第九章会计档案

第九章会计档案【本章导读】本章主要讲述会计档案的内容、归档要求、保管期限、查阅、复制、销毁。学习时要重点掌握企业各种会计档案的保管期限、查阅要求、销毁程序等规定。第一节会计档案概述【思考题】1.什么是会计档案?2.会计档案包括哪些内容?3.采用电子计算机进行会计核算的单位形成的会计档案有什么要求?一、会计档案的概念会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料，它是记录和反映单位经济业务的重要历史资料和证据。各单位(包括国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织)必须根据财政部和国家档案局发布的《会计档案管理办法》的规定，加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度。二、会计档案的内容会计档案的内容是指会计档案的范围，具体包括以下四个部分：(一)会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。(二)会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。(三)财务会计报告类：包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告，其他财务会计报告。(四)其他会计资料类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及其他应当保存的会计核算专业资料。预算、计划、制度等文件材料，不属于会计档案，应当作为文书档案进行管理。采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁介质保存会计档案条件的单位，应将保存在磁介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料视同会计档案一并管理。【举例9-1】会计档案是指记录和反映经济业务事项的重要()。A.历史资料和证据B.凭证C.材料D.依据和资料【答案】A【举例9-2】以下会计资料中不属于会计档案的是()。A.总账B.明细账C.银行存款日记账D.购销合同【答案】D第二节会计档案保管【思考题】1.会计档案的归档有哪些要求?2.哪些会计档案需要永久保管?需要定期保存的会计档案的保管期限是如何规定的?3.对于会计档案的查阅和复制都有哪些规定?4.对于保管期满需要销毁的会计档案有哪些程序和要求?一、会计档案的归档根据《会计档案管理办法》规定，各单位当年形成的会计档案，应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管1年。期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管，但出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，一般不得拆封。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。二、会计档案的保管期限会计档案的保管期限是指会计档案应予保管的时间，分为永久和定期两类。各类会计档案的保管原则上应当按照表9-1和表9-2所列期限执行，表中会计保管期限为最低保管期限。单位和其他组织会计档案中，年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册为永久保管会计档案，其他为定期保管会计档案。定期保管会计档案的保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。其中，月度、季度财务报告的保管期为3年;固定资产卡片、银行存款余额调节表和银行对账单为5年;各种会计凭证、总账、明细账、辅助账簿和会计档案移交清册为15年;现金和银行存款日记账为25年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。三、会计档案的查阅和复制各单位应建立健全会计档案的查阅、复制登记制度。会计档案只为本单位使用，各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封，严禁抽换会计档案。严格查阅、复制和收回手续，保证会计档案的安全完整。四、会计档案的销毁单位会计档案保管期满需要销毁的，可以按照以下程序销毁：(一)由本单位档案机构会同会计机构共同鉴定，严格审查，提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。(二)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。(三)单位销毁会计档案时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门和审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。(四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，监销人和经办人应当在会计档案销毁清册上签名盖章。需要注意的是，对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出另行立卷，仍由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出另行立卷的会计档案应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。【举例9-3】根据《会计档案管理办法》，除现金和银行存款日记账外的各种明细账、日记账的保管期限为()。A.5年B.10年C.15年D.25年【答案】C【举例9-4】单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管()年。期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管。A.10B.20C.1D.15【答案】C【举例9-5】企业和其他组织的会计档案需要永久保管的有()。A.会计档案销毁清册B.会计档案移交清册C.会计档案保管清册D.年度财务会计报告【答案】ACD【举例9-6】单位销毁会计档案时，应由单位()共同派员监销。A.审计部门B.司法部门C.档案机构D.会计机构【答案】CD五、会计档案的交接(一)单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。(二)单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。(三)单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后，由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。(四)单位分立中未结清的会计事项，所涉及的原始凭证应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。(五)单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。(六)单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。(七)建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。(八)单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。(九)个人交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。(十)我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。第十章主要经济业务事项账务处理第一节款项和有价证券的收付款项是作为支付手段的货币资金，主要包括:库存现金、银行存款、及其他视同库存现金和银行存款使用的货币资金。有价证券是指表示一定财产拥有权或支配权的证券，主要包括：交易性金融资产、可供出售金额资产等。两者是流动性最强的资产。一、库存现金和银行存款库存现金和和银行存款的总分类核算是通过设置“库存现金”和“银行存款”两个科目进行的。企业增加库存现金(银行存款)，借记“库存现金”(银行存款)科目，贷记相应的科目;减少库存现金(银行存款)，做相反的会计分录。这两个科目期末借方余额，反映企业持有的库存现金以及企业存在银行或其他金融机构的各种款项。【例题1·业务题】从开户银行提取现金10000元，补足库存限额。借：库存现金10000贷：银行存款10000【例题2·业务题】销售产品一批，价款300元，增值税51元，共计收入现金351元。借：库存现金351贷：主营业务收入300应交税费——应交增值税(销项税额)51二、交易性金融资产交易性金融资产是指企业为了近期出售而持有的金融资产，例如企业以赚取差价为目的从二级市场购入的股票、债券、基金等。企业需要设置“交易性金融资产”、“投资收益”等账户核算的取得、处置等业务。企业购买交易性金融资产时，借记“交易性金融资产”科目，贷记“银行存款”等科目;企业出售交易性金融资产时，借记“银行存款”科目，贷记“交易性金融资产”科目;差额贷记或借记“投资收益”。企业购买过程中发生的交易费用直接记入“投资收益”科目。【例题3·业务题】2009年1月20日，甲公司用银行存款从上海证券交易所购入A上市公司股票10万股，每股市价5元，另支付相关交易费用10000元，甲公司将其划分为交易性金融资产。甲公司应编制的会计分录如下：(1)2009年1月20日，购买A上市公司股票时：借：交易性金融资产――成本500000贷：银行存款500000(2)支付相关交易费用时：借：投资收益10000贷：银行存款10000【例题4·单选题】企业取得交易性金融资产时发生的相关交易费用应()。A.计入相关金融资产的入账价值B.交易性冲减当期利息C.计入其他应付款D.计入当期损益【答案】D第二节财产物资的收发、增减和使用财产物资通常包括：原材料和库存商品等流动资产，以及房屋、建筑物、机器设备、运输工具等固定资产。一、原材料原材料是指在生产过程中经过加工改变其形态或性质并构成产品主要实体的各种原料和外购半成品，以及不构成产品实体，但有助于产品形成的辅助材料。具体包括：原料及主要材料、辅助材料、外购半成品(外购件)、修理用备件(备品备件)、包装材料、燃料等。原材料的日常收发及结存，既可以采用实际成本核算，也可以采用计划成本核算。企业应当设置下列科目对原材料进行核算：(1)“在途物资”账户，用于核算企业采用实际成本(进价)进行材料、商品等物资的日常核算、货款已付尚未验收入库的在途物资的采购成本。(2)“原材料”账户，核算企业库存的各种材料，包括原料及主要材料、辅助材料、外购半成品(外购件)、修理用备件(备品备件)、包装材料、燃料等的计划成本或实际成本。收到来料加工装配业务的原料、零件等，应当设置备查簿进行登记。(3)“材料采购”账户，核算企业采用计划成本进行材料日常核算而购入材料的采购成本。(4)“材料成本差异”账户，核算企业采用计划成本进行日常核算的材料计划成本与实际成本的差异。(一)购买材料的账务处理外购原材料的采购成本一般包括：采购价格、进口关税和其他税金(消费税、资源税等价内税;不能抵扣的增值税)、运输费(一般纳税人可以抵扣7%的进项税)、装卸费、保险费以及其他可直接归属于存货采购的费用(如运输途中合理损耗、入库前挑选整理费用等)。1、计划成本法计划成本法是指企业存货的收入、发出、结存均按预先制定的计划成本计价，同时另设“材料成本差异”科目，作为计划成本和实际成本联系的纽带，用来登记实际成本和计划成本的差额。这种方法适用于存货品种繁多、收发频繁的企业。计划成本法下企业应设置的会计科目有“原材料”、“材料采购”、“材料成本差异”等。归纳：在计划成本法下，外购的材料先要通过“材料采购”科目进行核算，材料的实际成本与计划成本的差异，通过“材料成本差异”科目进行核算。借：材料采购(按材料实际采购成本)应交税费——应交增值税(进项税额)贷：银行存款将企业购入验收入库的材料：借：原材料(按计划成本)贷：材料采购(按计划成本)同时结转入库材料的差异：如为超支：借：材料成本差异贷