第三章 《会计电算化》账务处理系统应用原理

第三章账务处理系统应用原理•本章的学习目标•掌握日常账务处理的基本操作程序；•掌握凭证管理的基本内容；•掌握账簿的各项管理和分析；•掌握账务的期末处理等内容。第一节账务处理系统概述一、账务处理系统的概述账务处理系统主要是用来处理企事业单位的账务核算业务，它是以凭证为数据处理起点，主要完成凭证处理和记账功能。它是会计核算中一个基础部分，是会计系统一个必不可少的环节。账务处理系统除了具有凭证处理和记账功能外，同时还具有账簿管理、月末处理等功能。二、账务处理的主要功能•1.账务处理初始设置•2.凭证管理•3.账簿管理•4.期末处理三、手工账务处理系统的处理•（一）手工会计账务处理流程账务处理核算形式逐笔过账核算形式汇总过账核算形式记账凭证账务处理形式日记总账账务处理形式科目汇总表账务处理形式汇总记账凭证账务处理形式多种日记账账务处理形式图3-1手工账务处理核算形式分类凭单日记账账务处理形式•1.记账凭证账务处理核算形式•2.日记总账账务处理核算形式•3.科目汇总表账务处理核算形式•4.汇总记账凭证账务处理核算形式•5.多种日记账账务处理核算形式•6.凭单日记账账务处理核算形式（二）手工环境下会计账务处理的缺陷•1.数据处理重复•2.数据准确性差•3.数据提供不及时•4.工作强度大四、电算化会计账务处理（一）电算化会计账务处理流程•1.初始设置•2.日常管理•3.期末管理(二)电算化会计账务处理流程与手工会计账务处理流程的比较•1.数据处理的起点不同•2.记账的含义不同•3.数据处理的方式不同•4.数据存储方式不同•5.对账的方式不同•6.数据处理的终点不同•7.数据查询更为方便四、账务处理系统的特点•1．记账方法和原则具有很强的规范性•2．信息具有较高的综合性•3．信息准确性高第二节账务处理系统的初始设置一、会计科目期初数据录入•1.年初建账数据录入•2.年中建账数据录入•3.数据录入的规则二、凭证参数设置•1.凭证类型•2.凭证编号方案•3.凭证限制科目•4.凭证处理规则三、账簿参数设置•账簿或试算平衡表等输出资料中，科目余额的借贷方向有两种方式：根据余额正负自动调节，余额数值都是正数或零；与科目余额方向保持一致，余额数值可以有负数。•账簿排列顺序可以有多种方式：按日期、凭证字号排列，按日期、顺序号排列，按凭证字号、日期排列，按凭证字号、顺序号排列等。•其他的参数项目有：在账簿中显示总发生额和余额都为零的记录，多栏式明细账中显示数量信息等。第三节账务处理系统的凭证管理一、凭证参数项目构成•1.凭证日期•2.凭证字号•3.摘要•4.会计科目•5.金额•6.附件张数•7.制单人二、凭证管理的内容•（一）会计凭证录入及修改会计凭证录入的内容包括制单日期、凭证号、摘要、科目及金额等。•(二)会计凭证审核•审核凭证即由审核人员按照会计制度规定，对制单人输入的会计凭证与原始凭证进行认真核对，核对金额计算是否有误、会计科目使用是否准确、借贷方向是否正确、凭证类型和附件张数等栏目是否正确等•凭证审核的目的在于防止输入人员有意或无意的错误操作，最好由非凭证输入人员使用凭证审核功能，以便形成牵制关系(三)会计凭证记账•会计凭证的记账也称过账或登账，是把已审核过的会计凭证数据资料记入到相关的账簿中，在凭证上标上记账符号，同时还对各科目的本月发生额进行累加，产生各科目最新的本月发生额和累计发生额。1．会计凭证记账前的准备工作•(1)选择凭证范围，进行合法性检查。•(2)凭证和账簿的备份。•2．不允许记账的情况•(1)期初试算不平衡的，不允许记账；•(2)不平衡凭证，不允许记账；•(3)未审核的凭证，不允许记账；•(4)上月未结账，本月不允许记账。(四)会计凭证错误的处理•1．记账前发现错误•2．记账后发现凭证有误•3．凭证的作废•4．凭证删除•（五）会计凭证查询和打印•1．凭证查询•2．凭证打印（六）会计凭证的汇总•凭证汇总之前应先选择汇总条件，按条件对记账凭证进行汇总并生成一张凭证汇总表。第四节账务处理系统的账簿管理账簿管理的主要内容是对各基本账和明细账的查询和打印。(一）出纳账及相关的管理•1.现金、银行账的查询•2.资金日报表的查询3.支票登记簿的管理•（1）领用支票登记的基本信息，以便了解领用支票的目的。•（2）支票登记信息的修改和删除。•（3）支票登记信息的查询和打印。•4.银行对账的管理•（1）银行对账的启用。•（2）计算机自动对账与手工对账相结合的方式。•（3）银行存款余额调节表的查询输出。•（二）总账的查询和打印•1．总账的查询和打印•2．科目发生额与余额表的查询•（1）按月汇总•（2）按条件定义汇总•（三）明细账的查询和打印•一般的软件提供了三种明细账的查询格式：普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。也可以按科目名称、月份、摘要、日期范围、金额范围、凭证范围、甚至制单人、复核人等条件进行组合查询（四）辅助账的管理•1.个人往来账的管理（1）个人往来账的查询。（2）个人往来账的清理。（3）个人往来账龄分析。•2.项目核算管理第五节账务处理系统的期末处理一、期末调汇（一）期末调汇步骤•（1）期末调汇汇率的确定。•（2）指定汇兑损益科目。•（3）汇率调整表的编制。•（4）编制调汇凭证。•（二）汇率调整表及调汇凭证的编制二、损益结转•（1）首先要在系统所列科目中选择所要结转的凭证。•（2）确定凭证的内容和格式。•（3）生成方式的选择可以是生成一张凭证，也可以生成多张凭证。•（4）可以对生成的凭证进行预览。三、通用转账(一)通用转账的特点•（1）通用转账业务大多数都在各个会计期末进行。•（2）通用转账业务大多数要从会计账簿中提取数据，因此转账前要确保有关的凭证全部入账，若有未记账凭证，用户先记账再转账。•（3）系统自动生成的转账凭证为只读凭证，不能对其修改，以确保账账相符与账表相符。•（4）有些相关的转账业务有一定的时序要求。有些转账业务必须要依赖另一些转账业务所产生的数据。•（5）通常每种转账业务每月只需结转一次，因漏输了凭证，允许再转账，但应提示用户注意。（二）通用转账的参数设置•1．转账名称的设置•2．转账执行周期的设置•3．凭证格式的设置•4．确定转出和转入的科目•5.科目借贷方向的确定•6.取数公式的设置（三）通用转账的内容•（1）费用分摊、分配的结转，如制造费用、工资的结转等•（2）提取费用的结转，如福利费等。•（3）税金的计提，如所得税等。•（4）未分配利润的结转及盈余公积的提取等。（四）通用转账的注意事项•（1）在同一张转账凭证上，转入和转出的科目都必须存在，且借贷方向相反。•（2）转入的科目必须是末级科目，转出的科目可以是上级科目或使用通配符。•（3）转出的科目可以是一个或多个，通常为多个，转出方定义转账数据的来源，设置计算公式。如果转出的数据要在几个账户或部门项目中按比例分配，则所有比例系数之和必须为1。•（4）转入的科目可以是一个或多个，一般为一个，转入金额是该凭证所有转出分录的金额之和。•（5）如果结转的科目涉及辅助账核算，则定义中必须提供有关辅助账信息，如指定部门代码、项目代码等，否则不予接受。四、期末结账•（一）结账的步骤•1．清空数据•2.结转上年数据•（二）结账前注意事项•（1）检查本期发生的经济业务是否都已编制成了记账凭证，并进行了记账；检查自动结转凭证是否都已入账；检查上月是否结账，若上月未结账，则本月将不能进行结账。•（2）结账前要进行试算平衡，即借方发生额＝贷方发生额。•（3）做好结账前的备份工作。•（4）年终结算时，用户必须做强制备份。