13篇浅谈企业档案管理存在的问题及对策论文

浅谈企业档案管理存在的问题及对策论文（13篇）浅谈企业档案管理存在的问题及对策论文1【摘要】企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着时代的发展与改革的深化，企业的档案管理也显得十分重要，因为档案是企业信息的重要载体，它记载着企业在过去期间运行留下的痕迹，它可以为企业在今天的人力、物力、财力的管理上助上一臂之力，在激烈的竞争中求得发展与生存。但是有的企业档案管理工作琐碎、凌乱，再加上其他原因使企业的档案管理工作中存在着诸多的问题，已经阻碍了企业向现代化管理迈进的步伐，所以找出上述问题存在的原因并加以解决在实际工作中具有十分重要的现实意义。【关键词】企业档案;管理;问题及对策一、当前我国企业档案管理存在的问题1、档案管理意识薄弱首先是主要领导不给予重视。大家都知道，企业是生产经营活动的场所，所以单位的主要领导对内最关心的就是企业的安全生产;对外最关心的就是抓住机遇，占领市场，他们认为这样就为企业的良性循环持续发展注入了新鲜的血液。至于企业的档案管理工作就是收集、整理、保存各个部门暂时不用的资料而已。其性质好比管理员看好仓库一样的简单，单位设立此部门就是为了应付上边的检查而已。其次是相关工作人员缺乏主观能动性。在领导的不重视下，相关业务人员也就没有了工作激情，他们认为这个岗位的工作是无法与财务科、经营办、人力资源部相比的，无论怎样工作都是徒劳的，是没有业绩的。所以就“当一天和尚撞一天钟”的工作态度，由于上述的原因，档案管理工作成了重形式轻内容，大部分工作内容都是为上级的联查工作而工作。2、档案的管理力量薄弱在上述理念下，档案室成了提前退休的“疗养”室，这里的人员一部分是机关科室要退休的转岗人员，还有一部分是办公室及后勤人员转入，由于马上要退休，所以人员频换变动;由于综合素质低下，所以不具有专业技术水平。有了上述原因就出现了各种档案管理期限混扰不清、编号索引不全等管理混乱状态。这样年久的档案无法找到，近年度的档案也时常丢失，总之不能很好地为企业服务。因为档案的管理质量提高不上去，最终导致档案的使用价值也无法体现，这样现象严重地阻碍了企业的发展。3、档案的管理与利用相分离企业的档案管理应该是为企业后续的各种服务而工作的，但是现在许多企业的档案管理是为应付形式而管理的。没有发挥出档案管理应起的作用，其一是由于历史原因和人为因素，使档案管理不善，部分档案管理资源流失，使个别档案存在断代现象，让档案失去原有的价值。另一个主要原因是部分基层管理者认为企业为了适应当今激烈竞争的挑战，就应该分析现在的各种市场因素，不愿意浪费时间去翻阅档案，丧失或降低了档案为企业生产经营活动服务的功能。这样导致企业丧失挖掘新资源的潜力与机遇，同时也造成大量信息资源闲置。二、针对当前我国企业档案管理工作存在的问题应采取的措施1、强化档案管理意识首先单位负责人应该对本单位的档案管理工作给予高度重视，这是做好企业档案管理工作的前提条件，让他们从本质上认识到档案管理工作可以为企业的重大决策与措施提供科学有效的依据。其次让相关工作人员放下包袱，努力学习，积极参加培训与讲座。认真地学习工作流程，严格把好接收、整理、归档、入库、上架等各个工作环节的质量关，同时及时地录入微机，企业应该定期派业务骨干向兄弟单位去学习，并使之结合自己的实际工作经验，真正地做到理论联系实际。同时企业也应该面向社会招聘一些有专业理论知识和业务技能的专业人员，使档案管理人员的业务水平迅速提高。最后做好全体档案管理人员的继续教育工作，这是档案管理人员不断开拓视野，了解档案管理领域新动态、新情况使之与外界接轨的最好途径。同时也是档案管理人员提高自身素质，努力钻研业务，实现档案管理工作的单一型向复合型转化的有效措施。2、调动工作人员的工作积极性针对企业档案管理人员工作激情不高，管理力量薄弱这一特点，企业应该打破“疗养科室”这一铁饭碗现象，积极地推行公平竞争上岗、择优上岗这一理念，真正地做到能者上、庸者下的管理机制。对在岗员工进行各个方面的综合业务素质考评，对优秀者给予奖励，对合格者给予鼓励，对考核不达标者给予待岗接受继续教育或转岗，同时鼓励在岗人员积极发挥个人的主观能动性，发挥个人的潜力，激励他们开拓创新。同时，企业也应该拿出一定的经费，与相关业务人员的岗资、奖金挂钩，这也是鼓励他们学好业务，专研业务的有效手段。3、档案管理应与企业的信息化管理相结合传统的档案管理工作业务量大，差错率高，效率低，保密性差，并使一些不法分子有可趁之危。随着社会的发展，企业在现代化管理体制下，档案管理也应该一改过去的“看摊、手蹲、仓库保管”等现象，档案管理工作也应该适应现代化管理的要求，进行信息化管理，充分实现档案的输入、检索、利用等工作的现代化手段，它可以使繁琐的工作瞬间完成并能达到信息共享，同时为企业提供迅速、准确、全方位的档案信息奠定基础，也为企业的正常良性循环起到一定的作用。三、结语总之，企业实行现代化管理不是局部的，应该是全方位、全领域的，档案管理工作是现代化管理的重要标准，所以企业应该加大档案管理的基础设施的建设与投入，逐步使档案管理工作电子信息化，同时也注重专业技术人员的技术培养，最终使档案管理工作有助于企业经济的发展，战略目标的实现。参考文献：[1]刘建华，浅谈企业档案管理现代化存在的问题及对策[J].经营管理者，2011[2]万晓慧.做好基础档案管理工作之我见[J].科技创新与应用，2012(15)浅谈企业档案管理存在的问题及对策论文2一、企业人事档案管理中存在的问题（一）档案管理操作程序不规范，交接不严密我国企业人事档案管理大多是非专业人员，缺乏培训，他们对管理的程序不熟悉，对制度不了解，导致该收集归档的没档，该签字的不签字，该检查的没检查，交接工作前后脱节，档案中存在的问题责任不清。再加上人事档案管理是不透明不公开的，建档对象没有知情权，即使有的关健时间填错了，名字写错了，自己却不知道，档案出现问题也无法维护自己的权益。（二）硬件设施解决落实差由于人事档案管理不重视，我国企业在设备上采取“因陋就简”的原则，人事档案就放于办公室保存在木柜里，防火、防盗、防潮的硬件设施较低。有的单位“因地制宜”把档案室设在最低层或最高层，最低层档案容易受潮，而最高层温度太高，都不适宜放置档案。二、企业人事档案管理对策（一）提高管理人员素质，规范管理程序尽管档案室是存放的仓库，但档案管理人员并不是仓库管理员，档案管理是一项政策性和业务性较强的工作，它集保密与服务于一体，因此，应注意加强人事档案的工作队伍建设，选择政治可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事人事档案工作。提高他们的素质，对他们进行专业化的岗前培训，强化他们的职业道德与职业技能。同时，企业要加强软硬件设施的建设，建立档案管理的信息储存和检索系统，规范管理程序，保证人事档案材料的及时、准确归档。（二）加快信息化进程，完善管理方法利用计算机技术对人事档案进行信息储存和检索，实现网络化管理。通过该系统能够实现文件档案管理一体化。在办公自动化环境下的文件、档案一体化管理，档案管理人员在网上接收、整理、鉴定并确定密级和保管期限，然后进入正式文件库。在建立人事档案数据库的同时，对相关人员设定使用权限，实现档案管理的公开化、透明化，在一定程度上实现资源共享，提高档案管理的利用率与时效性。（三）扩大资料收集范围收集材料是人事档案工作的基础，针对新时期我国企业对人事档案的需求扩大资料收集的范围，做到人事档案不仅要反应个人的学历、思想，还要能够反应其职业技能、业务能力、工作成绩、职业道德以及个人的优缺点，为企业选聘、考核员工提供全面、有效的参考。（四）加强档案硬件设施建设人事档案管理部门应向领导提出困难和要求，争取领导支持，配置专用的铁质档案柜，做到办公室和档案分开，办公室设置钢门、钢窗，配备先进的计算机管理设备。人事档案管理是人事工作的重要组成部分，它为企业人事工作的决策提供了积极的线索和科学的依据，企业要冲破原有的思路和模式，实现人事档案管理价值的最大化。浅谈企业档案管理存在的问题及对策论文3一、企业科技档案管理工作存在的问题及现状分析1.前端控制不到位企业不重视科技档案资料的收集，从而导致资料不全，且很多科技人员并没有档案意识，从而导致很多科技工作者在科研过程中，未对过程资料进行收集、整理，且不清楚科研成果归档的意义及价值，认为科研成果放在自己身边更加安全方便，甚至以技术资料需要保密为理由，在科研过程、科技奖励之后，不愿意将需要上交的档案资料归档。此外，科技档案管理人员同时也做不到每个项目都能做到前端控制。2.企业科技档案制度不健全，全程控制不到位科技档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保障，科技档案全程控制不到位，没有真正实行“四同步”，所谓“四同步”指的是文件材料归档与任务下达应该同步、文件材料形成与检查进度应该同步、验收鉴定技术与验收鉴定成果应该同步、档案管理部门出具归档材料证明与上报科技成果评奖应该同步。由于“四同步”没有真正的实现，使得在科技档案管理中的制约手段缺乏有效性，导致了科技档案管理工作中的主动性不足。3.未对科技档案实施信息化管理计算机信息化管理的主要内容是将科技档案信息用数字的方式保留，并以网络为纽带进行集中管理，因此，其具有多种优势，比如收藏数字化、传递网络化以及资源共享化等。随着计算机技术的不断发展。我国对科技档案进行计算机管理的模式已经逐渐普及，在档案刮泥中，多媒体技术的应用直接说明对科技档案管理的数字化趋势已经无法改变。不过，在现实中，部分企业对科技档案进行管理的过程中，主要使用目录输入或者检索功能，却忽视了计算机管理的深层含义，因此，其管理中依然存在较多问题，比如建设数据库或者网络环境的观念比较落后，信心化档案管理工作人员不足以及档案格式不标准等。4.科技档案的利用率较低对于企业档案而言，科技档案处于核心地位，它通过记录企业的建设及生产情况，如实反映了单位的具体活动。因此，科学合理的利用科技档案，可以为企业创造出无形生产力。对此，科技档案需要进一步强化其资源的利用与开发力度，提高资源利用率，让这些资源能够更好的服务于企业的改革和发展。而现阶段，对科技档案的可发与利用中，还存在比较多的问题，如思想落后、服务过于被动、未对静态档案进行深入挖掘等，很难在根本上满足企业各个部门之间的需求。二、加强企业科技档案管理工作1.建立健全科技档案管理制度，理顺科技档案归档程序科技档案是科研课题研究的全过程的反映，因此要实现科技档案完整性必须做到科研档案全程管理。建立健全一个完整的管理体系，全程管理科技文件前、中、末生命周期。因此，要紧密结合科技档案管理工作与计划管理、成果管理、课题管理之间的关系，归档程序要合理化，对科技档案管理工作的规律进行掌握，实现对科技档案的全程管理原则。2.提高企业科技人员的科技档案归档意识科技人员是科技档案形成的主体，科技档案管理部门要不定期为科技人员进行科技档案工作培训，通过培训强调科技档案工作的重要性，沟通在归档过程中遇到的问题，宣传科技档案管理最新规章制度，将科技档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道。3.彻底落实科技档案的数字化管理要想使科技档案的管理模式由最为传统的方式逐渐转化为现代管理，最为有效的方法则是实施数字化管理，而且数字化管理也可以使档案管理部门脱离传统的库房式管理方式。数字化管理通过采用高科技的数字化存储及时，可以提高信息存储量，从而在一定程度上减少存储空间。因此，要使计算机管理实现高水平，就需要进一步增强科技档案管理的硬件及软件设备，结合现有的多媒体技术，对科技档案进行综合管理，从而提高工作效率。要实现档案格式标准化，就要保证其标准程度和国家标准相一致，备份数据库、采用正版软件以及限制用户权限等措施可以提高管理力度；档案人员要具备较高的计算机知识，可以准确收集并分析原始资料。在上述情况下，企业只有多引进适合形式发展的档案专业人才，才能确保科技档案数字化管理工作更加完善。4.完善企业档案编研工作对科技档案进行管理，就要适应市