行政办公室管理规范

行政办公室管理规范●岗位有职责●工作有标准●办事有程序●行为有准则●考核有制度二〇一〇年三月十九日-1-目录第一章工作事项……………………………………………………………………1.1行政办公室工作事项………………………………………………第二章岗位设置……………………………………………………………………第三章岗位职责……………………………………………………………………3.1行政办公室主任岗位职责…………………………………………3.2行政办公室副主任⑴岗位职责………………………………………3.3行政办公室副主任⑵岗位职责………………………………………3.4行政办公室主任干事⑴岗位职责……………………………………3.5行政办公室主任干事⑵岗位职责………………………………………3.6行政办公室主任干事⑶岗位职责……………………………………3.7行政办公室司机班班长岗位职责……………………………………3.8行政办公室服务员岗位职责……………………………………3.9行政办公室汽车司机岗位职责……………………………………第四章工作标准…………………………………………………………………4.1执行性标准………………………………………………………………4.1.1行政公文处理工作执行性标准………………………………………4.1.2经济计划管理工作执行性标准…………………………………………4.1.3经济合同管理工作执行性标准………………………………………4.1.4固定资产管理工作执行性标准………………………………………4.1.5通用机械设备管理工作执行性标准…………………………………4.1.6配属汽车运维工作执行性标准………………………………………4.1.7计算机网络管理工作执行性标准……………………………………4.1.8办公物品管理工作执行性标准………………………………4.1.9行政公章管理工作执行性标准………………………………………4.1.10信访接待处理工作执行性标准………………………………………4.1.11行政绩效考评工作执行性标准………………………………………4.1.12班组（企业）建设工作执行性标准………………………………………4.1.13计划生育服务工作执行性标准………………………………………4.1.14史志编撰工作执行性标准………………………………………4.1.15合理化建议管理工作执行性标准………………………………………4.1.16环境保护工作执行性标准………………………………………4.1.17节能管理工作执行性标准………………………………………-2-4.1.18后勤服务工作执行性标准………………………………………4.2保障性标准………………………………………………………………4.2.1行政办公室工作保障性标准………………………………………第五章工作流程…………………………………………………………………5.1行政公文发文工作程序……………………………………………………5.2行政公文收文工作程序………………………………………………5.3成本预算编制工作程序…………………………………………………5.4经济合同签订工作程序………………………………………………5.5固定资产移交工作程序……………………………………………………5.6通用机械设备委外维修工作程序……………………………………………5.7机关派车工作程序………………………………………………5.8行政公章使用工作程序…………………………………………………-3-第一章工作事项1.1行政办公室工作事项类别要点行政公文处理中心《行政公文处理办法》拟稿中心行政公文收发归档中心行政公文呈批转递中心行政公文发文规范符合性审核中心行政公文文号编发中心行政公文印制中心行政文书档案保管中心行政公文管理体系评价考核经济计划管理中心《成本管理办法》拟稿中心《年度成本计划（预算）书》编制下达中心经济活动分析会组织中心成本科目、工程项目预算执行过程监督请款组织中心经济计划管理体系评价考核组织经济合同管理中心《经济合同管理办法》拟稿中心经济合同范本制订中心经济合同规范符合性审核中心经济合同章保管使用经济合同对方人（单位）资信调查中心经济合同管理体系评价考核组织固定资产中心《固定资产管理办法》拟稿中心固定资产清查组织中心固定资产表编制固定资产移交报废手续办理中心固定资产管理体系评价考核组织通用机械设备管理中心《通用机械设备管理办法》《机动车管理办法》拟稿中心通用机械设备维护保养包保人选定中心通用机械设备清查组织中心通用机械设备维修保养计划编制-4-中心通用机械设备档案管理中心通用机械设备大修更改报废手续办理中心通用机械设备管理体系评价考核组织配属汽车运维配属汽车驾驶保养责任人选定配属汽车委外维修保养计划编制配属汽车台账管理配属汽车运用驾驶、自检自保计算机网络管理中心《计算机网络管理办法》拟稿中心计算机网络维护检查活动组织中心计算机网络管理体系评价考核组织办公物品管理中心《办公物品管理办法》拟稿中心办公物品配置标准制订中心办公物品保管责任人选定中心办公物品清查组织中心办公物品维修保养计划编制中心办公物品台账管理中心办公物品维修更新报废手续办理中心办公物品管理体系评价考核组织行政公章管理中心《行政公章管理办法》拟稿中心行政公章保管使用中心内设机构行政公章刻制、启用、报废、收缴、销毁中心行政公章管理体系评价考核组织信访接待处理中心《信访工作办法》拟稿群众来访接待群众来信处理信访事项督办反馈信访苗头分析排查中心信访工作体系评价考核行政绩效考评中心《机构工作业绩考评办法》拟稿中心月度生产（行政工作）验收考核活动组织及通报中心生产经营月度自验组织及报告中心行政工作年度总结班组（企业）建设中心《企业发展规划》拟稿中心《年度班组建设工作方案》编制中心企业管理体系自检组织报告计划生育服务中心《计划生育服务工作办法》拟稿职工家属婚育服务档案（数据库）建立节育避孕药具发放-5-育龄职工家属体检组织计划生育政策知识宣传计划生育优待政策落实督促中心计划生育工作体系评价考核组织史志编撰企业年鉴编写企业历史文献（物）收集保管合理化建议管理中心《合理化建议管理办法》拟稿中心员工合理化建议收集论证组织中心员工合理化建议立项、试验、评价、奖励、推广能源管理中心《能源管理办法》拟稿节能技术推广中心能耗调查统计、报表编制上报中心能源管理工作评价考核组织环境保护中心《环境保护工作办法》拟稿环保技术推广环境污染调查（治理）组织环保政策知识宣传中心环保工作评价考核组织后勤服务中心公文打印、排版、印刷中心机关报刊杂志分发中心机关车递公函收发中心机关会议室卫生及茶水供应中心主要领导办公室卫生中心领导值班室卫生中心公务接待中心电话装拆移联系办理-6-第二章岗位设置行政办公室岗位设置图主任干事⑴主任干事⑵主任干事⑶司机班班长副主任⑴副主任⑵主任服务员司机⑴司机⑵司机⑶司机⑷司机⑸-7-第三章岗位职责3.1行政办公室主任岗位职责岗位名称主任所属部门行政办公室直属上级中心主任直属下级行政办公室副主任职责概述⒈组织行政办公室人员发挥机构职能作用。⒉建立健全内部工作体系。⒊参与中心政务活动。职责职责细分1.组织发挥机构职能作用组织贯彻落实上级文件指示精神。组织拟订并落实相关工作办法。组织处理本室职责范围内出现的意外事件。2.建立健全内部工作体系明确室员分工，细化岗位职责，建立工作标准，落实考核制度。⒊参与中心政务活动为中心领导决策收集信息、提供参考意见。3.2行政办公室副主任⑴岗位职责岗位名称副主任⑴所属部门行政办公室-8-直属上级行政办公室主任直属下级行政办公室主任干事职责概述⒈协助主任管理室务。⒉负责分管业务工作。⒊完成其它临时工作。职责职责细分1.协助主任管理室务⑴执行有关文件指示精神。⑵提出室务管理意见和建议。⑶主任不在岗时，代理主任职务。⒉负责分管业务工作⑴行政绩效考评。⑵中心行政公文发文规范符合性审核。⑶通用机械设备管理。⑷计算机网络管理。⑸信访接待处理。⑹班组建设。⑺中心电话装拆移联系办理。⒊其它临时工作完成领导交办的其他工作3.3行政办公室副主任岗位职责岗位名称副主任⑵所属部门行政办公室直属上级行政办公室主任直属下级行政办公室主任干事职责概述⒈协助主任管理室务。⒉负责分管业务工作。⒊完成其它临时工作。-9-职责职责细分1.协助主任管理室务⑴执行有关文件指示精神。⑵提出室务管理意见和建议。⑶主任不在岗时，依次代理主任职务。⒉负责分管业务工作⑴经济计划管理。⑵固定资产管理。⑶史志编撰。⑷合理化建议管理。⑸中心公务接待⒊其它临时工作完成领导交办的其他工作。3.4行政办公室主任干事（1）岗位职责岗位名称主任干事所属部门行政办公室直属上级行政办公室副主任⑴直属下级行政办公室服务员职责概述⒈负责分管业务工作。⒉完成其它临时工作。职责职责细分⒈负责分管业务工作⑴行政公文处理：中心《行政公文管理办法》文稿拟订、中心行政公文收发归档、中心行政公文呈批转递、中心行政公文文号编发、中心行政文书档案保管、中心行政公文管理体系评价考核。⑵计划生育服务。-10-⑶行政公章管理。⑷车递公函收发。⒉其它临时工作完成领导交办的其他工作。3.5行政办公室主任干事（2）岗位职责岗位名称主任干事所属部门行政办公室直属上级行政办公室副主任⑴直属下级职责概述⒈负责分管业务工作。⒉完成其它临时工作。职责职责细分⒈负责分管业务工作⑴办公物品管理。⑵能源管理。⑶环境保护。⒉其它临时工作完成领导交办的其他工作。3.6行政办公室主任干事（3）岗位职责-11-岗位名称主任干事所属部门行政办公室直属上级行政办公室副主任⑵直属下级职责概述⒈负责分管业务工作。⒉完成其它临时工作。职责职责细分⒈负责分管业务工作⑴经济合同管理。⑵中心经济合同章保管使用。⒉其它临时工作完成领导交办的其他工作。3.7司机班班长岗位职责岗位名称班长所属部门行政办公室司机班直属上级行政办公室副主任⑴直属下级汽车司机职责概述⒈组织司机班员工发挥机构职能作用。⒉负责分管业务工作。⒊完成其它临时工作。职责职责细分1.组织发挥机构职能作用⑴组织贯彻落实上级文件指示精神。⑵组织制订并落实内部工作制度。⑶组织处理司机班职责范围内出现的意外事件。⒉负责分管业务工作⑴组织完成运输任务，保证配属汽车财产安全，督促驾驶员落实汽车维修保养制度，。⑵组织开展驾驶员业务学习和安全教育活动，对驾驶员进行工作考核。⑶制订配属汽车维修保养计划，监督验收维修保养质量。⑷管理配属汽车台账。⑸协助安全管理部门查处汽车交肇事。⑹协助职教部门培训、考核汽车驾驶员。-12-⑺协助设备管理部门办理中心配属汽车年检手续。⒉其它临时工作完成领导交办的其他工作3.8行政办公室服务员岗位职责岗位名称服务员所属部门行政办公室直属上级行政办公室主任干事⑴直属下级职责概述⒈负责分管业务工作。⒉完成其它临时工作。职责职责细分⒈负责分管业务工作⑴中心行政公文打印、排版、印刷。⑵中心机关报刊杂志分发。⑶中心机关会议室卫生及茶水供应。⑷中心主要领导办公室卫生。⑸中心领导值班室卫生。⒉其它临时工作完成领导交办的其他工作3.9汽车司机岗位职责岗位名称汽车驾驶员所属部门行政办公室司机班直属上级行政办公室司机班班长直属下级职责概述⒈汽车驾驶。⒉汽车保养。⒊完成其它临时工作。职责职责细分1.汽车驾驶执行有关工作标准，填写工作记录。⒉汽车保养执行有关工作标准，填写工作记录。⒊其它临时工作完成领导交办的其他工作-13-第四章工作标准4.1执行性标准4.1.1行政公文处理工作执行性标准工作名称行政公文处理工作主要依据1.《石长铁路房建物业管理中心公文处理办法》2.政府和上级有关公文管理文件工作要素工作内容1.发文2.收文⒊转递⒋归档⒌保管⒍借阅4.1.2经济计划管理工作执行性标准4.1.3经济合同管理工作执行性标准4.1.4固定资产管理工作执行性标准4.1.5通用机械设备管理工作执行性标准工作名称通用机械设备管理工作主要依据1.广铁（集团）公司设备综合管理办法（广物发[2005]142号）2.关于公布《石长铁路房建