会计电算化理论知识

第1章会计电算化概论1.1会计电算化的意义1.1.1会计电算化的涵义会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计业务中的简称。它是一个用电子计算机代替人工记账、算账、报账以及替代部分由人脑完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程，是一门融计算机科学、管理科学、信息科学和会计学为一体的新兴边缘学科。1.1.2会计电算化的意义1.减轻财会人员的工作强度，提高会计工作的效率2.促进会计工作规范化，提高会计工作质量3.促进会计工作职能的转变4.促进会计队伍素质的提高5.为整个管理工作现代化奠定基础6.促进会计理论研究和会计实务的不断发1.1.3会计电算化系统与手工会计系统的关系1.1.4会计电算化的任务和基本内容会计电算化的基本任务是：促进会计核算及管理水平的进步，提高工作效率，实现会计工作现代化，取得好的经济效益。具体任务包括：建立健全会计电算化组织机构和管理制度，加强会计人员的培训，建立会计电算化信息系统并完成会计的各项工作。会计电算化工作包括微观和宏观两个方面：宏观方面的主要任务是对全国会计电算化工作的组织、推广和管理等工作，促进会计电算化工作的顺利开展。微观方面即基层单位的会计电算化工作，主要任务是组织本单位开展会计电算化工作，包括本单位制订规划、系统开发与改进、制度建设、运行管理等等。1.2国外会计电算化的发展1954年，美国通用电器公司首次利用计算机计算工资，开创了利用计算机处理会计数据的新纪元。1.3我国会计电算化的发展情况1979年，财政部拨给长春第一汽车制造厂500万元专款，从东德进口电子计算机，进行会计电算化的试点工作，这是我国第一个企业管理方面大规模信息系统的设计和实施，可以说也是我国电子计算机应用发展的一个里程碑。1981年8月，在财政部、原第一机械工业部、中国会计学会的支持下，在长春第一汽车制造厂召开了“财务、会计、成本应用电子计算机专题学术研讨会”，会上正式把“电子计算机在会计中的应用”简称为“会计电算化”。至此，“会计电算化”一词被广泛应用和流传。1.3.4会计电算化的发展前景1.对会计电算化有了一个比较全面系统的认识2.加强了会计电算化的管理和引导3.会计电算化工作更加普及4.商品化会计软件市场初步建立、日趋完善5.锻炼和培养了一批会计电算化应用人员1.4思考题•1.1怎样理解会计电算化的涵义？•1.2试述电算化会计信息系统与手工会计核算系统的关系。•1.3开展会计电算化的意义是什么？•1.4会计电算化的任务与基本内容包括哪些？•1.5试述会计电算化的发展历程。第2章会计电算化管理2.1会计信息系统的基本概念2.1.1会计信息会计信息是经过加工处理并对会计业务或管理活动产生决策影响的数据。它是在会计核算和会计分析中形成的凭证、账簿、报表等的数据。是会计核算的主要内容，是经济决策的依据。它主要有三类信息：财务信息、定向信息、决策信息。2.1.2会计信息系统会计信息系统是一个处理会计业务，为投资人、债权人、政府各部门、企事业的管理者提供财务信息、分析信息、决策信息的人机结合的组织。2.2会计信息系统的基本特征2.2.1会计信息的特点•1.数据量大•2.数据结构复杂•3.数据加工处理方法要求严格•4.数据的及时性、真实性、准确性、完整性、全面性等要求严格•5.安全可靠性要求高2.2.2会计信息系统（AIS）的特征1.及时性与准确性2.集中化与自动化3.会计电算化信息系统是人机结合的系统4.会计数据修改技术及内部控制制度的适应变动性2.2.3计算机对会计信息的影响1.改变会计信息系统处理数据的方法2.改变研制会计信息系统的方法3.改变会计档案的保管形式4.改变了财会人员的职能和分工5.改变了会计内部的控制方法和技术6.改变了会计的管理方式7.改变了审计人员评价内部控制的程序8.改变了会计人员的知识结构9.改变了会计信息的质量2.3会计信息系统内部控制制度会计信息系统内部控制的基本原则是会计独立；记录完整，严格档案管理；明确分工及责任；互相制约；稽核对证。基本目标是健全机构、明确分工、落实责任、严格的操作规程，充分发挥内部控制作用。2.3.1会计信息系统内部控制制度的主要方式1.组织控制2.授权控制3.职责分工控制4.业务处理标准化控制5.软件的安全保密控制6.数据文件的安全保密控制7.运行控制8.会计档案管理制度2.3.2会计信息系统内部控制特点1.会计信息系统构成发生了变化2.会计工作流程和工作重点发生了变化3.对会计人员的协作性提出了更高要求4.内部控制的内容和重点发生了变化5.会计人员分工和职责发生了变化6.提高了对会计人员素质的要求7.会计档案的形式和内容发生了变化2.3.3建立会计信息系统内部制度应注意的问题1.要做到单位领导重视2.要由财务会计部门具体负责3.要遵守国家的有关规章制度4.要适合本单位特点5.要注意其可操作性6.要学习先进经验7.要满足审计要求8.要考虑电算化的特点9.要加强人员的协作性10.要组织有关人员培训和学习11.要有相应的落实措施2.4会计电算化的宏观管理1.制定会计电算化发展规划2.制定会计电算化管理制度3.搞好会计软件的评审工作4.搞好会计电算化单位甩掉手工账的审批5.大力抓好会计电算化人才的培养6.推动会计电算化理论研究会计电算化工作的管理模式•(1)集中管理模式：在企业内部设置一个与财务部门同级的计算机管理中心，负责电算化软件的管理、开发和使用维护等。•(2)分散管理模式：在企业的财会部门配备计算机等设备，实施工作完全交由财会部门进行。•(3)集中管理下的分散组织模式：设立专门机构，统一负责企业的电算化系统应用实施工作，既考虑各业务部门的特点，又能实现统一管理。2.5会计电算化的微观管理2.5.1会计电算化工作岗位的设置及岗位责任制1.会计电算化岗位的划分基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位：电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、档案管理、软件开发。2.岗位设置及岗位责任制(1)数据准备组岗位的设立(2)电算化运行小组：系统管理员、系统操作员、数据录入员、数据审核员、专职会计员、系统维护员。(3)档案管理组(4)财务管理组：计划员、分析员、费用控制员、基础工作员、项目评估人员。2.5.2操作管理1.上机运行系统的规定1)系统管理员、系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据审核员及其他经系统管理员批准的有关人员，有权上机操作系统。2)非指定人员不能上机运行系统。3)系统操作员、数据录入员、数据审核员由系统管理员根据业务需要确定。4)与业务无关人员及脱离会计工作岗位的人员不得上机运行系统。5)系统操作运行人员需经培训合格后方可上机运行系统。2.操作权限1)数据录入人员应严格按照操作凭证输入数据，不得擅自修改凭证数据（由专职会计兼任的例外，但应保证录入的数据与凭证数据的一致性），如发现差错，应在输入计算机前及时反映给凭证编制人员和系统管理员。已输入计算机的数据，在登账前发现差错，可按凭证数据进行修正。如在登账之后发现差错，必须另做凭证，以红字冲销，录入计算机。2)除了系统维护员之外，其他人员不得直接打开库文件进行操作，不允许随意增删和修改数据、源程序和库文件结构。3)出纳人员、软件开发人员不允许进行系统性的操作。4)系统软件、系统开发的文档资料，均由系统管理员负责并指定专人保管，未经系统管理员许可，其他人员不得擅自复制、修改和出借。5)存档的数据软盘、账表、凭证、文档资料等，由档案管理员按规定统一复制、核对、保管。6)系统维护员必须按有关的维护规定执行操作。3.操作规程1)各操作人员在上机操作前后，应进行上机操作登记，填写姓名、上机时间、操作内容，供系统管理员检查核实。2)操作人员的操作密码应注意保密不能随意泄露。3)操作人员必须严格按照操作权限操作，不得越权或擅自上机操作。4)每次上机完毕，应及时做好所需的各项备份工作，以防发生意外事故。5)未经批准，不得使用FORMAT、FDISK、DEL等DOS命令。6)不能使用来历不明的软盘和进行各种非法拷贝工作，以防止计算机病毒的传入。2.5.3维护管理系统的维护包括硬件维护和软件维护两部分。软件维护主要包括正确性维护、适应性维护、完善性维护三种。维护是系统整个生命周期中最重要、最费时的工作，应贯穿于系统的整个生命周期，不断地重复进行，直至系统过时和报废为止。现有统计资料表明：软件系统生命周期各部分的工作量中，软件维护的工作量一般占50%以上。2.5.4机房管理设立机房有两个目的：一是给计算机设备创造一个良好的运行环境，保护计算机设备。二是防止各种非法人员进入机房，保护机房内的设备、机内的程序与数据的安全。2.5.5档案管理1)存档的手续。2)各种安全保证措施。3)档案管理员的职责与权限。4)档案的分类管理办法。5)档案使用的各种审批手续。6)各类文档的保存期限及销毁手续。7)档案的保密规定。2.5.6病毒预防1)养成使用备份软盘的习惯，重要的软盘一般都要做备份，外出工作时使用备份盘，即使备份盘被染上病毒也可以将其格式化后再备份。2)所有软盘都贴写保护标签。3)不在带有病毒的计算机上使用软盘。4)不在计算机上使用带有病毒的软盘。5)经常对计算机和软盘进行病毒检测。6)安装软件病毒防火墙。如果计算机系统被染上病毒，消除病毒的方法是在操作系统下调用杀毒软件。可以从市场上购买国家公安部批准销售的杀毒软件并及时升级。第3章通用财务软件的选择和应用过程3.1通用财务软件的选择3.1.1通用财务软件的特点1.通用性一是纵向通用；二是横向通用。2.保密性3.软件由厂家维护4.易学性较弱3.1.2商品化会计软件的选择应考虑因素1.商品化会计软件符合国家统一要求2.评价商品化会计软件的实用性与先进性(1)评价适用性首先审查商品化会计软件厂家提供的文档资料。其次通过操作演示，考查软件。最后测试软件。(2)评价商品化会计软件的通用性(3)评价商品化会计软件安全可靠性(4)评价商品化会计软件易使用性(5)评价商品化会计软件对运行环境的要求(6)评价商品化会计软件的先进性3.商品化会计软件厂家的信誉和售后服务情况(1)操作培训(2)应用指导与排除故障的维护工作(3)软件产品的保修(4)软件版本的更新4.进行成本/效益评价3.1.3购买时注意的问题1.购买原版软件2.购买财政部评审通过的软件3.软件的对外是否有接口，接口是否符合要求4.厂家提供文档资料的优劣3.2通用财务软件系统应用的过程和方法概述3.2.1通用财务软件系统应用的基本过程1.计算机系统的配置(1)硬件的安装与调试(2)软件的安装调试(3)会计电算化系统应用人员的培训(4)建立内部管理制度2.应用软件系统的初始化。初始化是对应用软件的日常运行所做的一些必要准备工作。系统初始化的工作量通常比较大，而且涉及手工核算系统和电算化核算系统接轨问题，所以系统初始化是一项难度较大的工作。(1)操作人员、口令、权限设置(2)设置必要的项目代码(3)设置应用软件的有关参数(4)录入初始数据3.日常处理数据准备(1)收集数据(2)审核数据4.应用软件的日常运行(1)录入数据(2)校验数据(3)加工数据(4)输出数据5.应用软件的特殊处理(1)分期结转(2)备份数据6.会计档案的管理会计电算化系统的会计档案包括存储在计算机硬盘、软盘、光盘等介质，以及打印输出的书面形式的记账凭证、会计账薄、会计报表等数据，还包括会计应用软件全套文档资料以及会计软件程序。会计档案的管理包括立卷、归档、保存、调阅、销毁等管理环节。具体管理应制订会计档案管理办法，并按会计档案管理办法执行具体的管理。7.财务系统初始化要录入的数据•(1)科目初始数据；•(2)固定资产初始数据；•(3)现金流量初始数据；•(4)应收应付初始数据；•(5)出纳系统业务数据。3.2.2会计应用软件操作基本过程1.启动系统软件2.启动会计应用软件3.输入会计应用软件入口参数4.显示和选择会计应用软件菜单5.功能板块的操作3.3账务处理软件运行的基本过程