物资设备部工作制度

xxxxxxxx有限公司物资设备部工作实施细则编制部门：物资设备部2016-08-01目录总则.........................................................................................1物资设备采购基本规定...........................................................2材料供应质量管理制度...........................................................7仓库管理制度.........................................................................12施工现场材料管理制度.........................................................23料具存放制度.........................................................................28周转材料管理制度.................................................................36机械设备管理制度.................................................................38劳动保护用品管理制度.........................................................511/53物资设备管理制度总则1、为提高集团公司物资设备管理水平，实现物资设备工作程序化、规范化，达到降低采购成本、加速资金周转、保证工程质量、减少浪费、提高经济效益的目的，根据《企业经营管理制度》对物资设备部的规定，特制订本制度。2、集团公司自营项目经营生产所需物资、材料、机械、设备的采购、存放、领用、租赁、报废等，均属本制度管理范围。3、集团公司下设物资设备部，负责指导和监督集团公司各自营项目的物资设备采购、存放、领用、租赁、报废等工作。4、各项目部的物资设备采购、存放、领用、租赁和报废应遵守集团公司《企业经营管理制度》的相关规定和本制度的规定。5、本制度自2016年8月1日起生效，解释权归集团公司物资设备部。2/53物资设备采购基本规定做好工程物资设备采购管理是增加企业经济效益、防范风险的一项重要工作。为合理调配使用工程物资、设备，保障工程项目顺利实施，特制定本流程。一、物资、设备采购流程1、大宗物资采购流程：（1）本规定所指大宗物资系总量在2万元以上的物资以及有特殊要求的物资。（2）项目部应在成立之初，对各大宗物资进行需求统计，同时向采购员和物资设备部提交需求计划，计划中应列明物资名称、规格、技术要求、数量、单位、预计需求时间等；物资设备部收到计划后，应及时进行询价谈判（必要时编写采购分析报告报领导审批）并草拟合同；（3）物资设备部将合同初稿报法务部审校；法务部审校完成后报上级领导审批。（4）总经理批准，正式签订合同；（5）项目部根据施工进度计划，在合同约定的交货期之前向物资设备部发出采购申请（填写《xxx项目部物资采购申请表》，必须有项目部库管员、项目部技术负责人和/或项目经理/项目执行经理/项目实际负责人），并由物资设备部发出采购订单统一采购；3/53（6）对于尚未签订合同的大宗物资采购，原则上应提前一个月以上向采购员和物资设备部提交需求计划，对于需要定制、加工的物资，原则上应提前两个月以上提交需求计划，物资设备部按规定签订合同之后，按第（5）条执行；（7）项目部安排专人与供应商接洽，联系物资接收、检验和入库，并在验收完申请采购的物资后一个工作日内通过《采购申请结案回执》的形式向物资设备部汇报该批申请采购的物资是否按照约定的品牌、数量、质量、规格、型号如期送达指定位置。2、零星物资、设备采购流程（1）本规定所指零星物资、设备系总量在2万元以下的物资和设备。（2）对于（总价在20000元以下）零星物资设备和特别紧急物资设备的采购，价格在预算价格90%以下的，经项目经理/负责人和库管员签字后可由项目部采购员采用统一格式的订单直接进行采购，同时将采购订单发物资设备部备案；（3）材料验收入库、填写入库单。（4）集团公司物资设备部可随时对项目部的采购工作进行抽查，如发现价格过高的，项目部应及时进行纠正。明显有渎职行为的，应按规定进行惩处。3、大型机械设备采购租赁流程4/53（1）项目部应根据施工需要提前一个月向物资设备部报送设备需求计划；（2）物资设备部应在两个星期内进行市场调查，并会同工程管理部、总工办、项目部以及相关领导对其经济性、必要性、采购型号（功率、容量等）进行联合审查，必要时编写采购/租赁分析报告报请领导审批；（3）联合审查或采购分析报告审批通过之后，由物资设备部牵头、项目部配合、工程管理部提供支持，与供应商磋商草拟合同，并报法务部审校；法务部审校完成后报上级领导审批；（4）总经理批准，合同签订；（5）物资设备部根据合同约定采用统一订单进行采购；（6）项目部安排专人与供应商接洽联系，负责设备验收和入库，并在申请采购的设备验收完毕后一个工作日内通过《采购申请结案回执》的形式向物资设备部汇报该批申请采购的设备是否按照约定的品牌、数量、质量、规格、型号如期送达指定位置。二、物资采购遵循原则1、市场询价原则：物资采购应在满足设计功能和使用要求的前提下做到“三比一算”（即比质量、比价格、比服务、算成本），货比三家，多方询查，合理确定采购对象，加强采购环节的核算，降低采购成本。2、采用合同的原则：所有物资、设备的采购/租赁均应签订采购/租赁合同，或以统一格式的订单代替合同（零星材料或急5/53需物资除外）。3、计划采购的原则：根据生产所需有计划进行采购，按生产进度安排物资采购时间、品种、规格、数量和质量要求。按照施工现场状况确定进货批量，按照项目资金状况制定结算计划，以较少资金占用，获得最大的经济效益。三、物资供方的选择和评价1、进行评价前采用调查、搜集同行信息或提供证明材料的形式，调查物资供方的生产供应能力、供应质量状况、价格状况、供应的历史业绩、信誉、环保、安全、生产、资金状况等，经销商其库存、运输能力应满足工程需要。2、按公司所需物资的具体要求，评价物资供方提供产品的能力，根据公司质量认证要求，填写评价表，列入合格物资供应商花名册。供应商随信息波动而调整。四、合同签订根据前期的市场调查，草拟合同，报公司合同科审核。报批同意后方可与供应商签订合同。采购合同应合法有理，条款齐全清楚，内容包括物资名称、规格、数量、价格、质量要求、交货方式、交货时间、运输方式与责任、保证、付款方式、违约条款等。合同分发机关部门存档。五、物资设备的验收所有采购物资必须由公司物资设备部根据情况指定专人进行验收，并对质量、数量、规格型号验收负责，且要求验收人员6/53填写材料验收单或入库单，以及向供方索要相关数量、质量、规格的证明文件（合格证、检测证、报关单等）等相关资料。六、不合格品的控制严禁不合格品投入使用。发现采购材料不合格时，通知相关人员和公司物资设备部，按公司规章制度和合同违约责任相关条款执行。七、合同结算1、供方提供结算资料到项目部，项目部按公司规定走报销付款流程；2、物资设备部按公司相关规定复核签字，再报主管领导和计财部审核；3、计财部审核后报常务副总经理审批；4、总经理审批签字；5、项目部财务付款。6、项目部财务人员书面告知物资设备部付款进度情况。7/53材料供应质量管理制度1、为更好地满足施工生产对材料质量的要求，确保工程质量，加强材料供应质量的管理，完善材料供应质量的保证体系，制订本制度。2、材料供应过程中的质量管理（1）加工订货的质量把关1）正确选择进货渠道，对生产厂家及供货单位要进行资格审查，内容如下：a.要有营业执照、生产许可证、生产产品允许等级标准、产品鉴定证书、产品获奖情况；b.应有完善的检测手段、手续和试验机构，可提供产品合格证和材质证明；c.应对其产品质量和生产历史情况进行调查和评估，了解其他用户使用情况与意见，生产厂方（或供货单位）的经济实力、赔偿能力、有无担保及包装储存能力等。2）建立严格的审核制度。a.计划人员和技术人员要严格把关认真审核各类计划；b.对材料、构配件、设备等加工订货计划中的品名、规格、型号、材质要求等要进行逐项审核；c.对构配件和设备计划的标准图集编号及非标准件加工图要详细核对。确认无误后，向业务人员做技术交底（或会同与厂8/53方交底），计划落实执行后，与订货合同一并归档。3）严格履行合同手续与程序。a.材料业务人员在加工订货时，必须与生产厂方（或供货单位）签订加工订货合同（或购货合同）。b.合同除了按标的数量和质量、价款或酬金、履行的期限、交货地点与方式、违约的责任等主要必备条款签订外，还应严格按照（加工承揽合同条例）的条款签订，特别对供货质量、验收标准和验收办法，对出现质量问题的处理及经济责任（索赔违约金、赔偿金）等要详细明确地列出。c.双方应严格履行合同的各项条款，不得擅自通融、变更和解除。4）加强供货渠道及各种计划、合同的管理。a.供货渠道要相对稳定；b.加工订货应本着“先内后外和就近原则，以国产材料为主，进口为辅，市内为主，市外为辅”的原则；c.业务人员对下达执行的各类计划和签订的合同，应分类编号存档管理，建立计划及合同管理台账。（2）市场采购材料的质量把关1）材料采购人员应做好市场调查和预测工作，采购应坚持“比质、比价、比运距，以集中批发为主，就近零星采购为辅”的原则。2）采购时必须向供销单位索取产品合格证及有关检测试验9/53等资料，对无合格证的材料及产品一律不得采购。3）采购批量产品时，一律签订合同。（3）纪律与要求1）负责加工订货和市场采购的业务人员，应模范遵守物资政策及物资工作纪律，廉洁奉公，不得搞不正之风；认真学习合同法和有关工矿产品购销条例等法律、法规，学习材料基本知识，掌握材料性能、用途与质量标准；要以科学有效的工作质量，保证材料供应质量。2）要坚持先看货后订货的原则，不得盲目采购与订货。必要时，应与技术质量人员事先进行产品质量考察工作。3）集团总公司、公司两级配套供应单位要配置质量技术人员，指导、监督材料供应质量工作。4）做妤售后服务工作。业务人员应及时和定期了解供应到现场的材料及产品质量情况，发现验收不合格的材料及产品，要按合同要求和法律、法规的时效及有关规定去办，及时找厂家或供货单位洽谈，做到包退、包换、包损失。3、材料验收的质量管理（1）双控把关：为了避免因质量问题造成拒收，确保进场材料合格，对预制构件、钢木门窗、各种制品及机电设备等大型产品，在组织送料前，由两级供应部门业务人员会同技术质量人员先行看货验收，无质量问题再送料。现场收料人员接料时再行验收签证。10/53（2）联合验收把关：对直接送到现场的材料及构配件，收料人员可会同现场的技术质量人员联合验收；进库物资由库管员和材料业务人员一起组织验收。（3）收料员验收把关：收料员对地材、建材及有包装的材料及产品，应认真进行外观检验；查看规格、品种、型号是否与来料相符，宏观质量是否符合标准，包装、商标是否齐全完好。（4）验收结果的处理1）验收质量合格，技术资料齐全，可及时登入进料台账。2）验收质量不合格，不能点收时，可做拒收，并及时通知上级部门（或供货单位）。如与供货单位协商作代保管处理时，应有书面协议，并应单独存放，在来料凭证上写明质量情况和暂行处理意见。3）已进场（进库）的材料，发现质量问题或技术资料不齐时，收料员应在3日内上报（材料质量验收报告单）（或电话报告）给上级部门，以便及时处理；情况紧急或重大的，应立即上报，并暂不发料、不使用，原封妥善保管。4、质量资料的管理（1）资料内容：包括产品合格证、材质证明及其他有关资料（资格审查资料、产品认证评价资料、试验资料、