OA发展概况

OA发展概况1.1OA的发展历程办公自动化是自20世纪70年代中期发展起来的综合性跨学科技术，一般认为到目前为止办公自动化的发展经历了三个阶段[1][2]。第一代以数据为处理中心的MIS系统。它应用基于文件系统或（和）关系型数据库系统。以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力、它的贡献在于实现了数据统计和文档写作的电子化，完成了办公信息载体从原始的纸介质向电子介质的飞跃，实现个体工作的自动化。该阶段的办公系统缺乏公共的基础通信平台，不仅通用性差、可再用性低，而且没有通信和协同工作的能力，不能建立统一的集成办公平台。因此，第一代办公自动化系统的“自动化”程度是有限的。第二代以工作流为中心的办公自动化系统。随着网络技术的发展，办公自动化实现了以工作流为中心的模式，以E-mail、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑，实现了对涉及人、事、文档、会议等的自动化管理。与第一阶段相比，第二阶段办公自动化系统有三个显著特点：以网络为基础，以工作流自动化为主要的技术手段，缺少对知识管理的能力。这与知识经济的发展不相适应。第三代以知识管理为中心的新一代办公自动化系统。1996年世界“经济合作与发展组织”(OrganizationforEconomicCooperationandDevelopment;OEDC)在“科学技术和产业展望”的报告中首先提出了“以知识为基础的经济”的概念，人们把它归纳为知识经济(KnowledgeEconomic)[3]。事实上，知识经济时代的办公已经不再是简单的文件处理和行政事务了，它的任务是提高整个企业的运作效率进而提高企业的核心竞争力。第三代OA的核心是知识，实现的基础技术是知识管理。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用问题，是一个系统工程。可以帮助企业发现潜在的知识、定位拥有专门知识的人、快速的传递这些知识，以及如何有效利用知识，从而实现在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，帮助企业提高整体业务水平。知识管理关注的是如何获取、组织、利用和传播分布于企业信息系统和人们头脑中的知识[4]。也就是说：办公自动化不应只是人际办公的计算机化，而是要融入新的管理方式，要融知识管理于办公自动化中。通过新系统办公自动化为领导层、办公室、人力资源部门、业务部门等提供了全新高效的工作模式。可以把第三代OA概括为：它以网络(Internet／Intranet／Extranet)为中心，以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统。与第二代相比，它不仅模拟和实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中运用知识的过程。它的突出特点是：实时通信信息的广泛集成和内容编目，知识门户的构造。图1-1OA系统的发展历程办公自动化系统从以数据为核心进而发展到以信息交流、知识管理为核心，经历了三个阶段，实现了两个飞跃，知识贯穿于各种方式的信息交流中，核心目的是获得与应用知识。第三代OA实现了将办公自动化系统由单纯的模拟手工作业向改变并提高作业效率的过渡，帮助企业从HowTo的过程转变到KnowHow的过程。图1-2OA系统的发展略图1.2OA的发展现状美国OA的发展大体经历了二个阶段[5]：单项办公业务自动化阶段、办公室关键部位业务运行自动化阶段和办公自动化的系统化、标准化、网络化和综合化的发展阶段。日本OA发展比美国起步要晚，大致发展过程可分为四个阶段[6]。初期（1979年-1982年），引进、开发和使用办公用的单机设备；发展期（1983年-1984年），实现办公机电化，增强微机软件的应用，发展多功能机，推行办公业务管理方式的统一化和标准化；改进期（1985年-1987年），采用图像处理、语音处理、电子邮件等多功能综合机，实现各种作业过程的自动化；成熟期（1988年以后），实现办公系统集成化。OA自上世纪70年代传入我国，90年代开始蓬勃发展[7]。在早期，我国的OA系统多是以数据为处理中心的传统MIS系统。这个阶段主要在全国范围内开展办公自动化试点，建立一批能体现我国最高水平的国家一级的OA系统，探讨中国发展OA的模式，制定我国OA的发展规划。进入90年代中期后，随着网络技术、群件技术、数据库技术和面向对象的开发工具等技术的日渐成熟和广泛应用，OA进入了一个崭新的发展阶段。在这个时期，国家对OA建设也给予了足够重视，国务院于1985年6月成立了“办公自动化专业领导小组”，1986年5月成立了“办公自动化专家小组”，从宏观和整体上确定了我国OA的发展战略和总体部署。在近二十年的发展历史中，我国的OA水平得到了很大的提高。但由于起步较晚，与国外先进技术相比还有很大的差距，一些关键的技术，如自主知识产权的平台软件，仍是要解决的大问题。1.3OA的发展趋势现在的办公已经不再是简单的文件处理和行政事务处理，也就是说OA不应该是传统的OfficeAutomation（办公自动化），而应该是OfficeAdministration（办公管理）。办公实际上是一个管理的过程，管理的核心是人而不是计算机，所以真正提高办公效率不能完全依靠自动化，而是应该提高人的主观能动性。在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通（Communication）、协调（Cooperation）和控制（Control），即所谓的3C概念[8]。沟通是工作人员之间合作的基础，无论是日常的事务处理，还是一个决策过程，往往需要其他部门、其他人的帮助和信息支持，沟通就能够实现工作人员之间的交流，使彼此掌握的信息能够共享。协调则是为了保证各项工作的顺利开展和解决冲突，尤其在多个部门、多个工作人员参与和决策的工作时，协调就尤为重要。控制则体现了领导与被领导之间的关系，是一个决策能够贯彻落实的保证。在传统的OA思想中，要完成一项具体的工作，必须知道这项工作的全部流程（工作步骤），然后用信息技术把办公过程电子化、数字化。目前，网络的发展拓展了OA的作用范围，现代意义上的基于网络的OA已经不仅仅是提高像打字录入、编辑排版这样的个人事务处理效率，甚至也不仅仅是实现公文收发、流转、签发、归档这样的群组作业效率。事实上，网络时代的OA是一种跨部门运作的基础信息系统，可以联结各个岗位上的工作人员，可以联结各类信息系统和信息资源。OA系统的运行不仅应当适应单位为提高运作效率而进行的机构调整，而且还可能促进信息资源合理配置的进程，甚至改革机构运作的流程。也就是说，OA在模拟手工作业的同时，还将反作用于传统的办公流程。未来的办公自动化发展趋势将向信息化和智能化方向发展，如图1-3所示。图1-3未来OA系统的发展方向1.4OA系统的基本功能我们不能简单地把办公自动化理解为文字处理、电子表格、个人资源管理（如记事、日程安排等）、资料文档等文档处理系统，办公自动化也不仅仅是秘书、档案员和办事员的事情。事实上，办公室业务负责协调各项工作程序，是管理的自动化。在办公自动化中，仅有三分之一的工作是由个人完成，其它三分之二的工作都与协作有关。OA系统的实施，需要单位内部的领导人员、行政管理人员、文秘人员、专业人员的共同参与。办公自动化系统支持各类办公人员工作的自动化，各类人员之间交互的信息可能是公文文件、档案文件，也可能是专业文件、电子邮件，因此在办公自动化系统中，应该具有这四种文件的处理和管理功能。同时，为满足各类办公工作的需要，OA系统中有文档办公、业务办公、行政办公、领导办公等模块，在现实情况中，政府、企业的某些办公部门如财务、人事部门等，可能已经采用了独立的业务处理软件，这样在整个大环境中就形成了一个个的“信息孤岛”，如何共享这些信息并在各部门中传递，同时为领导决策提供方便，也应该是办公自动化中研究的内容[9]。依据机关单位的业务和职能，一般而言，机关办公自动化系统以公文处理和机关事务管理为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能。因此，典型的机关办公自动化应用包括收发文审批签署管理、公文流转传递、政务信息采集与发布、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、活动管理、政策法规库、内部论坛等应用。从系统功能角度讲，以下这些功能需求是我们选择办公自动化应用系统的开发与使用平台时必须考虑的判断依据：（1）应提供电子邮件功能；（2）能处理包括了大量复合文档型数据的信息内容；（3）工作流自动化应用；（4）支持协同工作和移动办公；（5）要求有完整的安全性控制功能；（6）应能集成其他业务应用系统和Internet。建立办公自动化系统是为人们提供一个有效率的办公环境，不同的办公自动化系统实现不同的功能，归纳起来办公自动化系统主要有以下五方面的功能：（1）数据处理：日常办公信息的管理、业务数据的处理和部分数据的定量化分析处理等；（2）各种数据、报表、文件、档案数据的存储、查询、管理，各类公文的准备、起草、汇报、下达、审批归档、检索等；（3）信息通信：通过计算机技术、通信技术将办公室的各类信息传送到办公室业务所涉及的各个地点；（4）音像处理：语音输入、电话／电视会议、音／像数据的存储和通信等。（5）辅助决策：提供决策者所需要的数据或文档数据查询，提供现代化的高质量的通信系统，使各种上报、下达、审批、转批工作不受物理位置和决策者所处环境的限制。1.5OA系统的开发模式1.5.1系统结构的选择按照系统终端情况的不同，可将办公自动化系统的开发结构分为B/S（浏览器／服务器）和C/S（客户端／服务器）两种结构，它们各具特色，是当前办公自动化系统开发的主流。1．B/S结构B/S结构系统以服务器为核心，系统的开发者不用为不同级别的用户开发设计不同的应用程序，只需将所有的功能都实现在Web服务器上，依据不同的功能为不同级别的用户设置相应的权限即可。用户在权限范围内通过HTTP请求调用Web服务器上的处理程序来完成相应的工作。系统升级时只需升级服务器端程序即可，不必升级客户端的应用程序，具有易于升级，便于维护，客户端使用难度低、可移植性强等特点，同时也受到应用结构简单等问题的制约。目前B/S结构是应用较广泛的系统结构，很多MIS和ERP系统采取这种结构。2．C/S结构C/S结构系统以服务器作为数据处理和存储平台，在终端设计有专门的应用程序进行数据的采集和初次处理，再将数据传递到服务器端，用户必须使用客户端应用程序才能对数据进行操作。C/S结构具有交互性强、安全性好、专业化程度高、运行速度快等特点，但相对来说开发成本高，维护起来相对复杂。此外，信息内容和形式较显单一。C/S结构应用时间较早，经验己经很成熟，几乎可以适应任何的操作平台，开发技术也多种多样，大部分计算机语言都可开发出C/S结构的应用系统。不同的应用场合，需要选择不同的结构模式。B/S结构的优势在于具有广泛的信息发布能力，客户端只需要普通的浏览器即可。特别适合简单的应用流程和Internet应用，由于其简单、易于维护，因此受到最终用户的欢迎。但在大型复杂应用中，由于B/S结构自身存在一些根本的弱点使得B/S结构的性能仍不能与C/S结构抗衡。Lotus平台，既支持B/S模式，又支持C/S模式，还支持混合模式，因此，可应用的场合更多，可选择的余地更大。1.5.2开发平台的选择随着计算机技术日新月异的发展，各种先进的开发工具和平台不断地涌现。目前办公自动化系统开发平台主要有三类[10]：1.基于关系型数据库管理系统：例如VB、DEPHI、PowerBuilder+后台关系数据库（SQLServer、Oracle等）。这类开发平台的优缺点主要表现在：优点：数据处理能力强，访问速度快，开发工具适用范围广。缺点：在广域网支持方面不够，系统的可伸缩性、扩展性较差；加之系统的安全权限及工作流管理是由开发者在关系数据库中实现。因此开发工作量大、维护较困难；一般采用客户机/服务器结构，客户端安装大量的运行程序（胖客户），安装维护较困难；扩展为Intranet构难度较大。2.基于群件系统：这是目前最流行的开发平台，主要的群件系统如LotusDomino/Notes。这类平台的优缺点主要表现在：优点：完善的通讯手段和强大的非结构化数据支持能力；