内部控制制度--《薪工循环》

内部控制制度《薪工循环》文件管制等级：□管制文件□非管制文件文件履历纪要页文件发行单位文件管制等级管理代表□管制文件□非管制文件文件履历纪录版次修订内容核准权责编撰日期0第1版（新发行）1.总则1.1.制定目的为促使本公司「内部控制」（InternalControl）之「薪工循环」（Wage）程序，能有所遵循，特订定本文件，俾利各相关单位遵循。1.2.适用范围凡本公司有关「内部控制」之「薪工循环」作业程序与控制重点，悉依照本文件之规范办理。1.3.权责单位管理、财会单位为本文件之权责单位，权责单位主管经承认单位授权，负责本文件之管制，并确保依据本文件之规范作业。2.薪工循环2.1.循环图【见】（资料1）「薪工循环图」。2.2.循环作业本循环之各项作业：1)人力资源规划作业（CW101），另订之。2)招募征选作业（CW102），另订之。3)任用作业（CW103），另订之。4)训练研习作业（CW104），另订之。5)考勤考核作业（CW105），另订之。6)奖惩升迁作业（CW106），另订之。7)薪资作业（CW107），另订之。8)福利作业（CW108），另订之。9)离职资遣退休作业（CW109），另订之。3.附则3.1.制修废与颁布实施本文件属于管理文件，经『经营会』审议后，呈请董事长核准承认后，交由权责单位颁布公告实施；修订或废止时亦同。3.2.编号、版本、日期、页次／页数本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文件页次／页数等项，见本文件之页首与页尾。3.3.附件3.3.1.相关资料（资料1）「薪工循环图」（资料1）「薪工循环图」CW101人力资源规划|↓CW109CW102离职资遣退休------→招募征选-----------┐|↑|||↓↓|CW103CW104└-----------任用←------训练研习┌---------→------→|||├--------------┬--------------┐|↓↓↓|CW105CW107CW108|考勤考核------→薪资←------福利|||↑||||↓||CW106|└-----------奖惩升迁-----------┘第2節作业程序1.人力资源1)规划应依据目前公司目标、经营计划、整体发展，并考量政府之劳工政策及目前之劳工问题，以订定本公司之人事政策。2)对内部各项工作进行分析，以计算各工作所需之人数，并列明其特性及必须具备之能力、条件。3)分析本公司目前及未来之人力资源需求状况，预测职工退休、升迁、调职及流动率等情形。4)分析本公司内部及外部人力资源供给之状况，并预测未来之趋势。5)规划各单位之人力资源需求，并据以作为公司人员职业前程规划之参考。6)根据规划预算订定各项人力取得、训练与培养计划。2.职业前程1)对内部职工作职业前程规划。2)对职工之职业前程规划须以公司的整体人力资源规划为前提，并考量职工之个人兴趣与能力，以及职工个人对自我的认知与对未来的规划。3)应让职工了解公司对个人所做之职业前程规划，以激励其工作热忱。4)对职工未来之晋升应有明确之标准。5)可透过职业训练以培养所须之职工。第3節控制重点1)人力资源计划须每年、每季更新。2)人力资源规划是全面性的，须考虑升迁、教育、训练、薪资、激励、福利等项目。3)达到所需可用人力前之前置时间，在做人力资源规划时应予顾及。4)人力资源如有冗员，会造成员工劳逸不均与挫折感，应极力避免。5)员工职业前程规划之订定，应考虑个别员工间之能力、个性等差异，且具有前瞻性；必要时可采纳员工之意见，以使其对公司产生认同感。第4節作业程序1.需求1)各单位有人员离职或因工作需要，须增补人员时，应详填「增补人员申请表」，呈请核准后办理增补。2)用人单位提出增补人员申请时，可建议增补方式系由内部晋升或采对外招募。若建议由内部晋升，可推荐合适之人选。3)用人单位对所需增补人员之条件、资格等资料应详予说明。2.招募1)各单位有人事出缺或因工作需要须增补人员时，依规定手续申请核准后办理增补作业。2)权责单位依据公司人力资源规划以及公司实际人力资源状况，决定是否对外招募。3)公司内部有空缺或有新职而产生人力需求时，以内部晋升或调迁为原则，有下列情形时则采对外招募：(A)公司内部无适当人选。(B)需求量大，内部人力不足时。(C)须具备特殊技术或专业知识人才时。(D)期望藉对外招募方式招收不同组织文化背景之人力，以改变公司的组织气氛时。4)由人事单位负责招募作业，并可经由下列方式进行：(A)刊登报纸人事广告。(B)向就业人才市场登记求才。(C)向学校登记求才。(D)张贴求才布告。(E)透过人员介绍。3.甄选1)人员之甄选，大专以上之人员由人事单位统一招考，基层作业职工由各用人单位自行办理，人事单位协助之。2)对应征者的各项资料进行初步的审核，检阅应征者学经历是否符合所需，初步淘汰资格不合者。3)对初审合格者进行各项测验，测验项目包括：(A)性向测验。(B)智力测验。(C)专业技能测验或专业科目测验。4)用人单位主管对测验合格者进行面试，透过各种面谈技巧以进一步了解应征者各方面的综合表现。5)应透过各种方式查询应征者各项资料之可靠性。例如查询应征者过去工作之上司或学校的师长等，以辅助书面资料之不足。6)应要求应征者检具医院之体检证明，以避免录取身心不适者。7)应征者不论录取与否，应于一定时间内通知其是否录取及录取者报到时间。8)录取人员，应依本公司相关规定办理报到及试用核薪手续。第5節控制重点1)招募与甄选的基本目的是增加选择适当人员之成功机率，因此招募与甄选方式的选择，要视其个别情况及应用此项方式之可信度及有效度而定。2)员工均须经审核或甄试合格后，方得依规定聘用。3)人员之甄选，除注意学历及经历外，应测验其学识、专业技能，并重视操守品德及身体健康。此外，亦可函询应征者过去服务单位主管之评语意见，作为取舍参考。4)新进人员招募甄选作业程序应依公司规定办理，应征应缴之文件表格须齐备，各阶层人员之任用应依规定之核准权限办理。5)甄选时，避免主观印象及给予规定外之承诺，双方均应坦诚相向。6)办理招募甄选之方式，务求客观公正，为公司遴选最优秀人才，招募甄选之条件，须保持适当弹性，当市场人力供应不足时，不妨稍为放宽，人力剩余时，条件不妨稍严。第6節相关资料「增补人员申请表」等。第7節作业程序1)人员报到时，应先办妥下列各项手续后，始分发至工作单位：(A)缴交身份证影印本（正、反面）二份。(B)缴交最近二吋半身正面相片三张。(C)缴验全户户口簿。(D)缴验学经历证件。(E)缴交公立医院「体格检查表」一份。(F)填写「人事资料表」二份。(G)填写「试用同意书」。(H)填写「切结书」。(I)填写「保证书」。2)新进人员试用期间，得由用人单位详列考核意见表，考核未合格者或品行欠佳者，得终止试用。3)经终止试用者，仅支付试用期间之薪（工）资，不另支付任何费用，亦不发任何证明。4)正式任用人员须于试用及格后，填写「雇用契约书」。5)本公司职工依下列权限任用之：(A)总经理、副总经理、室主任、协理、总工程师、特别助理，由董事长提请董事会聘任之。(B)各部正、副主管及、工程师、专员，由董事长室提请董事长聘任之。(C)课级正副主管、课文员等，由各部室主管提请董事长任免，部课间之调动亦同。(D)组长、组员，由各部室主管提请董事长任免，部课间之调动亦同。(E)各部课室之组长级以下人员（不含组长级），由各部厂室主管任免，并向董事长报备。6)有下列情形之一者，不得雇用为本公司职工：(A)被褫夺公权尚未复权者。(B)受禁治产之宣告者。(C)通缉及列管有案者。(D)身体衰弱不堪从事工作者。(E)患有传染病或长期性疾病者。(F)患有精神病者。(G)吸食毒品或其它代用品者。(H)亏欠公款处罚有案者。(I)其它本公司认为不宜任用者。7)任用职工叙薪依人事相关规定核给，人事单位核薪前，应与用人单位主管讨论叙薪级数等。8)若试用不通过退回原职或辞退之职工，应妥善处理，以免造成不必要之损失。第8節控制重点1)经管财、物人员必须经觅取保证，且对保相符。2)按规定办妥一切手续，并建立员工基本资料。3)叙薪标准依规定办理。第9節相关资料「体格检查表」、「人事资料表」、「试用同意书」、「切结书」、「保证书」、「雇用契约书」。第10節作业程序1.职前训练1)新进人员均须参加职前训练，训练合格后再予试用。2)职员试用三个月，工员试用60天，试用期间，所有新进人员（含服役期满复职者）均应按本公司所订教育训练相关规定参加训练。3)各级新进人员均不得未经职前训练而上任。4)职前训练内容包括本公司文化及理念之介绍，并着重于帮助新进人员早日熟悉工作环境，以及早进入状况。2.在职训练1)各单位依实际需要于每年预算编列前拟定教育训练需求计画，送人事单位审核汇整。2)教育训练计画包括有：(A)新进人员之教育训练。(B)基层从业人员之教育训练。(C)专业技术人员之教育训练。(D)各级干部之教育训练。(E)高阶管理人员之教育训练。3)人事单位于每年预算编列前，审核及综合协调各单位之教育训练需求计画，并依据公司之人力资源规划，订定全年度之教育训练，呈董事长室核准，作为训练实施之依据。4)各项教育训练之主办单位应依教育训练计画实施，并负责该项教育训练之全盘事宜。5)教育训练之实施方式可采用：(A)主管人员利用会议、面谈等机会向部属施行机会教育。(B)由公司统一办理教育训练或由公司其它单位个别办理教育训练。(C)参加国内训练单位所举办之教育训练。第11節控制重点1)职前训练须能帮助新人明确了解公司组织体系、各单位职掌、各项管理规章、公司文化，进而迅速适应工作环境，熟悉作业程序，发挥工作效能。2)训练内容应充实、生动，任何课程均有充份准备。3)负责安排、设计训练课程之人员或单位必须适当。训练可提升员工之生产力，训练必须具有前瞻性，应与公司各项人事政策相互配合。4)训练研习计画必须与人力规划密切配合，同时视业务需要，设计适当课程。训练期间尤须重视考核，并将受训成绩列入人事纪录，作为派职升迁之重要参考依据。5)管理人员对部属受训表现予以指导及协助。第12節作业程序1.考勤1)出勤(A)职工每日正常工作时间不含休息时间为八小时。(B)职工应按规定时间准时上下班，并亲自打「考勤卡」。(C)因公不能打（考勤）卡或忘记打（考勤）卡者，须由单位主管证明，向人事单位办理补打（考勤）卡。(D)职工上下班托人顶替打（考勤）卡者，代替人及其本人均以代他人打卡论处，予于从严处分。(E)迟到早退者，依出勤管理相关规定处理。2)请假(A)职工因事必须亲自处理时，须事先申请事假。(B)职工因伤、病须治疗或休养时，得申请病假。一天以上之病假须检具医院证明。(C)婚、丧、产假等依职工给假相关规定之天数给假。(D)职工因执行职务受伤时，应检具县级以上医院之诊断书申请公伤假。(E)职工因参加召集训练、会议等应给予公假。(F)职工请假应填「请假卡」呈主管核准，并送人事单位登录，作为职工薪资考勤资料之依据。(G)人事单位应将「请假卡」与职工打卡出缺勤纪录核对，如有差异应查明原因并予更正。2.考核1)人事单位应就奖惩、考勤及教育训练纪录，再配合用人单位的绩效评估纪录，登录于职工考绩。2)职工考绩系作为晋升及薪资与奖金给付之参考。3.绩效评估1)确定目标及建立政策与程序。2)分析工作。3)设计或选择绩效的评估或计算的方法。4)向职工宣布绩效的标准。5)观察职工的绩效成果。6)记录绩效与成果。7)评估绩效与成果。8)与职工讨论评估结果。9)追踪。10)考评列入人事资料作为升迁、奖惩及人力资源规划之依据。第13節控制重点1)上班及下班时间，应按时考核。如有迟到、早退或旷工情形，均依公司规定适当处罚。2)员工请事假、病假、婚假、丧假、分娩假、公伤假、公假、其它休假，均依规定办理。3)员工请假手续、限制天数、证明文件、扣薪办法等，均依规定确实执行。4)绩效评估之目的，系为协助人力资源决策之制定及员工发展。5)评估标准与计算方式应事先告知员工。6)