OA广促费签呈预提上线作业说明-副本

广促费签呈预提OA系统上线作业说明2目录一、促销费签呈OA上线之背景说明二、OA签呈预提作业总体说明三、主要概念及上线注意事项四、OA系统介绍-TP2/TP3/冰箱五、系统上线后表单及报表介绍六、上线后作业与目前作业的区别七、西南区上线实施计划八、签呈实例操作讲解及OA系统说明3一.促销费签呈系统上线背景单位:千元事业群损益3年比较促销费费用逐年增加！年度2008年实际成长%2009年实际%成长%2010年实际%成长额成长%销售净额13,233,53714.917,320,25330.923,938,6576,618,40438.2促销费小计827,9706.31,109,9666.434.12,450,23210.21,340,266120.7通路一73,9440.693,3670.526.3121,4790.528,11230.1通路二-其他182,3181.4172,8781.0-5.2137,6580.6-35,220-20.4通路二-冰箱35,3310.336,1150.22.280,9110.344,796124.0通路二-长促197,0201.5359,6852.182.6477,8642.0118,17932.9通路二-短促116,8470.9167,2101.043.1102,4010.4-64,809-38.8通路三-K/A216,6401.6236,1311.49.0250,3761.014,2456.0通路三-冰箱5,86944,5810.366079,8000.335,21979.0公司利润1,411,88710.71,718,8419.921.72,398,66010.0679,81939.64西南区损益3年比较单位:千元一.促销费签呈系统上线背景促销费特色:1.金额大2.明细多3.笔数多4.明细帐多5.管理费时问题最多年度2008年实际成长%2009年实际%成长%2010年实际%成长额成长%销售净额913,98144.91,544,70169.02,254,367709,66745.9促销费小计62,105-0.4189,45212.3205.1229,54010.240,08821.2通路一1,985-54.515,0191.0656.714,2650.6-754-5.0通路二-其他16,76391.722,3421.433.314,9440.7-7,398-33.1通路二-冰箱6,6240.46,8030.31792.7通路二-长促19,589-34.742,5362.8117.152,6582.310,12223.8通路二-短促3,694-4.115,7611.0326.715,6200.7-141-0.9通路三-K/A8,385-2.713,0260.855.312,7500.6-277-2.1通路三-冰箱2652,7920.2953.63,7260.293433.5公司利润66,120108.2101,7406.653.9170,0127.568,27267.15TP2、TP3存在的问题多，造成管理上的负荷1、费用金额大：预提费用常不准确，影响损益正确性，甚至有借此操控损益现象。2、促销明细多：TP2、TP3的促销种类最多，费用归属常有错3、签呈多：提案时以手工作业，尤其签核过程长且效率低。签呈的格式各地多样，易丢失，不易保存。4、帐务量大：过往费用预提均为月末手工作业，冲帐、报销审核的工作量大，尤其冲帐未与预提常不一致。5、管理费时：结案速度慢，常有遗忘或拖延现象，做不到自我提醒；返货不及时，逾期时间长，造成管理死角，发生很多弊端。下功夫改变现状全力推动OA系统电脑化管理作业一.促销费签呈系统上线背景6使用OA系统作业的效益•制度与流程的调整，简化冗长签核流程•简化预提操作，缩短人工的作业时间•从签呈转化预提，数字更精准•强化结案跟催，自我管理，剩余自动回冲•提供促销费成本、效益分析一.促销费签呈系统上线背景效益：作业系统优化效率：管理系统简化2010年度策略：强化营业系统7二、OA签呈预提作业总体说明广促费科目签呈预提上线规划第一阶段第二阶段TP2促销费通路二-促销品通路二-特陈特贩费通路二-订货会/感恩会通路二-促销员工资通路二-其他通路二-冰箱陈列费TP3促销费通路三-上架费/特陈费通路三-礼品/赠品通路三-端架费/陈列费通路三-堆箱费通路三-年/节费通路三-冰箱陈列费通路三-特价费通路三-返利通路三-DM/海报费用通路三-促销员工资通路三-其他冰箱陈列费通路二-冰箱陈列费通路三-冰箱陈列费A1A2-ROADSHOWCP广告费广告费消费者促销8二、OA签呈预提作业总体说明广促费OA作业流程图OA系统办公室自动化帐务系统R3系统结合接口1、考勤:请假、出差、加班2、制度查询3、签呈4、促销费签呈5、A1、CP签呈1、销售SD系统2、库存MM系统3、制程PP系统4、总帐FI系统5、固定资产FA系统6、人事HR系统9二、OA签呈预提作业总体说明A1、CPTP2-其他TP3费用促销案广告案广促费系统流程广促签呈从OA过帐到R3未结案入预提结案请款冲预提1、依据客户、或供应商、产品号、合同号、费用类型，将各项费用输入到OA系统。合同2、从OA系统直接过帐到R3，将各种广促费签呈和帐务电脑化串连起来。广促费OA作业流程图10使用者角色说明:系统管理员广促费用超级用户每个费用的申请人签呈处理人角色营会主管通企主管所长SD/SM总经理通路规划专员通路促销专员KA规划专员普/营会科主管资讯中心1.签呈输入、修改、查询2.首页呈现自己负责的(含其他人转来的)、待结案的费用预提3.对自己负责的(含其他人转来的)、待结案的费用预提可以进行未结案请款或结案请款处理岗位权限审核申请人提交的广促费用签呈1.可以在系统所有的成本中心中指定广促费用使用的成本中心、口味码、成本中心和营业所对应关系2.可以查询统计并汇出所有的广促费用预提及结案情况清单。1.问题处理及R3接口数据维护2.可以在后台设定超级用户二、OA签呈预提作业总体说明11二、OA签呈预提作业总体说明系统功能数据图未结案请款结案请款签呈结案处理填写签呈核准签呈核准签呈预提自动入账请款凭证手工入账多提回冲自动批量过账请款录入完全一致结案手工创建促销案直营客户帐扣入帐转客户帐上余额入帐数据传输有差异结案签呈过期终止处理支付方式123412上线后促销费签呈及结案请款作业说明:概念说明：从提案到结案报销主要分成四种情况第一种：签呈申请金额=结案金额，即完全一致结案第二种：结案金额签呈金额，只能请结案金额即有差异结案，只有1次请款就结案第三种：结案金额签呈金额，即有差异结案，但分多次请款才结案，差额会回冲预提第四种：结案金额签呈金额，超出的金额必须重新打签呈申请，只能请签呈金额二、OA签呈预提作业总体说明13有关费用支付方式的几种定义：电汇：通过银行汇款方式支付客户。货返：即通过搭赠出货方式，将费用折成货物返还给客户，通常在R3创建封顶促销案方式随货带出。帐扣：用在直营客户，例如卖场做陈列或其他形式促销产生的促销费冲抵当期应收该客户的货款，该方式，客户需开具促销费发票给我司。转客户账上余额：即将应支付给客户的促销费金额增加客户的预付货款余额，客户按促销费金额开具发票给我司。二、OA签呈预提作业总体说明14上线后促销费签呈请款作业说明（支付方式为电汇时）概念说明：从提案到结案报销主要分成四种情况：第一种：签呈申请金额=结案金额，即完全一致结案作业流作业人签呈提案签呈审核签呈核准R3预提过账结案请款报销活动开始TM、KA专员部营会、TM主管、SD\SM总经理销售费用会计TM、KA专员OA中做结案请款，并列印请款单TM、KA专员到财会部报销请款附齐发票及相关合同、结案报告、照片等例如：签呈为10,000元，结案为10,000元，不产生差异会计分录为：DR费用10,000CR预提10,000DR预提10,000CR应付10,000二、OA签呈预提作业总体说明15第二种：结案金额签呈金额，即有差异结案，只有1次请款就结案作业流作业人OA中做结案请款同时系统自动带出剩余预提回冲数字，并列印请款单到财会部报销请款附齐发票及相关合同、结案报告、照片等例如：签呈为10,000元，结案为9,000元，有1,000元差异要回冲，且只发生1次请款会计分录为：DR费用10,000CR预提10,000DR预提9,000CR应付9,000回冲剩余预提DR预提1,000CR费用1,000R3执行结案差异冲销预提程序过账二、OA签呈预提作业总体说明TM、KA专员部营会、TM主管、SD\SM总经理销售费用会计TM、KA专员TM、KA专员签呈提案签呈审核签呈核准R3预提过账结案请款报销活动开始16第三种：结案金额签呈金额，即有差异结案，但分多次请款才结案作业流作业人签呈提案签呈审核签呈核准R3预提过账分批请款报销活动开始OA中做未结案请款列印未结案请款单到财会部报销请款附齐发票及相关合同、结案报告、照片等例如：签呈为10,000元，第1次请款为5,000元，第2次结案请款4,000元，剩余1,000元差异要回冲会计分录为：DR费用10,000CR预提10,000第1次请款DR预提5,000CR应付5,000结案请款DR预提4,000CR应付4,000回冲剩余预提DR预提1,000CR费用1,000最后1次请款且结案时，在OA中做结案请款同时系统自动带出剩余回冲预提数字，并列印结案请款单R3执行结案差异冲销预提程序过账二、OA签呈预提作业总体说明TM、KA专员部营会、TM主管、SD\SM总经理销售费用会计TM、KA专员TM、KA专员17第四种：结案金额签呈金额，超出的金额必须重新打签呈申请，本次只能请签呈金额作业流作业人签呈提案签呈审核签呈核准R3预提过账结案请款报销活动开始OA中已签呈核准金额做结案请款列印请款单到财会部报销请款附齐发票及相关合同、结案报告、照片等例如：签呈为10,000元，结案为15,000元，超出5,000元必须重新申请，OA只认可10,000元会计分录为：DR费用10,000CR预提10,000DR预提10,000CR应付10,000超出签呈部分须另案重新申请！！二、OA签呈预提作业总体说明TM、KA专员部营会、TM主管、SD\SM总经理销售费用会计TM、KA专员TM、KA专员18三种特殊支付方式的签呈处理：OA签呈费用的支付方式有四种：汇款、货返、帐扣、返客户帐上余额。除汇款方式前面已说明有四种情况外，其余的支付方式状况如下：1.支付方式为货返时：主要为TP2特陈特贩费等结案时以创建促销案返货支付。例：多次请款的情况作业流作业人签呈提案签呈审核签呈核准R3不预提结案时建促销案出货活动开始1.OA填写请款金额，不列印请款单2.R3依每次填写金额依该金额创建促销案例如：签呈为10000元，方式货返结算，OA结案请款为4000元和5000元，做结案处理,剩余1000元不在使用.当创建促销案出货时,直接产生费用,分录:DR费用5,000第1次4,000第2次CR销货成本差异5,0004,000最后1次结案时，剩余的1000将结案掉,不会带入R3系统。TM、KA专员部营会、TM主管、SD\SM总经理销售费用会计TM、KA专员TM、KA专员二、OA签呈预提作业总体说明1.R3导出货返签呈促销案数据报表，完善批输入格式，产生促销案号，最后1次请款要做结案请款，只须填写请款金额，请款金额将带入R3，剩余金额将自动案掉，不在使用2.R3可查询对应OA签呈创建的促销案号19二、OA签呈预提作业总体说明2.支付方式为账扣时：主要为卖场做陈列或其他形式促销产生的促销费与客户签订协议支付方式为，冲抵当期应收该客户的销售货款。作业流作业人签呈提案签呈审核签呈核准R3预提过账结案时，做费用账扣缴款活动开始例如：签呈为10000元，方式帐扣结算，分2次共计请款为9000元，做结案处理会计分录为：DR费用10,000CR预提10,000DR预提5,000第1次DR预提4,000