13第十三章会计档案的管理

辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础第十三章会计档案管理第一节会计档案概述一、会计档案的定义1、定义会计档案的定义可以表述为：会计档案是各种社会实践主体在会计核算专业活动中形成的具有一定保存价值的会计文件，不论其记录方式和载体如何。2、含义1）指明会计档案的形成者—各种社会实践的主体。2）指明会计档案的特定领域—会计核算专业活动。3）指明会计档案的价值属性特征—具有一定的保存价值。4）指明会计档案的本质属性—会计核算专业活动的原始记录。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础二、会计档案的属性和特征（一）突出的专业属性其一、会计档案是各个单位在会计核算活动中逐渐形成的经济活动的原始凭证，是专业经济活动的有机组成部分。其二、无论是手工产生的凭证、帐薄、记录，还是电算化会计产生的电子文档，都具有反映和记录会计核算活动及其结构的特点。（二）形成过程的序时性会计档案是按照会计年度形成的，具有一定的时间连续性的特点。（三）承载信息内容的严肃性会计档案是社会经济活动的原始记录，其所承载的信息内容必须按照国家的有关法律、制度和规范来操作，关系到社会基础的稳定性。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础（四）数据记录的平衡性会计档案的三种主要存在形式会计凭证、会计账薄和会计报告反映或记录的同一项经济活动或财政开支必须相符。（五）会计记录与会计文件格式的规范性无论是手工操作还是电算化会计所产生的会计文件的格式必须相同，保证会计档案基本格式的规范。电算化会计所产生的档案特点表现为：1、会计信息的存储范围和领域的扩大化。2、会计信息对软硬件环境的依赖性。3、存储介质的多样性。4、会计信息的易复制性和易更改性。5、电算化会计档案的现代化管理要求更高。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础三、会计档案的价值、功能和作用（一）会计档案的价值概念及其构成会计档案的价值，是指会计档案对人类社会的现实实践活动和长远的历史文化建设所具有的积极意义。会计档案的价值构成：1、会计档案是制定财务计划的重要数据源。2、会计档案是进行科学经济决策的信息源。3、会计档案是维护正常经济、工作秩序的法定书证。4、会计档案是研究社会经济文化存在与发展规律的重要文献源。5、会计档案是开展历史研究的记忆库。6、会计档案储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础（二）会计档案的功能会计档案的功能就是指它对其形成单位或社会的经济管理活动和历史文化建设等所具有的作用能力。在潜在的条件下，会计档案的功能是中性的；但在显现的条件下，会计档案的功能是具有偏向性的。1、原始凭证功能。2、历史查考功能。3、历史记忆功能。4、维护经济秩序功能。（三）会计档案的作用形式会计档案的作用是会计档案功能的具体体现。1、信息保障作用2、维系管理作用3、监督检查作用4、经济、历史研究作用5、凭证、查考作用辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础一、会计档案人员对现行会计文件监督与控制工作的依据（一）理论依据会计信息的运动生命周期分为会计信息的产生与形成阶段、会计信息的暂时保存阶段和会计信息的销毁或长期保存阶段。文档一体化理论是会计档案人员对会计文件和会计记录等会计信息实施有效管理控制的重要理论依据。（二）实践依据会计档案人员不仅要对会计档案信息实施后台控制，而且要进行前台具体操作。（三）法规制度依据实施有效的前端控制，必须按照国家的相关法律制度为依据。《中华人民共和国会计法》第二节会计档案人员对现行会计文件、会计信息的监督与控制辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础二、电算化环境条件下的会计文件信息的有效前端控制在电算化条件下，传统的会计档案管理理论和方法已经显现出一定的不适应性。为此，我们必须认真了解和掌握电算化条件下会计档案信息及其管理的新特点，及时对会计档案的管理理论和方法进行补充和完善，才能使会计档案的管理理论具有实践的品格，才能使其发挥对会计档案管理实践的指导作用。（一）电算化会计档案信息系统的特点1、电算化会计档案信息系统缺乏交易处理痕迹。2、内部控制的程序化使得内部控制具有一定的依赖性，同时也增加了会计档案信息系统差错反复发生的可能性。3、电算化会计档案信息系统的交易授权及其执行与手工会计系统存在差异。4、电算化条件下的会计档案信息的控制范围扩大了。5、电算化会计档案信息系统镇南关会计信息存储数字化。6、网络技术的发展及其在会计活动中的应用，带来了许多新问题。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础（二）电算化会计档案信息系统的一般控制1、组织与管理控制2、应用系统开发、建立和维护控制3、系统软件控制4、系统操作控制5、数据和程序控制6、网络的安全控制（三）会计电算化系统的应用控制1、输入控制采用的控制方法2、计算机处理与数据文件控制所采用的控制措施3、输出控制可采取的控制措施辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础第三节会计档案的收集会计档案的收集，就是按照国家有关法律、法规和制度的要求，将具有一定保存价值的会计档案整理立卷，定期移交给档案机构集中管理的一项档案业务活动。一、会计档案收集的一般要求1、会计档案收集必须贯彻执行“统一领导、分级管理”的基本原则。2、会计档案的收集活动必须自觉地遵循会计档案的形成规律。即档案信息的活跃期、半活跃期、保存期或死亡期。3、会计档案的收集工作必须保证会计档案的齐全完整、信息准确。4、会计档案的收集工作要注意质量优化、成分充实。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础二、会计文件的归档制度会计文件的归档制度是确保一个立档单位会计档案的系统积累和质量的一项重要的业务制度。（一）会计文件归档制度的一般内容设计1、归档范围会计档案的归档范围，主要包括本单位形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料及银行存款余额调节表、银行对账单，会计档案移交清册，会计档案销毁清册，会计档案保管清册，实行会计电算化单位存储在磁性介质上的会计数据、程序文件以及其他会计核算资料。会计档案的不归档范围，主要包括本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度，财务政策管理文件材料，纳入文书档案立卷，不纳入会计档案归档范围。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础2、归档时间年终立卷，可暂时保管一年，移交本档案机构统一保管。（企业可根据自己情况在会计机构专柜保管）3、归档要求1）移交清册要真实准确(密封处理、加经手章）2）齐全完整、保持卷册的封装3）责任人由会计人员、档案员担当（档案室存放）4）出纳人员不得兼任档案保管5）档案处理要有多机构专业人员共同参加6）所有财务账薄等都需归档保存，以备查询7）所有会计文档必须经过审核鉴定8）所有财务文件必须按照国家规定规范整理9）所有材料必须符合档案安全保护需要10）必须将所有材料转交档案管理部门11）档案管理部门必须全面接受移交的会计档案12）必须做好档案材料的安全备份工作辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础4、归档份数指归档的会计文件、会计记录的实际分数。一般情况下只归档一份即可，但特殊情况下可留有安全副本或备份副本。5、归档手续会计档案形成后应在原单位保存一年，然后由保管单位形成移交清册，由专门人员负责。单位名称档案年度保管年限年月日第页编号档案题名册数页数档案装具（柜、箱、架）号保管期限备注移交单位经手人接收单位经手人移交清册辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础（二）会计文件归档制度的保证措施设计会计文件归档制度的保证措施的设计，是为了有效地保证上述各项规定事项能够得到切实的贯彻施行。根据单位的具体情况，设计规定各种会计档案材料有专人分别负有管理责任。（三）会计电算化系统会计档案收集管理制度１、现金记账凭证及日记账的输出及保管。现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记账凭证一律由审核员审核无误后，当日输入计算机并打印出现金日记账页，交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在账页上盖章，按月装订成册加盖封印，年终将各月现金日记账顺序装订成册，加盖封印妥为保管。２、银行记账凭证、账册的输出与保管。制单人员必须及时把经审核无误的原始凭证，当日输入计算机并打印银行日记账，以保证银行出纳当日业务当日清。银行账页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记账顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。现金、银行记账凭证可采取汇总的方式，装订成册，妥为保管。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础３、转账凭证的输入、输出与保管有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记账凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并与手编凭证同样装订成册，妥为保管。４、科目汇总表、账簿打印时间。(1)现金、银行日记账每天打印。(2)银行余额调整表每月打印一次。(3)总分类账和各种明细分类账每月打印一次。(4)现金、银行存款、转账记账凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记账凭证一起装订。(5)会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。５、其他由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的账页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础6、数据备份管理（1）由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。（2）在日常工作中,准备三套软盘循环使用,隔日进行备份,以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。（3）需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。（4）机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。7、电算化会计档案的集中管理（1）会计档案存档手续:打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。（2）为保证备份数据的安全,备份光盘必须贴上写保护标签,装入盘套,放进硬盒,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础（3）由打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。（4）随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件，和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。（5）各类会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。（6）必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等的行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础第四节会计档案的整理会计档案整理工作是会计档案管理工作的一项主要业务活动。无序的、不系统的、无条理的会计档案，不但不便于安全保管，也不便于科学地组织会计信息资源的开发利用工作。整理可以为会计档案的合理保管和利用，提供一个最基本的物理性的会计文件有机体系。一、会计档案整理的内容会计档案的整理，就是对全宗内的会计档案进行分类、组合、排列和编目的活动。会计档案的整理内容包括一下四个方面：1、会计档案的分类2、会计档案的组卷3、会计档案的排列4、会计档案的编目辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础二、会计档案的分类会计档案分类有广义和狭义之分。广义的分类包括会计档案种类的划分、会计档案实体的分类和会计档案信息内容的分类三个方面的内容。每一种分类所针对的实际工作对象和所要达到的目标是不一致的。（一）会计档案的分类要求第一，会计档案的分类标准及分类方法的选择与运用，应当具有一定的客观性。第二，会计档案的分类体系必须符合逻辑性要求。第三，会计档案的分类体系和分类结果必须具有实践性。（二）会计档案的分类标准（1）来源标准（2）时间标准（3）内容标准（4）形式标准辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础（三）会计档案的分类方法1、会计年度—会计文件文种（凭证、账簿、报表）--保管期限分类法2、会计年度