ERP中的合并会计报表

ERP中的合并会计报表王纹孙健随着企业集团的发展，集团内部会出现越来越多的公司；复杂的公司结构和复杂的集团内业务，使得集团内部管理困难重重，信息渠道严重失灵。除了内部管理的需要，企业还有义务向相关方提供详细的和及时的信息。ERP中的合并会计报表模块，在提供这些信息方面扮演着重要角色。---“猴王集团已经宣布破产。但猴王集团、ST猴王留下的重重谜雾还远没有到消散的时候。猴王集团究竟有多少企业？对此，外界至今说法不一，从100多家到400～500家不等，其中最常见的说法是200～300家左右。猴王集团的这些企业，业务大致可分为制造业、服务业和其他事业三大部分。制造业又分为焊接工业、动力机械工业和高新技术产业三个领域，其中仅动力机械工业一项就有柴油机、造船、船舶运输、农用车、叉车、小型货车制造、汽车底盘及配件生产等多个行业；粗粗一算，已涉及十几个门类、几十个产业。猴王集团的资产到底有多少？这个谜团是近来市场高度关注的焦点，也是最难回答的问题。湖北省宜昌市中级人民法院《2001宜中破字第1号》民事裁定书中显示，进入破产程序时猴王集团总资产是3.71亿元，负债23.96亿元，资产负债率为645.53%。但2000年底，宜昌市委、市政府派驻猴王集团的解困工作组给市政府的一份报告中称，猴王集团‘截至2000年10月30日的账面总资产（已剔除分开、解除兼并托管及移交股权、进行改制的企业）为23.6亿元，总负债21.9亿元，净资产1.68亿元，资产负债率93%。’如果解困工作组提供给市委、市政府的这个数字是准确的，那么在今年2月27日正式进入破产程序前的短短3个月间，猴王集团总资产迅速“缩水”了19.9亿元，总负债反而增加了2.03亿元。在股份公司长期拖欠法人股东股息的情况下，猴王集团已经从股份公司“借”走了近6亿元资金，同时股份公司还为猴王集团提供了4个多亿的贷款担保。外地董事对猴王集团一直隐瞒真相、严重侵犯伤害中小股东合法权益的行为极为愤怒，对大股东的严重不信任由此产生……”——摘自《猴王集团破产四大谜团未了》全景网络2001年3月14日。---合并模块概览---在过去的数十年间，无论是在全球还是在我国，企业向集团化、大型化发展已成为一个显著的特点（如图1）。企业集团的形成一般是出于如下原因：---1．全球化经营，或者对于我国企业的发展现状来说是跨地区省份的经营。---2．分权管理，可能是地理上分散的必然结果，也可能是企业管理层的内部决策。---3．多行业经营。---4．资本经营，包括战略性的收购、合并和合资等等。---5．税务计划，出于合理避税的考虑分设公司。---随着企业集团的发展，集团内部会出现越来越多的公司；复杂的公司结构和复杂的集团内业务，最终使得集团内部管理变得困难重重，信息渠道严重失灵。除了内部管理的需要，企业还有义务向相关方（InterestedParty）提供详细的和及时的信息。这些相关方包括股东（特别是中小股东），债权人和政府相关部门等等。ERP中的合并会计报表模块，在提供这些信息方面扮演着重要角色。事实上合并模块是如此重要，它已经从财务会计下属的子模块上升为企业集团控制模块（EnterpriseControlling）下的重要组成部分。合并模块的主要功能可以概括为：收集和汇总单个子公司的财务数据，抵销集团内公司间的关联交易，提供关于企业集团财务状况、资产和收入的更为准确的全貌。---要实现这样的功能，好的ERP合并模块必须解决如下几个问题：---1．各种灵活的数据收集工具。企业集团的一个特点是地理上的分散，集团内各子公司的数据平台不统一又是常有的事。财务数据的收集成为合并功能实现的一个首当其冲的现实难题。数据收集必须兼顾信息量、工作量和标准化的要求。---2．能和财务子系统完全集成。对于企业集团来说，ERP实施一般是一个渐进的过程。有些子公司先实施，有些子公司后实施。但是对于已经实施了ERP财务子系统的公司来说，如果合并模块能和财务子系统完全集成，就能简化数据收集过程，财务会计的数据直接汇总到合并模块；使得数据追查成为可能。可以从合并数据追查到个别公司的单笔交易和凭证。这在其他收集数据的方式中是不可能办到的。比如在对往来账时，如果两家公司都在ERP系统中核算，那么往来的差异可以很容易地在系统中追查出来。---3．满足财务和管理会计的各种需求。对于外部会计来说，合并会计报表的编制主要是按股权投资关系进行的。但是内部管理上可能将一个大企业集团按地理区域或是行业分层管理，对于这样的管理会计需求，好的ERP合并功能也必须满足。甚至在单个子公司经营多种行业，各家子公司跨行业经营的情况下，合并模块还应该具备按业务范围和利润中心合并的功能。---4．描述当代复杂的公司结构和资本关系。随着企业集团股权关系的日益复杂，多层子公司、交叉控股、股权改变等等情况变得经常出现。合并模块必须能够描述这些复杂的公司结构和资本关系。---5．自动生成抵销分录。从会计技术来讲，合并会计报表的编制是财务会计领域最难的主题之一。自动抵销的规则应该是可配置的，而不是固定编码的（Hard-coded）。从而适应我国会计准则，或是国际会计准则（IAS），以及适应将来新的合并会计准则。---6．流程化、规范化的操作平台。合并的整个操作是复杂的，操作人员需要完成很多任务。好的合并软件应该能够提供流程化、规范化的操作平台，而且平台本身同样应该是可配置的。---合并前台操作---进入ERP合并模块，首先我们看看前台操作，也就是系统在后台配置完成后，用户处理合并日常事务的操作。如图2，前台操作主要包括五大部分：合并集团结构维护、合并会计科目表维护、数据监控台、合并监控台和信息系统。---1.合并集团结构---在合并集团结构中，我们维护整个企业集团的组织结构，这种组织结构既可以是按股权投资关系描述的、用于法定对外会计报表编制的组织结构，也可以是内部管理定义的组织结构。从图2中，我们可以看出ERP的合并集团结构有若干层次（如表1）。---2.合并会计科目表---合并会计科目表很重要，它直接影响到对于子公司数据收集的明细程度和集团内财务管理的规范化。它和ERP中财务会计模块使用的日常会计科目表（OperatingChartofAccount）是既有区别又有联系的：1科目数量上，合并会计科目表一般要少得多，比如日常会计科目表如果有2000个科目，合并会计科目表可能会精简成300个。但这主要是从方便数据收集和合并操作上来考虑的，你也可以将两者定得完全一样。2合并专用科目。合并会计科目表会有一些合并专用科目，比如合并价差，少数股东权益，外币报表折算差异等等。3通过系统集成，日常会计科目表的金额可以直接汇总到合并会计科目表上。---对于每一个科目，我们还可以定义它的数据如何再向下明细。在确定科目明细分类时必须考虑的三个问题是：1这样的分类能否满足合并中对账和抵销的需要？2这样分类能否满足报表和管理的需要？3这样分类在工作量和实际数据收集上是否可行？在表2中，我们举了一些例子。---比如对于应收账款-集团内这样的内部往来科目，选取按集团内公司分明细是为了满足内部往来对账和抵销。按货币分明细，我们是想在对账和抵销时区分内部往来的差异哪些是由汇率不同造成的，哪些是由原币金额不同造成的。再比如对于固定资产，按资产业务类型分明细是为了编制合并报表的附注：固定资产增减变化表。而主营业务收入按地区分明细是为了满足国际会计准则第14号《分部报告的会计信息》。---在ERP的合并模块中，明细分类数据也是可以通过系统集成自动获得的。---3.数据监控台---我们知道，合并操作实际上可以分成两部分：首先完成数据从各子公司的收集、验证、补充和标准化；随后进行集团内交易的对账和抵销。两者分别在数据监控台（Datamonitor）和合并监控台（Consolidationmonitor）中完成。---如图3所示，数据监控台是一种图形化的操作平台。在平台的纵向是合并集团的树状结构，数据的收集就是针对这些集团内公司进行的。在平台的横向是完成数据收集所涉及的各项任务（Tasks）。数据监控台上需要执行哪些任务和这些任务的先后次序可以在后台进行配置。在平台的中央则是反映各家公司和集团公司的各项任务完成的最新状况（Status）。这些状况包括初始、不相关、完成、未完成、出错、锁定、解锁等等。表3中，我们简要介绍一下几种有代表性的任务。---在图4中，我们列举了一些在数据收集任务中，系统可以采用的各种数据传输方法。很显然数据收集是数据监控台的重头戏。---图4的右上角代表ERP系统。在系统中我们实施了财务会计和合并报表两个模块，①～⑥反映了6种不同的数据收集情况：---情况1：某子公司用户通过局域网（LAN）和ERP系统相连，而且该公司采用了ERP财务会计模块。---情况2：某子公司用户通过Internet、专线等等远程工具和ERP系统相连，而且该公司采用了ERP财务会计模块。---在上述两种情况下，系统通过集成实时更新或定期上载两种方式，将数据从财务会计模块自动传送到合并模块。---情况3：某子公司目前还未采用ERP财务会计模块，该公司用户可以通过Internet、专线等等远程工具直接登录ERP系统。该用户定期地通过在线数据输入的方式直接将该公司的财务数据输入合并模块。这种方法要求在ERP系统中维护这些用户适当的权限和对他们进行操作培训。在线数据输入的格式可以在后台灵活定义。---情况4：某子公司在其他财务系统中进行日常核算，在该财务系统中设计接口程序将数据定期转换成一定格式的纯文本文件。通过电子邮件等通讯手段传送到总公司，随后灵活上载到ERP合并模块。---情况5：某子公司在ERP的离线外挂程序中输入财务数据，该外挂程序中的合并会计科目、科目明细类别、合并集团结构、数据输入结构、检查规则和ERP中相同。输入完成后，通过外挂程序中现成的接口将数据下载成纯文本文件，传送到总公司后上载到ERP合并模块。---图5解释了这些外挂程序的生成过程：ERP标准外挂程序，是用一些像Access这样的工具开发的，作为一种组件提供给用户，但是程序里还没有用户在ERP中的客户化配置，如合并科目表、科目明细类别、合并集团结构、数据输入结构、检查规则等等。但是在ERP系统和标准外挂程序中都有这些参数传递的接口程序，通过这些接口，可以很容易地将ERP系统中的配置传送到外挂程序中，这样，符合用户需要的外挂程序就生成了。这种做法和情况3相比的好处是远程用户采用离线输入，不必直接登录ERP系统，所以在权限维护、通讯等方面更为方便经济。---情况6：情况5中用户需要在外挂程序中输入数据，输入格式是固定的。通过ERP“交互式Excel”组件，可以进一步将输入格式、科目表等等主数据和参数，转化成Excel格式，并按用户的需要修改格式。用户在Excel中准备的数据直接保存入外挂程序数据库中，再按情况5上传到ERP系统中。情况6甚至可以实现在子集团当地的局域网上，多用户多PC在交互式Excel中准备数据，集中存储在外挂程序数据库中，集中上传。---对于大型企业集团来说，各子公司地理位置分散，数据平台和通讯手段不同，在实际实施中应当综合考虑这些因素，决定一种或多种方式实现数据收集任务。数据传输方法将作为一个重要参数保存在各公司的定义中。---4.合并监控台---如图6所示，合并监控台主要实现集团内公司间交易的对账和抵销。和数据监控台类似，它也是一个直观的图形化操作平台。合并监控台的任务主要如表4所示，在解释中我们主要阐述了抵销的意义。熟悉会计的读者可以跳过这一部分。---5.信息系统---合并模块的信息系统提供了关于合并财务报表及其附注、合并抵销分录、投资变化等等报表信息。同时和其他模块一样，用户可以用穿透报表（Drill-downreport）等工具自定义报表。---结语---众所周知，合并会计报表是会计实务操作中最复杂最繁琐的一项工作。本文只是简单介绍了ERP系统的会计报表合并功能。在这方面，ERP提供了很好的软件工具。虽