档案管理与案卷格式规范--王燕英

房地产档案管理与案卷格式规范主讲：王燕英房地产档案管理与案卷格式规范•一、概述•二、公司现有档案资料的分类•三、归档范围•四、案卷整理的几个表格（重点）•五、保管与移交（重点）•六、案卷的整理与组织•七、案卷号的编制•八、结语•一、概述•档案的概念•是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。•房地产档案的概念•房地产档案是指房地产行政管理部在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件记录。•一、概述•我公司档案文件的概念•我是这样理解的：是我们磁商公司在日常各种经营业务过程中形成的，能够反映我们经济活动的全貌，具有查考、利用价值的、应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的记录。二、公司现有档案文件的分类•1、会计档案•2、文书档案（组织类，行政类）•3、人事档案•4、项目经营管理类•成本计算•土建工程和装饰工程•水电工程•招商工程•售楼工程•物业管理•1、会计档案•会计档案是机关、企业、事业单位或其他组织在经济管理活动中产生的会计凭证、会计帐簿和财务报告等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算材料。•《办法》第五条规定：会计档案是指会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。•档案形成责任部门：财务部•会计凭证：是各单位经费收支的原始记录，是明确经济责任的书面证明，是会计记账的依据。•会计账本：是以会计凭证为依据，全面地、连续地、科学地记录和反映各项经济业务的簿册。•财务报告：是总括和反映机关、企事业单位在一定时期内经济活动和财务收支情况的报告性文件。•2、文书档案的定义•文书档案的责任部门是公司行政人事部。•其大概可以分成二大类•（1）组织类主要是关于公司成立公司章程，股东决议，董事会决定和公司重大决策、方针等方面的文字记录。•（2）行政类主要是行政日常工作中形成的各类文书，包括上级单位文书和本公司制定的文书，会议纪要、公司各项规章制度和后勤管理工作中形成的各种记录。•（3）财务预算、计划、制度等文件材料，不属会计档案归档范围，应当归文书档案管理。•3、人事档案的定义•是指人事招聘、管理、聘用、升职、调薪、任免等方面的重要人事信息。包括在职人员人事信息和非在职人员人事信息。•4、经营管理类档案•（1）项目工程档案（土建、水电、装饰工程等）•相关责任部门：工程部•项目工程档案的定义：建设过程中形成的具有归档保存价值的工程资料。•参考和指导文件：•JGJ/T185-2009《建筑工程资料管理规范》•DA/T28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》•《福建省重点建设项目档案验收实施细则》•3、经营管理类档案•（2）销售类档案•相关责任部门：销售部•销售类定义：销售部在销售公司开发的产品过程中形成的重要历史纪录。•3、经营管理类档案•（3）物业管理类档案••相关责任部门：物业管理部•销售类定义：物业管理部在公司产品完工后，对业主或者客户进行物业管理过程中形成的关于工程保修、维修、投诉管理等方面的各种纪录。•3、经营管理类档案•（4）成本计算：包括成本预算和成本结算，责任部门是项目预算部；•（5）招商工程（租赁等）•三、归档范围1、会计档案的归档范围2、文书档案的归档范围3、项目工程档案的归档范围4、人事档案的归档范围5、实物、声像档案的归档范围会计档案归档范围及保管期限分类方案归档范围保管期限备注种类类别会计文件材料凭证1、各种原始凭证、记帐凭证和汇总凭证15年帐簿1、明细分类、分户帐；日记帐、总帐15年2、银行存款帐、现金出纳帐25年3、固定资产明细帐（固定资产报废后存5年）财务报告1、年度财务报告（决算报表）(包括文字分析、填表说明等)永久2、月报表、季报表5年其它1、会计移交清册15年2、会计档案保管清册、销毁清册永久3、银行对帐单、银行余额调节表5年1、会计档案归档范围•1、归档范围：凡是在会计活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告及其他类的会计专业核算材料等，都必须归档。•（1）会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证（包括工资表）。•（2）会计帐簿：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。•（3）财务报告：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表附表、附注及文字说明，其他财务报表。•（4）其他：银行存款余额调节表、银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。•注意：采用电子计算机进行会计核算的单位，应将打印出的纸质文件与电子文件一并归档。2、文书档案的归档范围建设工程文件的归档范围3建设工程文件的归档范围3建设工程文件的归档范围34、人事档案的归档范围5、实物、声像档案的归档范围四、案卷整理的几个表格•1、会计档案整理的几个表格•参照DA/T39-2008《会计档案案卷格式》GB/T9705—88文书档案案卷格式财会字［1998］32号《会计档案管理办法》（1）会计档案的案卷目录（2）会计档案的卷内文件目录（3）会计档案的卷内备考表会计档案的案卷目录会计档案卷内文件目录会计档案卷内备考表（2）文书档案卷案卷目录格式（2）文书档案案卷目录格式（2）文书档案卷内备考表格式（3）项目工程档案案卷目录格式（3）项目工程档案卷卷内目录格式（3）项目工程档案备考表3、关于卷内备考表填写A、会计档案的备考表B、文书和科技档案的卷内备考表(1)备考表的样式（上面讲义提到）（2）备考表的填写•备考表项目的填写方法•本卷情况说明：填写卷内文件材料缺损、修改补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的管理人员填写并签名，标注时间。•立卷人：由负责立卷者签名。•检查人：由案卷质量审查者签名。•立卷时间：填写完成立卷工作的年月日。•检查时间：填写审查案卷质量的年月日。五、档案的保管与移交（按照公司档案管理制度执行）总原则：各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，行政人事部档案管理员有责任向二级档案管理工作进行监督和指导，并且每年对二级档案管理工作进行一次系统的检查和验收。•1、文件资料移交•（1）工程资料每季度向行政人事部档案室移交•（2）工程项目竣工档案备案后15天内，向行政人事部档案室移交。•（3）工程承包合同原件由档案室保管。•（4）图纸设计资料（包括电子文档），工程部应在收到资料的第一时间向档案室移交，经档案专员登记复印，交复印件给工程部；审图中心批准的图纸原件，竣工图原件一律由档案室保管，各部门原则使用图纸复印件，原件借阅按照档案管理制度执行；•（5）营销部对外签署的广告、策划合同，签署完毕，于每月初向档案室移交。•（6）销售合同在签署完毕的第一时间移交档案室，并永久保存。•1、文件资料移交（7）工程部招标负责人在第一时间内，将签署完毕的对外工程承包合同移交给行政人事部档案室保管，本部门视情况可存复印件，并在每一合同执行完毕后将相关的签证单移交到财务部保管，行政人事部档案室保存复印件。（8）其它方面的重要资料由行政人事部档案室直接归档、保管。由公司对外签订的经济合同，原则上只保管两份文件，财务部和行政人事部各保存一份。当只有一份原件时，由财务部保存原件，行政人事部保存复印件，售楼合同原件必须由行政人事部档案室保管。（9）各部门按要求向行政人事部移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。•2、文件资料保管•归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门按二级档案管理指定专人保管。•各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，行政人事部档案管理员有责任向二级档案管理工作进行监督和指导，并且每年对二级档案管理工作进行一次检查和验收。•（1）在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，应当由会计机构编制移交清册，移交公司档案室统一保管。（2）保管期限5年以下（含5年）的会计档案，可由财务部自行保管至期满销毁。六、案卷的整理和组织（一）会计档案1、会计档案的案卷整理要求1）会计凭证----A折叠整齐；B原凭证封面各项目填写齐全，装订牢固，C在凭证右上方盖上档号章，并按要求将各栏目填写清楚，凭证起止张数是指记账凭证数。2）会计账簿——A会计账簿以自然形成的一本作为一个案卷；B固定账薄不能拆去原封面，如现金和银行存款帐；C活页账薄应拆去原封面和空白页，用“三孔一线”的方法将活页账簿装订；D在启用页右上方盖上档号章，并按要求将各栏目填写清楚；F会计账簿不编写页号，已编有页号的，则保持原貌。六、案卷的整理和组织1、会计档案的案卷整理要求3）财务报告——A按年度组卷；B注意保持财务报告的原貌，除去会生锈的金属物，整本折叠；C编写页号，正面在右上角，背面在左上角，空白页不编页号。六、案卷的整理和组织1、会计档案的案卷整理要求4）填写凭证封面与封底：封面上一般都有固定的项目,填写时要求齐全完整。封底一般是登记抽出原始凭证的名称、数量以及记帐凭证缺号等的情况说明六、案卷的整理和组织2、会计档案的组卷组卷：会计人员在完成报帐手续后，将各种记帐凭证连同所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按照记帐的先后顺序，根据其数量多少，每月装订成一册或数册，每册厚度一般不超过2厘米，一册即是一个保管单位(卷)。六、案卷的整理和组织（二）、文书、人事档案的案卷整理要求1）剔除文件上的金属物或者用不锈钢钉装订；2）字迹清楚，卷面整洁；3）文书档案按照“保管期限--年度分类法”组卷；4）人事档案按照“问题-年度分类法”组卷；5）使用黑色墨水、蓝黑碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写；6）归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列；7）会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列针对公司现有人事规模，建议人事档案采取以部门为单位组合一个案卷，卷内文件按职位高低顺序排列，注意员工编号、姓名以及考勤号的统一。六、案卷的整理和组织（三）、工程建设档案1、整理要求1）剔除文件上的金属物或者用不锈钢钉装订；2）字迹清楚，卷面整洁；3）使用黑色墨水、碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写；4）严格按照公司分类表进行整理；六、案卷的整理和组织（三）、工程建设档案2、组卷要求1）按照“项目--分类--专业”进行组卷；2）施工图纸、合同、成本计算文件分开组卷；3）移交城建档案馆的工程资料，按照其要求统一组卷；4）销售部、物业管理部等部门形成的文件，按照：“项目--问题--年度”方法组卷六、案卷的整理和组织（四）、实物、声像档案1、组卷要求按照“类型--年度”的组卷（二）文书、会计、实物档案的案卷号（大类+属类+年度+案卷目录号+案卷流水号W2-11-1-1七、档案号的构成（（一）、人事档案的案卷号（大类+属类+案卷目录号+案卷顺序号）R4-1-1案卷顺序号（第1号）案卷目录号（第1号）属类代号（职务、职称材料）大类代号（人事类）大类代号（文书类）属类代号（行政类）案卷目录号（第1号）归档年度（2011年）案卷顺序号（第1号）XG-J-2.1.1-1-1七、档案号的构成（项目代号+大类+属类+案卷目录号+案卷顺序号）大类代号（祥光花苑）属类代号（工程建设类）案卷目录号（第1号）土建工程准备阶段文件案卷顺序号（第1号）八、结语（重在思想，重在平时）1、本部门需要归档的文件范围2、归档文件案卷如何组织3、归档文件案卷号码编制4、三表怎么用，有什么作用？谢谢大家！再见！