内控和现金管理DOC

内部控制与现金管理学习目标学习完本章后，应该能够做到：1.描述出一个有效的内部控制系统2.使用银行对帐单作为内部控制措施3.管理并处置现金4.对现金收款实行内部控制5.对现金付款实行内部控制6.运用预算来管理现金7.衡量企业中存在的道德风险GrantLeforge办事处究竟出了什么错误？答案是：在现金会计的控制上存在漏洞。SteveLane负责从客户手中收取现金，而他同时还可以接触公司的会计帐。通过操纵会计账簿，他甚至可以隐瞒盗窃行为达几年。此外，日常也没有人检查他的工作。我们在本章中所讨论的几步程序将能解释公司如何才能避免此种盗用行为的发生，当然，这些控制系统虽不能完全防止错误，但好的控制至少可以帮助发现不道德的或是违法的行为并限制其影响。内部控制对于大公司并不是可有可无的。《外部腐败法》(TheForeignCorruptionPracticesAct)要求公司在证券交易委员会的控制下保持适当的内部控制系统，而不论其是否存在外部交易。法案同时还包括对于行贿受贿和其他腐败行为的特别禁令。本章主要讨论内部控制，即经理用来控制经营和保护公司资产的组织的计划和完整的框架。本章将这些控制方法主要运用到现金（流动性最高的资产）管理中，并为企业进行道德评判提供框架。在以后的几章中我们将讨论经理如何对资产中的其他项目进行控制。内部控制经理的一项主要责任就是控制企业的运营。企业所有者和高层管理人员为企业制定目标，经理引导方向，员工执行计划。好的经理必须能够决定整个企业在今后的几年中将走向何方。但是，如果他们不能控制运营，那么整个企业也许就不能有长久性的经营，经理们也无法将他们崇高的计划加以实施。内部控制是一部企业的计划及其相关的步骤，其作用在于：1．保护资产，2．鼓励遵守公司政策，3．促进运营效率，4．确保准确与可靠的会计报告。例4-1引自Lands’End公司合并财务报表中责任一节。该公司高层管理人员负责财务报表及相关系统内部控制。文中第二段提到关于一个系统的内部控制、资产的保护、和对欺诈财务报告的预防。下面，让我们具体来看看公司如何创造出有效的内部控制系统。请参照点4-1例4-1：Lands’End公司内部控制管理报告书Lands’End公司----对于合并财务报表的责任Lands’End公司管理层及其子公司有义务提供相关财务报表，并对其完整性和可观性负责。报表是依照公认会计准则制定并在一致性基础上实施。合并财务报表之数据包括管理层最好的估计和判断所得出的数据。与此同时，管理层还将准备年报中的其他信息，并对合并财务报表的准确性和一致性负责。DavidF.Dyer首席执行官公司管理层已经建立并正在维护内部控制。此系统提供恰当的权力分配，对合并财务报表的完整性和可靠性提供合理保证，对资产进行保护以防未授权的使用或处置，以及预防和发现欺诈性财务报告，经常性内审。管理层相信,截至1999年1月29日，公司的内部控制系统完全有能力完成以上提到的目标。StephenA.Orum副董事长，首席财务官建立有效的内部控制系统不论是GrantLeForge办事处、Lands’End公司、还是一家本地的百货公司，一个有效的内部控制系统都需要具备以下特点：具有竞争性的、可靠的、有道德的职员。员工应该是有竞争性的、可靠的和有道德的。公司往往通过提供高薪以吸引高素质员工、培训和在工作中进行指导来达到培养有竞争性的员工的目的，又通过轮换员工至不同的工作岗位来使其具备灵活性。当一名员工生病或休假时，另一名员工就会补上来。责任的分配。具备良好内部控制的企业从不忽视重要责任。每一名员工都会承担一定的责任。例4-2在公司组织结构图表中有这样一个责任分配的模型。请注意公司有一名负责财务会计的副董事长，其下设财务主管和总会计师，两人向副董事长报告。其中，财务主管负责现金管理，总会计师是主要的会计主管人。在这个组织中，总会计师负责批准付款发票，而财务主管则负责签支票。总会计师手下的会计或许负责财产税，或许负责销售税。总而言之，所有的责任都被明确定义和布置到负责他们的个人手中。适当授权。一个组织通常都会有关于核准程序的明文规定。任何于规定政策相偏离的行为都需要适当授权。例如，零售商店的经理或经理助理必须对大于商店通常限额的顾客支票进行批准；同样的，在大学里，低年级的学生如果想选高年级的课程，也要经过大学的系主任的批准。职权分离。精明的管理者将交易的职权在两个或多个人（部门）之间分配。职权分离限制了欺诈产生的机会，并增进了会计纪录的准确性。Lands’End公司的责任报告（见例4-1）提及职权分离；这一内部控制系统中的重要组成部分包括以下四点：1．经营与会计的分离。所有的会计活动都应从经营部门，如制造部门和销售部门，中完全分离出来，一次来保证会计纪录的可靠性。例如，产品检验员而非机器操作员英负责计量生产过程中产生的产品件数；会计人员而非销售人员应保存存货纪录。请通过例4-2来看看会计是如何与生产和市场部门分离的。2．资产保管与会计的分离。如果会计人员被禁止接触现金，同时出纳无法接近会计账簿，那么诱惑和欺诈就会大大减少。反之，假如一名员工既经手现金又负责会计记账，则此人就可以偷窃现金并通过造假帐来掩盖其偷窃行为。正如例4-2中这一内部控制要素所示，财务主管保管现金而总会计师记现金账，没有人能同时负责这两件事。3．SteveLane能够将一个客户的现金存款加到另一个客户在GrantLeForge办事处的帐上。显然，出纳Lane控制会计系统中部分数据的输入。这一对职权分离的破坏使GrantLeForge办事处损失超过600,000美元。4．存货应有不具有会计职权的仓库员工负责管理。如果他们被允许对存货记账，他们就可以盗窃存货并将其作为陈旧存货注销。此处，注销为贷记资产账户。注销可以被纪录为因存货过时而导致的损失并因此减少存货。因此，负责保管资产的人无权接触电脑程序；同样的程序员也无权接触那些有诱惑性的资产如现金。5．交易授权与相关资产保管的分离。如果可能的话，授权交易的人应无权处理相关资产。例如，同一个人不能同时负责授权支付供货商发票上的金额和签署支票来付账；因为如果同时具备这两项权利，此人就会授权向他自己进行支付同时签署支票。而当两权分离时，只有那些被授权的支票才能被支付。6．会计职能内部权利的分离。不同的人应执行会计帐务的不同阶段，从而出错和欺诈的机会都达到最小化。例如，现金收入记账和现金偿付应由不同会计负责；分管应付账款和支票需求的职员无权审批支票。请参照点4-2例4-2公司组织结构图内部和外部审计。为保证会计记录的准确性，许多公司会进行定期的审计。审计是指对公司的财务报表、会计系统、内部控制、和产生以上各项的会计账簿所进行的检查。由于对审计人员来说检查一个期间内的所有交易事项从经济上讲是不划算的，所以审计人员通常依赖会计系统来产生准确的会计记录。要衡量公司会计系统的可依赖性，审计员们要评价其内部控制系统，发现系统的缺点并建议更正。审计员要在其审计报告中体现客观性；而忙于工作的经理们也容易忽略他们自己的缺点。审计分内部和外部审计。例4-2中显示内部审计员就是公司的职员，他们直接向审计委员会汇报。在一些组织中，内部审计员直接向副总裁汇报。一年里，他们会对公司的不同部门进行审计，以确保所有职员均服从于公司政策。外部审计员完全独立于公司。他们受雇于像Lands’End公司、百事公司、施乐公司等企业来对其整体进行审计。外部审计师主要考虑财务报告及影响因素。内部和外部审计师均独立于他们所检查的企业经营活动。一名审计师或许会发现有职员既经手现金又负责现金账，就像GrantLeforge公司的SteveLane一样。在此种情况下，审计师应建议改进。而审计师的这些建议有助于公司更有效的运营。文件和账簿。企业的文件和账簿各不相同，包括原始凭证，如发票和购货单，及会计日记账、分类账和总账。所有文件都应提前编号。在顺序编号的文件中缺页表明有文件遗失。提前编号的现金销售收款凭据可以防止出纳的盗窃行为。出纳保存的收据复印件显示了销售的金额，所有金额可与实际收款金额相核对。如果收据不是提前编号的，出纳就可以破坏收据复印件并将销董事会审计委员会总裁高级副总裁生产部副总裁市场部副总裁财会部副总裁其他副总裁财务主管总会计师收款和信贷现金管理与投资人交往与银行交往普通会计税务预算系统内部审计外部审计售收入据为己有。相反的，如果收据提前编号，遗失的收据复印件就很容易被发现。在计算机系统中，当销售完成后，销售的永久性记录会被保存为电子版。在保龄球场里，主要的文件是计分板。经理可以通过比较玩的次数和现金收款的金额来检查出纳；而通过计算每局游戏的单价与总局数的积，再将其每天的现金收款总数相比较，经理可以看到企业是否收的了所有的钱。如果库存现金很少，或许是出纳偷了它们。电子和计算机的控制。企业通常使用电子设备来控制资产和运营。例如，像TargetStores、Bradlees和Dillard’s这样的零售商通过在商品上放置传感器来控制存货，当销售完成时收款员将传感器拿走。如果顾客想把带着传感器的商品从商店拿走，警铃就会鸣响。根据制造这种电子警铃的检查站系统统计，此装置减少因偷窃而造成的损失达到50%。会计系统正越来越少地依靠文档而越来越多地依靠数字化存储装置。计算机能够产生准确的记录并增加运营效率，但他不能自动保护资产或鼓励员工按公司制度行事。计算机甚至将内部控制转移到编写计算机程序的人身上，所有对会计人员适用的控制同样适用于程序编写员，他们也无法接近公司的资产。在一家公司内部，每一个部门都会针对其资产和会计账簿建立起相应的控制。想想零售商SaksFifthAvenue,如果它的系统设计得好的话，每一个部门都会有其自己的会计记录。例如，鞋子部的所有交易都通过计算机来进行，那么鞋子部的经理就可以通过计算机打印出的报告察看销售额是否与文档输入计算机之前她所计算的控制总额一致。收款部依赖计算机来正确地过上千笔顾客的账。正确过账可通过设计顾客账户代码来确保，即使其最后一位数字为其前几位数字的函数（例如，1359中1+3+5=9）。任何输错客户账户代码的行为都会导致将错误的信息传递给计算机，这样计算机将不会接受此号码。其它控制。所有类型的企业都会妥善保存诸如合同和产权证明等重要的商业文件和现金，使其免遭火灾；企业还会使用防盗自动警铃来保护厂房和其他财产。零售商一般都是在现场接受顾客的现金付款。为了保护现金，他们都会使用出售终端机作为现金收入登记和交易记录。负责人会在一天中分几次将现金存入银行。对于那些分管现金的职员来说，这是一个特别诱惑人的职位。许多企业会为出纳购买忠实保险契约。这种契约是一份保险单，它确保企业能够获得因员工偷窃造成的损失赔偿。在放出忠实保险契约之前，保险公司要调查员工的过去以保证其道德行为的良好记录。强制假期和轮换工作要求企业培训员工作多种工作。通用电气、伊斯曼柯达及其它的大型公司会把员工从一个岗位调往另一个岗位（通常以6个月为一个间隔）。这种做法能够提高员工的士气，扩大他们的商业视野，并帮助他们决定他们到底想专长于哪个方面。同时，员工因为知道下个月其他人要接手他们的工作，他们因此也会保持诚实。如果GrantLeForge办事处把SteveLane从一个岗位调往另一个岗位并要求他休假，他的侵占行为也许会早些被发现，或者他甚至都不敢去侵占。请参照点4-3思考Ralph最近才到银河电影院工作。偶尔的，他会既负责卖票又负责在顾客进门时收票。标准程序要求Ralph撕掉票，将其中一半给顾客，另一半由他自己保存。为了对现金收款进行控制，电影院经理将每晚的现金收款和Ralph手中的电影票留存联数目对比。在这个案例中，内部控制的缺点在哪里呢？如果一个不诚实的员工想偷钱他会怎么做？为了加强现金收款的控制经理应增加什么程序？答案内部控制的缺点在于缺乏职权分离：Ralph不仅收款而且管电影票。好的内部控制应该要求Ralph负责两个职权之一而不是两个。如果他不诚实的话，他就会不收票，然后留着顾客的票款。要控制这种不诚实的行为发