4销售与收款业务内部控制

第四章销售与收款业务内部控制•第一节销售与收款业务内部控制概述•第二节岗位分工与授权批准•第三节销售和发货控制•第四节收款控制•第五节监督与检查•案例分析相关案例•华源制药•东方电子•红光实业•郑百文•东方锅炉第一节销售与收款内部控制概述•一、销售与收款内部控制的范围和负责人•二、销售与收款内部控制目标一、销售与收款内部控制的范围和负责人（一）销售与收款内部控制的范围：•接受客户订货单；•核准客户信用；•装运商品；•开具销售发票；•结算记账（二）销售与收款内部控制的负责人：•单位法定代表人或法律行政法规规定代表单位行使职权的主要负责人•（一）保证商品的安全完整•（二）保证销售业务顺畅有效地运行•（三）保证货款的及时收回•（四）确保销售与收款业务的真实与合法•（五）保证销售退回，折扣与折让手续齐备，记录真实完整二、销售与收款内部控制目标第二节岗位分工与授权批准•一、销售与收款内部控制的业务环节•二、岗位责任制与不相容岗位分离•三、建立健全授权批准制度一、销售与收款内部控制的业务环节•（一）编制销货通知单（销售部门）•顾客订单→（确定能供货）→填制销货通知单、销售发票通知单•（二）批准赊销（信用管理部门）•（了解分析信用状况）→销货通知单（签署意见）•（三）发货（仓储部门）•经信用部门核准后的销货通知单→（发货）•（四）运货（运输部门）•填制发货单（连续编号，出货依据、财务和仓库记录依据、开发票依据）→开票部门（财务）•（五）开具销售发票（财会部门）•审核顾客订单、销售通知单、销售发票通知单、发货单无误→开发票（预先编号，存根、记账、客户、销售等）•（六）记录销售业务（财会部门）•发票记账联→编制记账凭证•（七）收款（出纳）•（八）处理销货退回（一）单位应当分别设立办理销售、发货、收款三个业务的部门（岗位）1.销售岗位职责：•制定月度销售计划•处理客户订单，编销售通知单•参与商务谈判，负责订立合同•监督、执行既定的信用政策和销售政策•催收款项2.发货岗位职责：•审核销售填制的发货单证是否齐全•审核销售开出的发货凭证的审批•审核发货凭证与销售通知单是否相符•办理发货手续。二、岗位责任制与不相容岗位分离•（收款：）3.财务•记录销售•办理结算•监督催收4.信用管理•信用调查建立信用档案•核定信用额度•批准授信申请•制定信用政策•监督各部门信用政策的执行•信用政策：信用期间•信用标准•现金折扣政策二、岗位责任制与不相容岗位分离（二）销售与收款业务的岗位分工•1.经办/审核/销售通知单•2.开票/出纳/记账•3.收款/管理应收账款/对账单发送•4.应收票据、票据抵押质押物的保管/记录•5.信用管理/销售业务二、岗位责任制与不相容岗位分离•1.单位制定批准授权制度、明确权限、方式等•2.审批人•3.经办人•4.特殊业务集体决策•5.不授权不能做三、建立健全授权批准制度第三节销售发货控制•一、建立销售预算管理制度•二、销售定价•三、客户信用分析及赊销业务管理•四、销售合同•五、组织销售、发货、退回、记录一、建立严格的销售预算管理制度（一）销售预算•内容：销售收入预算（基础）销售成本预算销售毛利预算销售费用预算应收账款回收预算存货预算•方法：弹性、零基、滚动（二）销售目标•销售额目标•销售费用目标•利润目标•销售活动目标•（三）销售管理责任制二、销售定价（一）售价合理（二）折扣政策•数量折扣•现金折扣•职能折扣•季节折扣（三）付款政策•付款方式、期限等（四）定价的授权批准•一般授权：价目表、规定折扣•特殊授权三、客户信用分析及赊销业务管理（一）客户管理•调查客户信用：基础资料、特征、业务、交易、财务•建立客户资料卡：基本信息、交易情况、及时掌握动向（二）客户信用分析•定性：品质、资本、经济状况等•定量：数据、指标三、客户信用分析及赊销业务管理（三）客户信用等级管理与赊销限度确定1.客户信用等级（1）等级管理（不同等级的客户政策不同）•A、B、C、D等（2）定期核查•信用情况变化•1-3月查一次2.赊销限度设定（1）额度•定义：最多的赊购金额•影响因素：信用标准、赊销期限、坏账损失、收账费用、企业信用承受额三、客户信用分析及赊销业务管理赊销限度设定方法：Ⅰ销售额测定法•客户购入额*信用等级赊销率→各等级的赊销率Ⅱ综合判断法•综合情况：收益、流动性、销售能力、安全性等Ⅲ信用系数确定法•信用系数：畅销程度（反向）、信用等级（反向）•一般直接客户（2）•商业公司（3）•特殊\重要：特别制定（2）期限•谈判法：随意性大、风险大•计量分析法：边际分析法（边际收益＞边际成本）例p108三、客户信用分析及赊销业务管理（3）客户信用控制•档案•信用限度调整•黑名单•红、黄、绿四、销售合同（一）谈判•2人以上•分离：与订立合同的人•书面记录•内容（自学）（二）订立•征询专家、律师意见•注意：与谈判一致、明确肯定•歧义（三）审批五、组织销售、发货、退回、记录（一）销售（略）（二）发货（略）（三）退回•1.销售主管：审批•2.质检部门：出具检验证明仓储部门：清点入库出具退货接收报告单•3.客服部门：调查索赔•调查索赔合理性有效性→退货接收报告单上签署意见•4.销售部门：索赔核准•5.销售人员：•依据验收报告、退货接收报告单填制红字发票•财会部门依据三项凭证办理记账和退款（四）记录第四节收款控制•一、收款业务的内部会计控制（基本要求）•二、销售部门对应收账款的收款控制•三、应收账款记录的会计控制•四、账龄分析制度、逾期催收制度•五、坏账损失的控制•六、应收票据的控制•七、函证一、收款业务的内部会计控制•1.依法、及时办理收款•2.销售、收款要分开•3.销售部门：设置销售台账•并附有客户订单、销售通知单、客户签收回执等客户购货单据•4.信用政策•5.催收责任落实（销售、财务）•6.严禁账外账、坐支等违纪行为•7.收存现金、银存严格控制，保证安全、完整、及时入账二、销售部门对应收账款的收款控制（一）销售、收款一体化•销售指标+应收账款回收率→奖惩责任（二）合同条款控制•在合同条款中明确：付款方式、期限等→违约赔偿（三）结算选择坚挺货币三、应收账款记录的会计控制•1.应收账款台账（辅助账簿）：记录增减、余额、信用额度余额等•每月编制并向客户发送对账单（注意：不相容职务分离）•2.设置总账、明细账，并分别由不同的人员登记•3.应收账款的记录依据：经核准的销售发票、发货凭证•4.建立长期客户资料，并及时更新。四、账龄分析制度、逾期催收制度（一）账龄分析•编制账龄分析表•1.信用期内（正常但需关注）•2.信用期外（可能的坏账，制定、实施收款政策）（二）逾期催收•1.落实责任：销售、财务•2.手段：动之以情，晓之以理，辅之以利，诉之以法•3.政策、策略：制定催收政策：过期较短的→不必过多过期稍长的→措辞婉转写信过期较长的→频繁的信件和电话过期很长的→措辞严厉，仲裁诉讼四、账龄分析制度、逾期催收制度•七种类型的策略：①催款不利型：只要催要，很快收回②合同纠纷型：•违反合同（买方：协商或诉诸法律，卖方：认错）•合同有漏洞（协商）③货物积压型（进货过多）：帮助客户调货或销货④中间商经营不佳型：分步分批的催要⑤中间商周转不佳型•有能力、有诚意：暂缓，但须商定主动还款•人为使用不当：用适当公关手段追回⑥故意拖欠型：各种手段⑦不测事件型：暂缓、部分追回、保留追索权•4.依法清收（自学）五、坏账损失的控制（一）确认控制•决策机构确认（股东大会、董事会、经理办公会等）（二）处理控制•会计处理：冲销坏账准备→收回→入账六、应收票据的控制•（自学）七、函证（一）肯定式（正面、积极式函证）•金额大•有理由相信欠款有争议、有问题（二）否定式（反面、消极式函证）•控制有效•预计出错率较低•余额小•有理由相信对方会正确对待函证信七、函证（三）函证工作（具体内容）•1.时间：考虑结账日、回复时间•2.信函的发送与回收专人直接控制•无法投递退回的：迁址、错误/假账•肯定函证无答复的：继续发函/替代程序•3.差异分析和解决时间差（1）（2）争议退回•4.注意：回函≠还款第五节监督与检查