人事代理操作规程(RHR)

1内部资料注意保存人事代理服务操作规程上海锐智人才服务有限公司（RHR）二〇一〇2一、人事代理服务需求为了规范公司的员工（以下简称员工）的劳动人事管理工作，提高办事效率，降低管理运营成本，更好地解决工作人员招募、薪酬支付、保险福利保障的管理问题，拟委托上海锐智人才服务有限公司（以下简称RHR）实行人事代理。主要服务需求：1、招聘录用：按照公司聘用员工的条件，RHR协助进行招聘，经公司确认录用后，由RHR办理招工录用手续，及员工档案的接转和托管。2、工资发放：根据考勤和业绩考核，按时编制工资报酬支付清单，通过银行支付系统向员工发放，并向税务机关代扣代缴个人所得税。3、办理社会保险。根据员工的就业状态和户籍情况，按照当地政府的缴费规定，通过社会保险经办机构为其办理相应的社会保险，并为员工享受保险待遇提供服务。4、福利保障及工伤、争议处理。根据公司确定的福利保障标准，办理员工各项福利保障事务。如员工发生工伤、住院，由RHR负责申报处理并负责向社保经办机构和其他相关单位理赔。如有争议和纠纷，可由RHR代为进行申诉或应诉。5、政策咨询。RHR常年为公司提供劳动人事政策法规的咨询，作为劳动法律顾问，帮助公司合法有效地使用员工。3二、服务项目项目分类服务方式服务项目劳动就业人事代理（一）、人员招聘（二）、入职培训（三）、劳动合同管理（四）、办理招工退工登记手续（五）、员工档案与党员组织关系管理工资福利（六）、员工工资支付及个人所得税申报汇缴（七）、社会保险及住房公积金申报汇缴管理咨询（八）、劳动争议与事故处理（九）、其他管理咨询服务（政策咨询、制度设计等）4三、服务流程5（一）、人员招聘工作要求根据公司用工需求，通过各种招聘渠道、方式，发布招聘信息，经审核、初试向公司提供符合要求的各类人员，不断提高成功率和满意度。1、普通员工招聘1）及时为公司招用员工；2）对求职人员进行资格审查，确保满足公司用人需求。2、残疾人招聘1）根据政府保障残疾人就业的规定，以及公司为残疾人提供就业岗位的任职条件，与残疾人联合会取得联系，要求其组织安排符合公司招用残疾人岗位条件的人员应聘；2）在使用过程中，适时做好人员的调整和补员工作。3、中高级人才招聘公司所需中高级人才（包括具有中级职称的专业技术人员和中层领导职务以上的管理人员），按照猎头运作程序，积极提供有偿服务。4、一般招聘程序1）公司提出招聘通知，并告知招聘岗位条件；2）RHR利用现有资源调集和各种招聘渠道及时招募合适人选；3）对求职人员进行资格审查，包括身份证明、教育情况和工作经历、身体健康状况等，确保满足公司用人需求；4）进行面试初选，为每个空缺岗位提供3名合格的候选人；5）向公司推荐候选人复试，并同时提供候选人的简历和申请表；6）根据需要，RHR办理政审。6（二）、劳动合同管理工作要求RHR指导协助公司与员工建立劳动关系、订立和履行劳动合同。1、劳动关系确立根据员工的身份与就业状态不同,与新入职就业人员建立劳动关系，订立劳动合同；与招用的外单位离岗人员、协保人员、内退人员、兼职人员、离退休人员订立劳务合同，订立劳务聘用合同。2、劳动合同订立1）双方如实告知单位工作内容、条件、地点、安全生产状况、劳动报酬；劳动者年龄、健康、工作经历、知识技能、就业等状况；2）双方确认合同中所约定的事项，包括合同期限、试用期、工作岗位、基本工资、保险福利、违约责任、解除终止条件等；3）劳动合同一般在当场经双方确认后即签字盖章，双方各执一份。3、劳动合同履行1）公司和劳动者按劳动合同的约定，全面履行。劳动者应实际从事约定的工作。2）单位名称、法定代表人变更，不影响合同履行。4、劳动合同解除终止1）公司与劳动者协商一致，可以解除劳动合同，无论何方首先提出，均应双方协商一致，方可解除；2）其他情形解除劳动合同，都应依法和合同约定进行。一般应以书面形式解除，RHR提出解除应告知工会；3）合同期满或约定的终止条件出现，可以终止合同；4）约定终止条件出现，但有不得解除劳动合同的情形的，劳动者提出延缓终止的，劳动合同续延至相应的情形消失时终止。5、劳动合同管理1、协助公司建立管理制度；2、规范操作规程（订立、解除、续订、顺延、终止）；3、建立管理台帐（基本情况、合同履行、出勤统计、培训记录、医疗期管理、专项协议等）。7（三）、办理招退工登记手续工作要求1、及时为当地户籍员工办理招工录用手续；为外省市籍员工申请办理外来从业人员就业登记备案手续；2、在规定的时间内办理好离职人员的退工手续，需给予经济补偿的，及时支付经济补偿。1、用工手续自用工之日起二周内，RHR根据下列材料办理用工登记手续：1）录用人员的《劳动手册》；2）劳动合同；3）身份证复印件；4）一寸证件照2张。2、退工手续在与员工终止或解除劳动关系7日内，RHR根据下列材料办理退工手续：1）被退员工的《劳动手册》；2）退工通知单；3）员工档案；4）解除劳动关系符合给予经济补偿的，给予经济补偿。3、登记部门RHR到所在地的劳动部门职业介绍机构办理招退工登记手续。4、办理程序1）按规定收集员工个人资料；2）按规定填写申办材料（申报名册）；3）到劳动部门经办机构申报登记；4）招退工手续材料归入员工个人档案；5）离职人员须给予经济补偿的，在办妥交接手续后给付。5、就业登记资料就业登记资料按劳动行政部门规定，由公司收集提供员工个人信息资料、RHR代办。8（四）、员工档案与党员组织关系管理工作要求负责对公司当地户籍员工人事材料的建档、转档与托管；办理政审、出具各类人事证明；对其他省市籍员工，建立和归集必要的工作档案，包括面试、入职登记、工作考评等，若其本人档案已调当地的，也可接收保管。1、管理机构遵循集中统一、归口管理的原则，流动人员的档案委托所在地政府的人才和职介机构管理，固定员工的档案由所在单位党组织部门管理。2、档案调转手续1）根据人员的招退工证明，出具调档函；2）根据不同对象通过不同渠道办理调档手续：离职人员，档案在原单位；失业人员，档案在街道；外地流动人员，档案在外地单位；档案关系托管人员，档案在人才中心或职介服务机构；应届毕业生，档案在学校；3）所调档案必须完整齐全，须密封和加盖单位骑缝章，不得扣留材料或分批转出；4）档案转递应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交由本人自带；5）档案接收后，经审核无误，及时将档案转递通知单回执原渠道退回。3、档案的收集保持与公司的联系，不断收集充实档案内容，收集的材料须认真鉴别，须经单位盖章或本人签字，防止档案丢失、泄露、涂改、伪造。4、档案的查阅严格查阅手续：1）审批；2）由党员查阅；3）个人不得查阅本人及直系亲属档案；4）阅档人应严格遵守保密规定和阅档规定，严禁涂改、伪造、抽取、注销、撤换档案，不得泄露和擅自公布档案内容。5、出具人事证明应根据公证、社保机构或售房单位提供的项目表式或介绍信，出具公证证明、工龄证明或法定代表人资格审核材料。6、党员组织关系接转1）人事档案托管或集体户口挂靠人员，可将党员组织关系转入，反之，组织关系应随之转出；2）本地区党员组织关系凭基层党委出具的组织关系介绍信转入转出，跨省市党员的组织关系，须经县市委组织部门接转；3）组织关系转入时须交身份证复印件，填写党员基本情况登记表，转出时应登记签字；4）转入关系的党员应及时编入党支部，参加组织活动，交纳党费，因私出境的党员，应办理保留党籍的审批手续。9（五）、员工工资支付及个人所得税申报汇缴工作要求1、以银行信用卡支付；2、按月于起薪日支付；3、足额支付；4、支付后反馈信息。1、工资支付形式1）员工工资通过其本人持有的的银行储蓄存折予以支付；2）员工统一使用指定的当地银行个人活期储蓄存折帐号。无指定银行存折帐号的（包括新进人员），提供其本人身份证复印件，由RHR办理。2、工资支付数额1）员工工资结算周期根据海鑫公司考勤制度执行，支付数额，按照公司提供的工资支付清册中的实发工资额支付；2）根据公司提供的工资支付清册，于起薪日由RNR向员工提供工资单。3、工资支付时间1）员工工资应当在起薪日支付，如遇节假日，提前在距节假日最近的一个工作日，资金与网上支付时间相应提前；2）公司应确保在起薪日前3日将工资费用汇达RHR指定的银行帐户；3）应在起薪日前1日通过银行支付，确保工资在起薪日到达员工信用卡上。4、网上工资支付1）员工工资由RHR在网上银行办理支付；2）“一核二审”确保支付正确：一核（录入数据复核）、一审（财务复审）、终审（总经理核准）。5、税费代缴手续1）员工薪金所得的个人所得税，根据公司提供的工资清册和税金，由RHR按税务机关规定编制员工的个税汇交清册进行纳税申报。2）员工薪金所承担的个人社保、公积金费用，由海鑫公司在单位支付社保、公积金中一并交由代理机构缴纳。备注代理员工工资卡开户银行为：□招商银行；□工商银行；□浦发银行；□中国银行；□建设银行；□交通银行10（六）、社会保险及住房公积金申报汇缴工作要求1、根据公司员工增减情况，及时办理社保公积金新增、封存或转移手续；2、按月向社保公积金经办机构申报、缴纳社会保险公积金费用。1、单位缴费帐户统一汇缴到公司单位缴费帐户。2、变动信息告知1）员工及缴费变动信息公司应随时告知RHR，办理社保登记手续随工资支付周期申报；2）RHR按变动信息进行动态登记，有关个人书面资料由公司向RHR提供。3、办理业务申报根据变动信息，RHR及时向社保公积金经办机构办理业务申报，包括：新进、转入转出、封存启封、补缴及基本信息调整申报手续。4、缴费明细调节员工的社保、公积金缴费，由RHR按实际申报人数与缴费金额编制的缴费明细表，按约定的时间以电子邮件将社保、公积金缴费明细表提交给公司。5、确认缴费请款公司确认缴费明细表后，据此办理社保、公积金费用请款。按约定时间将社保、公积金费用汇达RHR指定的银行帐户。6、社保费用划缴根据核对确认的缴费金额，由RHR将该项费用汇入公司社保、公积金缴费帐户，届时由社保公积金经办机构扣缴。7、实缴情况告知RHR在缴费后5日内，将实际缴费情况以电子邮件方式告知公司，以便查核。11（七）、管理咨询服务工作要求为公司搞好人力资源管理提供咨询服务：常年接受劳动人事政策咨询、培训咨询和制度设计。1、政策法规咨询1）及时通报政府最新颁布实施的劳动人事政策法规；2）常年为公司提供有关招工退工、劳动合同、工资福利、劳动保护、职业培训、劳动监察、劳动仲裁、社会保险等劳动人事管理和社会保障政策咨询；3）解答和协调处理政策执行中的疑难问题。2、人事管理咨询和制度修订1）为公司审定修订各项劳动人事制度；2）接受劳动人事管理事务咨询。3、协助接受劳动监察协助公司做好政府各职能部门的行政执法检查，包括劳动监察和社会保险稽核等。4、协助开展企业内训1）根据公司需要开展HR业务知识培训和现行主要业务政策及操作实务讲座；2）根据公司需要对员工进行劳动关系、劳动纪律、道德规范和法律法规等基本素质教育；3）为HR管理人员提供业内通讯资料。12四、财务结算工作要求根据向公司提供的各项代理服务所需的费用，按财务制度规定准确、及时地进行结算。1、工资费用结算1）员工的实发工资款以及个调税金由公司财务每月按约定时间以转帐方式汇达RHR财务部；2）公司工资款到帐后5日内，RHR出具相应的财务凭证。2、社保公积金费用结算1）公司根据与RHR确认的社保公积金缴费费用，及时汇给RHR财务部；2）RHR在款到款项后5日内，出具相应的财务凭证。3、经济补偿金结算离职人员给予经济补偿的，根据公司的通知，在办妥交接手续后由RHR通过网上银行支付系统给付补偿金。4、服务费结算1）RHR按本操作规程向公司提供代理服务，除属专项服务另行收费外，公司按实际使用人数、按月向RHR支付服务费，标准为：每人每月元。2）服务费按月与社保公积金费用一并结算。5、财务凭证出具上述各项费用包括其他一次性服务费用，属代扣代缴代办的，由代理机构出具税务机关制发的非涉税项目收据，或出具单独列项的服务发票，属RHR营业收入的，出具涉税服务发票。6、RHR指定银行结算帐号单位名称：银