财务工作中要重视内部控制

当前我国的国民经济出现了前所未有的高速发展，综合国力大大增强，但不容忽视的是在经济高速发展的同时，特别是新旧体制转换的过程中，经济环境趋于复杂，人们的思想意识呈多元化发展趋势，企业内部会计控制薄弱，管理松懈的问题逐渐暴露，为了使资金物资安全完整，有力的保障企业的经营健康发展，我国的内部会计控制似乎已轰轰烈烈的展开并成功的和国际接轨，美国的COSO理论框架也逐渐被国人所接受，但在实际的操作上却遇到重重困难，即便不谈内部会计控制程序的复杂和繁琐，就是高额的成本开支、大量的资源投入也足以使得一些企业不堪重负，而由此能否带来成本效益的有利结论更使很多企业家们疑虑重重。笔者认为COSO理论框架无疑有其科学性和独特性，但企业之间的确存在很大的差异，比如行业与行业间的差异，大型企业和中小型企业的差异，即使是相同类型的企业也存在很多不同之处，不能照抄照搬，以多年从事会计工作，并担任过会计主管的老会计的经验，我在本文中提出一些企业内部控制的想法。早在改革开放以前，企业内部控制就已处在萌芽状态，而后伴随着国民经济的发展逐渐演化为一种监督机制，几乎所有的企业在谋取利益的同时先想到的是要看好自己的钱袋和家产，所不同的是煞费苦心想用最少的成本开支取得最好的控制目的，企业内部控制往往和成熟的企业管理机制密不可分，所以如能把内部控制有机的柔和到企业管理体系中一定能达到事半功倍的效果。一.货币资金是企业流动性最强、控制风险最高的资产，是企业生存与发展的基础。货币资金内部控制目标是企业管理层建立健全内部控制的根本出发点。货币资金内部控制目标有四个：①货币资金的安全性。通过良好的内部控制，确保企业库存现金安全，预防被盗窃、诈骗和挪用；②货币资金的完整性。即检查企业收到的货币是否已全部人账，预防私设“小金库”等侵占企业收入的违法行为出现；③货币资金的合法性。即检查货币资金取得、使用是否符合国家财经法规，手续是否齐备；④货币资金的效益性。即合理调度货币资金，便其发挥最大的效益。1，货币资金完整性控制。货币资金完整性控制的范围包括各种收入及欠款回收。具体地说，是企业特定会计期间发生的货币资金收支业务是否均已按规定计入有关账户。通过检查销售、采购业务或应收账款、应付账款的收回和归还情况，或余额截止日后入账的收入和支出，查找未入账的货币资金。其控制方法一般有以下几种：（1）发票、收据控制。发票、收据控制是利用发票、收据编号的连续性，核对收到的货币资金与发票、收据金额是否一致，以确保收到的货币资金全部入账的一种完整性控制手段。发票分类很多，例如增值税发票、运输发票，因为这两种发票涉及国家税收，且有国家税务机关负责监督检查，因此涉及这两种发票的货币资金收入一般较完整。对于发票、收据必须加强其印、收、发、存的管理，建账核算。在此基础上，利用这类发票的连续编号，设计一个岗位，负责其存根联与入账的记账联，并进行销号审核收据连号，定期或不定期抽查核对工作，及时发现开具“大头小尾”、“小头大尾”发票，多给、空白收据、自制收据，以白条代替收据等其中的错弊。（2）银行对账单控制。银行对账单控制是利用银行对账清单与企业银行存款日记账进行核对，以确保银行存款存在性与完整性的一种控制方法。通过编制银行存款余额调节表，可以发现未达账项，分析其原因，发现其是否存在错弊。（3）业务量控制。业务量控制是根据某项业务量的大小，来复核其货币资金完整性的一种控制方法。比如，旅馆可以按客房记录的业务量，复核其货币资金收入。2.货币资金安全性控制。货币资金安全性控制的范围包括：现金、银行存款、其他货币资金，由于应收、应付票据的变现能力较强，故也将其纳入货币资金控制范围内。货币资金安全性控制方法一般有以下几种：（1）账实盘点控制。账实盘点控制是通过定期或不定期对货币资金进行盘点，以确保企业资产安全的一种常见的控制方法，如编制银行存款余额调节表。账实盘点，按盘点的时间分为定期盘点与不定期盘点，但不定期盘点的控制效果通常比定期盘点好，不定期盘点的主要特点就是突击性强，会给货币资金相关岗位产生一种无形的、无时无刻、无不存在的压力。（2）库存限额控制。库存限额控制是利用核定企业每日货币资金余额，超过库存限额的货币资金送存银行或汇交某一银行账户，从而降低货币资金安全性控制风险的一种方法。利用此方法还能高度集中货币资金，统筹使用，特别适用于货币资金短缺的企业。（3）实物隔离控制。实物隔离控制是采取妥善措施确保除实物保管之外的人员不得接触实物的控制方法。比如，现金只能由出纳保管，银行承兑汇票也只能由一人专管，否则将导致责任不清，不法分子很可能会混水摸鱼，侵占货币资金。同时还应采取选择合格的保险箱、选择安全的场所等保障措施，以确保货币资金实物安全。（4）岗位分离控制。岗位分离控制是将不相容岗位分别由不同的人负责，以达到相互牵制、相互监督的作用的一种控制方法。比如，货币资金收支与记账分离（即出纳不得登记日记账），货币资金收支与编制记账凭证分离（即出纳不得编制记账凭证），空白支票与印章保管分离，银行对账单取回、余额调节表编制与复核分离等等。在具体运用中，应结合本单位实际情况，根据成本与效益原则设计各控制岗位。二.随着市场经济的发展、竞争的加剧，企业为扩大市场占有率，越来越多地运用商业信用进行促销；然而，市场的信用风险又使得企业间相互拖欠现象越来越严重，造成企业的往来款大量增加。再者，一些企业由于财务及管理的原因，许多不属于往来帐的其他经济内容，也体现在往来帐中，往来帐中包罗万象，其结果也造成往来款的增加。加强往来帐的管理，对减少企业资金的占压，改善企业内部经营管理都十分重要的。企业的往来帐主要包括应收帐、其他应收款、预付帐、应付帐、其他应付款等。按其基本性质可分为两大类：应收款类及应付款类。下面就以这两大类分析其日常管理中存在的问题及解决的途径：1.往来帐管理中存在的问题（1）.不定期对帐有些企业疏于对往来帐的管理，不能做到定期与相关单位核对帐目；而欠款企业往往又对债权人的对帐要求持抵触态度。长此以往必然造成往来帐帐目不清，为今后的催款、清理带来困难。（2）、不定期清理有些名存实亡的往来帐款长期挂帐，实际上已成坏帐死帐，而没有进行及时报损、处理。还有已作为坏帐处理的款项，帐款收回时进了帐外小金库，造成往来帐目混乱。（3）、帐款处理不规范有些单位利用往来帐调节利润，还有的利用往来帐户为他人转达款项，对无法查清的应收、应付款余额相互对冲。往来帐涉及到企业日常经营及管理活动的各个方面，其中的问题可以反映出企业经营管理中存在的弱点。要解决这些问题，除了加强整个社会的制约机制外。加强企业自身的内部控制尤为重要。2、解决的途径（1）、完善内部控制制度。往来帐中出现上述问题最主要的原因还在于企业缺乏相应的控制政策及控制程序，或有了这些政策和程序却没有执行。这些政策与程序主要指岗位分离、授权批准、文件记录、预算控制、实物保全等。针对往来帐中存在的问题，应建立和完善下列相应的控制政策和程序：第一，企业应制定销售与收款的内部控制。也就是企业应制定信用政策，确定信用标准、信用条件及信用政策；销售部门应对赊销客户信用进行调查，及时登记每一客户应收帐的增减变动情况；财会人员应及时清理应收帐，定期编制应收帐帐龄分析表提供给企业负责人、销售部门，以便及时催收；建立应收帐清收方案。第二，企业应制定其他应收款及预收款的内部控制。第三，企业要制定和有效实施应付帐的内部控制体制。（2）、加强企业内部的信息沟通。往来帐中问题较多的企业往往在往来帐的信息沟通方面做得不够。首先，财务人员没有定期向相关人员报送与其业务有关的应收、应付余额、帐龄、风险分析等资料，并且由于企业没有严格执行相关的收款、报销等规定，财务人员也不便于与相关人员就往来帐清理进度及计划方面进行经常性交流；其次，财务人员也不能做到定期向主管领导汇报往来帐中存在的问题，并提出风险报告及解决的方案。所有这些都影响往来帐的管理。为此企业管理层、财务部门、相关业务部门及管理部门应定期进行信息交流与沟通，相互配合，共同做好往来帐的管理工作。三.物资采购业务控制，这一部门容易出现问题的情况较多，如果不加严格防范控制，不但会损失货币资金，而且造成不合格原材料积压，直接影响到各个环节。先看使用部门向物资处提出申请计划这一环节，使用部门在任务下达后根据计划提出原材料采购计划，该计划是依据《原材料供方名单》和物品《器件供应名单》等文件要求，详细、认真地填写原材料或器材名称、规格、质量等级、厂家、数量、申购时间、要求到货时间、申报单位等，并由主管签字确认。这个计划不能出现减少漏报的现象，更不允许发生错误，一旦发现要追究使用部门的责任。根据“申请询价”物资部在接到申请后，由专业的计划员询价，为减少舞弊现象的发生，使用部门也要询价，设置双重询价点，询价要遵循保密原则，不能出现采购员与供方串通一气欺骗物资部的情况，一旦发现立即撤销采购员的采购职务。“根据报价单确定供应商”这一环节是控制的重点。使用单位与物资部询价结束后，有意供货的供应商发来报价单，物资部把各个供应商（一般是三方报价）所报的数据列表对比，对比的第一要素是价格，但不是决定性的要素，如质量、规格型号、到货时间、信誉度等因素也不可忽视。需要注意的是，这个环节是由物资部、使用部门、验收单位等共同商讨决定的，这种相互牵制的做法能在最大程度上避免舞弊和差错的产生。确定供应商后，要制定采购计划，经审核、审批最后形成正式的采购文件。采购文件要包括原始计划、采购计划、合同、协议等。“物资部会计审核用款申请”。对这一环节，财务、物资部会计要对采购文件中的各因素进行最终审查，确认其符合规定后方能支付预付款；如果是采购结束后才支付款项，这一环节也是必要的，就是说物资部会计必须参与采购计划的审核。“采购员采购”这一环节，只需采购员按照采购文件执行订货与采购，不会出太大的问题，对其采用面的控制。接下来我们可以把后面几个环节连起来看，货到后先入验收库并开具临时入库单，验收单位由专业人员进行检验，合格后返回验收库并在入库单上加盖“合格”章，如不合格查明原因。而后采购人员从库房收回会计联和税务联，连同发票到财务部的物资部进行报账，物资会计这时要对入库单、发票等进行核对、整理，无误后方能交出纳支付货款。入库、保管、发放这几项工作虽然是由物资部的仓库负责的，财务上对其进行监控，采购员报账时就把入库单带到物资部，由验收员验收后办理入库手续，仓库管理员登记仓库台帐，每月末仓库应把领料单汇总交物资会计将其登记入账，核算出入库数、领料数、余额，并与仓库台账进行核对，确保账账相符。另外，物资部对仓库进行定期检查，核对台账与实物数，确认账实相符和财产物资的安全。物资会计还要定期编制物资报表。如果成本中心已实行了电脑化，整个系统将使内部控制完成的更加安全可靠，办理手续更加简捷流畅。验收员验收货物后，直接将验收单上的货品输入电脑，然后会计复核，领导逐级审批都是在电脑中进行，使用电脑成本控制系统虽然在面貌大有改观但其内部控制的精髓还是不变的。这样，物资部从采购环节实行了严格的业务流程控制，财务上对购入的材料进行合理、有效的监控，确定的物资采购方案从根本上防止了采购人员与供方串通一气欺骗单位的货币资金和财产，以及财产物资毁坏、被盗、丢失和不合理使用现象的发生，这是一种比较切实可行的物资采购业务控制方案。四.固定资产是单位价值在2000元以上，使用期限超过1年的有形资产，是企业资源的重要组成部分，占用企业资产相当大的比重，随着企业的发展，做好固定资产的内部控制，关系到企业财务管理水平的提高，影响着企业发展的决策，因此对固定资产进行严格的内部控制，1.凡购进各类固定资产都必须加以验收，从资产的质量、价格、品名、规格由采购员、使用部门财产管理员、饭店设备员及财会人员共同进行验收，严格把关，防止漏洞，使不法分子无机可乘。2.财务部根据购进的固定资产填写一式五联固定资产入库单，办理入库手续，入库单须写明供应商、发票号码、入库日期、品名、规格型号、数量、单位、折旧期限及总金额.3.必须严格审查各种批文和手续是否完备，按规定编