酒店会议协议合同及方案

酒店会议协议合同及方案乙方：承办单位经友好协商，甲乙双方就乙方承办/代理甲方之_________会议事宜达成如下协议，双方共同遵守执行。一、甲方主办的_________会议全部交由乙方承办。会议地点是__________________________________会议时间____年____月____日至____年____月____日。主会场是__________________________________二、乙方提供如下会议服务：1、礼仪及接待2、会议交通3、会场布置4、会议餐饮安排5、会议秩序维持6、会议秘书服务7、会议代表住宿安排8、会务考察安排及夜间娱乐支持9、返程票务服务及站场接送10、财务协助。■各项服务分叙如下：1、礼仪及接待乙方提供____名礼仪小姐，汽车站、火车站、机场分别安排____名礼仪，设立标识(甲方提供企业或行业标识，乙方制作)，引导甲方人员报道及安排商务车辆前往下榻酒店。在下榻酒店大堂设立专用接待台(乙方负责设立)，乙方提供名工作人员协助甲方会务组人员进行代表签到、房间安排、发放会议指南(甲乙双方共同拟定)、告知代表会议注意事项，编制会议名录。礼仪工作时间为____月____日____时至____月____日____时，下榻酒店接待人员工作时间为____月____日____时至____月____日____时，乙方提供一条接待热线电话，热线电话开通□国内长途□国际长途，费用按酒店商务电话收费，记入甲方会议支出——除非甲方工作人员许可，乙方人员不得使用热线电话2、会议名录制作要求为：开本________，____色印刷，内文纸张为________纸，封面为________，制作____份，单价为________，交货时间为____月____日前。会议名录资料要求在____月____日前以________格式上传给________________网站。3、会议发言材料制作：开本________，____色印刷，内文纸张为________纸，封面为________，制作____份，单价为________，交货时间为____月____日前。■会议交通1、站场接送根据实际需要，乙方必须于___月___日___时至___月___日___时安排辆座空调巴士，7座面包车___辆，5座轿车___辆至_________机场(汽车站、火车站)。按照先到集合，统一运输的方式，安排与会代表前往下榻酒店。双方同意所有费用按运输趟次结算，其结算标准见下表。如果由于甲方原因使得预订的车辆空驶，甲方按照大巴_____元、面包车_____元、轿车_____元结算。所有交通工具的运行命令由甲方发出，并在行驶单上签字。型号行驶线路价格(元/趟)备注----------------送站场费用同上述约定。双方应在___月___日前，确认需要送站场的名单。甲方应该本协议签署前告知乙方此部分费用的分摊方法(会务组支付或者个人支付)，甲方确认：下列人员由会务组承担送站场费用，除此之外，均由个人承担。甲方确认：所有与会人员的送站场费用由会务组承担;或者全部与会人员的送站场费用均由个人承担。甲方确认：需要会议期间提前送离的人员有，具体时间是___月___日___时，乘用车标准为___座______车。2、会务交通乙方必须于___月___日___时至___月___日___时安排___辆___座空调巴士，7座面包车___辆，5座轿车___辆至_________酒店，用于接送会务人员至会场。甲方(或者乙方)负责通知并集合需要乘坐商务用车之人员。用车行程为(往返/单程，选择)。于___月___日___时至___月___日___时安排___辆___座空调巴士，7座面包车___辆，5座轿车___辆至_________酒店，用于接送会务人员至晚会/宴会现场(地点为：________________________________)。用车行程为(往返/单程，选择)。费用按下表标准结算：型号行驶线路价格(元/趟)备注----------------乙方于___月___日___时至___月___日___时提供______吨货车______辆，负责运输会议材料，行程为______至______。包括装卸，费用合计为______元。■会场布置乙方应在__月__日前预订______________________会场，并于__月__日__点前按甲方要求完成布置：1、主席台要求鲜花____盆，____色地毯，绒布主持台，主席台设____席位，背景为____________材料，投影帘要求(____×____)，投影仪要求____流明，配备激光指示笔(或者伸缩式教鞭)、有线/无线麦克风____个。主席台配置茶水杯(或者瓶装矿泉水)，一侧放置饮水机(配瓶装矿泉水时可不用饮水机)，主席台配备电工一名，会务服务小姐一名。双方确认：投影仪为(甲方自带，乙方提供甲方租赁，第三方提供)，当甲方自带时，乙方仅有义务提供技术支持，不负责保证仪器正常工作;双方确认，投影仪租赁价格为____元/天，茶水提供及服务人员支持包含在会场租赁成本中。2、会场布置乙方必须于__月__日__点前完成会场布置——U型、课堂式、围桌型、剧院式等供选择，安排席位不少于____个，其中前排布置需要__________，各排间距不得小于____厘米;在会场安排固定摄影点____个，需要提供饮水机____台，提供小型会晤室____个，会晤室摆设桌椅不得少于____套。会场悬挂横幅____条，内容为____________________________________。会场内/外提供资料/样品展示台____个。双方确认：展示台为全新制作/租赁，规格____×____×____，单价为____元/个。饮水机由乙方免费提供，饮用水由甲方提供(乙方可代办)。3、氛围支持乙方应在__月__日__点前完成____个气球条幅悬挂，条幅内容为(__________________)规格是____米×____米，拱形气模____个，规格是______×______，会场内/外摆放花篮____个。同时在__月__日____×____×报纸预订____×____×版面发布相关信息(内容甲方提供)。会场布置与氛围支持费用总计为：____________元。4、同声翻译系统乙方必须于__月__日__前调试好同声翻译系统，提供____声道翻译(语种为__________)，__月__日__前甲方应将发言大致领域及特点告诉口译员，并告诉口译员发言者国别与大致语言习惯。乙方提供的口译人员必须在__月__日__前熟悉所需翻译的专业领域，作同声翻译时，错误率不得超过2%。甲方发言者语速不得超过____节字/分钟。同声翻译支持费用总计为：____________元。■餐饮安排双方确认，会议期间与会人员就餐地点为____________酒店____________餐厅及____________餐厅。其中中餐就餐人数不少于___人次，西餐就餐人数不少于___人次，穆斯林餐不少于___人次。早餐餐标为___元/人，正餐(中餐及晚餐)餐标为___元/人，宴会餐餐标为___元/人，早餐、正餐及宴会餐(包括西餐及穆斯林餐)食物见附件(菜谱)。会议提供的餐饮不含酒水(或者含酒水)，时间是___月___日___餐至___月___日___餐止，其中___月___日___餐为宴会餐。会议人员凭_________证件(或者餐卡)就餐。早餐形式为自助餐(或者团餐)，正餐为围桌式(或者自助餐)团餐，具体就餐时间由乙方制作水牌告知甲方与会人员。商务考察旅程用餐另计。■宴会餐/商务酒会要求时间：___月___日___时至___月___日___时规模：内容：(1)自助餐/围桌宴会(2)演讲系统(3)娱乐节目(4)服务/交通餐饮费用总计为：______元。■其它服务安排会议秩序维持为便于保密及会议正常举行，双方确认___月___日至___月___日____________会议室设立___位工作人员，工作人员由甲方/乙方负责指定/委派，主要职责是核查进入会场人员身份。进入会场人员一律凭______证件进入。此项服务费用______元/免费。会议秘书服务双方确认，会议期间乙方为甲方提供如下如数服务：(1)速记员___名，工作时间为___。(2)翻译员___名，工作时间为___。其中英文___________名，日文___________名，德文___________名(3)会务勤杂人员______名，工作时间为______。(4)保健医生______名，工作时间为______。(5)摄影师______名，工作时间为。录制媒介为______，规格为______，后期编辑由乙方/甲方完成。(6)旅行顾问______名，工作时间为______。(7)签约司仪(礼仪)___名，工作时间为______。(8)其他——指示牌制作，___块，内容_______________，放置地点_______________。以上会议秘书服务费用共计______元。■会务考察安排及夜间娱乐安排1、会务考察双方确认，会议期间甲方与会人员进行商务考察，线路及行程如下：线路1D1：D2：人数：______人线路2D1：D2：人数：总人数为：______人车辆要求：乙方提供旅行责任保险、专业导游、陪同费用：2、夜间娱乐安排双方确认，会议期间甲方人员举办各类酒会或者联谊会的话，乙方将负责代理安排。此部分费用由甲方统一支付/或者参加人员直接支付。具体方案见附件。■返程票务服务及站场接送双方确认，甲方人员返程事宜由会务组织统一安排/与会人员自行支付。乙方提供返程票务代理服务(在签到会场酒店大堂提供咨询及预定处，时间为___月___日___时至___月___日时)：1、机票明折明扣，不收取服务费，免费送票至下榻酒店;2、火车票票面价格，每位收取40元服务费，免费送票至下榻酒店;3、高速巴士票面价格，免服务费，免费送票至下榻酒店;4、船票票面价格，免服务费，免费送票至下榻酒店;乙方提供站场欢送服务：(时间___月___日___时至___月___日___时)■住宿安排双方确认，甲方预订客房数共计______间，其中_________饭店______级标准间______间(______元/间)，商务套间___间(______元/间)，行政套间___间(______元/间);_________饭店______级标准间______间(______元/间)，商务套间___间(___元/间)，行政套间___间(______元/间)。基于与会人数有一定的机动性，双方约定乙方预留___间客房至___月___日___时，其中标间___间，套房___间。截至___月___日___时甲方实际用房如果低于预订，则按预订客房数量结算，超过的按实际结算(在预订总量的10%范围内)，乙方承诺超过部分按预订价格计算。___月___日___时以后按实际用房计算。所有用房时间为___月___日至___月___日___时。超过___月___日___时，如果甲方人员需要继续使用客房，可提前通知乙方，乙方可以与酒店交涉，尽量(但不保证)按协议价格结算。双方确认，乙方必须在___月___日___时前获得酒店预定房间钥匙牌，按甲方指定名录登记分派房间，同时完成入住登记。■财务咨询财务协助(此条款为非一次性收取会务费用组织机构适用)双方确认，甲方与会人员签到时，乙方提供___名财务人员协助甲方收取会务费用，提供验钞设备，并协助甲方人员统计核实相关应收费用。其他协助乙方在自有网络上发布会议预告信息，制作回执表单，供甲方相关人员下载填制，同时指派固定人员统计回执信息，定期向甲方报告。此项服务免费提供。三、双方确认，以上预定及服务属于不可撤销约定。自双方签字、盖章且甲方按本条款支付预订金之日起协议立即生效。甲方于协议生效后___个工作日内支付人民币______元作为预订金。变更及核算原则1、甲方确认除非发生以下几种情况，否则甲方不存在撤销或变更本协议理由——如果撤销或变