设施、设备的维护工作；8、协助部长处理突发事件及完成领导临时交办的任务。人事方面：档案方面：1、负责管理处人事档案的建立。2、做好员工绩效考核的档案工作。3、做好员工的培训档案，包括每位员工所参加的培训项目、培训考核成绩。4、做好员工的奖惩记录的档案。培训方面：1、协助领导做好培训需求计划，并了解各部门的培训需求，优化管理处的各项培训工作。2、组织各部门做好员工的培训工作，包括培训的记录、考勤，培训过程中的纪律问题。3、协助部长制定管理处的培训制度。4、做好培训后的考核工作。其它：1、随时掌握管理处人员流动情况，为领导提供准确数据，做到管理处人员的完整性。2、辅助做好管理处员工的考勤工作。3、负责管理处人员的入职工作以及劳动关系的办理工作。4、协助部长制定、完善行政人事的各项规章制度并监督各部门的落实情况。5、做好管理处人才储备工作。三、财务会计层级关系：直接上级：综合部部长直接下级：出纳合作部门：物管部、安管部、工程部岗位职责：⑴在部门负责人领导下，负责组织财务管理工作。⑵负责制定公司的财务管理制度及财务部内部的管理制度。⑶负责组织和实施公司的财务核算工作。⑷负责制定本部门各岗位的考核标准，制订本部门培训计划，开展对本部门员工的业务培训。⑸负责指导、监督、检查及考核本部门员工工作。⑹负责公司主要财务报告的编报工作，具体包括：财务收支年度预算、决算、会计报表及财务分析等。⑺统筹管理、运用本物业资金，加快资金运转。⑻全面落实经济核算制，降低消耗，杜绝浪费，提高经济效益。⑼审查编制财务计划，定期将检查落实情况汇报物业总经理。⑽做好会计核算工作，做到及时、准确，定期做出财务分析。⑾审核部门物资采购申请单，保障物资供应。⑿与税务局、财政局、土地局、银行、保险公司等业务单位搞好关系，在各项对外财务业务联系中尽力维护本物业的利益。⒀记录及登记各项会计帐簿，做到记帐字迹工整，帐面整洁，要按时结帐，主动与总帐核对，确保无误。⒁登记及标示各项固定资产、低值易耗品。监督仓库月末盘点，对帐物不符情况要进行追询，及时将核实情况向物业总经理汇报。⒂月末对应收帐款、预收款编制准确无误的明细表。按时向客户发放各项付款通知、收款通知，对拖欠时间较长的客户要向经理汇报，并通知有关部门采取相应行动及措施。⒃将每天收入的支票、现金存入银行。每月结帐后，负责凭证装订及登记工作。⒄及时做好银行帐簿与银行对帐单核对工作，发现问题及时解决，并向物业总经理汇报，按时编制银行调节表。⒅负责每月预提、待摊费用、转帐凭证制单工作。⒆按时登记外债登记簿、应收、末收款统计表及应付、未付款统计表及其他统计表。⒇正确、及时编制月、季、年度会计报表，做到报表齐全、数字准确、说明明确。经物业总经理批准后及时报送有关部门。四、财务出纳/库管层级关系：直接上级：财务会计直接下级：无合作部门：物管部、安管部、工程部岗位职责：出纳：（1）收取物业相关款项及时登记入库，并做好帐册的登记工作。（2）每日盘点库存现金结余数量，对照管理处财务规定，按照比例留存备用金，其余则分门别类存入银行账户。（3）做到帐实相符，库存现金及银行存款余额与账簿一致，不许打白条等坐支现象出现。（4）定期与银行对帐，做到帐目清楚。（5）代开发商收取的各种款项，交付时做到清楚明了，所附收据明细要对应。（6）按时向业主发放各项付款通知、收款通知。仓库管理：（1）接受物品做到清点正确，对应入库单，做好登记帐册工作。（2）根据类别分别存放，做好标记工作。（3）根据各部门要求及时发放用品，月底根据需求统一发放办公用品。（4）每月工程部采购物品的验收和保管工作。（5）及时做好出入库物品登记领取工作，要求领取人员做好签收。（6）按时做好表单的整理，存放好原始资料，以备后查。（7）准确提供余额数据，便于行政复核。（8）做好库房卫生工作，做到卫生无死角残留。（9）完成部长临时交办的其它工作事项。物管部岗位说明书一、物管部部长直接上级：物业总经理直接下级：物业助理、前台接待合作部门：综合部、工程部、安管部、保洁公司1、对物业总经理负责，认真完成交办的工作，全面负责物业部工作，协调项目安管部、工程部、确保物业部工作程序、岗位职责及工作标准的完整性并有效的实施。2、负责本部门的标识管理工作，