合肥学院出版类档案工作规范

1合肥学院出版类档案工作规范为了提高我院出版类档案（以下简称出版档案）工作质量和管理水平，充分发挥其作用，有效地为学院和社会服务，并为考核出版档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国著作权法》，国务院《科学技术档案工作条例》，国家出版局、国家档案局《出版社书稿档案工作规定》，原国家教委《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章的制定，结合我院实际情况，特制订本规范。一出版档案的收集和归档1、确定出版档案归档范围的原则（1）归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学院和社会当前与远具有参考价值和凭证作用。（2）归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。（3）归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。2、归档的主要内容和重点（1）归档的主要内容包括综合管理，出版物的编审，出版等方面的内容（具体范围《合肥学院出版类档案归档范围和保管期限表》）。（2）归档的重点是出版活动各个阶段所形成的不同载体、形成的文件材料，尤其是出版物本身。3、不归档的文件材料（1）上级机关有关出版的普发性（非专指本院）、不办的文件；2（2）未生效的合同、协议书；（3）不退、不用的稿件，非定稿的稿件；（4）重份文件及院内单位发来的文件；（5）无查考价值的事务性、临时性函件；（6）院外单位交换来的材料；以上某些文件如认为有必要，也可有选择地作资料暂存。4、形成积累（1）出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部材料收集整理放入材料积累袋内，随时检查归档材料是否完整、系统、准确，并及时进行补救。（2）出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，放入案卷内，拟出标题，经部（室）主任审查和兼职档案员检查后，编好卷内目录，连同原稿、样报、样书，顺序放入袋内。5、整理组卷（件）（1）出版档案以出版物名称立卷（件），一书一刊组成一件。注意分清年度，不可混年立卷（件）。（2）跨年的出版档案，放在出版物的出版年度立卷（件）。（3）出版档案内的文件，均须除去金属物，修补破损处，用线装订。（4）文件材料以左下方对齐，在左侧装订。照片（放入声像档案内，并附参见号）。（5）页号的编制：档案文件无论单面或双面只要有书写文字的，均应编写页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。样书、期刊不编写页号，其页号以样书、期刊原有页号为准。（6）卷末备考表应逐项认真填写。3（7）出版档案案卷标题以书籍著（译）者、书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题。6、归档验收（1）书刊出版后一个月内，责任编辑应向编辑部兼职档案员归档，经验收合格后，发给凭据，编辑部负责人和财务部门可按此签发稿费通知单核发放稿费。（2）编辑部的兼职档案员应在次年3月底前，将上年度应归档的出版档案，集中向院综合档案室移交，移交时填写移交目录一式二份，双方各执一份。（3）出版物版权转移到院外出版时，档案一般应随同转移。二出版档案的管理1、分类编号（1）按《高等学校档案实体分类法》进行分类。（2）每年所有出版类档案材料按先后顺序编流水号，年度用出版物的出版年度。2、编目（1）在案卷脊背下端40毫米处，贴上记有档号的标签。（2）以案件为单位登录目录，按档案先后次序填写。（3）按出版物类型登录分类目录和专题目录。（4）按照GB3792.5－85《档案著录规则》，编制图书、刊物、报纸案卷级、文件级、出版档案著录卡，作为手工检索卡和计算机采集卡使用。（5）积极创造条件将所编制的各种出版物档案数据贮入计算机数据库，进行检索和管理，并与学院信息系统联网。3、排架、保管（1）案卷（件）入库必须做到物、账相符，然后按档号顺序排放。4（2）保管和其他技术要求，按《合肥学院档案业务建设规范》执行。（3）音像出版应编入声像档案。4、鉴定和销毁（1）根据出版物的历史价值、科学价值和使用价值，保管期限分为永久、长期、短期三种。到期经过鉴定，根据价值和需要，保管期限可以升降，进行适当调整。（2）鉴定、销毁程序、手续，均按《合肥学院档案业务建设规范》执行。5、统计按《合肥学院档案业务建设规范》执行。三出版档案的开发利用1、借阅手续按《合肥学院档案业务建设规范》执行。2、出版档案在一定时期内必须保密或控制使用的部分，特别是专家审稿意见，应严格划清界限，规定不同要求，利用时需经院综合档案室主任批准。3、定期编制出版档案汇编或内容摘要，在本院部提供利用，并有选择地进行外部交流。四出版档案工作岗位责任制1、院出版、编辑部门领导职责（1）在组织编制出版物的长远规划和年度计划时，要把档案工作列为重要内容。（2）制定和健全有关管理制度，确保出版档案工作能纳入管理工作中，并督促有关负责人和责任编辑执行。（3）给本部门兼职档案人员开展工作提供条件。（4）定期检查和研究出版档案工作中存在的问题，并认真予以解决。52、审查责任编辑对出版档案材料收集是否完整、系统、准确。组卷是否符合要求，保管期限是否定得恰当，并签注意见。3、院编辑、出版部门责任编辑职责（1）负责所编辑的书刊应归档的材料、样书的收集、整理工作，并送本部门主要负责人审查。（2）负责向所在出版、编辑部门的兼职档案员办理归档手续。4、出版、编辑部门兼职档案人员职责（1）在部门负责人的指导下，指导、监督、协助责任编辑做好出版档案材料的平时积累工作。（2）会同部门领导检查、接收责任编辑归档的案卷（件）是否完整、系统、准确，组卷是否符合要求，经检查合格并办理移交手续后，发给凭据方可给作者汇出稿费。（3）将已收集的案卷（件），按规定装订后，于每年3月底以前，集中向院档案部门办理移交手续。（4）完成学院档案部门委托办理的其他有关任务。5、学院档案部门职责（1）根据国家有关出版工作的方针、政策和法规，制定本院出版档案工作的各种规章制度。（2）指导、监督、检查、协助出版部门做好出版物文件材料的形成、积累和整理归档工作。（3）负责出版档案的接收、保管、鉴定、统计、利用等业务工作。6五合肥学院出版类归档档案范围和保管期限表综合管理序号类目名称保管期限1上级有关编辑出版工作的文件（1）需要长期贯彻执行的长期（2）需要短期贯彻执行的短期2编辑出版工作计划、总结、重要请示报告及上级批复长期3本院编辑出版工作规划、统计年报表永久4本院编辑出版工作规章制度长期5本院编辑出版工作人员获奖励名单及事迹材料（1）国家、省级的永久（2）院级的长期报纸序号类目名称保管期限1合肥学院报样报永久2合肥学院报底稿永久刊物序号类目名称保管期限1编辑出版合同、协议书长期2编辑出版请示和批复长期3各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件长期4合肥学院学报永久5获奖或受查处情况的文件材料长期6有参考价值的读者来信、重要评论长期