财务会计文档技术

1财务会计文档技术第一节文档技术概述一、什么是文档文档（document）这个词本来的含义是很广泛的。但是本章所介绍的文档，并不是指信息系统运作过程中所产生的各种信息资料，如凭证文件、销货单文件等。本章所指的文档，主要指和信息系统的设计和使用密切相关的材料，是用来解释系统运行情况的。文档主要分为开发性文档和使用性文档。开发性文档描述了系统开发过程中的各种分析、设计情况。使用性文档主要用来指导用户对信息系统更好地操作、利用。文档可以采用文字说明的形式、流程图的形式、或者表格等形式。因为图表的方式更为直观和明了，所以，很多文档采用绘制图表的方式，再辅以文字说明进行解释。二、掌握文档技术的必要性一个实际运行的信息系统可能涉及到多台计算机、各个部门、众多的人员，它们组织在一起完成大量数据的输入、处理和输出。这个系统比较庞大，头绪众多。当我们接触系统后，需要用某种文档技术描绘出有关这个系统运行的情况，只有描绘出来了，才能表明我们真的是理解了这个系统，并能向其他人解释这个系统，也才能对这个系统进行改进。作为会计专业的学生，必须要学习文档技术。首先的要求是，应该能够看得懂别人绘制的文档，能够理解所说明的系统的运作情况。其次，要能够评价文档所描述的系统的内部控制情况，对内部控制的健全与否进行判断，并提出改进意见。最后，最好是能够学会编制文档。因为在前面已经提到，在会计信息系统的开发过程中，需要会计人员的参与，作为系统开发小组的一员，会计人员应该能够通过绘制文档描述现有系统的运行情况，并能够将对新系统的设想表示出来。在系统开发中所用到的文档技术有很多，这里主要介绍以下几种：数据流图（DataFlowDiagrams，DFDs）、数据字典（DataDictionary，DD）、流程图（Flowcharts）、决策表（DecisionTable）、决策树（DecisionTree）等。第二节数据流图一、数据流图的绘制目的数据流图描绘系统的逻辑模型，反映的是数据、信息在系统中的流动和处理2情况。数据流图用来描述现有的系统，也用来规划和设计新系统。在数据流图中，不包含任何具体的物理元素，也没有计算机术语，很容易为大多数人所理解。系统分析人员通过调查和了解，就可以把他对原有系统的认识或对新系统的设想用数据流图描绘出来，供用户等审查确认。数据流图是一个很好的沟通工具。同时，数据流图对以后的系统设计也很有帮助。数据流图具有两个特征。第一个特征是抽象性，数据流图中已经去掉了具体的组织机构、工作场所、物质条件、资金流动等，只剩下信息和数据的存储、流动、使用和加工的情况。这样我们有可能抽象地总结出系统的任务和各项任务之间的顺序关系。第二个特征是概括性，它反映了系统的全貌。各种信息流之间错综复杂的联系，有机地统一在一张图上。二、数据流图中的基本符号在实际使用中，数据流图存在着多种符号体系。比较常用的有GaneandSarson符号体系、SSADM符号体系、Yourdon符号体系等。（一）GaneandSarson符号体系如图3-1所示。图3-1GaneandSarson符号体系（二）SSADM符号体系如图3-2所示。表示外部实体表示单向的数据流表示数据存储（前面是数据存储编号，后面是数据存储的名称）表示双向的数据流表示外部实体表示单向的数据流表示数据存储（前面是数据存储编号，后面是数据存储的名称）表示处理（上面是处理的编号，下面是处理的名称）表示双向的数据流3图3-2SSADM符号体系（三）Yourdon符号体系如图3-3所示。图3-3Yourdon符号体系（四）基本符号的含义上面列出的几种数据流图的符号体系在实际工作中都有应用。本书主要采用Yourdon符号体系。下面解释一下数据流图中四个基本符号的含义。实体，是指对企业来说感兴趣的东西，企业需要了解有关实体的信息。例如，客户、订单、产品等都可以看作是实体，因为企业需要了解和掌握有关它们的信息。实体所具有的一些特性，称为属性。例如，客户这个实体的属性包括客户的名称、客户代码、客户地址、客户电话等；订单这个实体的属性包括订单号、订货日期、订货单位、所订产品的代号、数量等；产品这个实体的属性包括产品的代号、产品名称、产品单价等。实体分为内部实体和外部实体。所谓内部实体，是指所研究的系统内部的实体。所谓外部实体，是指所研究的系统之外的实体，是发送或接收数据的人员或组织等，是数据的源点或终点。有时，源点和终点相同。在数据流图中，需要用矩形等符号表示出外部实体，也即数据的源和宿。表示外部实体表示单向的数据流表示数据存储（前面是数据存储编号，后面是数据存储的名称）表示处理（前面是处理的编号，后面是处理的名称）表示双向的数据流4数据流和数据存储都是数据，仅是所处的状态不同。数据流是处于运动状态的数据，从一个地方传递到另一个地方。数据存储是处于静止状态的数据，是指需要保存的数据。这里需要说明的是，一个数据存储并不等同于一个文件，它可以表示一个文件、或者表示文件的一部分、或者表示数据库的元素或记录的一部分；另外，数据可以存储在纸张、磁带、磁盘、人脑等等任何存储介质上。处理也就是加工。一个处理并不等同于一个程序，它可以代表一系列程序、单个程序或者程序的一部分。处理也并不一定是指电算化处理，也可以代表人工处理或机械处理工作。为了增加数据流图的清晰度，以免其中某些箭头线特别长，可以重复将某些符号再画一次，如将外部实体、数据存储重复画在需要的不同的地方。为了避免可能引起的误解，如果代表同一个事物的同样符号在途中出现在n个地方，则在这个符号的一个角上画n-1条短斜线作为标记。三、数据流图的绘制方法（一）自顶向下逐层分解首先应该用数据流图来描述当前的实际情况，比如，目前企业的手工会计信息系统的情况。应该先将所了解到的当前系统描述出来，然后才能过渡到描述未来电算化会计信息系统的数据流图。在绘制当前系统的数据流图时，先根据问题的描述分解出数据流图中的实体和处理。一旦把数据流图的实体和处理分离出来以后，就可以着手画数据流图了。数据流图是系统的逻辑模型。任何系统或模块本质上都是将若干输入数据进行处理得到若干输出数据，因此，任何系统的基本模型都由若干个实体（数据源点或终点）以及一个处理组成，这一个处理就代表了系统或模块对数据加工变换的基本功能。基于此，可以首先画出最总括的情况。最总括的、最顶层的、只具有一个处理环节的数据流图，叫做总括数据流图（ContextLevelDFDs），它总括地描述了系统的数据源点、终点和处理。很显然，总括数据流图过于抽象，应该将它进一步细化，比较细致地描绘系统的主要功能。这样，就得到了0层、1层、2层......数据流图。当进一步分解将涉及如何具体地实现一个功能时，就不需要再分解了。这种自顶向下逐层分解的思想有助于我们首先把握系统的全貌，把握系统的主要目的，把握系统内的主要组成部分以及它们之间的关系。在此基础上所做的分解工作就会有条不紊。（二）平衡在细化时要注意保持信息的连续性，也即，当将一个处理分解为一系列处理时，分解前后的外部输入/输出数据流必须相同。这也叫做平衡。图3-4给出了分解和保持平衡的例子。数据源点数据源点系统AB5（1）总括数据流图（2）0层数据流图（3）对1.0的分解数据源点数据源点1．0AB2．03．0文件CD1．1A1．21．4EFD1．3CGH3．13．2文件IDB6（4）对3.0的分解（5）对3.1的分解图3-4分解和平衡的例子在图3-4中，首先给出了总括数据流图。这个总括数据流图中有一个数据源点和一个数据终点，同时有输入数据流A和输出数据流B。在0层数据流图中（因为处理的编号都是X.0），依然绘制了数据源点和数据终点，同时保留有输入数据流A和输出数据流B（这是外部数据流），这就是平衡。另外，分解为处理1.0、2.0和3.0，同时有数据流C、D（这是内部数据流）和一个数据存储。在对1.0的分解图中，其处理的编号都是1.X。在这个分解图中，保留有0层数据流图中和处理1.0有关的输入数据流A和输出数据流C、D（这是外部数据流）。同时，有数据流E、F、G（这是内部数据流）。在对3.0的分解图中，其处理的编号都是3.X。在这个分解图中，保留有0层数据流图中和处理3.0有关的输入数据流D和输出数据流B（这是外部数据流）。同时，有数据流H、I（这是内部数据流）。在对3.1的分解图中，其处理的编号都是3.1.X。在这个分解图中，保留有2-5（4）中和处理3.1有关的输入数据流D和输出数据流H、I（这是外部数据流）。同时，有数据流J（这是内部数据流）。（三）例示1、基本情况这里以一个简单的工资核算模块为例，说明数据流图的编制方法。有关的核算过程描述如下。星星工厂的人事部门负责记录和管理每一个员工的基本信息，包括工号、姓名、所属部门、级别、基本工资等。如果这些信息有调整，如职工离职、调换岗位、基本工资增减等，也是由人事部门负责。有关员工的基本信息在每次工资计算时都需要用到，由人事部门负责将数据传送到财务部门。每个月结束后，各个部门要将员工的考勤、加班和产量工时记录等送交财务部门进行工资核算。财务部门的工资核算员根据员工的基本情况和考勤等情况计算每一个员工的工资，并代为缴纳个人所得税。还要按照部门进行工资费用的汇总、分配。根据工资的计算情况，通知银行划账。财务部门将各个部门员工的工资计算情况传J3．1．13．1．2IDH7递到各个部门，并通过各个部门将每一个员工的工资条发放到员工手中。财务部门对工资进行各种统计分析，这些统计数据要报给相关管理部门。2、分解出实体、处理通过阅读上述有关星星工厂的工资核算过程的描述，分解出数据流图中的实体和处理。工资核算涉及的实体包括：人事部门、各个部门（指员工所在的各个部门）、财务部门（工资核算员）、银行、员工、管理部门、税务部门。接着来识别出工资核算工作涉及的处理。如表3-1所示。表3-1工资核算工作中的处理实体处理的顺序号处理人事部门1将员工基本信息传递到财务部门各个部门2将员工考勤等信息传递到财务部门财务部门3接收从人事部门传递来的员工基本信息4接收从各个部门传递来的员工考勤等信息5计算每一个员工的工资情况6根据税率计算个人所得税并代为缴纳7进行工资费用的汇总、分配8通知银行划账9将工资条等传递到各个部门10进行工资费用的各种统计分析11将统计分析结果报送管理部门银行12接收到财务部门的划账通知员工13接收到工资条管理部门14接收到工资统计报表税务部门15接收到纳税申报表及税款3、绘制总括数据流图在表3-1中列出了各种处理。这些处理有的是信息处理活动，涉及到对数据的处理，例如，处理5、6、7、10。另一些处理不是信息处理活动，只是接收或传送数据而已，例如，处理1、2、3、4、8、9、11、12、13、14、15。如果一个实体所涉及的活动都不是信息处理活动，则这个实体就是外部实体。如果一个实体涉及信息处理活动，则这个实体就是内部实体。由此可以得知，在上述实体中，人事部门、各个部门、银行、员工、管理部门和税务部门是外部实体，财务部门是内部实体。因为在总括数据流图中，只包括外部实体。所以，我们要用六个矩形来表示这六个外部实体，而不包括财务部门。注意，这里各个部门涉及到多个部门，员工涉及到所有员工，因为所有部门、员工的处理情况完全一致，所以，这里只用一个矩形来表示各个部门和各名员工即可。由于总括数据流图中只有一个处理环节，所以，只需要画一个圆圈。在处理和外部实体之间存在着数据流，需要表示出来，并为数据流起一个简洁、明了的名字。图3-5就是星星工厂工资核算的总括数据流图。职工基本信息人事部门员工银行管理部门工资核算工资条划账通知统计信息8图3-5总括数据流图4、绘制0层数据流图前面已经分析过，在表3-1的各项处理中，处理5、6、7、10是信息处理活动。我们需要把这些处理在0层数据流图中表示出来。本例中这些信息处理活动一共是4项，可以在一个数据流图中表示出来。如果信息处理活动超过9项，则有必要将这些处理活动进行组合，最好使一个数据流图上只有5-7项处理。组合的原则有下面几条：同