台账、记录、档案、文件、标准、标准化讲义

台账、记录、档案、文件、标准、标准化释义讲义柳如烟2一、台账台账的定义：台账就是明细记录表。台帐，不属于会计核算中的帐簿系统，不是会计核算时所记的帐簿，它是企业为了加强某方面的管理、更加详细地了解某方面的信息而设置的一种辅助帐簿，没有固定的格式，没有固定的帐页，企业可根据实际需要自行设计，尽量详细，以全面反映某方面的信息，不必按凭证号记帐，但能反映出记帐号更好。一、台账台帐不是会计上的术语，是各个业务部门用于管理、统计本部门日常工作的各种文本、文件、资料的统称，实际上就是一种流水账，如销售数量台帐、销售员业绩统计台帐等。台帐就是明细记录表。具体在仓库管理中，台账详细记录了什么时间，什么仓库，什么货架由谁入库了什么货物，共多少数量。同样，出库也要对应出库台账。再说的明白一点，台账就是流水账。举例：生产安全管理方面的台帐安全生产台帐是反映一个单位安全生产管理的整体情况的资料记录。有三方面的作用：1、在台帐资料的记录、整理和积累过程中起到自我督促、强化安全生产管理的作用。2、是企业规范管理上档次，提高企业管理水平的需要。3、对单位和安全管理人员起到了自我保护的作用。安全生产台帐一般包括14类：1、安全责任书（与主管单位及内部各班组签订的安全生产目标管理责任书、合同）；2、安全生产机构设置的文件（领导小组、安全组织等）；3、安全生产管理制度（安全生产责任制、安全技术措施计划、安全生产教育、安全生产定期检查、伤亡事故的调查和处理制度）。企业注册安全主任、安全员、班组长等岗位职责；安全生产台帐一般包括14类：4、上级有关安全生产管理部门制订和下发的制度性文件、通知、通报等；5、安全宣传教育培训、学习、活动资料。6、安全生产检查资料。7、安全会议记录。8、花名册：全员花名册，特种作业人员花名册。安全生产台帐一般包括14类：9、新工人（含民工和临时工）三级教育。10、机械、电气等设备管理资料11、安全技术交底资料。12、爆破物品管理台帐。13、事故应急预案、事故记录和报告资料，安全事故调查处理材料。14、安全设施和劳保用品购买、发放登记台帐。二、档案档案的定义：《中华人民共和国档案法》定义：档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”二、档案档案的定义：《法兰西共和国档案法》定义：任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”二、档案档案的定义：美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著《现代档案——原则与技术》的定义：档案是“经鉴定值得永久保存的供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”二、档案档案的定义：《苏联大百科全书（第三版）》定义：“档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。”以上档案定义虽然认识有所不同，但都认为档案必须具有三个基本要素：形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。二、档案档案的最新定义：档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。档案的形成档案是直接形成的历史记录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。档案的来源档案来源于文件。档案是由文件有条件地转化而来的，这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程。档案的来源档案来源于文件。档案是对文件的不断扬弃。首先是时效性批判，档案是已经办理完毕的文件；其次是价值批判，档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分；最后是系统性批判，档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元。因此，文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的素材，档案是文件的组合。档案的表现形式档案的形式包括载体、制作手段、表现方式等。1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；2、从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；3、从表现方式来看，有文字、图表、声像等。档案载体的演变档案是人类历史最重要的载体之一。1、甲骨档案是我国现存历史的档案中年代最久远的，它也是我国现存最早的系统的官府文书。2、金文档案是继甲骨档案后又一种珍贵的历史档案，刻于青铜器上记事。3、缣帛档案多用于绘制舆图或抄写经典及朝廷颁授文武官员的诰命、赦命等封赠文书。档案载体的演变档案是人类历史最重要的载体之一。4、简牍档案是指中国古代以竹木为载体而形成的文字材料，主要用于一般公务文书及国家重大政事和书写典籍。5、石刻档案树碑立传的传统习俗，使中国古代石刻档案的遗存多姿多彩，浩如烟海。历代都把刻石作为发布政策、记载国政大事的最好的传世材料，因为易于取用和保存久远。档案载体的演变档案是人类历史最重要的载体之一。6、纸质档案我国档案载体从纸质档案起发生了重大变革，取代了简牍，成为国家正式书写材料，一直沿用至今。7、声像档案，如照片、影片、唱片、录音带和录像带等，进入工业社会以后这类档案越来越多。8、电子档案，20世纪中期以后，档案载体又发生了革命性的变化，产生了以代码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体上、依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的电子文件，这些具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件，参数和其他相关数据称为电子档案。电子档案的产生，是档案领域最剧烈的一次变革，它直接影响着档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念。档案的属性档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。个人档案的重要性个人档案是一个人一生生命轨迹的缩写，是用人单位了解一个人情况的非常重要的资料，也是一个人政治生涯中的重要组成部分，绝不可小看和忽视。一个人只要需要工作、需要生活，就离不开与社会上一些单位、一些部门、打交道，建立起个人档案既是工作的需要，也是社会的需要，更是一个人在社会上工作和生活的需要，这是单位或企业了解一个人的重要手段。没有档案的人当然就不便于单位或企业了解你，对个人是肯定不利的。三、记录记录的定义：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。记录案例四、文件文件的定义：以文字或图示描述管理内容或业务内容、通过规定程序由有权人员签署发布、要求接收者据此作出规范反应的电子文档或纸质文档。四、文件ISO文件体系层次分三层：一层次文件——质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是公司全体员工进行质量管理活动的基本依据和准则，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。四、文件ISO文件体系层次分三层：二层次文件——程序文件：对顾客导向过程（COP）和支持过程（SP）及管理过程（MP）以逻辑上独立的活动进行区分、并予以规范、以确保过程和结果符合顾客要求的文件，是质量手册的支持文件，是员工进行质量管理活动的具体依据。四、文件ISO文件体系层次分三层：三层次文件——作业文件：依据程序文件的规范，对其所指向的过程进行分解描述、以指导具体操作的文件。比如设备操作规程、作业指导书、图纸、明细表、检查基准书、工艺流程图、行政通知公告、部门管理规范、临时作业文件、对外沟通函件等。计算机文件计算机文件属于文件的一种，与普通文件载体不同，计算机文件是以计算机硬盘为载体存储在计算机上的信息集合。文件可以是文本文档、图片、程序等等。文件有很多种，运行的方式也各有不同。文件是与软件研制、维护和使用有关的资料，通常可以长久保存。文件是软件的重要组成部分。在软件产品研制过程中，以书面形式固定下来的用户需求、在研制周期中各阶段产生的规格说明、研究人员作出的决策及其依据、遗留问题和进一步改进的方向，以及最终产品的使用手册和操作说明等，都记录在各种形式的文件中。计算机文件文件是对软件中另一组成部分──程序的解释和说明，是对研制过程进行管理的重要手段。管理人员通过文件来确立不同研制人员或小组之间的工作联系，调整研制周期各阶段之间的衔接关系，并根据所产生的文件检查和控制研制工作的进度。文件也是使用、理解和维护软件所不可缺少的重要资料。五、标准标准的定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种规范性文件。标准是对重复性事物和概念所做的统一规定，它以科学、技术和实践经验的综合为基础，经过有关方面协商一致，由主管机构批准，以特定的形式发布，作为共同遵守的准则和依据。（国标的定义）注：标准宜以科学、技术的综合成果为基础，以促进最佳的共同效益为目的。标准的分类1、使用范围划分有国际标准、区域标准、国家标准、专业标准、企业标准2、按内容划分有基础标准（一般包括名词术语、符号、代号、机械制图、公差与配合等）、产品标准、辅助产品标准（工具、模具、量具、夹具等）、原材料标准、方法标准（包括工艺要求、过程、要素、工艺说明等）；3、按成熟程度划分有法定标准、推荐标准、试行标准、标准草案。标准的制定1、国际标准由国际标准化组织（ISO）理事会审查，ISO理事会接纳国际标准并由中央秘书处颁布；2、国家标准在中国由国务院标准化行政主管部门制定。3、行业标准由国务院有关行政主管部门制定。4、企业标准企业生产的产品没有国家标准和行业标准的，应当制定企业标准，作为组织生产的依据，并报有关部门备案。标准的制定的原则标准的制定应当有利于合理利用国家资源，推广科学技术成果，提高经济效益，保障安全和人民身体健康，保护消费者的利益，保护环境，有利于产品的通用互换及标准的协调配套等。从哲学上讲，标准是客观事物所具有何种意义的一种参照物。国内标准的分类国内标准共分两类，国家标准和行业标准：一、国家标准1、GB国家标准2、JJF国家计量技术规范3、JJG国家计量检定规程4、GHZB国家环境质量标准5、GWPB国家污染物排放标准6、GWKB国家污染物控制标准7、GBn国家内部标准8、GBJ工程建设国家标准9、GJB国家军用标准国内标准的分类国内标准共分两类，国家标准和行业标准：二、行业标准1、YB黑色冶金行业标准2、HG化工行业标准3、DA档案行业标准4、LD劳动行业标准5、MT煤炭行业标准6、HJ环保行业标准7、EJ核工业行业标准六、标准化标准化的定义：为在一定的范围内获得最佳秩序，对实际的或潜在的问题制定共同的和重复使用的规则的活动，即制定、发布及实施标准的过程，称为标准化。标准化的重要意义是改进产品、过程和服务的适用性，防止贸易壁垒，促进技术合作。包括制定、发布及实施标准的过程。标准化的实质和目的标准化的实质：通过制定、发布和实施标准，达到统一是标准化的实质标准化的目的：获得最佳秩序和社会效益是标准化的目的标准化的基本原理标准化的基本原理通常是指统一原理、简化原理、协调原理、最优化原理。统一原理：就是为了保证事物发展所必须的秩序和效率，对事物的形成、功能或其他特性，确定适合于一定时期和一定条件的一致规范，并是这种一致规范与被取代的对象在功能上达到等效。标准化的基本原理标准化的基本原理通常是指统一原理、简化原理、协调原理、最优