用友财务操作培训

财务培训1用友软件应用实践北京用友软件股份有限公司从1988年率先推出商品化会计软件以来，以“帮助客户提高经营与管理能力”为宗旨，紧跟技术进步潮流和中国财务管理信息化的需求，先后推出了网络版、新会计制度版、全面核算型以及管理型会计软件。这些软件不仅能完全替代手工方式下的全部账务处理，进行规范的会计核算，而且能为企业提供全面的管理解决方案，其功能覆盖了企业内部管理的全部内容。用友ERP-U8以“优化资源，提升管理”为核心理念，以快速实施为特点，能普遍适应中国企业管理基础和业务特征以及企业快速增长需求的ERP全面解决方案。它包括财务会计、管理会计、集团财务、供应链管理等各个功能模块，其中会计部分包括总账、报表、工资管理、固定资产管理、存货管理、应收应付管理、企业门户、系统管理等子模块，从中可学习到先进的管理思想和业务管理模式。本章将以用友ERP-U8软件系统为基础，以附录一“太湖园艺用品制造厂（模拟）账套资料”为例，对软件的运用和系统维护进行全面的介绍。实训一：新建账套与用户设置在启动软件前，必须按规定程序安装软件，安装用友ERP-U8软件，一般最低需要256MB以上内存、500MHz以上CPU、2GB以上的硬盘空间和Windows2000以上的操作系统。如计算机上没有安装MSSQL2000数据库系统，则需要先安装数据库，并在SQLServer服务管理器开启状态下正式安装用友软件。以下将以软件的成功安装为基础，从启动软件开始，系统介绍用友软件应用操作的一般方法。1.1新建账套1．启动与登录系统管理从开始菜单依次选择“开始—程序—用友ERP-U8—系统服务—系统管理”命令，进入“用友ERP-U8—系统管理”窗口，如图10-1所示。图10-1系统管理在系统管理窗口打开“系统”菜单，单击“注册”命令，打开系统“注册”对话框。输入操作员“Admin”（默认密码为空），单击“确定”按钮，以系统管理员的身份进入系统管理窗口。第一次以系统管理员身份登录时，其口令为“空”。如在实际操作时要修改系统管理员密码，可以直接单击选中“改密码”复选框，再单击“确定”按钮，打开“设置操作员口令”对话框，在“新口令”和“确认新口令”对话框中分别输入新密码，最后单击“确定”按钮，完成操作员口令设置。单击“确定”，系统注册成功，返回“系统管理”窗口。财务培训22．新建账套在“系统管理”窗口选择“账套”菜单中的“建立”命令，打开“创建账套”对话框，如图10-2所示。图10-2新建账套之输入账套信息（1）输入账套信息。在创建账套对话框中，第一项“已存账套”是指系统内已经存在的账套，以下拉列表框的形式显示出来，仅供用户查看。输入账套信息时必须正确输入账套号、账套名称、启用会计期。系统默认启用会计期为计算机操作系统的日期，按本例资料需更改为“2006年11月”。“账套路径”指向存放新建账套数据的位置，系统默认的路径为“C：\U8SOFT\ADMIN”，可根据需要直接更改，也可利用“…”按钮参照输入。输入完成后，单击“下一步”按钮，进入“单位信息”设置对话框，如图10-3所示。图10-3新建账套之单位信息（2）输入单位信息。输入单位名称“太湖园艺用品制造厂”，此项单位名称是指全称，必须完整输入。全称一般用于发票等票据打印。输入单位简称“太湖园艺”。其他栏目都属于任选项，可以按资料内容输入，也可空缺或采用默认值。输入完成后，单击“下一步”按钮，进入“核算类型”设置对话框。（3）输入核算类型。在核算类型对话框，采用系统默认值本币代码“RMB”，确认本币名称：“人财务培训3民币”。从下拉列表框中选择企业类型“工业”，设置行业性质为“新会计制度科目”。注意，系统将按所选择的行业性质来预置会计科目表。输入完成后，单击“下一步”按钮，进入“基础信息—设置您的基础信息”对话框。（4）定义基础信息。在“基础信息—设置您的基础信息”对话框，有“存货是否分类？”、“客户是否分类？”、“供应商是否分类？”和“有无外币核算？”四个复选框。分类定义功能主要是针对存货、客户、供应商相对较多的单位而设置的，即可以选择是否进行分类核算以及如何对这些内容进行分类。如果此时不能确定，也可以在软件启用后再进行设置。按照本例资料要求，选中“外币是否分类？”复选框，然后单击“完成”按钮，系统弹出窗口，提示信息“可以创建账套了吗？”单击“是”按钮，系统提示“正在建立账套信息年度数据库，请等待……”。稍候，进入“分类编码方案”对话框，如图10-4所示。图10-4新建账套之确定分类编码方案（5）确定分类编码方案。按照本例资料要求，单击“科目编码级次”对应的第4级黄色框，输入“2”，即将科目编码级次改为：会计科目级别为4级，每级编码长度分别为4位、2位、2位、2位。同理，将“部门编码级次”设置为2位、2位。单击“确认”按钮，进入“数据精度定义”对话框。（6）数据精度定义。数据精度定义是指确定存货数量、存货单价、开票单价、件数、换算率、税率等数据的小数位数，本例中均定义为2位，即全部采用系统默认值。在数据精度定义窗口单击“确认”按钮，弹出系统提示信息“建立成功”并询问“现在进行系统启用的设置？”。单击“是”按钮，弹出“系统启用”对话框，如图10-5所示。财务培训4图10-5启用总账并设置时间（7）系统启用。在“系统启用”对话框中选中“GL—总账”复选框，弹出“日历”对话框，选择日期“2006年11月1日”，单击“确定”按钮，系统提示“确实要启用当前系统吗？”，单击“确定”按钮。再单击“退出”按钮，返回“系统管理”窗口。1.2用户及权限设置1．增加用户在“系统管理”窗口选择“权限”菜单下的“用户”命令，进入“用户管理”窗口，窗口中显示了系统已经预设好的几位默认用户，如Demo、System、Ufsoft、WEB等。单击工具栏中的“增加”按钮，打开“增加用户”对话框，如图10-6所示。图10-6增加用户按本例资料要求，输入第一位操作员“王小刚”的信息：编号“001”、所属部门“财务部”，可选择设置口令，单击“增加”即予保存。同样方法输入另两位操作员“何森林”和“李林”的信息。全部操作员信息输入完毕，单击“退出”按钮，返回“用户管理”窗口，所有用户以列表方式显示。最后，单击“退出”按钮，返回“系统管理”窗口。只有系统管理员才拥有设置操作员的权限。账套主管“王小刚”由系统管理员指定，拥有该账套范围内的所有权限。本例资料中其他两位操作员不通过指定角色的方法分配权限，而是在进行“操作员权限设置”时直接指派其操作权限。2．设置用户权限在“系统管理”窗口，选择“权限”菜单中的“权限”命令，进入“操作员权限”窗口，如图10-7所示。财务培训5图10-7账套主管权限设置在操作员权限窗口右上角选择“001”账套，“2006”年度。从操作员列表中选择“王小刚”，选中上方正中“账套主管”复选框，确定王小刚具有账套主管的权限。在用友软件中，如果在“用户管理”设置时已将某人设置为“账套主管”角色，则意味着该用户拥有该账套的所有操作权力。从用户列表中选择“何森林”，单击工具栏中的“修改”按钮，打开“增加和调整权限”对话框，如图10-8所示。图10-8会计权限分配本例中为会计何森林分配“总账—凭证”的全部权限和“总账—账表”的全部权限。具体操作时，首先单击复选框前面的“+”图标，打开下层目录，再选中相应权限项目前的复选框。选择好后，单击“确定”按钮退出。财务培训6同样方法为出纳员李林和实习生张丽设置相应权限。需要说明的是，在用友ERP-U8系统中，提供了三个层次的权限管理，即功能级权限管理、数据级权限管理、金额级权限管理。功能级权限管理提供了对不同用户分配不同功能模块的操作权限。数据级权限管理可通过两方面进行控制，一是字段级权限控制，二是记录级权限控制。金额级权限管理主要用于严格内部金额控制，对金额数量划分级别，对不同岗位和职位的操作员授予不同级别的金额控制权。功能级权限的分配在“系统管理”窗口的“权限分配”中设置，数据级权限和金额级权限均在“企业门户”模块的“基础信息”项下的“数据权限”中进行设置，且一定要在“系统管理”的功能权限分配之后才能设置。2实训二：系统运行要素与环境参数设置2.1系统运行要素设置依次选择“开始—程序—用友ERP-U8—企业门户”，进入“注册—企业门户”对话框。以账套主管的身份登录，选择操作员“001王小刚”，单击“确认”按钮。在登录后的企业门户主窗口，选中“控制台”标签，再选择“基础信息”下的“基础档案”命令，出现如图10-9所示的基础档案设置主窗口。图10-9基础档案在“基础档案”窗口，双击要设置的档案项目，即可进入相应项目的设置界面。1．部门档案设置在“基础档案”窗口，双击“部门档案”项目，进入“部门档案”设置窗口，如图10-10所示。财务培训7图10-10部门档案设置单击工具栏上的“增加”按钮，激活“部门档案”对话框。在右侧编辑区输入部门编码“01”、部门名称“总经理室”、部门属性“管理部门”以及电话、地址、备注等信息。输入完毕，单击“保存”按钮。在窗口左侧的空白框中，系统自动显示出设置好的部门名称。采取同样步骤输入其他部门信息。全部输入完毕，单击工具栏中的“退出”命令，返回“基础档案”窗口。如之前已录入职员档案，可单击“负责人”右侧的参照输入按钮，选择部门负责人。2.职员档案设置在“基础档案”窗口，双击“职员档案”项目，进入“职员档案”设置窗口。选中左侧白色区域中显示的“总经理室”，单击工具栏上的“增加”按钮，弹出“增加职员档案”对话框，如图10-11所示。图10-11增加职员在职员档案录入窗口，输入职员编码“01”、职员姓名“李小萍”、职员属性“法人代表”。输入完毕后，单击“保存”按钮予以保存，系统自动显示下一张空白职员档案。按本例资料中给定的职员目录，将全部职员对应地输入到各部门的职员档案中去。在职员档案设置窗口的右侧，系统自动显示所选中部门的职员资料。3．客户档案设置在“基础档案”窗口，双击“客户档案”项，进入“客户档案”设置窗口。单击工具栏上的“增加”按钮，弹出“增加客户档案”对话框，如图10-12所示。财务培训8图10-12增加客户在“基本”页签的文本框中输入客户编码“001”、客户名称“北京联谊公司”、客户简称“联谊公司”、开户银行“工行”和银行账号“74588866”；单击“联系”页签，在对话框中输入地址“北京市联海路888号”、邮编“100015”、联系人“陈浩”；单击“其他”页签，修改发展日期为“2006-11-1”。输入完毕，单击“保存”按钮。继续输入其余客户的档案。4.供应商档案设置在“基础档案”窗口，双击“供应商档案”项目，进入“供应商档案”设置窗口。单击工具栏“增加”按钮，弹出“增加供应商档案”对话框，如图10-13所示。图10-13增加供应商在“基本”页签各文本框输入供应商编码“001”，供应商名称“成都联平公司”，供应商简称“联平公司”，开户银行“建行”，银行账号“45882442”；单击“联系”页签，在文本框中输入地址“成都市和平路323号”，邮编“610015”，联系人“张小娟”；单击“其他”页签，修改发展日期为“2006-11-1”。输入完毕，单击“保存”按钮。全部供应商档案输入完毕，单击“退出”按钮返回“基础档案”窗口。2.2系统环境参数设置财务培训91.外币及汇率设置在“基础档案”窗口，双击“外币设置”项目，进入“外币设置”窗口，如图10-14所示。图10-14外币设置在外币设置窗口，单击“增加”按钮，在右侧的对话框中输入币符“HKD”、币名“港元”，系统自动在左侧的白色区域中显示“港元”。单击“确认”命令，在“2006.11”的“记账汇率”一栏中输入本月固定汇率“1.2”，移开光标，保存设置。同理，设置美元的固定汇率为“8.3”。设置完成后，单击“退出”按钮返回“基础档案”窗口。2.结算方式设置在“基础档案”窗口，双击“结算方式”项目，进入“结算方式”设置窗口，如图10-15所示。图10-15结算方式设置单击“增加”按钮，在右侧输入结算方式编码“1”、结算方式名称