会计档案整理

会计档案整理宫晓敏徐州市档案局2015.5.13规范性文件《会计档案管理办法》《会计档案案卷格式》（江苏省档案局1991年发布）《关于改变总预算会计账册、凭证保管期限的通知》《徐州市事业、行政单位会计档案整理办法》一、会计档案的定义、类别及保管期限1.定义机关、社会组织（包括团体、企事业单位）或其他经济组织在经济活动中形成的，具有查考利用价值，按照一定原则和方法立卷归档保存的会计核算专业材料。2.类别会计凭证类会计账簿类财务报告类其他类各单位的财务计划、各项财务管理规定、财务情况调查报告、工作总结、财务合同、劳保福利开支标准、立案审查的经济案件等文件材料，不是会计档案的归档范围。3.保管期限《会计档案管理办法》将会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天开始算起。二、会计档案的整理需明确的问题分清责任核算单位保持原貌整理步骤分清责任：根据《会计档案管理办法》，各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。核算单位：会计档案必须按照独立核算单位进行整理，一个核算单位的会计档案不能分开，不同核算单位的会计档案不能混淆。保持原貌：整理会计档案时，要在现有的档案材料基础上进行，不能根据个人的主观意志增删、修改原有档案材料的数量和内容，不能动辄拆封重装；对于个别需要拆封重新整理的，应该会同会计机构和经办人员共同进行，以便明确责任。整理步骤：分类、组卷、卷内文件排列、案卷装订、案卷排列、粘贴标签、编目、装盒。1.财务报告的整理（1）立卷•按不同的保管期限分别进行整理•年度财务报告必须每年单独立卷•同年度的月度、季度财务报告可合并立卷（2）卷内文件材料的排列财务报告卷内文件材料应排列有序，统一编制页号，在卷首放置卷内文件目录，卷末放置卷内备考表。卷内文件目录卷内备考表（3）装订•用财务报告卷皮装订•采用三孔一线的装订方式财务报告卷皮（4）填写卷皮封面（5）粘贴、填写标签•距卷脊底边4cm处向上粘贴标签•永久保存的年度财务报告粘贴红色标签•定期保存的月度、季度财务报告粘贴蓝色标签永久红色标签定期蓝色标签2.会计账簿的整理（1）立卷与装订•订本账簿维持原装•活页账抽出空白账页，留存部分编制页号，并装订•电算化形成的账簿打印纸质版，并装订（2）粘贴、填写封面（3）粘贴、填写标签账簿在距脊背底边2cm处向上粘贴蓝色条形标签。（4）装盒与粘贴标签会计账簿装账簿盒保存，可一盒一卷，亦可一盒数卷，不同保管期限的账簿不得装入同一盒内。账簿盒在距盒脊底边4cm处向上粘贴蓝色条形标签。会计账簿盒3.会计凭证的整理（1）包角封装•按照原有的包角封装进行整理，一般不可拆封重装•对只有装订线而没有包角封装的，应进行包角封装•包角封装处需要加盖骑缝章（2）粘贴梯形标签每一册凭证都需要在包角脊背处加贴梯形标签。梯形标签（3）装盒整理好的会计凭证装凭证盒保存，可一盒一卷，亦可一盒数卷，但不同保管期限的会计凭证不得装入同一盒内。会计凭证盒（4）粘贴、填写标签每一个凭证盒都要在距盒脊底边2cm处向上粘贴条形标签。（5）工资花名册的整理每年的工资花名册需要单独立卷，可以使用财务报告卷皮进行装订，贴蓝色标签，单独存放。（6）其他需单独立卷的凭证•涉及林、地、房屋产权转让的契约•有关证券•职工转正定级审批表•金银移交凭证•公私伤亡支付凭证•对人的经济问题处理材料•落实政策材料4.案卷号与案卷目录的编制（1）案卷号的编制•按照不同类别、不同保管期限分别编制案卷号•每年不断号序号类别保管期限1年度财务报告永久2月度、季度财务报告5年3现金出纳账、银行存款账25年4总账、明细账、日记账15年5工资花名册25年6会计凭证15年7其他（固定资产卡片、余额调节表等）5年（2）案卷目录的编制•按照不同类别、不同保管期限分别编制案卷目录•案卷目录的项目：案卷顺序号、案卷题名、起止日期、卷内张数、保管期限、备注等会计档案案卷目录案卷目录封面•不管是使用专用的档案管理软件，还是使用word、excel所形成的机读案卷目录，必须打印出相应的纸质目录，同时脱机保存一至两份•案卷目录用蓝壳夹装订，一式三份，一份存会计部门备查，二份随会计档案移交档案部门保存三、会计档案的移交、利用与销毁1.移交•当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年•一年期满后，由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管•填写会计档案移交清单，一式两份，会计、档案机构各一份会计档案移交清单2.利用•各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度•会计档案不得借出，如有特殊需要，需经本单位负责人批准•会计档案借阅必须认真填写借阅档案登记簿3.销毁会计档案的销毁要把握两个重点：一是内容的鉴定，二是销毁的程序。（1）内容的鉴定几种到期不能销毁的会计档案：•保管期满但未结清的债权债务原始凭证•涉及其他未了事项的原始凭证•建设单位在项目建设期间的会计档案（2）销毁程序•由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册•单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见•档案机构和会计机构共同派员监销•监销人在销毁前，清点核对所要销毁的会计档案•销毁后，在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人•编制会计档案销毁清单，与销毁清册装订成册，一式两份，财务、档案部门各一份会计档案销毁清单