会计电算化课件-会计第6章--UFO报表管理

第六章UFO报表管理第六章学习目标1．掌握会计报表管理系统的含义及其分类。2．掌握UFO报表管理系统的主要功能和基本概念。3．熟悉UFO的窗口环境。4．掌握在格式状态下自定义报表的设计方法。5．掌握利用设计好的报表实现报表制作（即报表取数）的方法。6．掌握报表模板的使用和管理。7．掌握图表的制作方法。8．了解UFO系统中使用的键盘快捷键。6.1会计报表管理系统6.2UFO的主要功能6.3UFO的基本概念6.4UFO窗口环境6.5报表中的公式6.6设计自己的UFO报表格式6.7为UFO表编辑其他公式6.8UFO报表数据提取6.9制作图表6.10使用报表模板6.11加快UFO表处理速度6.1会计报表管理系统6.1.1会计报表概述6.1.2会计报表分类6.1.3报表管理系统6.1.1会计报表概述会计报表是综合反映企业一定时期财务状况和经营业绩的总结性书面文件。它以日常核算资料为依据，对其加工、整理、归类、汇总编制而成，向企业的管理、决策者、投资者、债权人、供应商以及财政、银行、信贷等机构，总括反映企业在一定会计期间内的财务状况、经营成果和理财过程。6.1.2会计报表分类（1）会计报表按服务的对象分为对外报表（财务报表）和对内报表（成本报表）。（2）会计报表按照反映的内容分为动态会计报表和静态会计报表。（3）会计报表按照编报的时间分为月度报表、季度报表、年度报表。6.1.3报表管理系统把计算机数据处理技术与会计报表的编制方法有机地结合起来，设计出专门用于会计报表数据处理的专用软件，就是报表管理系统。企业目前使用的报表管理系统包括专用会计报表管理系统、通用会计报表管理系统和通用财经电子表三类。6.2UFO的主要功能1．提供各行业报表模板（包括现金流量表）2．文件管理功能3．格式管理功能4．数据处理功能5．图表功能6．打印功能7．二次开发功能6.3UFO的基本概念6.3.1格式状态和数据状态6.3.2单元6.3.3组合单元6.3.4区域6.3.5表页6.3.6报表的大小6.3.7固定区和可变区6.3.8关键字6.3.9筛选6.3.10关联6.3.1格式状态和数据状态格式状态下的货币资金表数据状态下的货币资金表6.3.2单元单元有以下3种类型：1．数值单元2．字符单元3．表样单元6.3.3组合单元由相邻的两个或两个以上的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型，UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。可以组合同一行相邻的几个单元，也可以组合同一列相邻的几个单元，还可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元。6.3.4区域区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元（整个表页），最小的区域是一个单元。6.3.5表页一个UFO报表最多可容纳99999张表页，每一张表页由很多单元组成。一个报表中的所有表页都具有相同的格式，只是其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以选项卡的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”到“第99999页”表示。6.3.6报表的大小行数：1～9999（缺省值为50行）列数：1～255（缺省值为7列）行高：0～480（缺省值为15）列宽：0～640（缺省值为75）表页数：1～99999（缺省值为1）6.3.7固定区和可变区固定区是组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目的区域。一旦设定好以后，在固定区域内其行数和列数是不变的，也就是说固定区的单元总数是固定不变的。可变区是指屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。6.3.8关键字关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以惟一标识一个表页，用于区别并选择表页，为多维操作起“关键字”的作用。6.3.9筛选筛选是在执行UFO的命令或函数时，根据用户指定的筛选条件，对报表中每一个表页或每一个可变行（列）进行判断，只处理符合筛选条件的表页或可变行（列），不处理不符合筛选条件的表页或可变行（列）。6.3.10关联UFO报表中的数据有着特殊的经济含义，因此报表数据不是孤立存在的，一张报表中不同表页的数据或多个报表中的数据可能存在着这样或那样的经济关系或勾稽关系，要根据这种对应关系找到相关联的数据进行引用，就需要定义关联条件。6.4UFO窗口环境6.4.1UFO的窗口6.4.2命令窗6.4.3改变报表的显示风格6.4.1UFO的窗口UFO的3个重要的窗口是：系统窗口、报表窗口和图表窗口。6.4.2命令窗6.4.3改变报表的显示风格“显示风格”对话框6.5报表中的公式6.5.1表页的表示6.5.2报表的表示6.5.3单元的表示6.5.4区域的表示6.5.5可变区的表示6.5.6运算符6.5.7表达式6.5.1表页的表示（1）表页号：以@表页号表示表页号，表页号在1-99999之间。如表示第6页，在公式中应写为@6。（2）当前表页：以@表示当前正在处理的表页。（3）最大表页：以@@表示最大表页。6.5.2报表的表示用“报表名”（注意：引号为半角方式下输入的符号，一般在英文输入方式下输入的符号即为半角方式的符号）表示报表。如表示利润表，在公式中应写为“利润表”。当在某报表的公式中引用其他报表中的数据时，应表示为报表名-（减号和大于号的组合）的形式。6.5.3单元的表示用单元所在位置的列标和行标的组合来表示单元，如B3就表示B列（第2列）中的第3个单元。另外在命令和批命令中，用“!!##”表示当前表页的最大单元。6.5.4区域的表示区域用形成区域对角线的两个单元的单元名称表示单元名称：单元名称，不分先后顺序。如报表中第2行的第3列到第6行的第5列的区域可以表示为：C2：E6，C6：E2，E6：C2或E2：C6。在命令或批命令中，行可以表示为“#N”，N为1-9999之间的数字。列可以表示为“M”，M为A-IU之间的字母。6.5.5可变区的表示可变区中的行、列、单元、区域的表示方法除了可以与上面固定区中的行、列、单元、区域的表示方法相同外；还有另外一套特殊的表示方法，即用“V_可变区内相对地址”来表示。6.5.6运算符UFO的运算符包括算术运算符、比较运算符、逻辑运算连接符三类。6.5.7表达式1．算术表达式2．条件表达式（逻辑表达式）6.6设计自己的UFO报表格式6.6.1启动UFO6.6.2新建报表6.6.3置表尺寸6.6.4画表格线6.6.5设置组合单元6.6.6设置单元属性6.6.7设置单元风格6.6.8调整单元大小6.6.9输入表样文字6.6.10设置关键字6.6.11定义单元公式6.6.12设置显示风格6.6.13设置可变区6.6.14报表格式加、解锁6.6.15保存报表6.7为UFO表编辑其他公式6.7.1审核公式6.6.2舍位公式6.7.1审核公式在各类财务报表中，每个数据都有明确的经济含义，并且数据间往往存在着某种对应关系，称为勾稽关系。在实际工作中，为了确保报表数据的准确性，我们经常用这种报表之间或报表之内的勾稽关系对报表进行勾稽关系检查。一般地来讲，我们称这种检查为数据的审核。UFO系统对此特意提供了数据的审核公式，它将报表数据之间的勾稽关系用公式表示出来，我们称之为审核公式。6.7.2舍位公式报表数据在进行进位时，如以“元”为单位的报表在上报时可能会转换为以“千元”或“万元”为单位的报表，由于数据的取舍问题可能导致原来满足的数据平衡关系被破坏，因此需要进行调整，使之符合指定的平衡公式。6.8UFO报表数据提取6.8.1应用服务6.8.2应用服务的使用6.8.3账套及时间初始6.8.4表页管理6.8.5录入关键字的值6.8.6录入报表数据6.8.7报表审核6.8.8舍位平衡6.8.9保存报表文件6.8.10查找符合条件的表页或可变区6.9制作图表6.9.1UFO中的图表6.9.2资产负债简表图表制作6.9.3编辑图表6.9.4图表对象的管理6.9.5图表窗口6.9.1UFO中的图表1．图表格式2．图表与报表的关系3．图表的存在方式4．图表对象的操作6.9.2资产负债简表图表制作1．增加图表空间2．创建图表对象3．显示各组数据的图形6.9.3编辑图表1．编辑标题2．改变标题的字型字体3．定义数据组4．改变图表格式6.9.4图表对象的管理1．对象置前/对象置后2．对象预览/对象打印3．外观4．属性5．图表对象窗口6.9.5编辑图表1．打开图表2．显示图表3．删除图表4．关闭图表6.10使用报表模版6.10.1套用UFO提供的报表模板6.10.2套用格式6.10.3自定义模板6.10.1套用UFO提供的模版“报表模板”对话框应用模板格式确认提示框6.10.2套用格式“套用格式”对话框6.10.3自定义模版“自定义模板”对话框“定义模板”对话框6.11加快UFO表处理速度命令快捷键命令快捷键新建报表Ctrl+N打开报表Ctrl+O关闭报表或图表Ctrl+F4保存报表或图表Ctrl+S设置口令Ctrl+R打印Ctrl+P退出Alt+F4剪切Ctrl+X复制Ctrl+C粘贴Ctrl+V编辑单元公式＝显示风格F5插入图表对象Ctrl+F2会计日历F7计算器F9本章结束