四川美术学院财务报销制度的有关规定和要求

-1-四川美术学院财务报销制度的有关规定和要求一、原始凭证的整理和要求:1、会计术语中的原始凭证是指发票.收据.餐票.车票.领款单.发放表等用于报销的凭据.各单位应当提供合法、真实、完整的原始单据，原始单据的文字和数字必须清晰、工整，合法合规。提供的原始单据，内容齐全、文字准确、数字正确.凡是有大、小写金额的原始凭证，大、小写金额必须相符。原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证文字有错误的，应当由开出单位重开或更正,更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的,应当由出具单位重开,不得在原始凭证上更正.原始凭证须有销售、收费单位的公章、税务或财政部门监制章和编号，原始凭证出具方经办人须签名或盖章.特别说明:原则上不使用白条报帐,如果确实不能取得正规发票只有白条的必须由财务领导签批,金额较大的还必须请院领导签批.2、购物发票联其购货单位名称(四川美术学院).货物名称.数量、单价、金额须逐项填写。凡是发票上写购物一批的必须附购物详细清单并且清单上加盖发货单位公章.3、从外单位取得的原始单据如有遗失，应当取得原开出单位加盖鲜章的记账联的复印件，由经办人写出说明，经部门负责人签字认可,才能代作原始凭证报财务领导签字报销，如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等单证，由当事人写出详细情况说明，经部门负责人签字认可,才能代作原始凭证报财务领导签字报销.4.购物原始发票上签字注明用途或事由,经手人XX,验收人XX,批准人XX.经费开支渠道,所有签字要完整.5.餐票或复印.打印票据须每张由经手人签字,在第一张上面注明事由或用途,-2-经手人XX,证明人XX,批准人XX.经费开支渠道.二、经费的审批权限严格按照《四川美术学院经济责任制的规定》（川美〔2004〕56号）执行。报销及借款金额在1万元以下的由各部门负责人签批；报销及借款金额在1万元以上（含1万）5万元以下的由部门分管业务院领导签批；报销及借款金额在5万元以上(含5万元)10万元以下的由分管财务院领导签批,同时分管财务院领导签批教职员工使用学院预算经费乘坐飞机的费用支出。报销及借款金额在10万以上的由院长签批并且附上会议纪要.领导签批时注明经费开支渠道。特别说明:所有签批权限的内容是指一个经济事项达到规定的额度而不是指单张发票的额度,不要化整为零(零星的零).三、报销分类详解1、零星票据粘贴单用于粘贴各种需要报销的原始凭证，如车票.餐票.发票、收据等。报账票据的粘贴要求：各类报销的票、证、单据等，均应分类、有层次的粘贴在票据粘贴单上，且以不超出粘贴单所指定的粘贴区域为宜。每张粘贴单只能粘贴一类票据，票据较多可使用多张粘贴单，票据粘贴以美观、整齐、方便翻阅为佳。原始单据不得含有订书钉等易腐蚀金属物。2、借款审批单借款单用于教职工购买办公用品.因公出差、教师和学生外出写生借款等。借款单一式三联，需用签字笔套写(复写)。填制借款单须写明填单日期、费用归口部门、借款人、借款事由、大、小写金额。按经费审批权限经相关领导签批。在审批人员办理借款后保留借款人借款结算回执以备还款时结算。经济业务发生后请及时携带借款结算回执和票据到财务处办理结算手续归还-3-借款.借款没有结清的不再办理借款.(前账不清后账不借)特别说明:借款人只能是学院在册在编的人员.学生外出写生由系财务秘书或辅导员代办借款均可.并叮嘱学生保管好车票,住宿票等有效票据以便冲账.3、差旅费报销单严格按照《四川美术学院差旅费管理办法》（川美〔2008〕68号）执行报销。临时出国差旅按照重庆市财政局重庆市人民政府外事办公室文件(渝财行[2001]59号)关于临时出国人员费用开支标准和管理办法严格执行(此文件已经挂在校园网上).差旅费报销单用于教职工因公出差旅费（车船费，住宿费，会务费，考察费）、市内交通费、探亲车船费等的报销。差旅费报销单一般实行一人一单，同一出差事由如有多人出差，可同时报销。差旅费报销单需用钢笔或签字笔填写。填制差旅费报销单须填明日期、姓名、职别、出差事由、单据张数.出差起讫日期、起讫地点、费用项目等完整填列，横向小计、纵向合计、总计金额大小写须规范填写。“负责人”处由费用归口单位领导签批.“部门主管”处由出差人所在单位或者经费管理负责人签字并注明经费开支渠道。“出差人”处由出差人签字.教师带队外出写生的车费、住宿费等均须凭票报销，不得用旅游发票代替。处级.副高职称以上工作人员因公出差或带学生外出教学实习等自驾车报销见四川美术学院院长办公会纪要第17期之规定执行(此文件已经挂在校园网上):主城区内报销限额50元;远郊区县按0.8元/公里按实际行程报销;市外按相应级别乘坐的交通工具等值报销.报销时凭正式汽油发票按规定金额报销.过路费和停车费据实报销.对差旅费文件的详解:-4-(1).一般人员市内出差原则上不报销出租车票,若有特殊情况经部门负责人批准后方可报销.(2).未达到乘坐飞机级别的事前须书面报告分管院领导批示,机票报销时附上批示报告.未审批报告的按相应级别乘坐的交通工具等值报销.(3).夜间乘车6小时以上或连续乘车超过12小时的符合规定未购卧铺票的按硬座的80%给予补助,未购软卧的按软座的40%给予补助.可以乘坐火车软卧而改乘火车硬卧的不予补助.(4).副高.处级及以下人员出差出现单数的可按标间标准限额报销(比如XX在市内住标准为400元的标间而其本人限报额度为150元,那么XX报销的住宿费为300元).出差人员无住宿发票的不报销住宿费.(5).主城区范围是指:渝中区.沙坪坝区.江北区.南岸区.渝北区.九龙坡区.北碚区.巴南区.大渡口区.高新区.经济开发区.(6).外出开会必须附会议通知或函.由接待单位安排伙食或会议统一安排食宿(交纳会务费)的不再发放伙食补助费,只发放在途期间的伙食费.公杂费按自然天数实行包(7).副高.处级及以下人员出差应乘坐火车而自行改坐飞机的伙食费.公杂费按乘坐飞机期间的实际天数发放.不得按乘坐火车的时间来算公杂费和伙食费补助.(8).凡乘坐出租车或校车往返机场车站码头的不发放当日公杂费(公杂费的自然天数指出行日期--回校日期之间的天数).由接待单位免费提供交通工具的公杂费减半发放.(9).到基层工作(由组织人事备案的)差旅按相关差旅费规定凭据报销.市内-5-一周报销一次往返学院的市内交通车费;按实际工作时间报销伙食补助:一个月内12元/天,1-3月内8元/天.3-6月6元/天,6个月以上4元/天.(10).脱产学习(由组织人事备案的)差旅按相关差旅费规定凭据报销.市内一周报销一次往返学院的市内交通车费;按实际学习时间报销伙食补助:一个月内10元/天,1-3月内8元/天.3-6月6元/天,6个月以上4元/天.(11).职工探配偶或未婚职工探父母,每年报销一次往返硬座火车票.汽车票或轮船四等舱位票;年满五十周岁以上连续乘车48小时以上的可报硬卧火车票.职工探亲需中途转车的按中转次数凭据按普通房间床位报销住宿费150元/天.已婚职工探父母,每四年报销一次往返路费(硬座火车票.汽车票或轮船四等舱位票.市内交通费.住宿费).金额在本人基本工资30%的以内的部分由职工本人自理,超过部分由单位报销.(12).出差人员若车票遗失须本人写出书面说明,列出车次并由他人证明经部门负责人和财务处长签批后报销.学生写生报销必须要有来回程车票,车票遗失的由学生写书面情况说明后带队老师签字证明系主任签字后方可报销.(13).学生外出写生只能乘坐火车硬席(硬座或硬卧).轮船四等舱位.汽车.伙食补助费和住宿费可按一般人员标准执行.不报销公杂费.(14).临时出国人员出差费用按出国人员开支标准办法执行.4、领款单领款单用于临时用工的劳务费、困难补助等报销.仅一人次领款时使用。-6-领款单需用钢笔或签字笔填写，填制领款单须填明领款部门（费用归口单位）、报销日期、领款人、领款事由、金额（金额大小写须规并且一致）。“领导审批”处由费用归口单位领导签批。5、发放表发放表用于多个临时用工的劳务费、加班值班费、稿费、学生勤工俭学补助、专家咨询费等费用的发放。发放表需用钢笔或签字笔填写，填制发放表须填明款项发放事由、部门、填表日期、领款人姓名、金额、合计金额大小写（金额大小写须规范并且一致）。“部门主管”处由费用归口单位领导签批，“经办人”处由事务经办人签字。如有空白行须画斜线注销。金额不得涂改,如要涂改需加盖修改人员印章和部门公章.金额小改大必须重新签字.6、横向科研经费报销规定和学院经费报销的要求一致.先由项目负责人签字后,须送交创作科研处审核登记,再由科研处负责人签批.2万以上的同时由罗力副院长签字报销.7、教务处行政的专项业务费.体育训练比赛.学生体质健康标准测试补助.计算机.英语等级考试工作补助等开支标准按四川美术学院文件川美教[2004]27号执行(此文件已经挂在校园网上)8、加班补助应注明加班事由.加班天数.每天补助标准:平时正常加班(周一至周五)下午下班至晚上12点30元/次,下午下班至凌晨60元/次;周六和星期日50元/天;寒暑假30元/天;法定节假日200元/天，其他节假日(法定除外)100元/天。9、内部转帐单用于学校内部部门之间的费用转帐,部门之间不能收取现金(比如外招楼.108艺术空间.画廊.自考办.附中.食堂.培训中心等).转帐单上注明开支的内容或事由,付款单位经办人.审批人签字,并且注明经费开支渠道.