第三章会计电算化

第三章会计电算化基本要求第一节会计电算化法规制度从微观和宏观两个方面对会计电算化工作进行管理微观：指实施会计电算化的单位自身对该项工作所制定的管理办法、措施和制度。宏观：指国家或地区为保证会计电算化的顺利开展所制定的法律、法规、规章和制度。第一节会计电算化法规制度1976年，美国注册会计协会（AICPA）发布了管理咨询服务公告《计算机应用系统开发和实施指南》，国际会计师联合会（IFAC）则分别于1984年2月和10月，以及1985年6月颁布了三个防止黑客入侵的措施，一是要制定法律，以法制黑；二是在网络中采用了行之有效的防黑产品，如防火墙、防黑软件等，三是建立防黑扫描和检测系统，一旦检测到黑客攻击，迅速作出反应，并立即恢复系统第一节会计电算化法规制度我国制定的一系列政策法规，对开发设计会计电算化软件和单位开展会计电算化工作提出了基本要求。主要有《会计法》：1999年10月颁布《会计电算化管理办法》1994年6月《会计核算软件基本功能规范》1994年6月《会计档案管理办法》1998年8月《会计电算化工作规范》1996年6月第一节会计电算化法规制度1999年《会计法》中规定：会计电算化中，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度的规定。会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度的规定。（1）使用的会计软件必须符合国家统一的会计制度的规定，达到财政部规定的会计软件的功能的技术标准（2）用电子计算机系统生成的会计资料必须符合国家统一的会计制度的要求。法律上要求实施会计电算化的单位，其电子计算机生成的会计凭证和会计资料，在格式、内容以及数据的合法性、真实性、准确性、完整性方面必须符合国家统一的会计制度的规定第二节会计核算软件的求（1）会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法性、真实、准确、完整、有利于提高会计核算工作的效率。（2）会计核算软件应当按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。（3）会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照（4）会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能（5）应当符合GB/T1958-2004《信息技术——会计核算软件数据接口》（6）会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。（7）会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。（8）单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件环境，应当建立相应的审批手续（9）必须提供培训二、会计数据输入功能的基本要求数据输入是会计核算的关健，保证输入数据的正确性是高效完成会计电算化的必要前提（一）对初始数据输入的基本要求1、输入会计核算所必需的期初数据及有关资料。2、输入需要在本期进行对账的末达账项：银行对账3、选择会计核算方法：提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法，以备用户选择4、定义自动转账凭证：对每月固定出现的的业务，将摘要，借贷方科目、金额取数方法或金额计算公式定义好并在计算机内保存5、用户设置：用户设置应根据内部控制的要求，合理进行岗位分工，并且合理分配权限。P766、提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验：利用各种会计数据的勾稽关系以及信息技术对初始数据进行正确性校验（二）对记账凭证输入的基本要求会计核算软件必须具备输入记账凭证的功能。输入的项目有P76-77（三）对记账凭证的控制功能会计核算软件应当具备控制功能，确保记账凭证的编制和处理符合国家统一会计制度的要求1、记账凭证编号：有没有重复2、以编号形式输入会计科目：应提示对应的会计科目3、借贷双方金额不平衡：4、凭证的借贷科目5、收、付、转凭证的限制6、应提供对机内凭证的修改功能7、凭证的权限要进行控制：应当对审核功能与输入、修改功能的使用权限进行控制。（四）对原始凭证输入的基本要求1、输入记账凭证的同时输入相应的原始凭证2、在记账凭证输入前，直接输入原始凭证，然后由会计软件根据经济业务流程自动生成记账凭证3、由账务处理模块以外的其他业务模块根据原始凭证生产记账凭证三、会计数据输出功能的基本要求会计电算化条件下，会计数据输出包括屏幕查询输出、打印输出、保存到存储介面以及利用网络传输输出等几种形式。（一）屏幕查询的基本要求P79（二）打印输出的基本要求1、打印各种凭证、明细账、总账、报表等功能2、总分类账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代。3、账簿中的表格线条可以适当减少。4、对于业务量较少的账户，提供满页打印输出功能根据机内会计凭证和据四、会计数据处理功能的基本要求（一）对会计核算软件记账功能的基本要求根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能1、登记总分类账2、登记明细分类账3、总分类账与明细分类账可以同时登记也可以分开登记4、通过审核的凭证可以直接登记或成批登记5、登记各种账时，应可以计算出各会计科目的发生额和余额。四、会计数据处理功能的基本要求（二）对会计核算软件应当提供自动进行银行对账功能的基本要求应当能根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单自动对账，由用户加以适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表（三）对会计核算软件应当提供按规定的会计期间结账功能的基本要求1、按规定的会计期间进行结账的功能2、结账前，应当自动枪柄基本输入的会计凭证是否全部登记入账。3、机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也可以分别结账。4、结账前，明细分类账与总账要进行核对。5、结账后，不能再输入已结账会计期间的会计凭证。（四）对会计核算软件报表生成功能的基本要求会计核算软件要提供自动编制会计报表的功能。提供报表自定义的功能，包括定义报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和核关系。（五）对会计核算软件提供的安全保密功能的基本要求会计软件应当采取加密存储、用户身份检验等多种手段确保会计数据安全保密，防止对数据的未授权访问、复制、篡改和删除。一旦发现数据文件和加工程序被非法修改，系统应当能够利用标准程序和备份的数据，来恢复会计核算软件的运行练习题一单选题1、《中华人民共和国会计法》规定：使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合________规定；……。A.国家统一的会计制度规定B.国家统一的企业制度规定C.我国统一的会计制度规定D.我国统一的企业制度规定2、会计核算软件设计应当符合我国_______的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率。A.设计、应用、维护B.法律、法规、规章C.数据处理与应用D.系统开发与应用3、会计核算软件应当具有在机内_______的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。A.会计数据被破坏B.会计报表被破坏C.会计软件被破坏D.会计制度被破坏练习题4、在输入记账凭证过程中，会计核算软件必须提供提示功能，但其中不包括________。A.记账凭证有借方科目而无贷方科目，或者有贷方科目而无借方科目B.转账凭证借贷双方没有现金或银行存款科目C.收款凭证借方科目不是现金或银行存款科目D.付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目5、由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成_______。A.记账凭证B.原始凭证C.会计账簿D.会计报表练习题6、要求会计核算软件必须提供的查询功能中不包括_______。A.查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目。B.查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证。C.查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿。D.查询机内初始化之前各期的总分类账和明细分类账簿。7、下列关于会计核算软件记账功能的说法中错误的是________。A.根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证登记总分类账。B.根据审核通过的机内记账凭证和相应机内原始凭证登记明细分类账。C.总分类账也可以根据审核通过的机内明细分类账登记。D.总分类账和明细分类账可以同时登记或者分别登记。第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求会计电算化岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位两大类。基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等。他们的基本任务是会计数据的采集和会计信息的使用、管理，即处于系统输入与输出两部分接口，对数据的加工处理工作则可交给电算化会计信息系统完成。第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计核算软件的工作岗位。可以分为：电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查和数据分析岗位。应该按照内部控制的要求严格执行不相容职责分离。第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求一、会计电算化岗位的划分及职责（一）电算主管P83-84共7项（二）软件操作P84-85共9项（三）审核记账对所有的会计数据进行审核P85共7项（四）电算维护：对系统进行修改和维护的过程共5项（五）电算审核：进行监督，防止利用计算机进行舞弊。要达到会计电算化中级水平，可由会计核人员兼任（六）数据分析：对会计数据进行分析。共4条（七）会计档案保管：共3点上述会计电算化岗位中软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己的口令，无权更改自己和他人的操作权限。第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求二、中小企业实行会计电算化的岗位设置应该注意满足内部控制制度的要求，如出纳和记账审核不能是同一个，软件开发人员不能操作软件处理会计业务等。其他岗位可以根据实际需要进行适当合并，在职责相容的前提下，一人可以兼任多个工作岗位。第四节计算机替代手工记账的基本要求实施会计电算化的主要目标之一就是用计算机系统替代手工记账。一、替代手工记账的任务和条件（一）替代手工记账是会计电算化的目标之一。替代手工记账这一过程的实现不仅是记账、算账、报账处理方式的改变，更主要的是提高了会计信息的及时性、准确性和完整性，从而为会计信息充分利用打下了基础。狭义上讲：替代手工账指的是脱离手工会计核算工作的过程第四节计算机替代手工记账的基本要求（二）计算机替代手工账的基本条件P901、配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备。会计软件的选择（1）自行开发（2）购买商品化财务软件（3）自行开发与购买商品化软件相结合（二次开发）：这是主流硬件：主要和企业的规模有关（二）计算机替代手工账的基本条件2、配备相应的会计电算化人员P92配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员，其中，上机操作人员具备会计电算化初级以上专业知识和操作技能，取得财政部门核发的有关培训合格证书。会计电算化培训主要有三种形式1）、财政部门组织开展的会计人员后续教育2）、企业根据自己特殊需要组织的培训3）、普及型培训：会计从业资格培训。（二）计算机替代手工账的基本条件3、建立健全内部管理制度。P93二、替代手工记账的过程将计算机与手工至少并行三个月，在计算机运行稳定并且数据结果与手工核算数据结果一致后，甩掉手工账。（一）整理手工会计业务数据P94（二）建立会计账记体系统并确定编码（三）规范各类账、证、表格式和会计核算方法与过程。（四）会计核算软件初始化（五）计算机与手工并行第五节会计电算化档案管理的基本要求会计电算化档案包括存储在计算机中的会计数据（以磁性介质、光盘、微缩胶片存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计电算化档案管理的主要任务，不