论文-采购与付款的内部控制

第1页关于BSD酒店企业采购与付款的内部控制摘要随着外资服务行业的不断驻入我国，我国酒店行业的竞争异常激烈。各个酒店都在为自己寻找出路。大部分酒店选择了降低成本以求稳步发展。采购环节虽然不直接服务于客户，但采购质量的好坏将直接影响到酒店的正常经营。根据酒店出现食材不新鲜的投诉后，总经理携各部门经理做出全面调查。我根据国内外正规采购程序和企业内部控制指引的规定，结合酒店采购管理中出现的问题提出几点建议。分别从采购员的选择、岗位的安排、职责分工、采购程序的规范和供应商的管理几方面全面探讨了改善酒店采购管理控制的思路，科学的管理制度结合实际，酒店的采购肯定会更上一个新的台阶。关键词：成本控制，采购员，付款，改善ABSTRACTWithcontinuedforeigninvestmentinserviceindustriesintoChina,theChinahotelindustryisfiercelycompetitive.Allhotelsfindawayoutforthemselves.Mosthotelshavechosentoreducecostsinordertogrowsteadily.Procurementchain,whilenotdirectlyservecustomers,butthequalityisgoodorbadpurchasewilldirectlyaffectthenormaloperationsofthehotel.Ingredientsaccordingtothehotelthereisnotfreshcomplaint,generalmanagerwiththedepartmentmanagertomakeafullinvestigation.Normalprocurementproceduresinaccordancewithinternationalandinternalcontrolguidelines,combinedwiththehotelmanagementintheprocurementproblemsafewsuggestions.Separatelyfromthebuyer'schoice,jobarrangements,divisionofresponsibilities,procurementproceduresofthespecificationandsuppliermanagementaspectsofacomprehensivestudytoimprovethecontrolofthehotelprocurementmanagementideas,scientificmanagementsystemwithreality,thehotelanditwillbeontheprocurementtoanewlevel.KEYWORDS:costcontrol,buyers,payment,improve未找到目录项。第2页目录前言..............................................错误!未定义书签。第1章酒店采购中出现的问题.........................错误!未定义书签。1.1现代企业制度的概述...........................错误!未定义书签。1.1.1现代企业制度的定义......................错误!未定义书签。1.1.2现代企业制度的基本特征..................错误!未定义书签。1.2改善采购与付款制度的目标.....................错误!未定义书签。1.2.1会计管理视角转变........................错误!未定义书签。1.2.2会计管理重心移位........................错误!未定义书签。1.3现代企业制度下的会计管理模式的内容...........错误!未定义书签。1.3.1适应现代企业特点的财务管理机制..........错误!未定义书签。1.3.2适应现代企业特点的会计管理机制..........错误!未定义书签。1.3.3适应现代企业特点的审计监督机制..........错误!未定义书签。第2章现代企业制度和会计管理模式的现状及原因分析..错误!未定义书签。2.1我国现代企业制度实施过程中的问题.............错误!未定义书签。2.2我国会计管理模式存在的问题...................错误!未定义书签。……结论.............................................................12致谢..............................................错误!未定义书签。参考文献...........................................错误!未定义书签。3/13前言随着我国改革开放的不断深入，外资旅游企业不断进入中国市场，跨国经营和国际标准管理将全面参与中国酒店业的市场竞争，我国酒店业正面临着前所未有的危机和挑战。面对更加激烈的国际竞争，各酒店业提出创新项目，降低成本，提高效率，加速发展，各自寻找生存及盈利的出路。降低成本是酒店业发展的根本出路，大部分管理人员会考虑人员成本、经营成本、管理成本而忽略了采购成本的重要性。酒店采购管理工作是酒店成本控制的一个重要环节,采购工作虽然不直接向客人提供服务，但采购工作的好坏将直接影响到整个酒店向客人提供服务的质量，因此，做好酒店的采购工作的管理不仅能提高酒店的服务质量，还有利于提高酒店的经济效益。撰写本文的目的是通过案例分析采购过程中出现的问题，发现酒店企业内部控制中存在的不足，然后针对问题完善企业采购与付款的内部控制制度，加强采购管理以实现企业的经营目标。第1章酒店采购中出现的问题BSD酒店分设中式宴会厅、零点厅、多功能厅、快餐厅，共设有1000多个餐位。酒店拥有标准间、单人间、豪华套间、商务房等各类型客房。房间清洁卫生，各项服务设备一应俱全，长期经营下酒店拥有大批优质的老客户，也不断吸引着新客人。但是酒店里最近渐渐多了客人关于食材不新鲜的投诉建议，还有客人需要的东西酒店里没有。出现这种情况不仅影响酒店的经营，还将会影响到公司的整体信誉，所以引起管理人员的特别关注。经过分析，问题聚焦在食材的供应上。管理部门从采购部开始调查。首先分析了采购经理和采购员的岗位设置与分工，仔细研究了公司当前的采购管理制度以及公司的采购流程，我们很快找出了公司在采购环节上存在的问题，初步总结如下：1.采购工作缺乏计划性。采购计划是整个采购工作的起点，而目前酒店的采购工作缺乏计划性。以酒店仓储物资为例，依靠仓库管理人员人工判断存货的充足率，从而决定采购与否以及采购数量。这种不科学的管理方法会导致仓库部分存货过多，甚至出现有些商品存放时间超过保质期而无法使用的现象，而且大大增加了库存成本，还有随时变动数量的商品准备不足或过多。2.审批环节多、效率低。酒店为了加强内部管理，建立了相当多的审批环节。一般来讲，从使用部门提出申请开始，需要经过部门经理审查、部门总监同意、仓库核对采购经理初审、财务总监审批、总经理批准，部分请购还要经过业主代表财务总监联签。然而这些看似面面俱到的签字环节却大大降低了采购效率。而且在支付环节为赶进度签发紧急支票，还容易产生错误和重复支付。3.采购员权力监督不够。酒店目前看似繁多的审批环节其实并没有能正真起到对于采购员权力的监督作用。以生鲜食品采购为例，在厨师长确定每天所需采购的生鲜物品后，采购4/13员通过电话询问主要供应商价格，并确认最合适的供应商。采购员一人决定了询价的过程以及结果，并确定最终供应商的选择，其权力仅受采购经理的约束，操作过程缺乏透明度，且没有采购部以外的监督。4.订单不规范。酒店目前采购环节的控制要求基本都是针对酒店内部员工的，但忽视了采购环节是需要大量与外部联系的活动。酒店目前的订单往往采用电话等方式，由采购员直接向供应商下订单。这种操作方式虽然速度快、灵活性高，但也存在一定的风险。电话下单时不能确认要采购商品的质量标准，收货部门最终检验货物质量时难以把握，有可能因此与供应商发生争执。5.信息沟通不畅。酒店采购信息沟通不畅，主要表现在两个方面：①采购信息的传递方面。由于目前采购流程中传递信息的主要工具是纸质的请购单，可能填写请购单的人员包括仓库管理员、厨师长、工程维修人员、使用部门经办人员，同一样物品不同的经办人员可能对其描述会有不同。这给采购人员确定采购商品带来了难度。②采购信息的反馈方面。使用部门递交请购单后对于请购物品无法得到及时的反馈，这种信息反馈包括审批情况以及价格信息。6.缺乏对供应商的管理。酒店目前没有意识到建立与供应商的合作伙伴关系对发挥酒店竞争优势的促进作用。目前酒店对供应商的管理比较重视“三方比价”，通过供应商的多头竞争，从中选择价格最低的作为合作者。总结起来其主要缺点表现为:6.1信息闭塞。在采购过程中，采购部为了能够从多个竞争性的供应商中选择一个最合适的供应商，往往会保留一些私有信息，因为如果给供应商提供的信息越多（心理价格等），供应商的竞争筹码就越大。而供应商也会在和其他的供应商竞争中隐瞒自己的信息。这样，采购、供应双方都不进行有效的信息沟通，这就造成非信息对称的博弈过程。6.2对供应商的考核不科学。对供应商的供货质量、交货期、交货数量无规范的记录和统计，缺乏对供应商供货能力的后续评价体系。缺乏科学的供应商的考核，酒店对采购物品质量和交货期控制的难度增加，难以正真把握好货物的质量。6.3与供应商缺乏长期合作关系。通常情况下，公司与供应商只是建立简单的短期买卖关系，过分注重三方比价和价格的谈判，不利于与供应商建立新型的长期合作关系，影响供应商的合作积极性，进而影响采购流程中的质量控制。第2章改善采购与付款制度的目标经过对酒店采购问题的探讨，然后根据国内外先进的酒店采购控制流程、内部会计控制制度以及抱着对公司经营负责的态度，针对问题完善做出了以下几点目标：1.制定采购计划和采购预算；2.分级授权，提高采购效率；3．职责分工，提高员工素质；4．加强对采购与验收环节的控制；5．规范采购涉及到的单据和付款事项；6．加强对供应商的管理。5/13第3章采购计划和采购预算的制定合理的采购计划是一项成功采购业务的基础。有一个合理的计划，采购的流程才能清晰的让采购员去执行，让酒店的经营顺利运行。之前公司没有注意到这点，由仓库员根据库存量决定采购量，是不科学的。比如某天客户定了婚宴等宴会或者某公司预订的会议及会餐，这种情况，食材就会比平时用量大；还有像旅游旺季比如最近的牡丹花会的举行，就会有大批游客来菏，客房需求采购量也会加大，而再以平时的库存量估计，必定会有库存的短缺状况出现，反之淡季时还有可能出现存货的囤积，加大了库存成本。那么针对BSD酒店我认为应该做出的改进：1.缩短采购周期，每日编制采购计划。快餐和宴会每天的食材比如蔬菜、海鲜、鸡鸭鱼肉等必须新鲜，而且使用量大，各部门负责人每天晚上根据平时用量和第二天的订餐情况以请购单的形式，列明名称、申购数量、规格等报给采购员，由采购员与供应商联系询价，询价后填好市场调查价格交给酒店负责人即总经理审批，审批后才可以购买。2.提高库存管理水平。不仅编制每日采购计划，还要编制月度采购计划，比如大料、台布、床品等都放入仓库不必每天进货，有仓管员管理，这些商品的采购不仅只有各部门的请求做决定，仓管部门负责人还要根据库存量、储存成本、采购成本等因素计算出采购经济批量，做好采购计划。作为公司的一员，应该为公司的利益着想，即以较少的资金投入来换取相对较多的投资回报。3．把握原材料的季节性和原材料的价格变动趋势适时采购。蔬菜的时令性比较强，客人都喜欢天然种植比较新鲜的菜品，所以适时采购比较重要。然而有些材料在市场冲击下价格变动比较大，比如去年的“蒜你狠”