会计信息系统-第2章

第2章系统管理2.1系统管理概述系统管理是会计信息系统在财务业务一体化管理应用模式下，系统为各个子系统集成运行提供的一个公共管理平台。2.1.1账套管理账套：每一个独立核算的单位都有一套完整的账簿体系，把这样一套完整的账簿体系建立在计算机系统中就称为一个账套。账套实质上是一组相互关联的数据。每一个单位都可以为其自身和每一个独立核算的下级单位建立一个核算账套。各账套数据之间相互独立，互不影响，使资源得以最大程度地利用。账套管理功能一般包括建立账套、修改账套、删除账套、引入、输出账套等。2.1.2年度账管理年度账：年度账与账套是两个不同的概念，一个账套中包含了相应核算单位所有的财务数据，把这些财务数据按年度进行划分，称为年度账。年度账可以作为系统操作和管理的基本单位，因此设置年度账主要是考虑到财务数据管理上的方便性。年度账管理包括年度账的建立、引入、输出和结转上年数据，清空年度数据。2.1.3系统操作员及操作权限的集中管理为了保证系统严密的内部控制，系统管理提供了操作员及操作权限的集中管理功能。通过对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与系统使用无关的人员进入系统，另一方面可以对系统所包含的各个子系统的操作进行协调，以保证职责严明、各负其责，流程顺畅。操作权限的集中管理包括定义操作者角色、设定系统用户和设置功能权限。2.1.4统一的安全机制系统运行安全、数据存储安全是必须的，为此，每个应用系统都无一例外地提供了强有力的安全保障机制。安全机制包括：对整个系统运行过程的监控机制、数据的备份和恢复、清除系统运行过程中的异常任务等。2.1.5系统管理子系统的使用权限系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。包括账套的建立、引入和输出，设置操作员和权限，监控系统运行过程，清除异常任务等。系统管理员是系统中权限最高的操作员，他要对系统数据安全和运行安全负责账套主管负责某一个或一些账套的维护工作。主要包括对所管理的账套进行修改、对年度账的管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转），以及该账套操作员权限的设置。账套主管需要由系统管理员指定，因此首先必须以系统管理员的身份注册系统管理，建立账套和指定相应的账套主管之后，才能以账套主管的身份注册系统管理。2.2账套的建立和管理2.2.1建立账套在计算机会计信息系统中建立账套本质上是为每一个独立核算单位准备一套数据库文件以便记录经济活动的各种数据。建账的过程也是将通用软件与单位的实际业务相结合的过程。建账过程包括建立企业的单位基本信息、核算方法、编码规则等。建立账套的基本流程启动系统管理系统管理员注册系统启用确定数据精度确定编码方案确定基础信息分类输入单位信息确定核算类型设置账套信息图2-1企业建账基本流程账套基本信息账套号：账套号一般是系统规定长度的一组数字，账套号不允许重复。账套名称：账套名称一般用来描述账套的基本特性，可以输入核算单位简称或用该账套的用途命名。账套路径：用来指明账套数据文件在计算机系统中的存放位置。账套启用日期：用于规定该企业用计算机进行业务处理的起点，一旦启用不可更改。企业的会计期间设置：目前我国的会计信息系统软件主要是确认会计月份的起始日期和结账日期。核算单位基本信息核算单位基本信息包括企业名称、简称、地址、邮政编码、法人、通讯方式等。账套核算信息记账本位币：通常系统默认为人民币。企业类型：是区分不同企业业务类型的必要信息。行业性质：表明企业所执行的会计制度。编码方案：是至对企业关键核算对象进行分类时，规定编码的级次及各级编码的长度。以便于用户进行分级核算、统计和管理。编码方案的设置取决于核算单位经济业务的复杂程度、核算与统计要求。一般来说编码的级次越多，提供的分类信息越丰富。数据精度：是指定义数据的保留小数位数。2.2.2修改账套账套建立完成后，如果发现有些参数有误需要修改，或者希望查看建账时所设定的信息，可以执行账套修改功能。只有账套主管有权修改账套。系统已使用的关键信息仍无法修改，如账套号、启用会计期。2.2.3输出和引入账套账套输出（备份）账套输出是将系统产生的数据备份到活动硬盘、U盘、可读写光盘等存储介质的操作。账套引入（恢复）：引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。账套删除：账套删除会一次将该账套下的所有数据彻底清除，因此执行此操作时应格外慎重，为数据安全起见，系统一般提供账套删除前的强制备份，并且只授权于系统管理员。2.2.4企业年度账数据的管理对年度账的管理只能由账套主管进行。建立年度账：新年度到来时，建立新年度核算体系，即建立年度账，再进行与年度账相关的其他操作。年度账的引入和输出：年度账操作中的引入和输出与账套操作中的引入和输出的含义基本一致，作用都是对数据的备份与恢复。但两者的数据范围不同。结转上年数据：年末，启用新年度账时，将上年度中的相关账户的余额及其他信息结转到新年度账中。清空年度数据：年度账中错误太多，不希望将上年度的余额或其他信息全部转到下一年度，这时候，便可使用清空年度数据的功能。2.3操作员及权限的管理2.3.1操作人员工作权限划分的基本原则不相容的职权必须分隔。不相容的岗位必须分隔。不同的处理层次一般应该分隔。需要重点保证数据安全的工作应与其他工作分隔。其他制度特别规定需要分隔的应该分隔。操作人员的权限划分必须依据会计的有关法规和计算机会计信息系统内部控制的需要来进行划分。2.3.2操作员及权限的管理增加系统操作员：操作员编号是系统区分不同操作人员的唯一标志，因此必须唯一。操作员姓名一般会出现在其处理的票据、凭证上，因此应记录其真实姓名，以便对其操作行为进行监督。修改或删除操作员：操作员刚刚设置完成，可以对其姓名及口令进行更改，一旦以其身份进入过系统，姓名便不能被修改和删除。设置操作员权限：设置操作员权限是从内部控制的角度出发，对系统操作人员进行严格的岗位分工，严禁越权操作的行为发生。2.3.3系统运行安全管理系统运行监控：系统运行控制是对系统的使用进行事中监控和事后查证和分析的重要功能。目前我国有关会计信息系统的管理制度要求将系统运行监控记录作为会计档案保管。注销当前操作员：需要以一个新的操作员身份注册进入，以启用系统其他功能，需要将当前的操作员从系统管理中注销；或者需要暂时离开，而不希望他人对系统管理进行操作的话，也应该注销当前操作员。清除系统运行异常：系统运行过程中，由于死机、网络阻断等都有可能造成系统异常，针对系统异常，应及时予以排除，以释放异常任务所占用的系统资源，使系统尽快恢复正常秩序。2.4基础信息设置基础信息设置的顺序外币设置部门档案客户分类供应商分类会计科目设置凭证类别存货分类地区分类计量单位职员档案客户档案供应商档案存货档案本章小结系统管理是会计信息系统中最基础的一个部分，它对系统中所有子系统的公共任务进行统一管理，包括账套管理、年度账管理、操作员及权限管理、系统安全运行管理几个方面。基础档案设置是会计信息系统运行的基础，基础档案设置应遵从一定的顺序，要满足编码方案的需要。理解本章内容是学好会计信息系统的基础，是系统应用的良好开端。本章的重点是账套管理、操作员及权限管理的作用及其使用方法。其中账套管理中有关参数设置和操作员操作权限的确定是本章的难点。