公司制度(行政)

第三部分、公司管理制度第一章、行政管理制度一、文件管理制度为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。一、公司员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级文件等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。三、人事部门要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。四、文件资料档案的保管、查阅。（一）所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。（二）文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。五、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。六、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。二、保密制度为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。一、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。二、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项：（一）公司经营发展决策中的秘密事项；（二）人事决策中的秘密事项；（三）专有技术；（四）招标项目的标底、合作条件、贸易条件；（五）重要的合同、客户和合作渠道；（六）公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号；（七）股东会或总裁确定应当保守的公司其他秘密事项。三、属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。四、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。五、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。六、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚，直至予以除名。七、档案室及相关机要重地，非工作人员不得随便进入；工作人员更不能随便带人进入。八、行政部应定期检查各部门的保密情况。三、印章使用管理制度印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，印章的管理应做到分散管理、相互制约，为明确使用人与管理人员的责权。各类印章的具体管理条例：印章的刻制刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司总裁批准后，由行政部统一办理。印章刻好后由行政部办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》备案并留好印章样图。一、新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章）的刻制，应由指定的印章管理人员负责刻制，后交由行政部备案，并从刻制之日起执行相关使用条例。二、因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写《印章制发申请表》经总裁核准后送交行政部门刻制。印章的保管和使用一、印章的保管通过总裁授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权人在总经办签字领取印章，指定专人保管。二、印章的使用任何部门在启用印章前，均需与公司（行政部）办理领取手续，接受相应的责权告知，签定《印章签收手续》并备案。（已经开始使用的需自通知当日补办理领取手续）（一）公章：公章由公司总裁保管。各部门有需盖公章的文件、通知等，须先到行政部处领取并填写《印章使用申请表》，经由总裁核准后并在《印章使用申请表》中签批，盖章后经手人需将签批申请表交由行政部，并在《印章使用登记薄》签字。行政部需将《印章使用申请表》与《印章使用登记薄》同期留档。（二）合同章：合同章由财务部保管。主要用于公司签订各类合同使用专用章，盖章前须先到行政部领取并填写《印章使用申请表》，经由公司或分公司财务总监或各分公司财务总监审批，财务经理审核并在《印章使用申请表》中签批，经手人需将签批后申请表交由行政部并在《印章使用登记薄》签字。行政部需将《印章使用申请表》与《印章使用登记薄》同期留档。（三）法人私章：法人私章由公司或分公司法人保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。（四）财务章：由财务部总监（或负责人）保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章。（五）其他职能部门章：其他职能部门章，主要适用于各部门内部使用，已经刻制的职能部门章，需由部门负责人进行保管并严格该章的使用办法。三、印章的废止、更换（一）废止或缴销的印章应由保管人员填写《废止申请单》，并呈分公司经理核准后交由公司行政办公室负责人统一废止或缴销。（二）遗失印章时应由印章保管人员填写《废止申请单》，并呈公司经理核准后，签批遗失处理及处罚办法后，交由人事行政部按批示处理，如是遗失公司基本印章时必需登报申明。（三）更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写《废止申请单》，并呈总裁核准后，交由行政部按批示处理。如有需要须填写《印章制发申请表》申请新的印章。四、印章保管人的责权范畴：对于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互监督的办法。行政部主要职责是对印章的使用进行合理性管理，而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力，具体划分如下：（一）职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力，同时负全部使用责任。（二）责任，而对未经由负责人或保管人（总裁）签批的公章使用经手人负主要责任，保管人负部分责任。（三）财务章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由保管人（财务负责人）签批的财务章使用经手负主要责任，保管人负部分责任。（四）法人私章的保管者是出纳，即是保管者又是使用者，但其无独立使用权力，需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用，否则负全部责任。（五）公司严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用，因此保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时，需与办事人一同前往或指派代表一同前往。如遇要办理工商等年检等事务，需将表格带回公司盖章。（六）公司高、中层领导，因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经公司董事长或总裁审批并及时归还。（七）如遇个人需开具个人相关证明，需由部门负责人以上担保签批后方能使用，但如涉及到个人经济担保与证明时，原则上一律不予证明，其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责。（八）所有印章的使用，必须严格执行公司的公章使用章程，做好申请和使用登记。公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。（九）印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章，如出现问题，后果自负。给公司造成重大损失的，公司将依法追究其法律责任。四、证照管理制度一、公司证照由行政部指定专人统一管理。二、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。如：营业执照、组织机构代码证、法定代表人证书、税务登记证、ICP经营许可证等等。三、证照的使用包括借用、复印等。四、证照使用必须填写《证照使用申请单》。五、证照借用程序：借用人申请→部门负责人复核→主管、副总裁审核→总裁核准→办理借用手续→应在时限内归还证照保管人。六、证照复印程序：借用人申请→部门负责人复核→主管、副总裁核准→办理借用手续→归还（如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人）。七、如需使用原件，则须总裁核准。八、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。证照保管人必须做出登记，认真填写《证照使用登记表》五、证明函管理制度一、证明函的范围包括：介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。二、公司证明函由总经办指定专人统一管理。三、使用证明函必须填写《证明函使用申请单》，经部门总监核准后方可。四、法定代表人证明书、授权委托书须经主管、副总裁核准。五、使用证明函必须做好登记，填写《证明函使用登记表》。六、严禁开出空白证明函或外借证明函。七、证明函开出后，使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向主管领导汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失；如证明函未使用，应立即退还总经办。总经办应妥善保管证明函存根。六、会议管理制度总裁办公会议制度一、参加人员公司领导、行政总监或总裁指定相关部门负责人参加，总裁秘书做好会议记录。二、开会时间原则上每月召开两次，遇特殊情况，总裁可提议随时召开。三、会议主持总裁办公会由总裁主持或由总裁委派人员主持。四、会议要求（一）凡提交总裁办公会议研究解决的问题和事项，各部门须以书面形式上报行政部呈分管领导审阅认可，由总裁审定是否为会议议题。（二）凡提交会议研究有关经营决策、销售策略、设备更新、项目投资等重大问题必须在调查研究的基础上反复酝酿，并提出方案供领导决策时参考。五、会议主要内容会议着重讨论研究公司各阶段行政工作，如安全生产、经营管理、项目投资、成本控制、资金运作、更新改造、后勤保障等方面的重要问题。六、会后工作（一）行政部应根据办公会议形成的决定，三天内下达“总裁办公会议决定事项通知单”或“总裁办公会议纪要”。（二）总裁办公会议决定的事项，其主办部门和协办部门必须以“决定事项通知单”或“会议纪要”为依据，在限期内认真执行落实。如有特殊情况，难以执行时，应提前将具体原因和情况反馈到相关部门或公司分管领导。（三）无特殊情况，对总裁办公会议决定拒不执行，拖延不办或不按原则执行的，公司将追究有关部门负责人的责任。（根据实际工作情况第一次：200元至2000元的经济处罚，第二次：给予年终奖20%—50%处罚，第三次：停薪留职、降职或劝其自动离职）。（四）总裁办公会议下达的决定内容由行政部负责解释。（五）有关部门必须将决定的执行情况于下达决议之日起限期内反馈到行政部。行政部应对总裁办公会决议的贯彻执行情况及时跟踪调查、并督促办理，以确保公司政令的畅通。公司月度例会制度一、参加人员公司领导、各部门、分公司负责人参加，总裁秘书负责做好会议记录。二、开会时间原则上每月召开两次，遇特殊情况，总裁可提议随时召开。三、会议主持公司月度例会由总裁主持或由总裁委派人员主持。四、会议要求：、（一）汇报交流公司各部门、分公司本月安全生产、经营管理、成本控制、后勤保障、员工的工作和思想状况以及下月工作计划等方面的重要问题。（二）分析、研究生产经营中出现的困难和问题，并针对问题提出解决的方案和办法。（三）总裁针对月度工作会议上提出的问题，有针对性地对月度工作提出意见并就下月重点工作进行布置。五、会后工作（一）总裁文秘应根据会议记录，整理并归档，以备各阶段性工作稳步推进。（二）无特殊情况，对总裁在会议上提出的重点工作拒不落实的或执行不力的，公司将追究相关部门负责人的责任。（三）会议提出的决定事项，其主办部门必须在规定时间内完成，并由行政部负责跟踪、检查、督促以确保政令畅通。七、办公用品管理规定为规范日常办公用品的采购、使用和保管，节约不必要的费用开支，降低成本消耗。现本着勤俭节约的原则，就办公用品有关事宜规定如下：采购、印刷品印制一、公司日常所用办公用品，应由行政部负责统一采购，经批准购买专属办公用品或工具应由行政部派人员陪同。二、各部门所需办公用品，应按“购物申请清单”中各项内容要求认真填写，经部门负责人审核签字后，送行行政部待办。三、行政部应将“购物申请单”汇总分类，依据财务审批权限规定报批。除生产急需用品外，应集中办理采购，不得一事一办。四、行政部采购物品应在有关人员陪同下办理，但陪同采购人（证明人）和验收人不得为同一人。五、采购人员应认真负责，精挑细酌，力争做到价廉物美，经久耐用。六、各部门所用的专用表格及印刷品，由各部门自行制定格式，按规定报总裁审批后，由行政部统一印制。领用