CNAS-EC-062-2021 关于对认证机构实施远程评审活动的说明

认可说明编号：CNAS-EC-062:2021第1页共5页发布日期：2021年04月01日实施日期:2021年04月01日关于对认证机构实施远程评审活动的说明0引言0.1随着信息和通信技术（ICT）日趋进步和成熟，能够应用ICT来优化认可评审活动的有效性和效率，并为评审过程和结果的完整性及可信性提供支持和保障。0.2在特定条件下应用ICT实施远程评审，能够为CNAS提供在有效性上等同于现场评审的评审技术，作为传统评审技术的补充。0.3应用ICT实施远程评审的目标是：a)确保采取充分的控制措施（特别是在现场评审不可实施的情况下），以避免可能损害认可评审过程和结果的完整性及可信性。b)为安全性和可持续性原则提供支持。0.4本文件的制定考虑了CNAS远程评审的试用情况、认证认可行业的相关实践以及对相关文献的研究。1.目的和适用范围1.1为确保CNAS的远程评审活动满足相关法律法规、标准和国际组织的要求并能规范有效地实施，特制定本文件。1.2本文件规定了CNAS对认证机构实施远程评审的原则、安全性与保密性、评估以及过程。本文件适用于CNAS对认证机构实施远程评审相关的认可活动，是对CNAS现行认可规范中相关内容的补充，本文件未涉及的认可活动仍按相应认可规范执行。2.引用文件以下引用文件，注明日期的，仅引用的版本适用；未注明日期的，引用文件的最新版本适用。CNAS-RC01《认证机构认可规则》CNAS-RC02《认证机构认可资格处理规则》CNAS-RC04《认证机构认可收费管理规则》CNAS-RC05《多场所认证机构认可规则》认可说明编号：CNAS-EC-062:2021第2页共5页发布日期：2021年04月01日实施日期:2021年04月01日3.术语和定义CNAS－RC01《认证机构认可规则》和CNAS-RC05《多场所认证机构认可规则》中界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1信息和通信技术（ICT）用来收集、存储、检索、处理、分析和传输信息的技术，包括通信设备、应用软件以及与之相关的服务。例如：移动电话、智能手机、手持设备、笔记本电脑、台式电脑、无人机、摄像机、可穿戴技术、人工智能、网络硬件和软件、视频会议、通讯APP以及其他。3.2远程评审应用信息和通信技术（3.1），在认证机构物理场所以外的地点对其进行的评审。注1：远程评审可能是下列评审技术的任意组合：a)档案/记录审查b)文件审查c)现行质量控制过程的审查d)远程访谈e)远程观察注2：针对某个场所的远程评审包括全部远程评审和远程评审与现场评审相结合两种形式，后者兼具现场评审和应用ICT的优势，宜优先选用；特殊情况下，在满足规定条件时，可针对某个场所实施全部远程评审。4.原则当因不可抗力（诸如：疫情、重大突发事件、局部地区动荡、其他自然或人为灾难等）造成的危机导致旅行受限，或为应对危机而执行的安保措施导致前往特定地点不可行，使得CNAS评审组成员无法在规定的时限内到达特定地点完成现场评审任务时，为不影响认可有效性和可信性，保证认可过程的持续性和完整性，在例行监督评审、复评、专项监督评审和确认审核等评审类型中可采用远程评审，但见证评审和初次认可（含关键场所初次认可）的办公室评审均不宜采用远程评审。5.安全性与保密性5.1在远程评审中应用ICT时，电子化信息及其传输的安全性与保密性是特别重要的，这包括存储的数据、传输的数据和正在使用的数据。认可说明编号：CNAS-EC-062:2021第3页共5页发布日期：2021年04月01日实施日期:2021年04月01日5.2在将ICT应用于远程评审和记录（包括录制）之前，CNAS将与认证机构就信息安全和数据保护措施、规则以及需符合的相关法律法规等达成一致。任何不一致均应在远程评审过程开始之前予以解决。当不能达成一致或不能履行所达成的一致时，会导致无法实施远程评审或中止远程评审。6.评估6.1当CNAS或认证机构提议以远程评审方式完成例行监督评审或复评的办公室评审任务时，认证机构需向CNAS提交《远程评审实施可行性评估表》。注:认证机构可以从CNAS网站（）或CNAS秘书处获取《远程评审实施可行性评估表》。6.2CNAS在认证机构提交的《远程评审实施可行性评估表》相关信息基础上进行风险评估和条件判断，确定远程评审的可行性。评估结论为可以实施远程评审时，按本文件7.1执行；评估结论为不宜实施远程评审时，按本文件7.2执行。7.过程7.1远程评审7.1.1远程评审的准备7.1.1.1对于满足CNAS规定的远程评审条件，确定为可实施远程评审的项目，CNAS策划评审方案、组建评审组并通知认证机构。7.1.1.2由于ICT的应用需要额外的策划和沟通时间，CNAS在依据《认证机构认可收费管理规则》(CNAS-RC04)计算评审人日数时，将远程评审作为调增人日数的考虑因素。7.1.1.3远程评审之前，认证机构需配合CNAS做好相关的准备工作，包括但不限于：a)指定专人代表认证机构负责协助、管理和协调评审安排，必要时包括翻译人员；b)预先准备好CNAS要求的文件、信息以及证明材料；c)按要求提前将特定信息发送给评审组；d)与评审组商定并准备好ICT平台和用于实施远程评审的硬件设施；e)适用时，为评审组成员提供安全保护和/或配置文件的访问权限；f)测试ICT在评审组成员和认证机构之间的兼容性；g)配合评审组使用所商定的ICT平台召开试运行会议，以确保评审按计划进行；h)适用时，与评审组就远程评审活动的录制事宜达成一致，包括如何储存认可说明编号：CNAS-EC-062:2021第4页共5页发布日期：2021年04月01日实施日期:2021年04月01日和处理这些影音记录的约定；i)确保顺利完成评审所需的其他资源，如受访人员、安全和安静的环境等。7.1.2远程评审的实施7.1.2.1远程评审的实施仍应遵循常规的评审计划和流程，包括对认证机构的现场巡视，以使评审组能够了解到整体情况。7.1.2.2在计划的时间内，若无法保持符合要求的稳定的沟通交流条件（包括软、硬件故障、网络稳定性、双方配合度等）导致评审任务无法完成，CNAS可中止评审。7.1.3远程评审的后续活动7.1.3.1远程评审结束后，CNAS评审组成员均应按照在评审前双方所达成的安全性与保密性的一致的措施或约定（见本文件第5章），确保妥善处理远程评审中涉及的全部文件、图像、音视频等信息。7.1.3.2对于顺利完成的远程评审，后续活动按照CNAS相应认可规范执行。7.1.3.3对于中止评审的情况，CNAS将与认证机构另行商定后续的安排。7.2文件评审7.2.1对于经评估（见本文件第6章）不宜通过远程评审完成例行监督评审或复评的办公室评审的认证机构，为确认其管理体系与CNAS认可规范在短期内的持续符合性和运行的持续有效性，CNAS可要求其提供相关文件资料以实施文件评审。7.2.2经文件评审满足要求的认证机构，CNAS针对不同评审类型完成后续活动：a)对于例行监督评审，CNAS可推迟评审最长不超过6个月，若逾期仍不能实施办公室现场评审或远程评审，CNAS将按《认证机构认可资格处理规则》（CNAS-RC02）的相关要求做出处理；b)对于复评，CNAS可将原认可证书有效期延长最多不超过6个月，并在延长期内完成复评活动，新认可证书的终止日期应基于上一个认可周期。若逾期仍不能完成复评活动，则认可状态自动失效。7.2.3经文件评审不满足要求的认证机构，CNAS将根据《认证机构认可资格处理规则》（CNAS-RC02）的相关要求做出处理。认可说明编号：CNAS-EC-062:2021第5页共5页发布日期：2021年04月01日实施日期:2021年04月01日参考文献[1]GB/T27011-2019合格评定认可机构要求[2]IAFMD4:2018IAFMANDATORYDOCUMENTFORTHEUSEOFINFORMATIONANDCOMMUNICATIONTECHNOLOGY(ICT)FORAUDITING/ASSESSMENTPURPOSES[3]IAFID3:2011IAFInformativeDocumentForManagementofExtraordinaryEventsorCircumstancesAffectingABs,CABsandCertifiedOrganizations[4]IAFID12:2015PrinciplesRemoteAssessment[5]APACTEC0-001GuidanceonRemoteAssessments[6]认可委（秘）〔2020〕10号关于近期认证机构认可评审工作安排的通知[7]认可委（秘）〔2020〕16号关于在新冠肺炎疫情防控期间认可工作安排的通知