企业内部控制应用指引第16号

企业内部控制应用指引第16号——合同管理第一节总则一、合同协议应用指引的目的及依据为了引导企业加强对合同的内部控制，避免或减少因合同管理不当造成经济损失或不良社会影响，维护企业合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等法律法规和《企业内部控制规范——基本规范》，制定本应用指引。二、合同协议应用指引的基本目标本应用指引所称合同协议是指平等主体的自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的协议。制定和实施《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》，旨在帮助企业规范当事人双方经营行为，维护自身合法权益、防控法律风险，促进实现内部控制目标。企业至少应当关注涉及合同协议管理的下列风险：（1）合同协议行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。（2）合同协议未经适当审核或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。（3）合同协议内容不完整、权利义务不明确或未签订书面合同协议，可能导致企业资产或股东权益遭受损失。（4）合同协议条款未恰当履行或监控不当，可能导致违约损失。（5）合同协议信息安全措施不当，可能导致商业秘密泄露。（6）合同协议纠纷处理不当，可能导致企业权益受损。三、合同协议内部控制的关键环节企业在建立并实施合同内部控制制度中，至少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：（1）实行分级授权，归口管理。（2）签约主体资格及合同协议订立的程序、形式、内容等应当合法合规。（3）合同协议履行、变更或解除应当得到有效监控。（4）合同协议违约风险应当及时识别和有效处理。案例背景：百成化学工业公司（以下简称百成公司）是一家在新加坡上市的外商独资企业，公司的治理结构和内部控制在近几年的发展中不断完善，有一整套的内控流程和操作规范。百成公司采购时按照填制请购单、评审订购单合同、填制验收单、取得卖方发票、填制付款凭单、编制付款凭证及向卖方发出对账单等内部控制流程进行。1.从百成公司请购单→询比价→选择供应商→合同评审→合同的签订过程中发现：（1）在询比价的过程中，采购员要求各供应商报价的产品规格、型号不一致，从而使得公司询比价的作用不能发挥，由该采购员最终确定的供应商的产品价格最高；同时通过运用电话和网上询价；（2）该采购员在合同报告中没有说明该供应商提供增值税票的要求，从而使得该供应商以偷逃税款的方式降低报价，没有全面真实反映实际情况，却告知领导是最低价采购，造成主管审核、批准失误；（3）签订合同时原合同报告中的供应商名称又变成了没有法人资质的二级代理商，该二级代理商不具有一般纳税人资质，为百成公司以后对卖方发票的抵扣不足留下隐患；（4）抽查该采购员所签合同，没有要求供应方提供17%的增值税票（百成公司是外企，对购买国内设备享有退税政策）。2.生产部门的使用情况和反馈意见显示，此采购员所购8台该供应商的设备经常出现跑、冒、滴、漏现象，其中5台已返还供应商检修，有2台在仓库，现在使用的只有1台。3.在编制付款凭证和取得卖方发票的过程中经过查看验收单、卖方发票、付款凭单、付款凭证及卖方对账单。结果发现：（1）在采购入库的过程中此采购员违反公司物品验收管理制度的规定，没有通过仓库保管员验收，就分3次在3个星期日把原材料直接送到生产使用部门；（2）由于百成公司供应商对账工作一直未开展，同时卖方的付款由采购处负责，使得该采购员一直未将2003年客户开具的增值税票到公司财务部入账且未被发现，近1万元的进项税额超过税法规定的90天抵扣时效，又造成公司1万元的税款损失。案例点评：从百成公司采购作业制度来看，请购单、订购单合同评审、验收单、卖方发票、付款凭单、付款凭证及卖方对账单等内部控制流程比较完善，但在合同协议的内部控制方面仍存在不足之处，以导致在执行过程中，由于部分采购人员投机取巧，为谋求个人利益铤而走险，给百成公司造成了不该有的损失。1.百成公司签约前没有对供应商的签约主体资格进行调查。企业应当对拟签约对象的民事主体资格、注册资本、资金运营、技术和质量指标保证能力、市场信誉、产品质量等方面进行资格审查，以确定其是否具有对合同协议的履约能力和独立承担民事责任的能力，并查证对方签约人的合法身份和法律资格。2.百成公司在采购过程中合同询价和合同的签订均由采购员负责，容易形成舞弊。百成公司应当建立相应的制度，规范合同协议正式订立前的资格审查、内容谈判、文本拟定等流程，确保合同协议的签订符合国家及行业有关规定和企业自身利益，防范合同协议签订过程中的舞弊、欺诈等风险。应当根据合同协议内容对供应商、价格及变化趋势、质量、供货期和市场分布等方面进行综合分析论证，掌握市场情况，合理选择合同协议对方。3.百成公司应当指定专人负责拟定合同协议文本。合同协议文本原则上由承办部门起草，重大合同协议或特殊合同协议应当由企业的法律部门参与起草，必要时可以聘请外部专家参与起草。由对方起草合同协议，应当进行认真审查，确保合同协议内容准确反映企业诉求。国家或行业有示范合同协议文本的，企业可以优先选用，但在选用时，对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据企业的实际需要进行修改。第二节岗位分工与授权审批合同是企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。加强合同管理,有利于规范、约束市场主体交易行为，优化资源配置，维护市场秩序。一、岗位分工（一）不相容职务相互分离企业应当建立合同管理岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理合同业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。不相容岗位（或职责）应包括：（1）合同的谈判与审批；（2）合同的审批与执行。（二）合同业务人员的素质要求合同业务人员应当具备思想品德、专业知识等多方面的素质，具体而言，就是：1.思想品德端正合同业务人员应具有良好的思想品德修养，签订合同时不能只考虑个人或小集团利益，不顾及国家、集体和他人的利益。要诚实信用、公平合理，才能保障签订合同符合法律要求。2.具备一定的谈判技巧和心理素质合同的签订过程实际就是双方协商过程，需要双方进行谈判。因此，合同业务人员还应具备一定的谈判技巧和在心理上承受谈判反复的准备。3.业务熟练主要指与合同签订有关的业务知识不仅要懂，并应力求精通。例如合同的标的，合同业务人员起码掌握规格、标准、性能、用途等，买卖合同还应了解市场上同类标的（产品）的性能、规格、价格等，以便比较。4.掌握合同的有关知识合同业务人员不懂得合同的知识而去签订合同是不可想象的。合同的有关知识很多，如什么是合同；合同订立的基本要求，包括主体要求、客体、基本条款、订立的程序等；合同的履行；合同的变更与解除；违反合同的责任；具体合同的种类要求等等。这些知识，合同业务人员都应了解和掌握，否则影响合同的谈判和签订。5.了解与合同签订有关的法律、法规合同业务人员应了解和掌握有关合同签订方面的法律和法规如《民法通则》、《经济合同法》等，与承办的具体合同有关的法律更应掌握。二、授权审批（一）建立合同授权委托代理制度企业应当建立合同授权委托代理制度，明确企业内部各单位、各部门授权范围、授权期间和被授权人条件等。（1）企业对外签订合同应当由董事长（或者法定代表人、代表企业行使职权的主要负责人）签章或者授权委托他人代理签章。（2）授权代理签章的，企业董事长应当签署授权委托书。（3）具有民事行为能力的代理人应当在授权委托的范围内签订合同，不得转委托。（二）建立合同分级管理制度企业应当根据本单位经济业务性质、组织机构设置和管理层级安排，建立合同分级管理制度。（三）实行合同归口管理制度由于合同本身的特征，决定了合同会涉及企业内部的生产、人事、财务等管理部门以及大量的法律专业问题。所以，企业可以根据合同管理需要，指定合同归口管理部门，负责对本级及下级合同管理单位的合同管理工作进行规范。第三节合同协议编制与审核控制一、合同协议编制控制（一）合同订立的前期控制1.制定合同订立前的流程管理制度（1）企业应当明确合同签订范围，对符合规定条件的业务（如单价或总价在一定限额以上），应当签订合同。（2）企业应当制定相应的规章制度，规范合同正式订立前的谈判、资格审查与草拟等流程，确保合同的签订符合国家及行业有关规定和企业自身利益，防范合同签订过程中的舞弊、欺诈等风险。2.市场调查企业应当根据合同内容对标的物的生产商、价格及变化趋势、质量、供货期和市场分布等方面进行综合分析论证，掌握市场情况，合理选择合同对方。3.合同谈判企业应当加强对合同谈判的管理，确保双方权利义务公平对等。重大合同或法律关系复杂的合同应当指定法律、技术、财会、审计等专业人员参加谈判，必要时可以聘请外部专家参与。对于谈判过程中的重要事项应当予以记录。4.合同主体资格以及资信审查企业应当对拟签约对象的民事主体资格、注册资本、资金运营、技术和质量指标保证能力、市场信誉、产品质量等方面进行资格审查，以确定其是否具有对合同的履约能力和独立承担民事责任的能力，并查证对方签约人的合法身份和法律资格。（二）合同草案的拟定企业应当指定专人负责草拟合同。合同原则上由承办部门起草，重大合同或特殊合同可以由企业法律顾问或聘请外部专家起草。如由对方起草合同，企业应当认真审查并提出意见。国家或行业有示范合同文本的，企业可以优先选用，但在选用时，对涉及权利义务关系的条款应当加以审查，必要时可以进行修改。二、合同协议审核控制（一）建立合同会同审核制度企业应当建立合同会同审核制度。合同承办部门在正式订立合同前，应当将合同草案送有关部门会同审核。1.财务部门的审核要点企业财会部门应当对合同中涉及资金收付、资产转移等与财务会计密切相关的内容进行审核，重点应关注以下事项：（1）经济性。符合企业的经济活动范畴；符合企业的经济利益。（2）可行性。资信可靠，资金充裕；具有在额定权限内订立合同的能力；担保方式切实、可靠。（3）严密性。数量、价款、金额等标示准确；计算方式正确；财务等有关附件齐备。（4）合法性。资金来源合法；资金使用合法；结算方式合法。2.内部审计部门的审核要点企业内部审计部门应当对合同中涉及资金、资产的来源和使用程序进行抽查审核，重点应关注以下事项：（1）资金来源合法，资产的所有权明确、合法；（2）资金使用和资产动用的审批手续合法；（3）资金、资产的用途及使用方式合法；（4）价款、酬金的确定正确、合理、合法，资金结算、酬金的支付方式明确、具体、合法。3.归口管理部门的审核要点企业归口管理部门负责对合同整体进行审核，重点关注以下事项：（1）合法性。包括主体合法、内容合法和形式合法。主体合法是指签约各方具有签约的权利能力和行为能力；内容合法是指签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规、政策，无显失公平的内容。（2）严密性。条款齐备、完整；文字表述准确；权利、义务具体明确；手续完备；附加条件适当、合法。（3）可行性。资信可靠，有履约能力；担保方式切实、可靠。（4）程序性。符合合同订立的一般程序；相关合同审核部门审核意见齐全。（二）合同审核流程控制1.合同审核的确认合同审核部门对合同进行审核后，应当提出书面审核意见，并由审核人和审核部门负责人签字。审核意见应当明确、具体，避免使用模糊性语言。2.建立合同退改重审制度企业应当建立合同退改重审制度。对审核中发现的重大错误、遗漏和不妥之处，审核部门应当予以明确并提出修改意见。合同承办人修改之后，应当重新提交审核。第四节合同协议订立控制一、合同的审批经审核同意签订的合同，应当由合同归口管理部门进行编号并报企业董事长或授权代理人签字，同时加盖单位印章或合同专用章。二、建立合同专用章制度企业应当建立合同专用章专人保管和收回制度。印章管理部门（或岗位）不得对未经编号或缺少合同审核、报签文件以及代签而缺少授权委托书的合同用印。合同用印后，应当及时收回合同专用章并妥善保管。三、合同订立的程序控制（一）合同订立应采用书面形式正式订立的合同，除即时清结外，一律应当采用书面形式，包括合同书、补充协议、公文信件、数据电文等。因情况紧急或条件限制等原因未能及时签订书面形式合同的，应当在事后采取相关补签手续。（二