公文处理规范培训

泉州晋江机场公文写作探讨总经理办公室2014-6-191234常用公文写作最新公文规范实例公文写作的要求和流程一、最新公文规范中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年颁发的《党政机关公文处理工作条例》，于当年7月1日起执行，是目前最新的公文规范。之前，党委系统和政府系统是两套不同的规范，这是首次统一了党委和政府行文规范。（一）公文文种1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10、报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项。12、批复。适用于答复下级机关请示事项。13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）新规范与旧规范的主要区别•1、多了“决议”和“公告”两个文种；•2、会议纪要删去了“会议”二字，改为“纪要”；•3、取消了原规范“主题词”；•4、恢复了原文章发文单位落款；•5、落款时间由中文改为阿拉伯数字。（三）公文格式•公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。•密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。•紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。•标题。由发文机关名称、事由和文种组成。•主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（四）行文规则•行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。•行文关系是指各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。一般可分为相互隶属关系，平行关系，不相隶属关系。•根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。•一定的行文关系，规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。行文方向分为上行文、平行文和下行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通告、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。•向上级机关行文，应当遵循以下规则：1、原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送其他相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。2、党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权，属于部门职权范围内的事项应直接报送上级主管部门。3、下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报。不得原文转报上级机关。4、请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。5、除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，也不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。6、受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时应当抄送另一个上级机关。7、不符合行文规则的上报公文，上级机关的文秘部门可退回下级呈报机关。二、公文写作的要求和流程（一）公文结构用语•开头用语：为（了）、关于、由于等•结尾用语：为要（盼）、特（专）此通知•称谓用语：本人、本公司、你局、贵方、该公司、该项目•承启用语：为（对、因、据）此、鉴于、总之、以上等•经办用语：经、已经、业经、现经、兹经等•征询用语：当否、妥否、是否可行、意见如何等•期请用语：期、盼、拟请、恳请、报请、特请等•公文的首语（1）以“根据”为首语。（2）以“为了”为首语。（3）以“现将”为首语。（4）以“时间”为首语。（5）以“单位”为首语。（6）以某项工作为首语。（7）以“问题”为首语。（8）以“结论”为首语。（9）以“评论”为首语。•公文的尾语（1）指令性尾语。（请遵照执行）（2）知照性尾语。（特此通知）（3）呈告性尾语。（特此报告）（4）期准性尾语。（多用于函，如：请函复）（5）期请性尾语。（多用于请示，如：妥否，请批示）（6）回复性尾语。（特此函复）（二）公文写作一般步骤1、写作准备•思想准备，即作者理论修养、政策水平的准备•主要内容和材料的准备，即事先准备围绕主题所要采用的观点和材料，做好去粗取精、去伪存真的甄别工作，对其使用勾勒出一个大体的轮廓，并根据阅读对象的特点有所侧重。2、拟定提纲•在明确写作意图、目的、内容并充分准备材料后，需理清思路，安排文章的整体布局，以提纲的形式体现出来。•可粗略拟出标题和各层次的要点，也可细致拟出大小标题和各层次主要内容及段落分布。3、草拟初稿•是公文正式写作的开始环节，也是非常重要的环节，初稿撰写不顺利，就难以高效率完成既定任务。首先尽快进入写作状态，搜索、串联各种信息，按照提纲顺序，专心致志、一气呵成。其次要力争达到“严、准、精、快”四个要求。4、征求意见•初稿是公文的雏形，先不急于对文稿从内容到形式做大的修改，可交给领导或其他熟悉情况又有一定写作经验的人帮助修改。如涉及其它单位或部门，需广泛征求各方面意见，把搜集到的意见进行认真研究，深入实际，进一步了解情况、提高认识。5、反复修改•经过征求意见阶段的再认识后，作者对文稿进行再加工和润饰工作。修改范围主要包括：深化主题、审阅内容、调整结构、修正语句和确认标点符号。一般程序：反复阅读，从整体把握文章结构，然后从大的段落、观点上进行修改，再就每一具体问题进行修改，最后再逐字逐句加以推敲。6、制版印刷•修改后的文稿经领导签发即转化为“定稿”，它是印制正本的依据和存档的文本。需注意用纸规范、格式规范、书写规范。三、常用公文写作我们常用的公文通知、请示、函、报告、总结。总结不是行政机关公文的文种，但我们经常应用。（一）通知1.通知的含义通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。2.通知的特点（1）使用范围的广泛性。通知适用范围的广泛性主要表现在用途广泛。大到全国性的重大活动安排，批转文件，发布规章制度，下达指示，小到机关单位内部处理日常事务，告知一般事项，都可以使用通知。（2）具有晓谕功能。通知的主要功能首先在于告知，告诉受文对象有关事项；其次是提出要求，让受文对象在知晓通知内容后，按发文者的意图去办。（3）时效性较强。所谓时效性，包含着两层意思：一是时间期限，要求办理的事情，必须在限定的时间内完成。即使是提出原则性规定的通知，也有其贯彻执行的时间限要求，受文者不能拖着不办。二是效力长短不一，有的通知因安排公务活动的具体事项而发，如开会通知，会期一到，通知也就失去了效力；而有的通知是用来部署某方面工作的，在这方面工作结束以前，无论时间长短，它都是有效力的。3、通知的分类（1）批示式通知这类通知根据用途的不同，又可以分为批转式通知、转发式通知和发布式通知三种。A、批转式通知，用于批转下级机关的公文。B、转发式通知，用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。C、发布式通知，用于发布规范性文件。如《泉州晋江机场关于印发2013年工作总结和2014年工作计划的通知》等。（2）指示性通知对某一事项作出具体规定或对处理某一问题作出具体指示的通知。它一般都是上级机关对下级机关或所属单位下达指示时使用的。这类通知的政策性和指导性较强，如国务院发出的《国务院关于做好免除城市义务教育阶段学生学杂费工作的通知》，要求下级机关认真贯彻执行。（3）事务性通知用于安排一般具体事务的通知。如调整机构、启用印章、变更作息时间、安排节假日值班等。如《关于2010年下半年节假日时间安排的通知》。（4）会议通知各机关单位用以发出召开会议的通知。（5）任免通知上级机关任免下级机关的领导人员，或上级机关的有关任免事项需要下级机关知晓时所发出的通知。4、通知的写法通知一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。因各种类型的通知写法不尽一致，现分述如下：（1）指示性通知A、标题。指示性通知的标题，必须具备发文机关、事由、文种三项。如《国务院关于进一步加强成品油管理的通知》等。B、正文。正文一般包括缘由、事项要求两个部分内容。这类通知重在指导具体工作。正文开头的部分要求有说服力，以提高认识和增强贯彻执行的自觉性。一般来说，关系重大的问题、事项、工作或者应引起高度重视的问题，缘由部分要写详细些。通常，有必要讲清某项工作或某一方面存在的问题时，则应说明纠正、解决问题的必要；如所指导或布置的是连续性（或回顾性）工作，则应回顾历史，肯定成绩，指出尚存在的问题，说明这项工作的重要性；有必要阐述形势时，应明确开展这项活动或进行某一工作的必要性。缘由部分的最后是承启语，如“现就有关事项通知如下”，引出下文“事项”部分。指示性通知正文的核心部分，是紧接缘由部分之后的“通知事项”，即布置的具体工作、作出的具体指示及提出的具体要求。一般情况下，这部分包括工作指导思想、工作任务、工作原则、方法步骤、应该注意的问题等几个方面的内容，要求分条列项表述清楚、明确。（2）事务性通知、会议通知A、标题。事务性通知和会议通知的标题应是完整、规范形式。B、正文。事务性通知的正文，一般包括发文缘由、通知事项、执行要求三部分内容，因其重在周知，实际撰写时可省略发文缘由或执行要求，甚至可以只写明“通知事项”。这类通知虽然不一定要提供发文的目的、意义或根据，也不强调执行，但需要周知的事项一定要写得具体、明白。一般来说，通知开展某项具体活动或进行某项具体工作，正文应具备一般通知的结构形式。只需周知某些情况或事项时，正文往往只写明“通知事项”。会议通知也是属于具体事务的通知，但正文一般要求写明会议主题（包括召开会议的机关、会议名称、会议主要内容）、会议基本安排（包括会议的时间、地点、参加会议人员、主要日程安排，及报到时间、地点等）、有关要求（包括会前报名、食宿安排、材料的准备、会场要求，有关交通事项、联系人、联系电话等）。（3）任免通知A、标题。任免通知的标题，应写明发文机关和被任免人员的姓名，同时任免多人职务时，标题中一般只写排列在第一位人员的姓名，后加“等同志”概括。如《泉州晋江机场关于×××等同志职务任免的通知》。B、正文。任免通知正文分两部分，一是任免根据，二是任免决定。行文时要注意，任免决定包括了任职、免职和既免又任等几种情况。要区别情况，写清被任、免职务人员的姓名和职务。任免的原因，一般不需要展开说明或发表议论，以体现通知的权威性。（5）通知写作的注意事项A、准确使用文种特别要注意批转性通知与批复的区别。批转性通知和批复都是针对下级来文所作的指示性下行文，但是他们却有不同之处。批转性通知是与批转的原文作为一个复合式文件一并发布，而批复只需在文中表述所批复的××请示收悉，不用将请示附在批复文件之后。B、通知事项必须明确具体通知事项是通知的主体，一定要根据通知的性质、类别来写。如批转性通知要写清“批转”，转发性通知要写清“转发”；公布性通知要写清“印发”，相互不能混用。批转、转发、公布事项必须准确无误。会议通知、事项通知，事项必须周全、具体、准确，否则将影响“通